Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp được thực hiện trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam sau khi gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) năm 2006 đã mở ra nhiều cơ hội hội nhập nhưng cũng đặt các doanh nghiệp trước sức ép cạnh tranh gay gắt. Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải không ngừng tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh thông qua việc tối đa hóa doanh thu và tiết giảm chi phí. Trong hệ thống quản lý kinh tế - tài chính, công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh là khâu trọng yếu, cung cấp thông tin trung thực, kịp thời phản ánh tình hình hoạt động của đơn vị, làm căn cứ cho các quyết định điều hành của nhà quản lý, nghĩa vụ với ngân sách nhà nước cũng như quyền lợi của nhà đầu tư và đối tác.

Xuất phát từ vai trò thực tiễn đó, đề tài "Hoàn thiện tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần xây lắp điện và cơ khí thương mại Hải Phòng" được sinh viên Mai Thị Hoài Thu (Lớp QTL 602K, Khoa Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng) thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của ThS. Trần Thị Thanh Phương.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể theo văn bản giao nhiệm vụ gồm ba nội dung chính:

  1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận chung cơ bản về tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp.
  2. Mô tả, phân tích thực trạng tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Xây lắp điện và Cơ khí Thương mại Hải Phòng.
  3. Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại đơn vị khảo sát.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức kế toán doanh thu, thu nhập khác, chi phí (giá vốn hàng bán, chi phí quản lý kinh doanh, chi phí tài chính, chi phí khác) và quy trình xác định kết quả kinh doanh.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Xây lắp điện và Cơ khí Thương mại Hải Phòng, địa chỉ tại số 137 Trần Nhân Tông, phường Quán Trữ, quận Kiến An, thành phố Hải Phòng.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế thu thập phục vụ phân tích, tính toán tại đơn vị trong năm tài chính 2013; thời gian thực hiện khóa luận từ ngày 31 tháng 03 năm 2014 đến ngày 26 tháng 06 năm 2014.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận dựa trên khung lý thuyết kế toán tài chính doanh nghiệp và hệ thống chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam, cụ thể là Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Tác giả hệ thống hóa các khái niệm, nguyên tắc và điều kiện ghi nhận kinh tế:

  • Khung pháp lý và chế độ áp dụng: Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ; phương pháp kế toán hàng tồn kho kê khai thường xuyên; phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ; phương pháp tính giá vốn xuất kho (bình quân gia quyền cả kỳ/liên hoàn, nhập trước xuất trước FIFO, nhập sau xuất trước LIFO, thực tế đích danh); phương pháp trích khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng.
  • Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng: Phải thỏa mãn đồng thời 5 điều kiện (chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu; không còn nắm giữ quyền quản lý/kiểm soát hàng hóa; doanh thu xác định tương đối chắc chắn; thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế; xác định được chi phí liên quan).
  • Điều kiện ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ: Phải thỏa mãn 4 điều kiện cơ bản về tính chắc chắn của doanh thu, khả năng thu lợi ích kinh tế, xác định chi phí phát sinh và phần công việc đã hoàn thành.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả sử dụng bao gồm:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Hệ thống hóa các quy định chuẩn mực kế toán, phân loại doanh thu, chi phí theo từng hoạt động (hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, hoạt động tài chính và hoạt động khác).
  • Phương pháp khảo sát thực tế và thu thập dữ liệu: Thu thập hệ thống chứng từ kế toán gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Có, Giấy báo Nợ, Hợp đồng kinh tế, Bảng tổng hợp lịch trình xe, Bảng tính lương, Bảng phân bổ khấu hao), hệ thống sổ kế toán chi tiết, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và Báo cáo tài chính năm 2013 của Công ty Cổ phần Xây lắp điện và Cơ khí Thương mại Hải Phòng.
  • Phương pháp hạch toán kế toán và đối chiếu số liệu: Áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, lập các sơ đồ luân chuyển chứng từ và trình tự định khoản kế toán từ chứng từ gốc vào sổ sách tổng hợp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại doanh nghiệp

Chương 1 tập trung làm rõ bản chất kinh tế của doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh, đồng thời hệ thống hóa toàn bộ quy trình hạch toán theo chế độ kế toán hiện hành. Tác giả phân định hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thành 3 mảng độc lập:

Mảng hoạt động Doanh thu / Thu nhập ghi nhận Chi phí tương ứng Công thức xác định kết quả
Sản xuất kinh doanh Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 511) - Các khoản giảm trừ (TK 521: CKTM, GGHB, HBBTL) Giá vốn hàng bán (TK 632) + Chi phí quản lý kinh doanh (TK 642 gồm TK 6421, TK 6422) Kết quả HĐ SXKD = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí QLKD
Hoạt động tài chính Doanh thu tài chính (TK 515: tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận được chia, lãi tỷ giá, chiết khấu thanh toán được hưởng) Chi phí tài chính (TK 635: lãi tiền vay, chiết khấu thanh toán cho người mua, lỗ tỷ giá, dự phòng đầu tư) Kết quả HĐTC = Doanh thu tài chính - Chi phí tài chính
Hoạt động khác Thu nhập khác (TK 711: thanh lý TSCĐ, tiền phạt vi phạm hợp đồng, nợ khó đòi xóa sổ thu hồi được) Chi phí khác (TK 811: giá trị còn lại TSCĐ thanh lý, tiền phạt vi phạm hành chính/hợp đồng) Kết quả HĐ khác = Thu nhập khác - Chi phí khác

Tác giả phân tích chi tiết kết cấu và nội dung phản ánh của từng tài khoản chuyên dùng: TK 511, TK 515, TK 711, TK 521, TK 632, TK 642, TK 635, TK 811, TK 821 (Chi phí thuế TNDN) và TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh). Toàn bộ các tài khoản doanh thu, chi phí trung gian đều không có số dư cuối kỳ do được kết chuyển toàn bộ sang TK 911 để xác định lãi/lỗ và chuyển sang TK 421 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối).

Về mặt sổ sách, chương 1 trình bày mô hình hình thức kế toán Nhật ký chung với trình tự luân chuyển: từ chứng từ gốc ghi vào Sổ Nhật ký chung và Sổ kế toán chi tiết; định kỳ hoặc hàng ngày từ Sổ Nhật ký chung ghi vào Sổ Cái; cuối kỳ lập Bảng cân đối số phát sinh và Bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu, kiểm tra trước khi lập Báo cáo tài chính.

Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Xây lắp điện và Cơ khí Thương mại Hải Phòng

Chương này trình bày chi tiết về quá trình hình thành, đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý, đặc điểm sản xuất kinh doanh và thực tế công tác kế toán tại đơn vị khảo sát:

  • Khái quát đơn vị: Công ty Cổ phần Xây lắp điện và Cơ khí Thương mại Hải Phòng (tên viết tắt: Hai phong - ectec) được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu ngày 05/03/2009. Giai đoạn 2009-2012, công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp điện và cơ khí. Từ năm 2012, công ty chuyển hướng chiến lược sang lĩnh vực vận tải hành khách đường bộ nội - ngoại tỉnh, cung cấp dịch vụ vận tải định kỳ cho các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (tiêu biểu như Công ty TNHH Thương mại Keiya, Công ty TNHH Kinden Việt Nam).
  • Bộ máy quản lý: Tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng gồm Hội đồng quản trị, Giám đốc, Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Tổ chức Hành chính và Phòng Kinh doanh.
  • Tổ chức bộ máy kế toán: Áp dụng mô hình tập trung với biên chế 3 nhân sự: Kế toán trưởng (chịu trách nhiệm chung, khóa sổ, lập BCTC), Kế toán viên (phụ trách chứng từ, kế toán bán hàng, tiền lương, công nợ) và Thủ quỹ (quản lý quỹ tiền mặt, giao dịch ngân hàng).
  • Chính sách kế toán áp dụng:
    • Áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.
    • Niên độ kế toán: từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ: VNĐ.
    • Hình thức kế toán: Nhật ký chung.
    • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn.
    • Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng theo nguyên giá.
    • Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.
  • Thực tế hạch toán doanh thu và chi phí:
    • Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Doanh thu chính phát sinh từ cước dịch vụ vận tải hành khách theo hợp đồng kinh tế ký kết với đối tác. Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế, Bảng tổng hợp lịch trình xe hàng tháng do lái xe cung cấp và được khách hàng ký xác nhận, kế toán lập Giấy đề nghị thanh toán và phát hành Hóa đơn GTGT. Kế toán phản ánh vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 511 và Sổ chi tiết TK 131.
    • Minh họa nghiệp vụ thực tế: Ngày 31/12/2013, công ty ghi nhận doanh thu cước cho thuê xe biển kiểm soát 15A 07229 tháng 12/2013 cho Công ty TNHH Thương mại Keiya với số tiền 31.000.000 VNĐ (chưa bao gồm thuế GTGT 10%), khách hàng chưa thanh toán. Định khoản: Nợ TK 131: 34.100.000 VNĐ / Có TK 511: 31.000.000 VNĐ, Có TK 3331: 3.100.000 VNĐ.
    • Hạch toán chi phí: Phản ánh giá vốn dịch vụ vận tải (xăng dầu, khấu hao phương tiện xe, lương lái xe qua TK 632); chi phí quản lý kinh doanh (tiền lương nhân viên quản lý, khấu hao thiết bị văn phòng, chi phí tiếp khách, điện thoại qua TK 642); chi phí tài chính (lãi vay vốn ngân hàng qua TK 635); và chi phí khác (TK 811).
    • Xác định kết quả kinh doanh: Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ doanh thu thuần, doanh thu tài chính, thu nhập khác và giá vốn, chi phí quản lý kinh doanh, chi phí tài chính sang TK 911 để tính kết quả lãi/lỗ trước thuế và sau thuế.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện về tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Xây lắp điện và Cơ khí Thương mại Hải Phòng

Trên cơ sở khảo sát thực trạng, tác giả đưa ra đánh giá tổng hợp về ưu điểm và tồn tại trong công tác kế toán của công ty, từ đó đề xuất 5 nhóm giải pháp hoàn thiện:

Đánh giá thực trạng:

  • Ưu điểm: Bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả theo mô hình tập trung; chứng từ ban đầu lập đầy đủ, hợp pháp; áp dụng hình thức Nhật ký chung phù hợp với quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ; thực hiện nghiêm túc nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước.
  • Tồn tại, hạn chế:
    1. Tài khoản sử dụng: Chưa mở tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 theo từng đối tượng kinh doanh hoặc từng đầu xe/tuyến đường để theo dõi chính xác hiệu quả từng phương tiện.
    2. Sổ sách sử dụng: Hệ thống sổ chi tiết doanh thu và chi phí chưa phân bổ chi tiết theo từng loại xe và từng hợp đồng dài hạn.
    3. Chính sách thanh toán: Chưa áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, dẫn đến tình trạng đọng vốn ở khoản phải thu khách hàng (TK 131).
    4. Ứng dụng công nghệ thông tin: Công tác hạch toán phần lớn còn xử lý thủ công hoặc trên bảng tính thông thường, chưa triển khai phần mềm kế toán chuyên nghiệp để tự động hóa xử lý dữ liệu.
    5. Quy trình luân chuyển chứng từ: Thời gian thu thập bảng lịch trình xe từ đội ngũ lái xe về phòng kế toán để đối chiếu còn chậm trễ, ảnh hưởng đến tiến độ xuất hóa đơn và thu hồi nợ.

Các giải pháp hoàn thiện đề xuất:

Nhóm giải pháp Nội dung giải pháp cụ thể
1. Hoàn thiện tài khoản sử dụng Mở thêm các tiểu khoản chi tiết cho TK 511 (như TK 51131 - Doanh thu vận tải xe du lịch, TK 51132 - Doanh thu hợp đồng đưa đón chuyên gia/công nhân) và TK 632 để theo dõi giá vốn trực tiếp của từng xe.
2. Hoàn thiện sổ sách sử dụng Thiết lập hệ thống Sổ chi tiết doanh thu dịch vụ và Sổ chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đầu xe/hợp đồng nhằm phục vụ công tác quản trị nội bộ.
3. Áp dụng chiết khấu thanh toán Ban hành chính sách chiết khấu thanh toán (hạch toán qua TK 635 cho công ty và TK 515 đối với bên mua) dành cho khách hàng thanh toán trước hạn hợp đồng nhằm đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ.
4. Ứng dụng phần mềm kế toán Đầu tư và triển khai phần mềm kế toán doanh nghiệp phù hợp với Chế độ kế toán QĐ 48/2006/QĐ-BTC để kết nối dữ liệu từ chứng từ vào sổ sách tự động, giảm thiểu sai sót thủ công.
5. Chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ Quy định thời hạn bắt buộc cho lái xe nộp Bảng lịch trình xe định kỳ vào cuối tuần/cuối tháng, thiết lập biểu mẫu bàn giao chứng từ rõ ràng giữa các bộ phận.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả thực tế từ khảo sát: Khóa luận đã phản ánh đầy đủ bức tranh thực tế về công tác kế toán của Công ty Cổ phần Xây lắp điện và Cơ khí Thương mại Hải Phòng trong năm tài chính 2013 sau khi công ty chuyển dịch thành công mô hình hoạt động từ xây lắp sang dịch vụ vận tải hành khách. Các quy trình hạch toán doanh thu dịch vụ theo hợp đồng (tiêu biểu như hợp đồng cước xe 15A 07229 với Công ty TNHH Thương mại Keiya số tiền 31.000.000 VNĐ) được ghi nhận đúng chế độ chứng từ và chuẩn mực kế toán.
  • Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn:
    • Về lý luận, đề tài hệ thống hóa có chọn lọc khung lý thuyết về tổ chức kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC dành riêng cho loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành dịch vụ vận tải.
    • Về thực tiễn, tác giả đã chỉ ra đúng 5 điểm nghẽn trong tổ chức kế toán của đơn vị (từ chi tiết tài khoản, biểu mẫu sổ sách, chính sách tín dụng thương mại, công cụ phần mềm đến luân chuyển chứng từ), đồng thời xây dựng 5 nhóm giải pháp mang tính ứng dụng trực tiếp, phù hợp với quy mô và năng lực tài chính của công ty.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của khóa luận:
    • Khóa luận mới khảo sát dữ liệu tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty Cổ phần Xây lắp điện và Cơ khí Thương mại Hải Phòng) với số liệu phân tích tập trung chủ yếu trong năm tài chính 2013.
    • Thời gian thực tập và nghiên cứu thực tế tại doanh nghiệp còn hạn chế; các số liệu minh họa chủ yếu tập trung vào mảng dịch vụ vận tải hành khách đường bộ, chưa đi sâu phân tích toàn diện các mảng hoạt động kinh doanh khác của công ty trong các giai đoạn trước đó.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo:
    • Mở rộng đánh giá hiệu quả hạch toán chi phí và giá thành dịch vụ vận tải theo từng định mức tiêu hao nhiên liệu và chi phí sửa chữa phương tiện thực tế.
    • Nghiên cứu việc chuyển đổi và cập nhật hệ thống kế toán doanh nghiệp khi có các văn bản quy phạm pháp luật và chế độ kế toán mới thay thế Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận tốt nghiệp này có giá trị tham khảo hữu ích đối với:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo điển hình về phương pháp trình bày khóa luận tốt nghiệp theo cấu trúc 3 chương chuẩn mực; cách phân tích chứng từ và quy trình hạch toán theo hình thức Nhật ký chung tại doanh nghiệp vừa và nhỏ.
  • Người làm thực tế tại các doanh nghiệp vận tải quy mô vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình tổ chức chứng từ vận tải (hợp đồng thuê xe, bảng lịch trình xe, hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán) và các giải pháp mở sổ kế toán chi tiết theo dõi chi phí, doanh thu từng đầu phương tiện.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Xây lắp điện và Cơ khí Thương mại Hải Phòng áp dụng chế độ kế toán và hình thức kế toán nào?
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài chính, sử dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

2. Cơ cấu bộ máy kế toán tại công ty gồm bao nhiêu nhân sự và hoạt động theo mô hình nào?
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 3 nhân sự chính thức: 1 Kế toán trưởng, 1 Kế toán viên và 1 Thủ quỹ.

3. Hoạt động kinh doanh chính tạo ra doanh thu của công ty trong giai đoạn nghiên cứu là gì?
Từ năm 2012 đến thời điểm nghiên cứu, hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là cung cấp dịch vụ vận tải hành khách đường bộ nội - ngoại tỉnh, phục vụ các đối tác doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài như Công ty TNHH Thương mại Keiya và Công ty TNHH Kinden Việt Nam.

4. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh cước cho thuê xe tháng 12/2013 với Công ty Keiya được ghi nhận với số liệu cụ thể như thế nào?
Vào ngày 31/12/2013, công ty ghi nhận doanh thu cước cho thuê xe biển kiểm soát 15A 07229 tháng 12/2013 cho Công ty TNHH Thương mại Keiya với giá trị chưa thuế là 31.000.000 VNĐ, thuế GTGT 10% là 3.100.000 VNĐ, tổng số tiền phải thu khách hàng chưa thanh toán là 34.100.000 VNĐ.

5. Các giải pháp hoàn thiện chính được tác giả đề xuất trong khóa luận là gì?
Tác giả đề xuất 5 giải pháp: hoàn thiện hệ thống tài khoản chi tiết; hoàn thiện hệ thống sổ kế toán chi tiết theo đầu xe; áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán; đầu tư triển khai phần mềm kế toán chuyên dùng; và chuẩn hóa quy trình luân chuyển Bảng lịch trình xe từ lái xe về phòng kế toán.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Mai Thị Hoài Thu đã hoàn thành tốt các mục tiêu nghiên cứu đề ra, phản ánh toàn diện cơ sở lý luận và thực trạng công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Xây lắp điện và Cơ khí Thương mại Hải Phòng. Trên cơ sở số liệu kế toán năm 2013 và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thực tế, tác giả đã phân tích rõ nét đặc thù kế toán dịch vụ vận tải và chỉ ra những điểm còn tồn tại trong tổ chức chứng từ, sổ sách và công nghệ. Các giải pháp hoàn thiện được đề xuất có tính thực tiễn cao, đóng góp thiết thực vào việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp.