CHƯƠNG I. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VỤ HÀNH CHÍNH - VĂN PHÒNG 1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Vụ Hành chính - Văn phòng 1. Một số khái niệm 1.1 Khái niệm tổ chức Theo Chester I.
Barnard, tổ chức được định nghĩa là một hệ thống các hoạt động hoặc nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Theo lý thuyết quản trị công, để hình thành tổ chức, cần có ít nhất hai người (điều kiện về chủ thể) và các hoạt động của họ phải được phối hợp với nhau một cách có chủ ý. Quản trị công nhấn mạnh hai yếu tố quan trọng: chủ thể và nguyên tắc hoạt động của tổ chức, đặc biệt là sự phối hợp có ý thức giữa các chủ thể, trong việc nhận thức và xây dựng khái niệm tổ chức. [45] Trong lĩnh vực Luật học, đặc biệt là luật dân sự, tổ chức được gọi là pháp nhân để phân biệt với thể nhân (con người) trong các quan hệ pháp luật dân sự.
Theo quy định tại Điều 84 của Bộ luật Dân sự, một tổ chức được công nhận là pháp nhân khi đáp ứng đủ các điều kiện sau: [35] Thành lập hợp pháp: Tổ chức phải được thành lập theo đúng quy định của pháp luật. Cơ cấu tổ chức chặt chẽ: Tổ chức phải có một hệ thống cơ cấu tổ chức rõ ràng và được thiết lập một cách hợp lý. Tài sản độc lập: Tổ chức phải có tài sản riêng, không phụ thuộc vào tài sản của các cá nhân hay tổ chức khác, và tự chịu trách nhiệm với tài sản đó. Tham gia quan hệ pháp luật độc lập: Tổ chức có thể nhân danh chính mình tham gia vào các quan hệ pháp luật một cách độc lập.
1 Luật học nhấn mạnh rằng các điều kiện này không chỉ cần thiết cho việc thành lập một tổ chức mà còn là yêu cầu để đảm bảo rằng tổ chức hoạt động một cách hợp pháp và hiệu quả. [35] Trong lĩnh vực Khoa học tổ chức và quản lý, tổ chức được định nghĩa theo một cách hẹp hơn là "một tập thể của con người được tụ hợp lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc đạt được một mục tiêu cụ thể của tập thể đó." Quan điểm về tổ chức trong Khoa học tổ chức và quản lý chia sẻ nhiều điểm tương đồng với Luật học và Quản trị công, đặc biệt là trong việc nhấn mạnh vai trò trung tâm của con người trong việc sáng lập và điều hành tổ chức. Bởi vì tổ chức là sản phẩm của hoạt động con người và thường có mục tiêu chung, mục tiêu trở thành một điều kiện không thể thiếu và quan trọng của mọi tổ chức. [16] Trong giáo trình "Tổ chức học" (2022) của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các khái niệm về tổ chức đã được tổng hợp và phân tích một cách chi tiết và toàn diện.
Qua việc nghiên cứu và so sánh các quan điểm khác nhau, cuốn giáo trình đã đưa ra một khái niệm tổ chức thống nhất, rõ ràng và bao quát như sau: “Tổ chức là một thực thể xã hội bao gồm những cá nhân có mối quan hệ liên kết, tương tác, phụ thuộc chặt chẽ với nhau dựa trên những nguyên tắc nhất định và cùng hướng đến mục tiêu chung” [18]. Trong cuốn “Sổ tay nghiệp vụ cán bộ làm công tác tổ chức nhà nước”, tổ chức được định nghĩa là “một đơn vị xã hội, được điều phối một cách có ý thức, có phạm vi tương đối rõ ràng, hoạt động nhằm đạt được một hoặc nhiều mục tiêu chung của tổ chức.” Quan điểm này chia sẻ nhiều điểm tương đồng với lĩnh vực khoa học quản lý và luật học, đặc biệt là trong việc nhấn mạnh về mục tiêu chung và nguyên tắc hoạt động của tổ chức (điều phối một cách có ý thức). Điểm mới quan trọng trong quan điểm này là sự đề cập đến phạm vi của tổ chức, với việc nhấn mạnh rằng mỗi tổ chức có phạm vi hoạt động riêng, phụ thuộc vào các yếu tố như chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu, và nguồn lực của tổ chức đó. Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành và duy trì hoạt động của một tổ chức.
[51] 2 Trên phương diện ngôn ngữ, sự đa dạng của thuật ngữ liên quan đến khái niệm "tổ chức" được thể hiện thông qua việc sử dụng các từ vựng như cơ quan, đơn vị, pháp nhân, công ty, hội. tùy thuộc vào ngữ cảnh, tính chất và mục đích sử dụng. Ngoài ra, thuật ngữ "tổ chức" cũng có thể được sử dụng dưới nhiều hình thức khác nhau như danh từ, động từ và tính từ. Với cách tiếp cận linh hoạt như vậy, khi nghiên cứu về khái niệm "tổ chức", cần phải có tư duy biện chứng và linh hoạt, không bị ràng buộc bởi các quy định cứng nhắc.
Điều này giúp phù hợp với mục tiêu và yêu cầu của nhiệm vụ nghiên cứu. Để hiểu rõ hơn về khái niệm "tổ chức", có một số nội dung căn bản cần nắm vững: [51] Tổ chức là của con người trong xã hội: Tổ chức không thể tách rời khỏi vai trò và ảnh hưởng của con người trong một cộng đồng xã hội cụ thể, và nó thường được áp dụng trong một bối cảnh kinh tế - xã hội và hình thức nhà nước. Sự gắn kết của con người trong tổ chức: Các thành viên trong tổ chức thường được kết nối với nhau thông qua mục tiêu chung và hành động để đạt được mục tiêu đó. Phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và cơ cấu: Mỗi tổ chức có phạm vi hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và cơ cấu riêng biệt, phụ thuộc vào mục đích và tổ chức lập.
Hình thành và hoạt động dựa trên nguyên tắc và quy định pháp luật: Tổ chức được hình thành và hoạt động dựa trên những nguyên tắc và quy định pháp luật nhất định để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả của hoạt động. [51] Nếu nhất thiết phải đưa ra một định nghĩa về tổ chức thì đó là “tập hợp của con người trong xã hội có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu xác định; được hình thành và hoạt động theo những nguyên tắc nhất định phù hợp với quy định pháp luật nhằm gắn kết con người với nhau bởi những mục đích xác định và hành động để đạt đến mục tiêu chung”. Khái niệm tổ chức Hành chính - Văn phòng Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng đã định nghĩa bộ phận Hành chính - Văn phòng như sau: “Hành chính - Văn phòng là một bộ phận (trong bộ máy tham mưu, giúp việc) có chức năng tham mưu tổng hợp; đảm bảo thông tin, liên lạc, điều kiện làm việc, kiểm soát thủ tục hành chính và thực hiện các nghi thức lễ quan trọng trong quan hệ đối nội, đối ngoại của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp” [42] 1. Khái niệm vụ Vụ là đơn vị thuộc Bộ hoặc thuộc Tổng cục, có nhiệm vụ tham mưu chung hoặc chuyên sâu về quản lý nhà nước đối với ngành, lĩnh vực hoặc tham mưu về công tác quản lý nội bộ của Ngành [56] Khái niệm "vụ thuộc Bộ" được quy định trong Điều 18 của Nghị định 123/2016/NĐ-CP do Chính phủ ban hành và được sửa đổi theo quy định tại Khoản 5, Điều 1 của Nghị định 101/2020/NĐ-CP và Khoản 6, Điều 1 của cùng nghị định 101/2020/NĐ-CP.
Theo Điều 18, vụ thuộc Bộ được định nghĩa như sau: “Vụ là tổ chức thuộc Bộ, thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp hoặc chuyên sâu về quản lý nhà nước đối với ngành, lĩnh vực hoặc tham mưu về công tác quản trị nội bộ của Bộ”[1]. Như vậy, vụ là một đơn vị tham mưu, tư vấn cho Bộ trong các lĩnh vực quản lý nhà nước hoặc công tác quản trị nội bộ của Bộ. Vụ không có tư cách pháp nhân, không có con dấu và tài khoản riêng. Vụ trưởng được ký thừa lệnh của Bộ trưởng để ban hành các văn bản hướng dẫn, giải quyết các vấn đề liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của vụ.
Khái niệm vụ Hành chính - Văn phòng Theo giáo trình “Hành chính - Văn phòng trong cơ quan nhà nước” của Học viện Hành chính Quốc gia, nhà xuất bản khoa học và kỹ thuật, năm 2009 tại Hà Nội: “Tổ chức Hành chính - Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng 4 thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó” [14]. Dựa trên khái niệm được trích dẫn từ giáo trình "Hành chính - Văn phòng trong cơ quan nhà nước". Vụ Hành chính - Văn phòng là một bộ phận chức năng trong cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ chính là thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin cần thiết để phục vụ công tác điều hành, ra quyết định của lãnh đạo. Đồng thời, vụ Hành chính - Văn phòng cũng đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cần thiết để toàn bộ cơ quan, tổ chức hoạt động một cách thuận lợi và hiệu quả.2 Đặc trưng Vụ Hành chính - Văn phòng Vụ Hành chính - Văn phòng là một đơn vị chức năng thuộc cơ quan hành chính nhà nước, có các đặc trưng sau: Kết hợp chức năng tham mưu và quản lý: Vụ Hành chính vừa tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan ban hành các văn bản quy phạm pháp luật và chính sách trong lĩnh vực quản lý nhà nước, vừa thực hiện các chức năng quản lý hành chính nhà nước chung của cơ quan.
Các nghiệp vụ tham mưu và quản lý được kết hợp chặt chẽ, tạo nên sự thống nhất trong hoạt động của Vụ, đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành. Chuyên môn hóa cao: Vụ hoạt động trong nhiều lĩnh vực, yêu cầu cán bộ, công chức phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao về lĩnh vực công tác được giao. Các nghiệp vụ và quy trình công việc được phân công và phân cấp rõ ràng, đảm bảo tính chuyên môn hóa cao. Việc tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức được thực hiện theo yêu cầu chuyên môn của từng lĩnh vực, nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.
Tính chất công việc phức tạp: Vụ Hành chính thực hiện nhiều công việc phức tạp, đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và bảo mật cao. Các công việc thường xuyên thay đổi và cập nhật theo quy định của pháp luật và yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, do đó cán bộ, công chức cần có khả năng thích ứng nhanh chóng với những thay đổi này.