CHƯƠNG I: MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. Sự cần thiết tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp. Khái niệm bán hàng. Bán hàng: là quá trình trao đổi thực hiện giá trị của hàng hóa tức là chuyển hóa vốn của doanh nghiệp từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán.
Hiểu đơn giản hơn, bán hàng là việc người bán chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua đồng thời thu được tiền hoặc có quyền thu tiền về số hàng hóa đã cung cấp. Số tiền này được gọi là doanh thu bán hàng.[4] Quá trình bán hàng chỉ được hoàn tất khi thỏa mãn đồng thời cả hai điều kiện: - Doanh nghiệp đã giao sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng và được khách hàng chấp nhận. - Khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho số hàng đó. Bán hàng là một khâu đặc biệt quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp vì hàng hóa bán được chính là cơ sở để xác định doanh thu bán hàng từ đó lấy vốn để quay vòng, bù đắp chi phí đã bỏ ra và xác định kết quả bán hàng.
Vai trò, nhiệm vụ của quá trình bán hàng: Nhìn trên phạm vi Doanh nghiệp tiêu thụ thành phẩm hay bán hàng là nhân tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Tiêu thụ thể hiện sức cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Nó là cơ sở để đánh giá trình độ tổ chức quản lý hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác nó cũng gián tiếp phản ánh trình độ tổ chức các khâu cung ứng, sản xuất cũng như công tác dự trữ.
Bảo quản thành phẩm. Trên phạm vi toàn bộ nền kinh tế, bán hàng có một vai trò đặc biệt , nó vừa là điều kiện để tiến hành tái sản xuất xã hội vừa là cầu nối giữa nhà sản xuất 3 với người tiêu dùng, phản ánh sự gặp nhau giữa cung và cầu về hàng hoá, qua đó định hướng cho sản xuất, tiêu dùng và khả năng thanh toán. Với một doanh nghiệp việc tăng nhanh quá trình bán hàng tức là tăng vòng quay của vốn, tiết kiệm vốn và trực tiếp làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Từ đó sẽ nâng cao đời sống, thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước.
Trong doanh nghiệp kế toán là công cụ quan trọng để quản lý sản xuất và tiêu thụ, thông qua số liệu của kế toán nói chung, kế toán bán hàng và kết quả bán hàng nói riêng giúp cho doanh nghiệp và cấp có thẩm quyền đánh giá được mức độ hoàn thành của doanh nghiệp về sản xuất, giá thành, tiêu thụ và lợi nhuận. Để thực sự là công cụ cho quá trình quản lý, kế toán bán hàng và kết quả bán hàng phải thực hiện tốt, đầy đủ các nhiệm vụ sau: * Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời giám sát chặt chẽ tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm. * Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp. * Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước.
* Cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng , xác định và phân phối kết quả. Nhiệm vụ kế toán bán hàng và kết quả bán hàng phải luôn gắn liền với nhau. Yêu cầu của kế toán bán hàng: Quản lý quá trình bán hàng và kết quả bán hàng là một yêu cầu thực tế, nó xuất phát từ mục tiêu của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp quản lý tốt khâu bán hàng thì mới đảm bảo được chỉ tiêu hoàn thành kế hoạch tiêu thụ và đánh giá chính xác hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó.
Do vậy vấn đề đặt ra cho mỗi doanh nghiệp là: 4 + Quản lý kế hoạch và tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ đối với từng thời kỳ, từng khách hàng, từng hoạt động kinh tế. + Quản lý chất lượng, cải tiến mẫu mã và xây dựng thương hiệu sản phẩm là mục tiêu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. + Quản lý theo dõi từng phương thức bán hàng, từng khách hàng, tình hình thanh toán của khách hàng, yêu cầu thanh toán đúng hình thức, đúng hạn để tránh hiện tượng mất mát, thất thoát, ứ đọng vốn. Doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức tiêu thụ sản phẩm đối với từng đơn vị, từng thị trường, từng khách hàng nhằm thúc đẩy nhanh quá trình tiêu thụ đồng thời phải tiến hành thăm dò, nghiên cứu thị trường, mở rộng quan hệ buôn bán trong và ngoài nước.
+ Quản lý chặt chẽ vốn của thành phẩm đem tiêu thụ, giám sát chặt chẽ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các số liệu, đồng thời phân bổ cho hàng tiêu thụ, đảm bảo cho việc xác định tiêu thụ được chính xác, hợp lý. + Đối với việc hạch toán tiêu thụ phải tổ chức chặt chẽ, khoa học đảm bảo việc xác định kết quả cuối cùng của quá trình tiêu thụ, phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước đầy đủ, kịp thời. Lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Các phương thức bán hàng.
❖ Bán buôn Là bán với số lượng lớn, giá cả thường thấp hơn bán lẻ. Giá cả trong bán buôn phụ thuộc khối lượng và phương thức thanh toán. Bán buôn là bán cho các doanh nghiệp thương mại khác hoặc bán cho doanh nghiệp sản xuất, hàng hóa chưa ra khỏi khâu lưu thông chưa đến được tay người tiêu dùng cuối cùng. Do đó giá trị sử dụng của nó chưa được thực hiện.
Có 2 phương thức bán buôn bao gồm: 5 Bán buôn qua kho: theo phương thức này hàng hóa sau khi đã hoàn tất các thủ tục nhập kho rồi mới được xuất bán, theo đó hàng hóa có thể xuất bán trực tiếp tại kho doanh nghiệp hoặc xuất kho gửi bán. Bán buôn vận chuyển thẳng: đây là phương thức tiêu thụ hàng hóa khi mua không nhập kho DN mà được chuyển bán thẳng cho khách hàng. Có 2 trường hợp: - Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: trường hợp này DN mua hàng từ nhà cung cấp sau đó chuyển bán thẳng gửi đi bán hoặc mua bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp và khách hàng - Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: đây là phương thức mà DN không thực hiện mua hàng và bán hàng mà chỉ làm môi giới trung gian trong quan hệ mua bán để hưởng hoa hồng. Do đó, doanh nghiệp chỉ phản ánh khoản hoa hồng vào doanh thu.
❖ Bán lẻ: Là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế. Hàng hóa đã ra khỏi lưu thông đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng đã được thực hiện. Bán lẻ trực tiếp: theo phương thức bán hàng sẽ trực tiếp bán hàng và thu tiền. Cuối ngày sau khi kiểm hàng căn cứ vào lượng hàng bán ra và số tiền thu trong ngày đối chiếu với số hàng hiện còn tồn tại quầy lập báo cáo bán hàng, báo cáo thu tiền nộp về cho kế toán.
Bán lẻ thu tiền tập trung: đây là phương thức mà nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền tách rời nhau. Nhân viên thu ngân có nhiệmvụ viết hóa đơn, thu tiền, kiểm tiền, lập báo cáo bán hàng hàng ngày nộp về kế toán. Bán lẻ tự phục vụ hoặc bán hàng tự động: khách hàng có thể tự chọn hàng hóa, việc thu tiền được thực hiện bởi nhân viên thu ngân, cuối ngày căn cứ vào số tiền thu được lập báo cáo thu và nộp tiền về cho thủ quỹ. Nhân viên bán hàng căn cứ lượng hàng bán ra lập báo cáo bán hàng nộp về cho kế toán.
6 Ngoài ra còn có các phương thức bán hàng khác: ❖ Bán hàng trả chậm trả góp: là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Người mua sẽ thanh toán ngay lần đầu tại thời điểm mua. Doanh nghiệp chỉ ghi nhận theo giá bán trả ngay, khoản lãi trả chậm được ghi nhận vào doanh thu chưa thực hiện và được phân bổ trong thời gian trả chậm. ❖ Bán đại lý, ký gửi:doanh nghiệp xuất hàng giao cho đại lý, định kỳ đối chiếu xác định số hàng đã tiêu thụ xuất hóa đơn cho đại lý và thu tiền hàng sau khi trừ đi hoa hồng đại lý.
❖ Một số trường hợp tiêu thụ khác: bán hàng cho đơn vị trực thuộc cùng công ty hoặc tổng công ty, hàng đổi hàng, trao đổi hàng hóa, trả lương cho người lao động bằng hàng hóa. Doanh thu bán hàng. Theo chuẩn mực kế toán số 14 “ Doanh thu và thu nhập khác” ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính: Doanh thu: Là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu chỉ bao gồm tổng giá trị của các lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được.
Các khoản thu hộ bên thứ ba không phải là nguồn lợi ích kinh tế, không làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp sẽ không được coi là doanh thu (Ví dụ: Khi người nhận đại lý thu hộ tiền bán hàng cho đơn vị chủ hàng, thì doanh thu của người nhận đại lý chỉ là tiền hoa hồng được hưởng). Các khoản góp vốn của cổ đông hoặc chủ sở hữu làm tăng vốn chủ sở hữu nhưng không là doanh thu. Điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng.