Tổng quan nghiên cứu

Trải qua hơn 85 năm hình thành và phát triển kể từ ngày 5-8-1930, cùng 60 năm xuất bản liên tục các kỳ ấn phẩm định kỳ từ năm 1955 đến năm 2015, Tạp chí Cộng sản đã khẳng định vị thế là cơ quan lý luận và chính trị duy nhất trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam. Hoạt động đặc thù của cơ quan báo chí đầu não này đã sản sinh ra khối di sản tài liệu đồ sộ với hơn 200 mét giá tài liệu giấy cùng hàng nghìn đơn vị tài liệu nghe nhìn, phản ánh sâu sắc quá trình hoạch định và phát triển đường lối cách mạng Việt Nam. Tuy nhiên, thực tế quản lý tại cơ quan đang đối mặt với nguy cơ thất thoát và xuống cấp tư liệu nghiêm trọng khi có khoảng 30 mét tài liệu tồn đọng dạng bó gói chưa được phân loại, trong khi hệ thống lưu trữ hiện hành với diện tích gần 50 mét vuông chưa đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật bảo quản.

Mục tiêu trọng tâm của nghiên cứu là khảo sát toàn diện thực trạng công tác lưu trữ, từ đó xác lập cơ sở khoa học và đề xuất quy trình tổ chức khoa học tài liệu chuyên biệt cho Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào toàn bộ khối tài liệu hình thành trong giai đoạn từ năm 1996 đến năm 2014 tại trụ sở cơ quan ở Hà Nội và các cơ quan thường trực. Ý nghĩa của đề tài được lượng hóa qua việc nâng cao 100% hiệu suất bảo quản an toàn tài liệu gốc, rút ngắn trên 80% thời gian tra cứu tư liệu phục vụ công tác biên tập, nghiên cứu lý luận, đồng thời bổ sung nguồn tư liệu quý giá vào Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng Lý thuyết Phông lưu trữ học hiện đại và Lý thuyết xuất xứ lịch sử, khẳng định Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản là một phông độc lập trong hệ thống lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu của các nhà nghiên cứu đầu ngành như Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Dương Văn Khảm được vận dụng để phân định giá trị lịch sử, chính trị và thực tiễn của tài liệu báo chí Đảng. Luận văn chuẩn hóa 5 khái niệm cốt lõi: Phông lưu trữ cơ quan báo chí lý luận, tổ chức khoa học tài liệu, bản bông mang bút tích chỉ đạo, xác định giá trị tài liệu chuyên ngành, và công cụ tra cứu thông tin lưu trữ. Khung pháp lý của nghiên cứu căn cứ vào Luật Lưu trữ năm 2011, Quyết định số 108-QĐ/TW ngày 21-11-2007, Quyết định số 109-QĐ/TW ngày 28-06-2012 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng về chức năng nhiệm vụ của cơ quan, cùng Quy chế công tác Văn thư, Lưu trữ số 252-QĐ/TCCS ban hành ngày 30-01-2015.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu áp dụng phương pháp chọn mẫu toàn diện đối với toàn bộ cỡ mẫu gồm 200 mét giá tài liệu giấy hiện có tại kho lưu trữ (bao gồm 50 mét tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ, 30 mét tài liệu bó gói tồn đọng và 120 mét tài liệu chuyên môn khác) cùng hệ thống tài liệu nghe nhìn tích lũy qua 18 năm (1996 - 2014). Phương pháp chọn mẫu toàn diện này được lựa chọn nhằm bảo đảm tính bao quát, không bỏ sót các tài liệu mang tính đơn bản như bản thảo có bút tích lãnh đạo Đảng.

Về xử lý dữ liệu, tác giả kết hợp phương pháp khảo sát thực tế, phân tích tài liệu, tổng hợp nghiệp vụ và thống kê định lượng. Lý do lựa chọn hệ phương pháp này là nhằm giải quyết thấu đáo tính đa dạng của 4 ấn phẩm định kỳ (dung lượng từ 32 đến 111 trang mỗi số) và hệ thống báo điện tử thành lập từ ngày 3-2-2003. Tiến trình nghiên cứu được triển khai thực nghiệm liên tục từ đầu năm 2014 đến tháng 7 năm 2015, kết hợp giữa việc khảo sát trực tiếp tại kho tư liệu với việc đối chiếu các văn bản chỉ đạo của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Khảo sát thực nghiệm đã chỉ ra 3 phát hiện nổi bật về hiện trạng phông lưu trữ của cơ quan:

Khối lượng tài liệu tích lũy đạt khoảng 200 mét tài liệu, nhưng cơ cấu quản lý còn phân tán: khoảng 15% tổng khối lượng (tương đương 30 mét giá) vẫn ở tình trạng đóng thùng các-tông chưa chỉnh lý, 25% (tương đương 50 mét giá) mới chỉ dừng ở mức lập hồ sơ sơ bộ, dẫn đến nguy cơ hư hại vật lý theo thời gian.

Cơ cấu thành phần tài liệu mang tính đặc thù báo chí rất cao, nổi bật là 4 ấn phẩm định kỳ gồm: Tạp chí in truyền thống (111 trang/tháng), Chuyên đề cơ sở (95 trang/tháng từ năm 2007), Chuyên san Hồ sơ sự kiện (60 trang/2 số/tháng từ năm 2006) và Chuyên đề Đoàn kết và Phát triển (32 trang/tháng từ năm 2014). Đáng chú ý, phông lưu giữ hàng nghìn bản bông có bút tích duyệt trực tiếp của các đồng chí lãnh đạo Đảng và Nhà nước, chiếm khoảng 35% giá trị sử liệu của toàn phông nhưng chưa được lập danh mục bảo quản vĩnh viễn riêng biệt.

Năng lực xử lý nghiệp vụ bình quân đạt khoảng 200 hồ sơ mỗi năm, song hệ thống tra cứu vẫn phụ thuộc 90% vào mục lục giấy truyền thống; việc ứng dụng phần mềm nghiệp vụ Lotus Notes từ năm 2007 bị gián đoạn do rào cản phân tách an ninh giữa mạng diện rộng của Đảng và mạng Internet dùng chung của tòa soạn.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của các hạn chế trên bắt nguồn từ sự thiếu ổn định trong tổ chức bộ máy văn thư - lưu trữ qua 5 lần điều chuyển mô hình (từ Ban Thông tin - Tư liệu sang Văn phòng và ngược lại), cùng với việc thiếu các quy chế khen thưởng, kỷ luật gắn với công tác nộp lưu hồ sơ. So sánh với các cơ quan tham mưu thuần túy như Ban Kinh tế Trung ương hay Ủy ban Kiểm tra Trung ương, Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản có tỷ trọng xuất bản phẩm, bản thảo và tài liệu nghe nhìn cao hơn gấp 3 lần, đòi hỏi kỹ thuật xử lý chuyên biệt.

Để trực quan hóa kết quả phân tích, dữ liệu nghiên cứu có thể được biểu diễn qua Biểu đồ cơ cấu thành phần phông (phân tách rõ 4 nhóm ấn phẩm chính, tài liệu hành chính, đề tài khoa học và tài liệu nghe nhìn) kết hợp Bảng ma trận đối chiếu mức độ chỉnh lý theo niên hạn 1996 - 2014. Việc mô hình hóa này chứng minh rõ ràng rằng nếu không khẩn trương tổ chức khoa học, 15% tài liệu tồn đọng sẽ xuống cấp không thể phục hồi, làm mất đi các căn cứ lịch sử quan trọng về sự phát triển tư tưởng của Đảng.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm giải quyết triệt để các tồn tại và phát huy tối đa giá trị di sản tư liệu báo chí Đảng, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp chiến lược:

Thứ nhất, hoàn thiện thể chế nội bộ: Ban Biên tập Tạp chí Cộng sản cần phê duyệt và ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên biệt cùng Quy chế văn thư - lưu trữ sửa đổi trước quý IV/2015, bổ sung chế tài bắt buộc các ban chuyên môn phải nộp lưu 100% hồ sơ công việc sau khi hoàn thành xuất bản từng số tạp chí.

Thứ hai, tổ chức chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng: Văn phòng Tạp chí chủ trì kế hoạch xử lý dứt điểm 30 mét tài liệu đóng thùng và chuẩn hóa 50 mét tài liệu sơ bộ trong thời hạn 12 tháng, bảo đảm 100% tài liệu được phân loại theo phương án Cơ cấu tổ chức - Chức năng và lập mục lục hồ sơ chuẩn nghiệp vụ lưu trữ Trung ương Đảng.

Thứ ba, nâng cấp cơ sở vật chất kho bảo quản: Đầu tư cải tạo toàn diện kho lưu trữ diện tích gần 50 mét vuông trong năm 2016, lắp đặt hệ thống giá di động Compactor, duy trì nhiệt độ tiêu chuẩn 18 đến 22 độ C và độ ẩm 50 đến 55%, bảo đảm an toàn tuyệt đối và kéo dài tuổi thọ vật lý cho các bản bông quý trên 50 năm.

Thứ tư, tái cấu trúc ứng dụng công nghệ thông tin: Phối hợp cùng Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng khôi phục và chuẩn hóa phần mềm quản lý Lotus Notes trong vòng 6 tháng, xây dựng cơ sở dữ liệu số hóa mục lục hồ sơ, giúp giảm thời gian tra cứu từ 30 phút xuống dưới 2 phút cho mỗi lượt khai thác thông tin.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm 1: Lãnh đạo, biên tập viên và cán bộ quản lý tại hơn 800 cơ quan báo chí và hơn 500 tạp chí trên phạm vi toàn quốc: Áp dụng trực tiếp khung phân loại ấn phẩm, phương pháp bảo quản bản bông và quy trình nộp lưu bài viết tác giả vào thực tiễn tòa soạn.

Nhóm 2: Chuyên viên văn thư, lưu trữ tại các cơ quan Đảng, bộ, ban, ngành Trung ương: Sử dụng tài liệu như một mô hình chuẩn về phân phông độc lập và xác định giá trị tài liệu chuyên biệt trong cơ quan sự nghiệp chính trị.

Nhóm 3: Giảng viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên các chuyên ngành Lưu trữ học, Quản trị văn phòng, Báo chí học và Thông tin học: Khai thác như một tài liệu tham khảo học thuật điển hình (case study) về phương pháp luận và kỹ thuật chỉnh lý phông lưu trữ chuyên ngành báo chí.

Nhóm 4: Các nhà nghiên cứu lịch sử Đảng, lý luận chính trị và khoa học xã hội nhân văn: Nắm vững cấu trúc phông và phương pháp định vị hàng vạn tư liệu bài viết, bài phát biểu và bút tích của các thế hệ lãnh đạo cách mạng tiền bối suốt 85 năm qua.

Câu hỏi thường gặp

Điểm đặc thù lớn nhất của Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản so với các cơ quan hành chính nhà nước là gì? Điểm đặc thù cốt lõi nằm ở thành phần tài liệu chủ yếu gồm xuất bản phẩm định kỳ của 4 ấn phẩm chính (dung lượng 32 đến 111 trang), các công trình nghiên cứu lý luận cấp Nhà nước, cùng hàng nghìn bản bông mang bút tích nhận xét, chỉ đạo trực tiếp từ các đồng chí lãnh đạo cấp cao của Đảng trước khi ấn hành.

Tại sao khối tài liệu bản bông duyệt bài lại cần được bảo quản với chế độ đặc biệt nghiêm ngặt? Bản bông chứa đựng bút tích chỉnh sửa nguyên bản của các đồng chí Tổng Bí thư, Ủy viên Bộ Chính trị qua nhiều thời kỳ lịch sử. Đây là căn cứ sử liệu vô giá phản ánh quá trình hình thành tư tưởng, đường lối chỉ đạo của Đảng, đòi hỏi điều kiện bảo quản chống ẩm mốc nghiêm ngặt để giữ gìn nguyên vẹn giá trị pháp lý và lịch sử.

Thực trạng 30 mét tài liệu tồn đọng dạng bó gói được xử lý theo quy trình khoa học nào? Khối tài liệu này được xử lý qua quy trình 6 bước chuẩn hóa của lưu trữ Đảng: phân loại sơ bộ theo ban chuyên môn, xác định giá trị loại hủy tài liệu trùng thừa, lập hồ sơ đơn vị bảo quản, biên mục hồ sơ, sắp xếp lên hệ thống giá tủ và xây dựng mục lục tra cứu hoàn chỉnh trong thời hạn 12 tháng.

Tại sao việc ứng dụng phần mềm Lotus Notes tại Tạp chí Cộng sản giai đoạn trước năm 2015 gặp khó khăn? Khó khăn xuất phát từ việc phần mềm Lotus Notes vận hành trên mạng diện rộng nội bộ của Đảng nhằm bảo mật thông tin tuyệt đối, trong khi hoạt động tác nghiệp báo chí hàng ngày lại đòi hỏi kết nối Internet công cộng liên tục. Luận văn đã đề xuất giải pháp trang bị máy trạm chuyên dụng phân lập mạng an toàn để khai thác tối đa phần mềm.

Luận văn căn cứ vào tiêu chuẩn nào để xác định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu báo chí? Nghiên cứu căn cứ vào 8 tiêu chuẩn khoa học cơ bản: nội dung chính trị - lý luận, mức độ lặp lại thông tin, hiệu lực pháp lý, tình trạng vật lý, đặc điểm bề ngoài bản thảo, mức độ hoàn chỉnh của phông, tên tuổi tác giả bài viết và bối cảnh lịch sử hình thành tài liệu từ năm 1930 đến nay.

Kết luận

Luận văn đã giải quyết toàn diện bài toán lý luận và thực tiễn về công tác lưu trữ chuyên ngành thông qua 5 đóng góp học thuật cốt lõi:

  • Xác lập cơ sở khoa học khẳng định Phông lưu trữ Tạp chí Cộng sản là một phông lưu trữ độc lập, có vị trí chiến lược thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam với bề dày lịch sử hơn 85 năm.
  • Đánh giá toàn diện thực trạng 200 mét giá tài liệu, nhận diện chính xác 15% khối lượng tài liệu tồn đọng và phân tích cấu trúc 4 ấn phẩm định kỳ chuyên sâu.
  • Xây dựng quy trình nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu chuyên biệt hóa cho mô hình tòa soạn báo chí lý luận chính trị đầu não.
  • Đề xuất lộ trình hiện đại hóa kho bảo quản gần 50 mét vuông và chuyển đổi số công tác tra cứu qua phần mềm nghiệp vụ chuyên dụng.
  • Cung cấp mô hình tham chiếu thực tiễn chuẩn mực cho hơn 800 cơ quan báo chí toàn quốc trong công tác quản trị và phát huy giá trị di sản tư liệu.

Kế hoạch hành động trong giai đoạn tiếp theo tập trung vào việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trong quý IV/2015, xử lý dứt điểm 30 mét tài liệu tồn đọng trong năm 2016 và hoàn thành số hóa 100% mục lục phông. Các cơ quan báo chí, đơn vị nghiên cứu và nhà quản lý lưu trữ cần nhanh chóng nghiên cứu, áp dụng các giải pháp của luận văn nhằm bảo tồn toàn vẹn di sản tư liệu lịch sử vô giá của Đảng và dân tộc.