CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xây lắp ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán 1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh xây lắp Xây dựng cơ bản là một trong những lĩnh vực sản xuất vật chất quan trọng của nền kinh tế quốc dân với chức năng tái sản xuất TSCĐ cho các ngành, các lĩnh vực của nền kinh tế. So với các ngành sản xuất khác thì ngành XDCB có những đặc điểm riêng biệt và biểu hiện cụ thể - rõ ràng nhất là ở sản phẩm xây lắp và quá trình tạo ra sản phẩm của ngành. Chính đặc điểm sản xuất xây lắp đã chi phối và ảnh hưởng đến công tác tổ chức kế toán nói chung và chi phí sản xuất- tính giá thành sản phẩm nói riêng trong các doanh nghiệp xây lắp.
Đặc điểm của sản phẩm xây lắp Sản phẩm xây lắp là các công trình xây dựng, vật kiến trúc có qui mô lớn kết cấu phức tạp, thời gian sử dụng lâu dài không thuộc đối tượng lưu thông… với đặc điểm này đòi hỏi việc tổ chức quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp nhất thiết phải lập dự toán (dự toán thiết kế, dự toán thi công) quá trình sản xuất và xây lắp phải so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thước đo, đồng thời để giảm bởt rủi ro phải mua bảo hiểm cho công trình xây lắp. Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thoả thuận với chủ đầu tư (giá đấu thầu), do đó tính chất hàng hoá sản phẩm xây lắp không thể hiện rõ (vì đã qui định giá cả, người mua, người bán sản phẩm xây lắp có trước khi xây dựng thông qua hợp đồng giao nhận thầu. Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện sản xuất (xe máy, thiết bị thi công, người lao động.) phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm. Đặc điểm này làm cho công tác quản lý sử dụng, hạch toán tài sản, vật tư rất phức tạp do ảnh hưởng của thiên nhiên, thời tiết và dễ mất mát, hư hỏng.
3 Sản phẩm xây lắp từ khi khởi công đến khi hoàn thành công trình bàn giao đưa vào sử dụng thường kéo dài. Nó phụ thuộc và qui mô, tính phức tạp của từng công trình. Quá trình thi công được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại được chia thành nhiều công việc khác nhau, các công việc thường diễn ra ngoài trời chịu tác động rất lớn các nhân tố môi trường như nắng, mưa. Đặc điểm này đòi hỏi việc tổ chức quản lý, giám sát chặt chẽ sao cho bảo đảm chất lượng công trình đúng như thiết kế, dự toán.
Đặc điểm hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp - Hạch toán chi phí nhất thiết được phân theo từng khoản mục chi phí, từng hạng mục công trình cụ thể. Qua đó thường xuyên so sánh, kiểm tra thực hiện dự toán chi phí, xem xét nguyên nhân vượt, hụt dự toán và đánh giá hiệu quả kinh doanh. - Việc lập dự toán chi phí và tính giá thành phải theo từng khoản mục hay giai đoạn của hạng mục. - Giá thành công trình lắp đặt không bao gồm giá trị bản thân thiết bị do chủ đầu tư đưa vào lắp đặt, mà chỉ bao gồm những chi phí do doanh nghiệp xây lắp bỏ ra có liên quan đến xây lắp công trình.
Vì vậy khi nhận thiết bị do được chủ đầu tư bàn giao để lắp đặt, giá các thiết bị được ghi vào vào sổ chi tiết " Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công" - Giá thành xây dựng và xây lắp đặt kết cấu bao gồm giá trị vật kết cấu và giá trị thiết bị kèm theo như thiết bị vệ sinh, thông gió… Như vậy, với đặc điểm sản xuất xây lắp đã nêu trên có ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức công tác kế toán. Tổ chức công tác kế toán như thế nào để vừa đáp ứng yêu cầu chung về chức năng - nhiệm vụ của kế toán trong một doanh nghiệp sản xuất vừa đáp ứng với đặc thù riêng của loại hình doanh nghiệp xây lắp. Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp 1. Khái niệm về tổ chức công tác kế toán Theo Luật Kế toán Việt Nam năm 2003 “ Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.” 4 Kế toán ở các đơn vị kế toán gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị.
- Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán. - Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Hạch toán kế toán phản ánh và giám đốc một cách thường xuyên, liên tục, toàn diện và có hệ thống về các nghiệp vụ kinh tế tài chính gắn với các loại tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong các đơn vị. Nhờ đó, hạch toán kế toán thực hiện được giám đốc liên tục cả trước, trong và sau quá trình hoạt động của đơn vị.
Hạch toán kế toán là một khoa học về thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ và trung thực nhất. Thông tin do kế toán cung cấp phục vụ đắc lực cho việc ra quyết định của các nhà quản lý cả trong và ngoài đơn vị. Tổ chức hạch toán kế toán có vai trò quan trọng trong thực tiễn công tác kế toán cũng như trong quản lý tài chính nói chung. Tổ chức hạch toán kế toán khoa học, hợp lý sẽ phát huy được chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị của kế toán, từ đó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý trong các đơn vị.
Hiện nay có nhiều cách tiếp cận về tổ chức hạch toán kế toán. Mỗi cách tiếp cận khác nhau, quan điểm về tổ chức hạch toán kế toán có sự khác nhau. Theo cách tiếp cận từ bản chất của hạch toán kế toán, tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là những mối liên hệ giữa các yếu tố cấu thành của bản chất hạch toán kế toán: chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản , tính giá, tổng hợp cân đối kế toán. Điều đó thể hiện sự vận dụng một cách khoa học các phương pháp kế toán vào thực tế.
Song nếu chỉ chấp nhận tổ chức hạch toán kế toán trên góc độ, phương pháp thì chưa đầy đủ, chưa phản ánh hết vai trò của kế toán. Xét trên góc độ từ việc thu nhận, hệ thống và cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của đơn vị, tổ chức hạch toán kế toán được coi như là một hệ 5 thống các yếu tố cấu thành, bao gồm: tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin, tổ chức vận dụng chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính, kế toán vào đơn vị nhằm đảm bảo cho công tác kế toán phát huy hết vai trò, nhiệm vụ của mình, giúp công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh có hiệu quả. Xét một cách cụ thể hơn trên góc độ nguyên lý, tổ chức hạch toán kế toán là việc thiết lập mối liên hệ bản chất giữa đối tượng kế toán và phương pháp hạch toán kế toán trong việc ban hành và vận dụng chế độ kế toán. Về chức năng, tổ chức hạch toán kế toán là thiết kế khối lượng công việc kế toán trong mối liên hệ bộ máy và nhân sự kế toán theo những nguyên tắc và trong điều kiện nhất định.
Theo cách tiếp cận này, tổ chức hạch toán kế toán bao gồm hai yếu tố: tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức khối lượng công việc kế toán được thực hiện đồng bộ trong một quy trình công nghệ sản xuất thông tin, nhằm đạt mục tiêu chung là tạo lập hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho quản lý. Từ các quan điểm trên, theo tác giả: Tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp là hoạt động chủ quan của doanh nghiệp trong việc tổ chức vận dụng các phương pháp, nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản, các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp Kế toán là một bộ phận quan trọng cấu thành hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có vai trò quan trọng để quản lý tài chính trong các doanh nghiệp và quản lý điều hành nền kinh tế quốc dân. Với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp xây lắp nói riêng không ngừng chú trọng đến tổ chức công tác kế toán tại đơn vị mình.
Thông tin kế toán là thông tin hết sức quan trọng và cần thiết đối với nhà quản lý doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung thuộc về tổ chức quản lý trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán một cách thích ứng với điều kiện 6 về quy mô, về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như gắn với yêu cầu quản lý cụ thể tại doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại doanh nghiệp. Tổ chức kế toán trong doanh nghiệp xây lắp cần phát huy tối đa những vai trò sau: - Tổ chức kế toán tốt phản ánh đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình xây lắp cũng như kết quả của quá trình đó đem lại lợi nhuận (lỗ) cho doanh nghiệp xây lắp.
- Giúp chủ doanh nghiệp xây lắp điều hành và quản lý các hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị đạt hiệu quả cao. - Giúp doanh nghiệp xây lắp quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ được tài sản của mình nhằm nâng cao hiệu quả việc sử dụng tài sản đó.