CHƯƠNG 1. ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC XÃ HỘI Giới thiệu: Chương này giới thiệu cho sinh viên những kiến thức, kỹ năng về các phần mềm họp trực tuyến như Google Meet, Zoom,… và các ứng dụng trên Google để thu thập thông tin trực tuyến. Nhằm đáp ứng nhu cầu hội họp trực tuyến, trao đổi thông tin, thu thập thông tin trong thời đại 4. Mục tiêu - Mô tả được các ƯDCNTT trong công tác xã hội; - Trình bày được cách để tổ chức các cuộc họp trực tuyến trên các phần mềm Google Meet, Zoom,…; - Trình bày được các chức năng của ứng dụng Google như Google Docs, Google Sheets, Google Form,…; - Sử dụng thành thạo các phần mềm Google Meet, Zoom để tổ chức họp trực tuyến; - Sử dụng thành thạo các chức năng trên Google để xây dựng các phiếu khảo sát trực tuyến; - Tìm kiếm được thông tin trên Internet và tải được một số chương trình; - Tinh thần hợp tác, đoàn kết, học hỏi trong nhóm, trong lớp; - Thực hiện nghiêm túc, tỉ mỉ trong học tập, rèn luyện tính cẩn thận.
Chủ động trong tìm kiếm và nghiên cứu tài liệu. Nội dung chính 10 1. ƯDCNTT trong Công tác xã hội Trong những năm qua, Trung ương đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, triển khai việc đẩy mạnh cải cách hành chính và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chế độ báo cáo thống kê, chuyển từ báo cáo bằng văn bản giấy sang báo cáo điện tử như: Quyết định số 559/QĐ-TTg ngày 24/4/2017 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Đề án đơn giản hóa chế độ báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước”(1); Nghị định số 09/2019/NĐ-CP ngày 24/01/2019 của Chính phủ Quy định chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước(2); Thông tư số 15/2019/TT-BLĐTBXH ngày 18/9/2019 Quy định chế độ báo cáo thống kê Ngành Lao động-Thương binh và Xã hội(3). Chế độ báo cáo thống kê trong CTXH của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp là rất cần thiết.
Nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chế độ báo cáo, chuyển dần từ báo cáo bằng văn bản giấy sang báo cáo điện tử. Do đó, để triển khai thực hiện có hiệu quả và đảm bảo quy định cần đẩy mạnh “Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chế độ báo cáo thống kê trong các công tác xã hội”. Ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành Công tác xã hội góp phần thực hiện chế độ báo cáo, nội dung báo cáo chính xác, đầy đủ, kịp thời; các dữ liệu báo cáo được quản lý, cập nhật và khai thác sử dụng hiệu quả, biểu báo cáo được tối đa hóa, phù hợp với yêu cầu báo cáo của từng cấp quản lý. Ứng dụng các dịch vụ trong google xây dựng các biểu mẫu, báo cáo trực tuyến nhằm giảm thời gian thực hiện báo cáo, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu thập thông tin để thống kê các số liệu theo yêu cầu đảm bảo chính xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ việc cập nhật, tổng hợp báo cáo thống kê trong các công tác xã hội.
Đảm bảo hoạt động báo cáo được thực hiện theo đúng nguyên tắc, quy trình, kỳ và thời hạn gửi báo cáo thống nhất, đồng bộ, có cơ chế chia sẻ, sử dụng hiệu quả, thống nhất nguồn số liệu thông tin từ các báo cáo, phục vụ có hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan hành chính và doanh nghiệp. Sử dụng các ứng dụng của Google 2. Sử dụng phần mềm Google Meet Google Meet là một phần mềm giúp bạn tạo hội thảo online, họp online và học trực tuyến qua video. Google Meet cung cấp các tính năng bổ trợ thông thường để tổ chức một cuộc họp, giảng dạy trực tuyến.
- Tổ chức cuộc họp video từ Gmail Bước 1: Đăng nhập vào Gmail bằng tài khoản của người tổ chức cuộc họp. Bước 2: Khởi động Google Meet - Chọn Cuộc họp mới trong mục Meet 11 Hình 1. Khởi động Google Meet - Chọn Bắt đầu ngay để vào cuộc họp mới Hình 1. Chia sẽ đường dẫn để gửi lời mời đến người họp - Chọn Gửi lời mời để gửi địa chỉ cuộc họp đến người tham gia cuộc họp thông qua địa chỉ mail của người đó.
Màn hình chính khi bắt đầu cuộc họp Bước 3: Thực hiện các thành phần trong Google Meet. - Trong cửa sổ Meet, chọn tùy chọn tham gia cuộc họp. + Chọn mục Micrô ( )để bật/tắt Micrô. + Chọn mục Máy ảnh ( ) để bật/tắt Camera 12 + Chọn mục Trình bày ( )để điều khiển phiên trình bày lên màn hình Hình 1.
Cửa sổ mục Trình bày + Chọn Tuỳ chọn khác ( )để thay đổi các tuỳ chọn theo ý của riêng mình. Cửa sổ mục Tuỳ chỉnh khác + Chọn mục Hiển thị ( )để hiện thị tất cả người tham gia cuộc họp. Cửa sổ mục Hiện thị 13 + Chọn mục Trò chuyện ( ) để trò chuyện (Char) với mọi người. Cửa sổ mục Trò chuyện - Tham gia cuộc họp video từ Gmail Bước 1: Mở Gmail bằng tài khoản của mình Bước 2: Tham gia vào cuộc họp - Chọn Tham gia cuộc họp trong mục Meet, nhập mã cuộc họp do người tổ chức cuộc họp gửi cho bạn (hoặc mở mail của người gửi tới, nhấn vào đường link để tham gia cuộc họp) Hình 1.
Cửa sổ nhập đường link để tham gia cuộc họp - Chọn tham gia để tham gia vào cuộc họp 2. Sử dụng Google Drive và tạo nhóm trên Gmail 2. Sử dụng Google Drive Google Drive là một dịch vụ của Google, giúp lưu trữ trực tuyến trên nền tảng đám mây và chia sẻ tập tin, thư mục khác cho mọi người. Các bạn có thể nhanh chóng tải dữ liệu quan trọng từ máy tính để lưu trữ lên Google Drive hoặc tạo các thư mục, tài liệu, bảng tính… trên Google Drive.
Và các bạn cũng có thể truy cập dữ liệu trên bất kỳ thiết bị nào, các bạn sẽ có không gian lưu trữ miễn phí lên đến 15GB khi các bạn sử dụng Google Drive. Các bước sử dụng Google Drive 14 Bước 1: Đăng nhập vào Google Drive - Truy cập trang Google Drive http://drive.com - Đăng nhập bằng tài khoản Google hoặc sử dụng tài khoản Gmail. Bước 2: Tạo một thư mục mới trên Google Drive - Chọn Mới (New), chọn Thư mục (Folder) Hình 1. Cửa sổ tạo thư mục trên Google Drive - Đặt tên cho thư mục, chọn Tạo.
Sau khi tạo xong, thư mục các bạn tạo ra sẽ nằm trong Drive của tôi (My Drive). Cửa sổ đặt tên thư mục Bước 3: Tải tập tin (file) hay thư mục (folder) từ máy tính lên Google Drive. - Chọn Mới (New), chọn Tải tệp lên (File upload) nếu muốn tải tập tin từ máy tính lên, chọn Tải thư mục lên (Folder upload) nếu muốn tải thư mục lên. - Chọn đến tập tin hay thư mục muốn tải lên, chọn Tải lên.
Sau khi tải xong, dữ liệu sẽ được lưu trong phần Drive của tôi. Cửa sổ đường dẫn tải thư mục hoặc tập tin lên Google Drive Bước 4: Chia sẻ tập tin, thư mục trên Google Drive. - Chọn tập tin, thư mục cần chia sẻ, nhấn chuột phải, chọn Chia sẻ (Share), chọn Chia sẻ. Cửa sổ chia sẻ tập tin, thư mục - Nhập địa chỉ email người nhận, thêm ghi chú nếu muốn.
Cửa sổ nhập địa chỉ mail của người nhận cần chia sẻ tài liệu 16 - Nhấn Nâng cao để thiết lập quyền truy cập với người nhận. Cửa sổ thiết lập quyền truy cập của người nhận Bước 5: Tùy chỉnh cho tập tin, thư mục - Nhấn chuột phải vào thư mục, tập tin cần tùy chỉnh, chọn thêm dấu sao, đổi tên, tải xuống, xem, di chuyển tới… Hình 1. Cửa sổ tuỳ chỉnh cho tập tin, thư mục 2. Tạo nhóm trong Gmail Trong công việc chúng ta thường xuyên phải gửi mail cho nhiều người trong một nhóm làm việc, thay vì mỗi lần gửi email chúng ta lại phải nhập mail của lần lượt từng người thì các bạn nên tạo nhóm trong Gmail để khi gửi email tới các liên hệ trong nhóm sẽ nhanh chóng hơn.
Sau đây là các bước cách tạo nhóm và gửi mail cho nhóm trong Gmail. Bước 1: Mở danh bạ. - Chọn biểu tượng các ứng dụng của Google , chọn Danh bạ. Cửa sổ mở Danh bạ Bước 2: Tạo nhóm mới để liên hệ - Chọn Tạo Nhãn trong phần Nhãn để tạo nhóm liên hệ mới.
Cửa sổ tạo Nhãn mới - Nhập tên nhóm trong hộp thoại Tạo nhãn, chọn Lưu. Cửa sổ đặt tên cho Nhãn 18 Bước 3: Thêm người liên hệ vào nhóm - Chọn phần Danh bạ hoặc Liên hệ khác để mở các liên hệ của bạn. Nếu trong Danh bạ chưa có địa chỉ người liên hệ các bạn có thể chọn Tạo liên hệ để thêm người liên hệ vào Danh bạ. Cửa sổ thêm người liên hệ vào nhóm - Tại tên liên hệ bạn muốn thêm vào nhóm các bạn nhấn chọn biểu tượng dấu 3 chấm và chọn tên nhóm mà các bạn vừa tạo để thêm liên hệ vào nhóm.
Sau đó nhấn chọn biểu tượng nhãn dán và chọn tên nhóm mà bạn muốn thêm liên hệ. Bước 4: Tùy chỉnh thiết lập cho các liên hệ trong nhóm Các bạn có thể tùy chỉnh thiết lập cho từng người liên hệ trong nhóm như thêm hình ảnh, thay đổi tên liên hệ, các thông tin cơ bản về liên hệ như sau: - Chọn tên nhóm phía menu bên trái, chọn người liên hệ cần chỉnh sửa nhấn vào biểu tượng cây bút để chỉnh sửa. Cửa sổ tuỳ chỉnh thiết lập người liên hệ trong nhóm - Thực hiện các thay đổi cho liên hệ tại mục Chỉnh sửa liên hệ, chọn Lưu. 19 Bước 5: Gửi email cho nhóm Có hai cách gửi email cho nhóm: gửi email cho nhóm khi các bạn đang trong giao diện Google Danh bạ và gửi email cho nhóm khi các bạn đang trong giao diện Gmail.
Các bạn thực hiện như sau: Cách 1: Gửi email cho nhóm khi đang trong giao diện Google Danh bạ. Đầu tiên các bạn chọn tên nhóm trong phần Nhãn ở phía bên trái. Cửa sổ chọn Nhóm để gửi tài liệu trong nhóm Danh bạ Tiếp theo chọn vào hình đại diện của người liên hệ đầu tiên trong nhóm, lúc này hình đại diện sẽ thay bằng một hộp kiểm, các bạn đánh dấu tích chọn hộp kiểm, để gửi thư đến tất cả các liên hệ trong nhóm các bạn đánh dấu tích vào chọn tất cả ở phía trên. Sau khi đã chọn xong các người liên hệ trong nhóm cần gửi các bạn chọn biểu tượng Gửi email ở phía trên.