Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán 1.1 t s vấn un v t công t to n 1.1 Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán Tổ chức công tác kê toán khoa học hợp lý nhằm phát huy vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, để kế toán trở thành công cụ đắc lực của doanh nghiệp: - Đảm bảo cho việc thu nhận, hệ thống hóa thông tin kinh tế đầy đủ, kịp thời đáng tin cậy, phục vụ cho công tác quản lý kinh tế tài chính (vĩ mô và vi mô). - Giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản, tiền vốn, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp. - Mọi tồn tại và thiếu sót về công tác tổ chức kế toán đều có thể dẫn đến sự trì trệ trong công tác hạch toán kế toán và cung cấp thông tin kinh tế không đầy đủ, không chính xác dẫn đến tiêu cực, lãng phí. Tổ chức công tác kế toán phải thỏa mãn các yêu cầu sau: - Phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
- Phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp. - Phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán. - Xuất phát từ nhu cầu thông tin của người ra quyết định. - Đảm bảo tiết kiệm và có hiệu quả.2 Đối tượng và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Đối tượng của tổ chức công tác kế toán 2 Đối tượng kế toán thuộc hoạt động kinh doanh (theo Luật Kế toán 2003) bao gồm: - Tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn. - Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. - Các khoản doanh thu, chi phí kinh doanh, chi phí khác và thu nhập. - Thuế và các khoản nộp ngân sách.
- Kết quả và phân chia kết quả hoạt động kinh doanh. - Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kinh tế. Đối tượng của tổ chức công tác kế toán: - Xuất phát từ qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến khối lượng công tác kế toán mà đơn vị kế toán phải đảm nhận. - Mức độ thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin cho người sử dụng, phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
- Sử dụng hình thức kế toán, phương pháp kế toán được xác định. - Trình độ, khả năng của nhân viên kế toán và trang thiết bị kỹ thuật sử dụng. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán. - Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính trong đơn vị trên cơ sở phân công rõ ràng trách nhiệm nghiệp vụ và quản lý cho từng bộ phận, từng phần hành và từng kế toán viên trong bộ máy.
- Tổ chức thực hiện các nguyên tắc, phương pháp kế toán, hình thức kế toán, trang thiết bị phương tiện, kỹ thuật tính toán ghi chép và thực hiện các chế độ kế toán tài chính liên quan nhằm đảo bảo khối lượng, chất lượng và hiệu quả thông tin kinh tế. 3 - Tổ chức hướng dẫn mọi người quán triệt và tuân thủ các chế độ về quản lý kinh tế tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng. - Tổ chức cung cấp thông tin đúng đối tượng, đúng yêu cầu, có chất lượng nhằm phục vụ kịp thời công tác quản lý kế toán tài chính của doanh nghiệp. - Xác định rõ mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chức năng khác trong đơn vị về công việc liên quan đến công tác kế toán.
- Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán.2 v vận n t ng tài khoản to n t n n ất Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng phù hợp, đáp ứng yêu cầu, đặc điểm của của nền kinh tế thị trường, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng máy tính. Trong khuôn khổ đề tài nghiên cứu, hệ thống tài khoản trong doanh nghiệp là hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 (Phụ lục 1). Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm 9 loại tài khoản (76 tài khoản cấp 1) và không có tài khoản ngoại bảng. Những thay đổi theo chế độ thông tư mới sẽ đặt ra nhiều yêu cầu thay đổi và bổ sung trong hệ thống tài khoản sử dụng của Công ty.
Việc sắp xếp và phân loại tài khoản kế toán phải đảm bảo tính cân đối giữa Tài sản và Nguồn vốn, giữa Thu nhập và Chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Các tài khoản Tài sản được sắp xếp theo tính thanh khoản giảm dần, tài khoản nguồn vốn được sắp xếp theo nghĩa vụ thanh toán giảm dần. Đồng thời phải xây dựng danh mục và cách thức ghi chép các tài khoản cấp 1, 2… phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.3 ng từ to n 1.1 Những vấn đề cơ bản về chứng từ 4 Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ và vật mang tin các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Thực chất chứng từ kế toán là những giấy tờ được in sẵn, chúng được dùng để ghi chép nội dung của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị.
Theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp được tự thiết kế hệ thống chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý. Trường hợp không tự thiết kế được thì áp dụng theo phụ lục 3 của Thông tư này (Phụ lục 2). Chứng từ kế toán được coi là hợp pháp phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Được lập theo đúng nội dung quy định trên chứng từ, nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa. - Phản ánh đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh có liên quan đến đơn vị.
- Chữ ký trên chứng từ phải đúng chữ ký của người có trách nhiệm liên quan, những chứng từ giao dịch với pháp nhân bên ngoài thì liên gửi ra bên ngoài phải có dấu của đơn vị kinh tế (nếu có). - Trường hợp không có mẫu chứng từ in sẵn thì được viết tay nhưng chứng từ viết tay phải có đầy đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán được coi là hợp lệ phải là chứng từ hợp pháp và phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Các số liệu thông tin phản ánh trên chứng từ phải đúng với thực tế về không gian, thời gian, địa điểm và giá cả. - Các số liệu được tính toán theo đúng phương pháp và đúng kết quả.
- Trường hợp đơn vị có sử dụng hệ thống định mức, đơn giá của Nhà nước thì các chỉ tiêu trên chứng từ phải phù hợp với tiêu chuẩn định mức đơn giá trong từng thời kỳ. 5 - Ngoài ra, với các chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế pháp lý giữa các pháp nhân thì phải có chữ ký của người kiểm soát (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị. Đối với các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ thì còn phải có thêm một số yếu tố thuế suất và số thuế phải nộp. Còn có chứng từ có thể có thêm một số yếu tố bổ sung nhằm phản ánh các chỉ tiêu mang tính đặc thù của ngành.2 Phân loại chứng từ kế toán Để thuận tiện cho việc quản lý, sử dụng và xử lý chứng từ kế toán cần phải phân loại chứng từ kế toán, người ta phân loại chứng từ kế toán theo những tiêu thức khác nhau: Phân loại theo nội dung kinh tế mà chứng từ phản ánh: - Chứng từ phản ánh chỉ tiêu lao động tiền lương.
- Chứng từ phản ánh chỉ tiêu hàng tồn kho. - Chứng từ phản ánh chỉ tiêu bán hàng. - Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tiền tệ. - Chứng từ phản ánh chỉ tiêu tài sản cố định.
- Chứng từ phản ánh chỉ tiêu sản xuất kinh doanh. Phân loại chứng từ theo pháp lệnh kinh tế: - Ch ng từ bắt bu c: Phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc đối tượng có yêu cầu quản lý chặt chẽ như: Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất. Đối với các chứng từ bắt buộc phải được lập theo mẫu thống nhất. Chứng từ bắt buộc có một số loại đặc biệt như lệnh chuyển tiền, lệnh chi tiền, biên lai thu phí, lệ phí, tín phiếu, công trái….
6 - Ch ng từ ướng dẫn: Phản ánh các mối quan hệ kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp như: Phiếu xác nhận công việc hoàn thành, phiếu báo làm theo giờ, biên bản kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm… các loại chứng từ này có đặc thù riêng của từng ngành từng đơn vị. Phân loại theo công dụng của chứng từ: - Ch ng từ m nh l nh: Dùng để chuyền đạt những mệnh lệnh hay chỉ thị của người quản lý cho các bộ phận cấp dưới: Lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư…. - Ch ng từ thực hi n: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã hoàn thành, thể hiện kết quả thực hiện và trách nhiệm vật chất mà các bên có liên quan như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất vật tư… Thường chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện đính kèm với nhau mới đảm bảo đầy đủ tính pháp lý. - Ch ng từ liên hợp: Là loại chứng từ kết hợp 2 hoặc 3 công dụng khác nhau như: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ….
Phân loại theo thời điểm phát sinh của chứng từ: - Ch ng từ g c: Phản ánh một cách trực tiếp nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được lập ngay khi phát sinh, chứng từ gốc bao gồm cả chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện, có đầy đủ tính pháp lý trong kế toán và trong quản lý. - Ch ng từ t ng hợp: (Chứng từ thủ tục kế toán) được lập trên cơ sở nhiều chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ phát sinh cùng loại (chứng từ trung gian) nhằm giúp cho việc ghi sổ kế toán được gọn nhẹ.