Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung và ngành may mặc nói riêng, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng cơ cấu giá thành sản phẩm. Việc quản trị và hạch toán chính xác tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ, xuất dùng nguyên vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng vốn, giá thành sản phẩm và kết quả hoạt động kinh doanh. Xuất phát từ thực tiễn sản xuất tại Công ty Cổ phần May Hoa Lan trong bối cảnh cạnh tranh thị trường và yêu cầu tối ưu hóa chi phí sản xuất, đề tài đồ án môn học Kế toán tài chính 2 tập trung nghiên cứu công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định gồm 7 nhiệm vụ cụ thể:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình biến động của nguyên vật liệu (tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản và biến động tồn kho); tính toán giá thực tế của vật liệu nhập kho và xuất dùng.
- Áp dụng đúng đắn, nhất quán các phương pháp hạch toán chi tiết và tổng hợp vật liệu; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ hạch toán ban đầu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở sổ thẻ kế toán chi tiết); định kỳ đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán, thẻ kho và tồn kho thực tế.
- Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và xử lý vật liệu thừa, ứ đọng nhằm hạn chế tối đa tổn thất, thiệt hại.
- Xác định chính xác số lượng và giá trị thực tế nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh; phân bổ giá trị vật liệu sử dụng cho từng đối tượng tính giá thành một cách chính xác, phù hợp.
- Tham gia hướng dẫn các đơn vị kiểm kê, đánh giá lại vật liệu theo quy định định kỳ; lập báo cáo vật liệu phục vụ công tác quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
- Phân tích tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm phát hiện những tồn tại và đề xuất giải pháp khắc phục.
- Thực hiện phân loại và tính giá nguyên vật liệu, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ điều hành sản xuất kinh doanh.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu: Công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và các nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan đến nhập, xuất, tồn kho.
- Phạm vi không gian: Phòng Tài chính - Kế toán và hệ thống kho, phân xưởng tại Công ty Cổ phần May Hoa Lan (Số 9/253 Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội).
- Phạm vi thời gian: Nghiên cứu thực trạng số liệu phát sinh trong tháng 10 năm 2021.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Nghiên cứu được xây dựng trên hệ thống lý luận kế toán tài chính doanh nghiệp, Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02 - Hàng tồn kho ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC) và Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
Các nội dung lý thuyết và phương pháp chuyên môn được hệ thống hóa gồm:
- Khái niệm và nguyên tắc đánh giá vật tư: Đánh giá theo nguyên tắc giá gốc (bao gồm chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp), nguyên tắc thận trọng (tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được nếu thấp hơn giá gốc) và nguyên tắc nhất quán qua các niên độ kế toán.
- Phương pháp tính giá xuất kho: So sánh 5 phương pháp lý luận gồm giá thực tế đích danh, bình quân gia quyền (cả kỳ dự trữ hoặc sau mỗi lần nhập), nhập trước xuất trước (FIFO), nhập sau xuất trước (LIFO) và phương pháp giá hạch toán (sử dụng hệ số giá chênh lệch).
- Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư: Hệ thống hóa 3 phương pháp gồm phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp ghi sổ số dư.
- Phương pháp hạch toán tổng hợp: Trình bày quy trình theo phương pháp kê khai thường xuyên (sử dụng các tài khoản 151, 152, 153, 621, 627...) và phương pháp kiểm kê định kỳ (sử dụng tài khoản 611).
- Hình thức tổ chức sổ kế toán: Hệ thống 4 hình thức gồm Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Chứng từ ghi sổ và Nhật ký chứng từ.
Nguồn dữ liệu nghiên cứu là toàn bộ chứng từ kế toán gốc, biên bản kiểm nghiệm, biên bản kiểm kê, sổ chi tiết, bảng kê và hóa đơn tài chính thực tế phát sinh trong tháng 10/2021 tại Công ty Cổ phần May Hoa Lan.
Nội dung chính theo từng chương
Phần I: Những vấn đề lý luận về kế toán nguyên vật liệu
Chương này tổng kết toàn diện cơ sở lý luận về nguyên vật liệu (NVL) và công cụ dụng cụ (CCDC) trong doanh nghiệp sản xuất:
- Bản chất và phân loại: Phân loại NVL theo vai trò (NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản, phế liệu), theo nguồn gốc (mua ngoài, tự chế) và theo mục đích sử dụng. Phân loại CCDC theo yêu cầu quản lý và phương pháp phân bổ (phân bổ 1 lần, phân bổ nhiều lần).
- Phương pháp tính giá nhập kho: Xác định giá thực tế nhập kho đối với từng nguồn: mua ngoài (giá mua hóa đơn cộng thuế không khấu trừ, chi phí thu mua trừ chiết khấu giảm giá), tự sản xuất (giá xuất chế biến cộng chi phí chế biến), thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, phế liệu thu hồi và biếu tặng.
- Quy trình chứng từ và luân chuyển: Quy định việc sử dụng biểu mẫu chứng từ kế toán vật tư ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC gồm Phiếu nhập kho (01-VT), Phiếu xuất kho (02-VT), Biên bản kiểm nghiệm (03-VT), Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (04-VT), Biên bản kiểm kê vật tư (05-VT), Bảng kê mua hàng (06-VT), Bảng phân bổ nguyên vật liệu (07-VT).
- Hệ thống tài khoản hạch toán: Quy định kết cấu, nội dung phản ánh của TK 151 (Hàng mua đang đi đường), TK 152 (Nguyên liệu, vật liệu - chi tiết các tiểu khoản 152.1 đến 152.8), TK 153 (Công cụ, dụng cụ - chi tiết TK 153.1, 153.2, 153.3) và các tài khoản tập hợp chi phí liên quan.
Phần II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Hoa Lan
Chương này trình bày chi tiết bức tranh hạch toán thực tế tại Công ty Cổ phần May Hoa Lan:
- Đặc điểm đơn vị: Thành lập ngày 25/01/2012 theo giấy phép của Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội; trụ sở tại Số 9/253 Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội; Giám đốc là ông Trịnh Thanh Tùng. Đơn vị chuyên sản xuất, kinh doanh các mặt hàng may mặc và nhãn dệt với hai chi nhánh sản xuất trực thuộc: Chi nhánh 1 sản xuất áo sơ mi (ký hiệu A), Chi nhánh 2 sản xuất quần dài (ký hiệu B).
- Tổ chức bộ máy kế toán: Mô hình tập trung gồm 20 nhân sự (1 Kế toán trưởng kiêm Phó Chủ tịch HĐQT, 2 Kế toán tổng hợp, 1 Kế toán tiền mặt, 1 Kế toán tiền gửi ngân hàng, 1 Kế toán vật liệu, 1 Kế toán bán hàng, 4 Kế toán theo dõi công nợ, 1 Thủ quỹ và 8 Kế toán làm việc tại các cửa hàng phụ thuộc).
- Chế độ kế toán áp dụng: Doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập; trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp ghi thẻ song song.
- Danh mục mã vật tư và tài khoản quản lý tại công ty được thể hiện qua bảng sau:
| STT |
Mã vật tư |
Tên vật tư |
Đơn vị tính |
Tài khoản vật tư |
Tài khoản giá vốn/doanh thu |
| 1 |
V01 |
Vải cotton |
Mét |
152.1 |
- |
| 2 |
V02 |
Vải thô |
Mét |
152.1 |
- |
| 3 |
V03 |
Vải tơ tằm |
Mét |
152.1 |
- |
| 4 |
V04 |
Vải lanh |
Mét |
152.1 |
- |
| 5 |
V05 |
Vải lụa |
Mét |
152.1 |
- |
| 6 |
KA |
Bộ khuy áo |
Chiếc |
152.1 |
- |
| 7 |
KQ |
Bộ khuy quần |
Chiếc |
152.1 |
- |
| 8 |
CM |
Chỉ may |
Cuộn |
152.1 |
- |
| 9 |
MEX |
Mex dựng vải |
Cuộn |
152.1 |
- |
| 10 |
K |
Kéo |
Chiếc |
153 |
- |
| 11 |
B |
Bấm |
Chiếc |
153 |
- |
| 12 |
KKH |
Kim khâu |
Hộp |
153 |
632.1 |
- Tình hình kiểm nghiệm tồn kho đầu kỳ (ngày 02/10/2021): Biên bản kiểm nghiệm số 01/01 xác định số lượng thực tế tồn kho gồm: Vải cotton 100.000m; Vải thô 270.500m; Vải tơ tằm 94.100m; Vải lanh 250.900m; Vải lụa 400.200m; Bộ khuy áo 8.200 chiếc; Bộ khuy quần 9.000 chiếc; Chỉ may 22.000 cuộn (phát hiện thừa 550 cuộn); Mex dựng vải 15.000 cuộn (phát hiện thừa 600 cuộn); Kéo 650.000 chiếc (phát hiện thừa 450 chiếc); Bấm 18.000 chiếc (phát hiện thừa 850 chiếc); Kim khâu 25.000 hộp (phát hiện thừa 100 hộp).
- Số liệu kế toán phát sinh trong tháng 10/2021: Đồ án theo dõi chi tiết 30 nghiệp vụ kinh tế phát sinh gắn liền với các chứng từ như Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Lệnh chi, Biên bản kiểm nghiệm, Biên bản kiểm kê. Cụ thể:
- Nghiệp vụ mua ngoài và nhập kho: Mua vải tơ tằm (V03) từ Công ty TNHH Minh Anh ngày 02/10 trị giá 470.000 ngàn đồng (chưa thuế GTGT 10%), thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng theo Lệnh chi số 110, chi phí bốc dỡ 4.500 ngàn đồng trả cho Công ty Vận tải Hồng Phát; Mua NVL phụ từ Công ty TNHH Bảo Minh ngày 03/10 trị giá 30.000 ngàn đồng (KA: 18.000 ngàn đồng, KQ: 12.000 ngàn đồng, chi phí vận chuyển 3.000 ngàn đồng); Mua 515 hộp kim khâu ngày 04/10 đơn giá 26.000 đồng/hộp từ Công ty CP Tân Huyền; Mua 600m vải cotton ngày 14/10 giá 98.000 đồng/m; Nhập khẩu/mua 700m vải lụa ngày 16/10 giá 305.000 đồng/m từ Công ty TNHH Hoàng Long (ngày 17/10 trả lại 150m do không đạt chất lượng, chỉ nhập kho 550m); Mua 450 cuộn chỉ may (20.500 đồng/cuộn) và 300 cuộn mex (16.000 đồng/cuộn) ngày 18/10 từ Công ty TNHH Thành Đạt; Mua 270 chiếc bấm (21.000 đồng/chiếc) và 200 chiếc kéo (720.000 đồng/chiếc) ngày 19/10 từ Công ty CP May Hưng Hà.
- Nghiệp vụ xuất kho dùng cho sản xuất và quản lý: Xuất vải tơ tằm 700m và 300 bộ khuy áo may áo (05/10); Xuất 800m vải thô và 900 bộ khuy quần may quần dài (06/10); Xuất 120 kéo cho sản xuất và quản lý (07/10); Xuất NVL chính 20.000 ngàn đồng cho quảng cáo, bán hàng (08/10); Xuất 450m vải cotton may quần (15/10); Xuất 80 kéo loại phân bổ 3 lần (20/10); Xuất 950m vải lanh và 550 bộ khuy quần may quần (21/10); Xuất 250m vải thô sản xuất và xuất bộ khuy áo cho bán hàng, QLDN (27/10).
- Nghiệp vụ đầu tư, liên doanh, cho thuê, thế chấp: Xuất góp vốn liên doanh dài hạn 1.200m vải lụa vào Công ty TNHH Thanh Sơn (22/10); Xuất 150m vải thô cầm cố ký quỹ cho Công ty May Mặc Hòa Phát (25/10); Xuất cho thuê 350 chiếc kéo với giá 35.000 ngàn đồng/tháng (26/10); Nhận vốn góp ngắn hạn 250 chiếc kéo đơn giá 698.000 đồng/chiếc từ Công ty TNHH Thanh Sơn (29/10); Xuất 220m vải lanh đầu tư ngắn hạn vào Công ty TNHH Trung Hoa giá 150.000 đồng/m (30/10).
- Nghiệp vụ xử lý hao hụt, thừa thiếu và thu hồi phế liệu: Kiểm kê ngày 28/10 phát hiện thiếu 60m vải cotton chưa rõ nguyên nhân; Ngày 29/10 bộ phận bán hàng báo mất 18 chiếc kéo loại phân bổ 3 lần (trừ lương 2.500 ngàn đồng, phần còn lại tính vào chi phí bán hàng); Ngày 30/10 nhập kho 30 chiếc kéo phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ (đánh giá 550.000 đồng/chiếc); Ngày 31/10 phát hiện thiếu 110 cuộn chỉ may do nhân viên làm mất (xử lý trừ lương).
Phần III: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty Cổ phần May Hoa Lan
Trên cơ sở đánh giá thực trạng công tác kế toán và quản lý vật tư tại doanh nghiệp, phần này nêu các nội dung đề xuất gồm:
- Nhận xét đánh giá tổng quan về công tác quản lý vật tư, luân chuyển chứng từ và hình thức sổ kế toán Nhật ký chung đang vận hành.
- Hoàn thiện công tác lập dự toán sản xuất kinh doanh và xây dựng hệ thống định mức chi phí nguyên vật liệu cho từng mã sản phẩm (áo sơ mi, quần dài).
- Nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu trên hệ thống sổ kế toán và phần mềm kế toán nhằm giảm thiểu thời gian nhập liệu thủ công.
- Tăng cường tổ chức công tác kiểm kê định kỳ, xác định rõ trách nhiệm vật chất đối với các trường hợp hao hụt, mất mát vật tư.
- Đẩy mạnh công tác phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu định kỳ phục vụ ra quyết định quản trị.
Kết quả và đóng góp
Nghiên cứu đạt được các kết quả cụ thể phản ánh đúng thực tế hạch toán tại doanh nghiệp:
- Hệ thống hóa toàn bộ chu trình luân chuyển chứng từ và hạch toán kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Cổ phần May Hoa Lan theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
- Phản ánh chi tiết số liệu xuất - nhập - tồn kho tháng 10/2021 với 30 nghiệp vụ phát sinh thực tế, bao gồm cả các nghiệp vụ đặc thù như góp vốn liên doanh (1.200m vải lụa), cho thuê tài sản (350 chiếc kéo), cầm cố ký quỹ (150m vải thô), nhận vốn góp ngắn hạn (250 chiếc kéo) và xử lý bồi thường tổn thất vật tư.
- Xác lập bảng danh mục mã vật tư gồm 12 đối tượng vật tư, CCDC phục vụ quản lý phân xưởng may áo sơ mi và quần dài.
- Đưa ra 4 nhóm kiến nghị hoàn thiện có tính ứng dụng thực tế tại doanh nghiệp: xây dựng định mức chi phí, chuẩn hóa dữ liệu sổ sách kế toán, siết chặt quy trình kiểm kê và thực hiện phân tích định kỳ tình hình sử dụng vật liệu.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Do điều kiện nghiên cứu của đồ án môn học, phạm vi khảo sát số liệu thực tế chỉ giới hạn trong phạm vi 01 tháng (tháng 10/2021) tại một doanh nghiệp may mặc cụ thể; tác giả tự nhận định kiến thức còn hạn chế và gặp khó khăn khách quan trong quá trình tiếp cận tài liệu.
- Hướng mở rộng: Nghiên cứu có thể mở rộng khảo sát chu kỳ cả năm tài chính, phân tích sâu hơn mối quan hệ giữa kế toán nguyên vật liệu với công tác tính giá thành sản phẩm may mặc theo từng đơn đặt hàng hoặc mở rộng sang các doanh nghiệp dệt may có quy mô khác nhau.
Giá trị tham khảo
Đồ án có giá trị tham khảo thực tế cho các nhóm đối tượng:
- Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Tham khảo phương pháp xây dựng đồ án môn học Kế toán tài chính, kỹ năng xử lý hệ thống chứng từ kế toán hàng tồn kho (hóa đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, lệnh chi, bảng phân bổ).
- Kế toán viên tại các doanh nghiệp may mặc: Tham khảo phương pháp mã hóa danh mục nguyên vật liệu may (vải chính, phụ liệu khuy, chỉ, mex, kéo, kim), quy trình ghi thẻ song song kết hợp hình thức sổ Nhật ký chung và cách định khoản các nghiệp vụ vật tư phát sinh phức tạp.
Câu hỏi thường gặp
1. Công ty Cổ phần May Hoa Lan áp dụng hình thức sổ kế toán và phương pháp hạch toán hàng tồn kho nào?
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá vật tư xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập và hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song.
2. Biên bản kiểm nghiệm vật tư đầu tháng (ngày 02/10/2021) của công ty ghi nhận số lượng tồn của những nguyên vật liệu chính nào?
Biên bản kiểm nghiệm số 01/01 ghi nhận số lượng tồn thực tế của 5 loại vải chính gồm: Vải cotton (100.000m), Vải thô (270.500m), Vải tơ tằm (94.100m), Vải lanh (250.900m) và Vải lụa (400.200m).
3. Phòng Tài chính - Kế toán của Công ty Cổ phần May Hoa Lan có bao nhiêu nhân sự và được phân công như thế nào?
Phòng Tài chính - Kế toán có 20 nhân sự, gồm: 1 Kế toán trưởng kiêm Phó Chủ tịch HĐQT, 2 Kế toán tổng hợp, 1 Kế toán tiền mặt, 1 Kế toán tiền gửi ngân hàng, 1 Kế toán vật liệu, 1 Kế toán bán hàng, 4 Kế toán theo dõi công nợ, 1 Thủ quỹ và 8 Nhân viên kế toán làm việc tại các cửa hàng phụ thuộc.
4. Khi mua vải lụa ngày 16/10/2021 từ Công ty TNHH Hoàng Long, doanh nghiệp đã xử lý lô hàng không đạt chất lượng như thế nào?
Doanh nghiệp mua 700m vải lụa theo hóa đơn số 000015 với đơn giá 305.000 đồng/m. Ngày 17/10/2021, qua kiểm nhận thực tế tại kho phát hiện 150m vải lụa không đạt yêu cầu, công ty đã tiến hành xuất trả lại 150m cho nhà cung cấp và chỉ làm thủ tục nhập kho đối với 550m vải lụa đạt tiêu chuẩn.
5. Các trường hợp phát hiện thiếu nguyên vật liệu trong tháng 10/2021 được xử lý ra sao?
Ngày 28/10, phát hiện thiếu 60m vải cotton chưa rõ nguyên nhân được lập Biên bản kiểm kê số 104257 để chờ xử lý. Ngày 29/10, bộ phận bán hàng làm mất 18 chiếc kéo loại phân bổ 3 lần được xử lý trừ vào lương người lao động 2.500 ngàn đồng, phần còn lại hạch toán vào chi phí bán hàng. Ngày 31/10, kiểm kê phát hiện thiếu 110 cuộn chỉ may do lỗi nhân viên được xử lý trừ trực tiếp vào lương.
Kết luận
Đồ án môn học Kế toán tài chính 2 đã phản ánh toàn diện cơ sở lý luận và thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Hoa Lan trong tháng 10 năm 2021. Bằng việc bám sát chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và chuẩn mực VAS 02, tác giả đã mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi thẻ song song kết hợp hình thức Nhật ký chung trên hệ thống tài khoản chi tiết. Các giải pháp được đề xuất xuất phát từ chính thực tế quản lý định mức, kiểm kê và phân tích vật tư tại doanh nghiệp may mặc.
