CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYỀN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu 1.1 Khái niệm, đặc điểm,vai trò của nguyên vật liệu: Khái niệm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích tác động vào nó. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ một đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tượng lao động mà do lao động làm ra thì mới hình thành nguyên vật liệu. NVL trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Thông thường, giá trị NVL chiếm tỷ lệ cao trong giá thành sản phẩm. Do đó việc quản lý và sử dụng NVL có hiệu quả góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
Đặc điểm, vai trò: NVL là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. NVL thường đa dạng về chủng loại, công dụng, hình thái vật chất và giữ một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất tạo nên giá trị của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Tỷ trọng của chúng trong giá trị sản phẩm, dịch vụ tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Thông thường đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị NVL chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm.
Hoàng Thị Thu Trang LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp 5 GVHD.Trương Thị Thủy NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh. Giá trị của NVL được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra, hoặc vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Như vậy, có thể nói NVL có vai trò rất to lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Vì vậy việc quản lý NVL phải được xem xét trên cả hai phương diện đó là quản lý về mặt hiện vật và mặt giá trị.2 Công tác quản lý nguyên vật liệu Với đặc điểm chi phí NVL chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh và trong giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp sản xuất thì việc tăng cường công tác quản lý, công tác kế toán NVL nhằm đảm bảo sử dụng tiết kiệm hiệu quả NVL, từ đó góp phần hạ giá thành sản phẩm là một trong vấn đề có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, luôn được các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm. Xuất phát từ những vấn đề trên, yêu cầu quản lý NVL phải đạt được là quản lý ở tất cả các khâu, từ khâu thu mua đến bảo quản dự trữ và sử dụng NVL. Cụ thể là: - Ở khâu thu mua: Quản lý chặt chẽ quá trình thu mua NVL về các mặt số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như các kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp phải thường xuyên phân tích tình hình thu mua NVL, tìm hiểu nguồn cung cấp để lựa chọn nguồn mua, đảm bảo về số lượng, chủng loại, quy cách và giá cả mua hợp lý nhất.
- Ở khâu bảo quản: Phải đảm bảo tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với NVL, hệ thống kho tàng, phương tiện vận SV. Hoàng Thị Thu Trang LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp 6 GVHD.Trương Thị Thủy chuyển phải phù hợp với tính chất, đặc điểm của từng loại vật tư nhằm hạn chế mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển, bảo quản đảm bảo an toàn cho vật tư cả về số lượng, chất lượng. - Ở khâu dự trữ: Phải lập dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại, đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị ngưng trệ, song cũng không dư thừa quá mức (không vượt quá mức tối đa để tăng vòng quay của vốn) và không nhỏ quá mức tối thiểu để sản xuất được diễn ra liên tục, bình thường không bị giãn đoạn. - Quá trình sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi phí sản xuất có ý nghĩa rất quan trọng trong việc hạ thấp chi phí và giá thành.
Do vậy, trong khâu sản xuất cần lập định mức tiêu hao NVL và có quy chế trách nhiệm cụ thể đối với việc sử dụng NVL, xác định đúng giá trị NVL đã sử dụng để tính vào chi phí. Nói tóm lại, tăng cường công tác quản lý NVL là cần thiết và tất yếu trong các doanh nghiệp sản xuất. Có quản lý tốt NVL mới đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, không bị ngừng trệ. Và có làm tốt công tác quản lý NVL sẽ giảm bớt chi phí trong giá thành sản phẩm, mang lại lợi nhuận cao nhất.
Bên cạnh đó, những thông tin về mức chi phí thực tế của NVL xuất dùng và sử dụng đó cũng là cơ sở để cấp lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn.3 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Xuất phát từ yêu cầu quản lý NVL, kế toán với vai trò là công cụ quản lý có các nhiệm vụ sau: - Phân loại vật liệu theo tiêu thức quản lý của doanh nghiệp và lập danh điểm vật liệu đảm bảo tính thống nhất giữa các bộ phận trong doanh nghiệp SV. Hoàng Thị Thu Trang LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp 7 GVHD.Trương Thị Thủy - Tổ chức hạch toán ban đầu NVL, tổ chức lập và luân chuyển chứng từ hạch toán NVL trong doanh nghiệp. - Áp dụng đúng đắn các phương pháp kỹ thuật về hạch toán. Tổ chức tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình nhập – xuất – tồn vật tư theo cả hiện vật và giá trị.
Tính toán đúng giá trị thực tế của NVL nhập kho, xuất kho. - Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về thu mua, kế hoạch sử dụng NVL cho sản xuất. - Xác định các báo cáo quản trị NVL theo yêu cầu thông tin quản lý. Tổ chức lập và phân tích các báo cáo này, đồng thời cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích kết quả kinh doanh.
Nội dung công tác kế toán nguyên vật liệu 1.1 Phân loại nguyên vật liệu Phân loại NVL là việc phân chia NVL của doanh nghiệp thành các loại theo các tiêu thức phân loại nhất định nhằm phục vụ yêu cầu quản trị NVL trong doanh nghiệp. NVL trong doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ khác nhau về nội dung kinh tế, công dụng, tính năng, tính chất lý hóa học. Không thể có biện pháp nào để quản lý chung cho tất cả các loại NVL đó có hiệu quả mà phải phụ thuộc vào từng loại, từng thứ NVL khác nhau để có biện pháp quản lý cho phù hợp. - Căn cứ vào yêu cầu quản lý, NVL bao gồm: NVL chính : Đặc điểm chủ yếu của NVL chính là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm ; toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị sản phẩm mới.
Ví dụ như SV. Hoàng Thị Thu Trang LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp 8 GVHD.Trương Thị Thủy gỗ, sơn trong doanh nghiệp sản xuất thiết kế thi công đồ nội thất ; sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo cơ khí, xây dựng ; bông trong các nhà máy sợi ; vải trong các doanh nghiệp may… Vật liệu phụ : Là các loại vật liệu sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm. Ví dụ như : keo, giấy giáp, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn, … Nhiên liệu : Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, công tác quản lý… Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn hay thể khí ; như : xăng, dầu, khí gas… Phụ tùng thay thế : Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ… Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : Là những vật tư được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bảo gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản.
Vật liệu khác : Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên. Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ… - Căn cứ vào nguồn gốc, NVL được chia thành : NVL mua ngoài : Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, được biếu tặng… NVL tự chế biến, gia công : Do doanh nghiệp tự sản xuất. Ví dụ : doanh nghiệp sản xuất đường, bánh kẹo có tổ chức nông trường mía để cung cấp nguyên liệu cho nhà máy chế biến. Hoàng Thị Thu Trang LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Luận văn tốt nghiệp 9 GVHD.Trương Thị Thủy - Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, NVL được chia thành : NVL trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh, gồm : NVL dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, NVL dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp.
NVL dùng cho công tác quản lý NVL dùng cho các mục đích khác 1.2 Đánh giá nguyên vật liệu 1.1 Nguyên tắc đánh giá NVL Đánh giá NVL là việc xác định giá trị NVL theo những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định. Khi đánh giá NVL phải đảm bảo các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc giá gốc (Theo chuẩn mực 02 – Hàng tồn kho) NVL phải được đánh giá theo giá gốc.