Chương IV TỔ CHỨC HỆ THÔNG TÀI KHOẢN KÊ TOÁN VÀ s ổ KÊ TOÁN Xin chào các anh/chị học viên! Rất hân hạnh được gặp lại các anh/chị ở chương IV. Chương này sẽ giới thiệu những kiến thức cơ bản về tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế toán. Chương IV gồm 3 nội dung: ì. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toánở đơn vị.
Tô chức hệ thông sô kê toán. Quy trình mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế toán. Mục tiêu chung: Sau khi học xong chương này, anh/chị sẽ nắm được những kiến thức cơ bản về hệ thống tài khoản kế toán và sổ kế toán, các nội dung công việc chính của tồ chức hệ thống tài khoản kế toán và sổ kế toán ở doanh nghiệp phục vụ hệ thống hoa, xử lý thông tin một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả. Mục tiêu cụ thể: Sau khi nghiên cứu và học tập chương này, các anh/chị có thể: - Nắm vững các kiến thức về: • Tài khoản kế toán và cách mở tài khoản kế toán; • Hệ thống tài khoản kế toán và nội dung thiết lập hệ thống tài khoản kế toán sử dụngờ doanh nghiệp; • Các nguyên tắc và phương pháp hạch toán chủ yếu áp dụngở các doanh nghiệp đối với tùng nhóm tài khoản kế toán; • Sổ kế toán; các loại sổ kế toán và tác dụng của chúng; • Cách tổ chức hệ thống sổ kế toán theo các hình thức kế toán.
97 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.vn - Vận dụng các kiến thức đã học để: • Thiết lập được danh mục tài khoản kế toán sử dụng và biết lựa chọn các phương pháp hạch toán và chính sách kế toán ở một loại hình doanh nghiệp cụ thể; • Biết lựa chọn hình thức kế toán thích hợp và tồ chúc được hệ thống so kế toán theo hình thức kế toán đã chọn trong các điều kiện cụ thề tại một loại hình doanh nghiệp cụ thể. Chúc các anh/chị thành công trong bài học này! ì. TỔ CHỨC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KÉ TOÁNỞ ĐƠN VỊ GIỚI THIỆU: Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu hệ thống tài khoản kế toán thống nhất; mục đích và yêu cầu cùa tổ chức hệ thống tài khoản kế toán ở đơn vị; nội dung tồ chức hệ thống tài khoản kế toán. Sau khi học xong phần này, các anh/chị sẽ: - Nắm vững các kiến thức về tài khoản kế toán và hệ thống tài khoăn kế toán sử dụngở doanh nghiệp; - Biết được các nguyên tác và phương pháp hạch toán chủ yếu áp dụngờ các doanh nghiệp đối với từng nhóm tài khoản kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán thông nhắt ũ) Tài khoản kế toán Theo quy định tại Luật Kế toán, khoản Ì, Điều 23: "Tài khoản kế toán được dùng để phân loại và hệ thống hoa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung lánh tế". Nghiệp vụ kinh tế - tài chính là sự kiện kinh tế - tài chính phát sinh làm ảnh hưởng đến các đối tượng kế toán của đem vị. Mục đích của việc phân loại và hệ thống hoa các nghiệp vụ kinh tể - tài chính theo nội dung kinh tế là xác định và ghi nhận nhữngảnh hưởng đó đến các đối tượng kế toán cụ thể. Tài khoăn kế toán được sử dụng để hệ thống hoa thông tin theo từng chi tiêu kinh tế - tài chính, thực chất là phàn ánh số hiện có và sự biến động của từng khoản mục tài chính, do đó, được mờ cho từng đối tượng kế toán cụ thê.
Tuy thuộc vào mức độ cụ thề của đối tượng kế toán và yêu cầu quàn lý cùa no Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.vn đom vị mà tài khoản có thể có nhiều cấp: cấp Ì phản ánh chỉ tiêu kinh tê - tài chính tổng hợp; cấp 2, 3. phản ánh các chỉ tiêu kinh tế - tài chính chi tiêt nhằm cụ thể hoa chỉ tiêu tổng hợp tương ứng. Ờ các doanh nghiệp, đối tượng kế toán chung gồm: Tài sàn, Nợ phải trà, vốn chù sở hữu, Chi phí, Thu nhập, Kết quà. Theo yêu cầu quản lý, các đối tượng chung này được phân loại thành các đối tượng cụ thểờ từng cấp độ: loại, nhóm, khoản mục, tiết khoản.(xem bàng dưới đây): Bàng 1: PHÂN LOẠI ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN (Trích lược) ĐỐI TƯỢNG NHÓM KHOẢN MỤC TIẾT KHOẢN LOẠI CHUNG ỉn m (3) m (Si Tiền Việt Nam Tiền mặt Ngoại tệ NGÁN HẠN TÀI SẢN Tiền Vàng bạc, kim khí, đá quý Tiền gửi TÀI SẢN TSCĐ hữu Nhà cửa, vật kiến trúc TÀI SẢN DẢI HẠN Tài sản cố hình định \ Vay ngắn hạn NỢ PHẢI TRẢ Nợ ngắn Mệnh giá trái phiếu hạn Trái phiếu Chiết khấu trái phiếu phát hành Phụ trội trái phiếu NGUỒN HÌNH THANH Vốn đầu tư của chủ sở hữu TÀI SÀN Nguồn vốn Nguồn Thặng dư vốn cồ phần kinh doanh Vốn khác VỒN CHỦ vốn, quỹ SỞ HỮU Nguồn kinh phí, quỹ khác Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.vn Tài khoản kế toán tổng hợp được mờ cho khoản mục, tức là tại cấp phân loại ở cột (4).
Theo đó, mỗi khoản mục tài chính được phản ánh trên một tài khoản cắp Ì. Đối với khoản mục tài chính cần cụ thể hoa, tài khoản chi tiết sẽ được mò một cách tương ứng. Ví dụ ỉ: "Tiền mặt" được phản ánh trên tài khoản cấp 1: Tài khoản "Tiền mặt". Nếu khoản mục Tiền mặt ờ đơn vị X bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng bạc, kim khí, đá quý thì để theo dõi từng đối tượng chi tiết này kế toán sẽ mờ các tài khoản chi tiết cấp 2 tương ứng: Tài khoản "Tiền Việt Nam"; Tài khoản "Ngoại tệ"; Tài khoản "Vàng bạc, kim khí, đá quý".
Trong khi đó, tại đơn vị Y không phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ và không có vàng bạc, kim khí, đá quý thì không cần đến các tài khoán cấp 2 này. Ví dụ 2: "Nguồn vốn kinh doanh" được phàn ánh trên tài khoản cấp 1: Tài khoán "Nguồn vốn kinh doanh". Các đối tượng chi tiết thuộc khoản mục này được minh hoa ở Bàng Ì bao gồm: vốn đầu tư của chủ sở hữu; Thặng dư vốn cổ phần; vốn khác. Để theo dõi từng đối tượng chi tiết này, kế toán sẽ mở các tài khoán cấp 2 tương ứng: Tài khoán "Vốn đầu tư của chủ sờ hữu"; Tài khoản "Thặng dư vốn cồ phần"; Tài khoản "Vốn khác".
Tuy nhiên, "Thặng dư vốn co phần" là khái niệm riêng có của các công ty cổ phần, do vậy chi có các công ty cổ phần mới sử dụng tài khoản cấp 2 "Thặng dư vốn cổ phần". Ví dụ 3: "Trái phiếu phát hành" được phàn ánh trên tài khoản cấp 1: Tài khoán "Trái phiếu phát hành". Khi trái phiếu phát hành với giá khác mệnh giá sê phát sinh chiết khấu hoặc phụ ưộiừái phiếu. Do vậy, kế toán cần mờ các tài khoản cấp 2 để phàn ánh các đối tượng chi tiết thuộc trái phiếu phát hành: Tài khoán "Mệnh giá trái phiếu"; Tài khoản "C hiết khấu trái phiếu"; Tài khoản "Phụ trội trái phiếu".
Riêng các doanh nghiệp tư nhân không được phép phát hành trái phiếu nên không sử dụng Tài khoản "Trái phiếu phát hành". Như vậy, để phàn ánh đầy đủ các đối tượng kế toán cụ thể, đon vị cần sử dụng nhiều tài khoản kế toán. số lượng tài khoản kế toán sử dụngở từng đơn vị phụ thuộc vào đặc điểm và tính chất hoạt động của đơn vị, phụ thuộc vào sô lượng đối tượng kế toán cụ thể, chi tiết và yêu cầu quàn lý của đơn vị. Tập hợp các tài khoán kế toán sử dụng tại một đơn vị gọi là hệ thống tài khoản kế toán 100 Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.vn cùa đơn vị đó.
Tại Luật Kế toán, khoản 2, Điều 23 đã nêu rõ: "Hệ thông ti khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Mỗi đơn vị kế toán ph sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán". b) Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất Đe đảm bảo sự nhất quán, khả năng so sánh và tính hiệu quả của kể toán. các đơn vị thuộc cùng một lĩnh vực, ngành cần sử dụng thống nhất một hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành cho lĩnh vực, ngành đó.
Trong hệ thống pháp lý kế toán, hệ thống tài khoản kế toán thống nhất là một yếu tố cấu thành cùa Chế độ kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp hiện hành là một bộ phận của C hế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 cùa Bộ Tài chính, được áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực và mọi thành phần kinh tế. Một hệ thống tài khoản kế toán thống nhất phải có đầy đủ các thành phần sau: Phần ì: Quy định chung Phần l i : Danh mục tài khoản kế toán, bao gồm: - Số lượng tài khoản. - Loại tài khoản: tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết; tài khoản trong bảng và tài khoản ngoài bảng; tài khoản theo nội dung kinh tế.
- Tên gọi các tài khoản. - Số hiệu các tài khoản. Phần IU: Hướng dẫn nội dung, kết cấu, phương pháp hạch toán trên từng tài khoản kế toán cụ thể. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất hiện hành áp dụng cho các doanh nghiệp Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất hiện hành áp dụng cho các doanh nghiệp được Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, bao gồm 92 tài khoản, trong đó: 86 tài khoản trong bảng và 6 101 I Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐH TN http://www.vn tài khoán ngoài bảng.
Các tài khoản chi tiết được quy định đến cấp 2. Loại tài khoản đuợc phân theo nội dung kinh tế gồm: - Loại 1: Tài khoản tài sàn ngắn hạn - Loại 2: Tài khoản tài sản dài hạn - Loại 3: Tài khoản nợ phải trà - Loại 4: Tài khoán vốn chủ sờ hữu - Loại 5: Tài khoản doanh thu - Loại 6: Tài khoản chi phí sản xuất, kinh doanh - Loại 7: Tài khoản thu nhập khác - Loại 8: Tài khoản chi phí khác - Loại 9: Tài khoản xác định kết quả kinh doanh - Loại 0: Tài khoản ngoài bàng 2. Mục đích và yêu cầu cùa tồ chức hệ thống tài khoản kế toán ờ đơn vi Tổ chúc hệ thống tài khoán kế toán ở một đơn vị là việc thiết lập danh mục tài khoản kế toán cần sử dụngờ đơn vị đó đủ để phàn ánh toàn bộ các đối tượng kế toán và tổ chức việc ghi chép, hạch toán trên các tài khoản kế toán sử dụng.