Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Phú Đông 379

Khóa luận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phú Đông 379

• Tác giả: Nguyễn Thị Ngọc Anh
• Người hướng dẫn: Nguyễn Thị Thanh Huyền
• Trường học: Đại học Huế - Trường Đại học Kinh tế
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Phú Đông 379
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan kế toán tiền lương và trích theo lương tại Phú Đông 379

Kế toán tiền lương giữ vị trí trung tâm trong hệ thống quản trị tài chính doanh nghiệp. Tại Công ty TNHH Phú Đông 379, công tác này phản ánh chính xác hao phí lao động sống. Doanh nghiệp sử dụng quỹ tiền lương để thanh toán thù lao trực tiếp cho cán bộ công nhân viên. Quỹ lương bao gồm tiền lương thực tế, tiền lương làm thêm giờ và các khoản hỗ trợ theo quy định. Việc theo dõi chặt chẽ quỹ lương giúp doanh nghiệp duy trì động lực làm việc. Đồng thời, số liệu tiền lương là căn cứ quan trọng để tính toán chi phí sản xuất kinh doanh. Bên cạnh tiền lương, các khoản trích theo lương đóng vai trò bảo đảm an sinh xã hội. Doanh nghiệp thực hiện trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn. Các tỷ lệ trích nộp tuân thủ nghiêm ngặt hệ thống pháp luật hiện hành. Phòng kế toán chịu trách nhiệm tổng hợp dữ liệu từ các bộ phận sản xuất và văn phòng. Dữ liệu này giúp ban giám đốc kiểm soát ngân sách.

1.1. Bản chất quỹ tiền lương tại đơn vị

Quỹ tiền lương tại Công ty TNHH Phú Đông 379 bao gồm mọi khoản chi trả thù lao cho người lao động. Đơn vị phân loại tiền lương theo thời gian làm việc thực tế và năng suất lao động. Tiền lương thời gian áp dụng cho khối văn phòng và cán bộ gián tiếp. Tiền lương năng suất gắn liền với khối công nhân trực tiếp sản xuất. Công ty tính toán thêm các khoản tiền lương ngừng việc vì lý do khách quan. Ngoài ra, tiền trợ cấp đi công tác và phụ cấp làm việc ngoài giờ cũng thuộc quỹ lương. Quỹ lương phản ánh trực tiếp kết quả gắn kết giữa lợi ích người lao động và doanh nghiệp. Kế toán xác định chính xác quỹ lương để lập kế hoạch chi trả định kỳ.

1.2. Cơ cấu các khoản trích theo lương bắt buộc

Các khoản trích theo lương được thực hiện theo tỷ lệ quy định trên nền tảng quỹ lương. Bảo hiểm xã hội chiếm tỷ trọng lớn nhằm hỗ trợ nhân sự khi ốm đau hoặc thai sản. Bảo hiểm y tế hỗ trợ thanh toán chi phí khám chữa bệnh định kỳ. Bảo hiểm thất nghiệp trợ cấp kinh tế cho người lao động trong thời gian mất việc. Kinh phí công đoàn trích hai phần trăm trên quỹ lương theo Nghị định hiện hành. Khoản trích công đoàn tính thẳng vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một nửa kinh phí nộp cơ quan cấp trên, nửa còn lại giữ tại đơn vị. Kế toán phân bổ chuẩn xác nghĩa vụ giữa doanh nghiệp và cá nhân.

II. Thực trạng kế toán tiền lương và trích theo lương tại Phú Đông 379

Quy trình kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Phú Đông 379 diễn ra định kỳ hàng tháng. Bộ phận nhân sự chốt bảng chấm công vào cuối mỗi tháng làm việc. Kế toán căn cứ vào số ngày công thực tế để lập bảng tính lương chi tiết. Công ty chi trả tiền lương vào ngày mười hai tháng kế tiếp qua tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt. Trường hợp ngày thanh toán trùng ngày chủ nhật, lịch chi trả lùi lại một ngày. Khi có phát sinh sai lệch về giờ công, nhân sự phản hồi trực tiếp về phòng kế toán. Kế toán viên kiểm tra lại bảng chấm công và điều chỉnh kịp thời cho người lao động. Tuy nhiên, việc luân chuyển chứng từ giấy đôi khi gây chậm trễ trong tiến độ quyết toán. Công tác lưu trữ hồ sơ công nhật phát sinh sự cồng kềnh ngoài ý muốn. Việc theo dõi giờ làm thêm chưa được tự động hóa triệt để. Tình trạng này làm tăng áp lực xử lý chứng từ vào các ngày cao điểm quyết toán. Doanh nghiệp cần cải thiện tính liên thông dữ liệu nội bộ.

2.1. Quy trình chấm công và lập bảng thanh toán lương

Bảng chấm công là căn cứ pháp lý khởi đầu cho quy trình tính lương tại công ty. Trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm ghi nhận ngày công, giờ làm thêm và ngày nghỉ phép. Dữ liệu sau đó chuyển về kế toán tiền lương vào ngày đầu tháng sau. Kế toán đối chiếu số liệu chấm công với hợp đồng lao động và đơn xin làm thêm. Từ đó, kế toán viên tiến hành nhân hệ số lương và tính phụ cấp tương ứng. Bảng thanh toán lương hoàn chỉnh phải qua sự phê duyệt của ban giám đốc. Toàn bộ chứng từ chi tiền được kế toán trưởng kiểm soát trước khi lệnh thanh toán phát hành.

2.2. Khó khăn trong quản lý chứng từ và trích nộp bảo hiểm

Công tác trích nộp bảo hiểm và kinh phí công đoàn tại đơn vị đòi hỏi độ chính xác cao. Kế toán phải thường xuyên cập nhật biến động nhân sự, hợp đồng mới và trường hợp thôi việc. Việc điều chỉnh mức đóng bảo hiểm xã hội đôi khi gặp trở ngại do thủ tục hành chính. Khi có sự thay đổi mức lương cơ sở, khối lượng công việc tăng đột biến. Hồ sơ giấy lưu trữ phân tán gây trở ngại cho việc tra cứu lịch sử nộp phí. Ngoài ra, việc trích kinh phí công đoàn cần đối chiếu chặt chẽ với cơ quan cấp trên. Sai sót số liệu có thể dẫn đến việc truy thu không mong muốn.

III. Giải pháp kế toán tiền lương và trích theo lương tại Phú Đông 379

Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương là yêu cầu cấp thiết của Công ty TNHH Phú Đông 379. Giải pháp đầu tiên tập trung vào việc hiện đại hóa quy trình tính lương và chấm công. Doanh nghiệp cần triển khai phần mềm kế toán chuyên dụng tích hợp mô-đun nhân sự. Việc này giúp tự động hóa khâu tổng hợp công và hạn chế sai sót số học. Bên cạnh công nghệ, doanh nghiệp cần chuẩn hóa mẫu biểu chứng từ kế toán. Mọi phiếu báo làm thêm giờ và giấy xin nghỉ phép phải được lưu trữ tập trung. Kế toán viên cần nâng cao trình độ chuyên môn qua các khóa đào tạo nghiệp vụ thuế và bảo hiểm. Sự phối hợp giữa phòng kế toán và phòng nhân sự cần được củng cố bằng quy chế nội bộ rõ ràng. Doanh nghiệp cần xây dựng lịch trình luân chuyển chứng từ cố định hàng tháng. Việc kiểm soát dòng tiền chi trả lương phải thực hiện qua ngân hàng để tăng tính minh bạch. Những cải tiến này tối ưu hóa nguồn lực tài chính cho toàn đơn vị.

3.1. Số hóa bảng chấm công và tự động hóa tính lương

Ứng dụng máy chấm công vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt là giải pháp then chốt. Dữ liệu thời gian làm việc sẽ truyền trực tiếp vào hệ thống quản lý. Phương pháp này triệt tiêu hoàn toàn tình trạng ghi chép sai lệch thủ công. Phần mềm tự động tính toán tổng số giờ công chuẩn và giờ làm thêm giờ. Hệ thống kế toán tự động trích xuất bảng tính lương dựa trên công thức định sẵn. Thời gian lập bảng thanh toán lương nhờ đó giảm đi đáng kể. Độ chính xác của số liệu tiền lương được bảo đảm tối đa. Nhân viên kế toán có thêm thời gian phân tích hiệu quả sử dụng lao động.

3.2. Chuẩn hóa quy trình đối chiếu và trích nộp bảo hiểm

Doanh nghiệp cần xây dựng quy chế phối hợp định kỳ giữa kế toán và bộ phận nhân sự. Hàng tháng, hai bộ phận tiến hành rà soát biến động lao động phát sinh. Danh sách nhân viên ký mới, chấm dứt hợp đồng hoặc thay đổi ngạch bậc được đồng bộ. Kế toán lập hồ sơ điện tử nộp cơ quan bảo hiểm qua cổng giao dịch số. Việc nộp kinh phí công đoàn hai phần trăm thực hiện song song với tiền bảo hiểm. Kế toán trưởng đối chiếu giấy nộp tiền với bảng tổng hợp trích nộp. Toàn bộ chứng từ thanh toán được số hóa và lưu trữ cẩn trọng. Quy trình này loại bỏ rủi ro chậm trễ nghĩa vụ pháp lý.

IV. Ý nghĩa kế toán tiền lương và trích theo lương tại Phú Đông 379

Tổ chức tốt công tác kế toán tiền lương và trích theo lương mang lại giá trị to lớn cho Công ty TNHH Phú Đông 379. Tiền lương không chỉ là thước đo thù lao mà còn là đòn bẩy kinh tế. Một chính sách chi trả minh bạch sẽ thúc đẩy năng suất của toàn thể nhân sự. Doanh nghiệp duy trì lịch chi trả đúng hẹn tạo sự an tâm công tác. Việc trích nộp đầy đủ bảo hiểm và công đoàn củng cố sự gắn bó lâu dài. Dưới góc độ quản trị, kế toán tiền lương cung cấp số liệu trung thực về chi phí nhân công. Ban giám đốc dựa vào chi phí này để tính toán giá thành sản phẩm. Nhờ đó, doanh nghiệp xây dựng phương án định giá cạnh tranh trên thị trường. Kế toán tiền lương chuẩn chỉnh bảo đảm đơn vị luôn tuân thủ đúng pháp luật hiện hành. Hệ thống chứng từ minh bạch hỗ trợ công tác quyết toán thuế nhanh chóng. Đây là nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp phát triển bền vững.

4.1. Đánh giá hiệu quả quản lý chi phí nhân công

Số liệu kế toán tiền lương giúp nhà quản lý phân tích cơ cấu chi phí nhân lực. Doanh nghiệp dễ dàng nhận biết tỷ trọng chi phí nhân công so với doanh thu. Việc theo dõi sát sao giờ làm thêm ngăn chặn tình trạng lãng phí quỹ lương. Đơn vị chủ động đánh giá sự tương xứng giữa thu nhập và năng suất làm việc. Báo cáo lương theo từng bộ phận là căn cứ tái cấu trúc nhân sự phù hợp. Nhà quản trị có đủ dữ liệu đưa ra quyết sách kịp thời trong kinh doanh. Nhờ vậy, hiệu quả sử dụng chi phí lao động được tối ưu hóa rõ rệt.

4.2. Định hướng hoàn thiện hệ thống kế toán doanh nghiệp

Trong dài hạn, Công ty TNHH Phú Đông 379 cần hướng tới mô hình kế toán hiện đại. Bộ phận kế toán không chỉ ghi chép nghiệp vụ mà còn dự báo chi phí tương lai. Doanh nghiệp cần xây dựng định mức tiền lương cho từng vị trí công việc. Việc liên kết phần mềm kế toán với ngân hàng giúp tự động hóa việc trả lương. Đào tạo kỹ năng số cho đội ngũ kế toán viên là nhiệm vụ then chốt. Hồ sơ chứng từ lương cần lưu trữ an toàn trên nền tảng số. Khi hệ thống hoàn thiện, công ty sẽ củng cố vững chắc tiềm lực tài chính cạnh tranh.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp và tổ chức sản xuất kinh doanh, lao động giữ vai trò là nhân tố quyết định trực tiếp đến năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động. Thù lao lao động biểu hiện dưới hình thức tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu phục vụ nhu cầu tái tạo sức lao động, đồng thời là đòn bẩy kinh tế chi phối thái độ, trách nhiệm và sự gắn kết của người lao động. Song hành với tiền lương, các khoản trích theo lương gồm bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) tạo lập hệ thống quỹ phúc lợi bảo vệ quyền lợi an sinh xã hội cho người lao động. Tại các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, quá trình thi công mang tính chất kéo dài, phân tán theo địa bàn công trình và sử dụng đan xen nhiều loại hình lao động, đòi hỏi công tác kế toán tiền lương phải được tổ chức khoa học nhằm kiểm soát chặt chẽ chi phí giá thành và thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định. Xuất phát từ bối cảnh đó, khóa luận tập trung nghiên cứu công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Phú Đông 379.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được phân định cụ thể như sau:

• Mục tiêu chung: Tìm hiểu thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phú Đông 379; phát hiện các ưu điểm và hạn chế tồn tại trong thực tế hạch toán; trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại đơn vị.
• Mục tiêu cụ thể:
  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp.
  2. Tìm hiểu, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phú Đông 379.
  3. Đưa ra nhận xét tổng quát và kiến nghị các biện pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài:

• Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phú Đông 379.
• Phạm vi không gian: Khóa luận thực hiện khảo sát tại Công ty TNHH Phú Đông 379 (trụ sở đăng ký tại Khu phố Hòa Đông, thị trấn Phú Đa, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế; văn phòng giao dịch hiện tại tại số 40/79 Phùng Lưu, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế).
• Phạm vi thời gian: Số liệu phân tích về năng lực tài chính, kết quả kinh doanh và tình hình biến động lao động được khảo sát trong giai đoạn 3 năm từ 2020 đến 2022; các nghiệp vụ kinh tế phát sinh minh họa cho công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thu thập trong năm tài chính 2022 (cụ thể vào các tháng 4, tháng 5 và tháng 9 năm 2022).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận thiết lập nền tảng nghiên cứu dựa trên các chuẩn mực kế toán, nguyên lý hạch toán kinh tế và hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước:

• Hệ thống văn bản pháp luật áp dụng:
  • Bộ luật Lao động năm 2020 (quy định tại Điều 98 và Điều 105 về chế độ làm việc, tiền lương làm thêm giờ vào ngày thường tối thiểu 150%, ngày nghỉ hằng tuần tối thiểu 200%, ngày lễ tết tối thiểu 300%, làm việc ban đêm cộng thêm ít nhất 30% và làm thêm giờ ban đêm cộng thêm 20%).
  • Luật Bảo hiểm y tế năm 2018 (quy định trách nhiệm đóng và quyền lợi khám chữa bệnh).
  • Luật Việc làm năm 2013 (Luật số 38/2013/QH13, Điều 3 và Điều 49 quy định về đối tượng và điều kiện hưởng bảo hiểm thất nghiệp).
  • Nghị quyết số 116/NQ-CP ngày 24/9/2021 của Chính phủ (quy định chính sách hỗ trợ giảm mức đóng BHTN từ 1% xuống 0% đối với người sử dụng lao động).
  • Nghị định số 191/2013/NĐ-CP (Điều 5 Chương II quy định tỷ lệ đóng kinh phí công đoàn bằng 2% quỹ tiền lương thực tế).
  • Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp (quy định nguyên tắc kế toán, kết cấu và phương pháp hạch toán đối với Tài khoản 334 - Phải trả người lao động và Tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác).

Tỷ lệ trích nộp các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn theo cơ sở lý thuyết được tổng hợp như sau:

Khoản trích nộp	Tỷ lệ tính vào chi phí DN (%)	Tỷ lệ trừ vào lương NLĐ (%)	Tổng tỷ lệ trích nộp (%)
Bảo hiểm xã hội (BHXH)	17,5%	8,0%	25,5%
Bảo hiểm y tế (BHYT)	3,0%	1,5%	4,5%
Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN)	0,0%	1,0%	1,0%
Kinh phí công đoàn (KPCĐ)	2,0%	0,0%	2,0%
Tổng cộng	22,5%	10,5%	33,0%

Ghi chú: Tỷ lệ BHTN của doanh nghiệp áp dụng mức 0% theo quy định tại Nghị quyết số 116/NQ-CP.

Phương pháp nghiên cứu được tác giả triển khai kết hợp các kỹ thuật sau:

• Phương pháp thu thập số liệu:
  • Phương pháp quan sát: Theo dõi trực tiếp quy trình luân chuyển chứng từ, các thao tác nghiệp vụ, quy trình hạch toán và ghi sổ của kế toán tiền lương tại phòng Tài chính – Kế toán.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Rà soát các văn bản pháp luật, chế độ kế toán ban hành, giáo trình chuyên ngành và hệ thống tài liệu nội bộ gồm báo cáo tài chính, bảng lương, chứng từ chi tiền của công ty.
  • Phương pháp phỏng vấn: Trao đổi trực tiếp với nhân viên kế toán tiền lương (bà Nguyễn Thị Thủy Tiên) và các bộ phận quản lý để làm rõ cách thức xử lý các trường hợp phát sinh trong thực tế.
• Phương pháp phân tích và xử lý số liệu:
  • Phương pháp xử lý số liệu: Tập hợp, phân loại và tính toán các chỉ tiêu tài chính, tỷ trọng lao động và chi phí lương qua bảng biểu.
  • Phương pháp so sánh: So sánh số liệu giữa các năm 2020, 2021 và 2022 để chỉ ra xu hướng biến động; đối chiếu giữa lý luận kế toán chuẩn mực và việc áp dụng thực tế tại doanh nghiệp.
• Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp trích xuất từ Báo cáo tài chính, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (giai đoạn 2020–2022) cùng các chứng từ kế toán gốc (Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương, Phiếu chi, Sổ Cái TK 334, TK 338) của Công ty TNHH Phú Đông 379.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp

Chương này trình bày toàn diện khung lý thuyết về tiền lương và các chế độ bảo hiểm trong doanh nghiệp:

• Làm rõ bản chất kinh tế của tiền lương trong cơ chế thị trường, phân tích vai trò của tiền lương đối với việc tái sản xuất sức lao động và kích thích lợi ích vật chất của người lao động.
• Nêu rõ 6 chức năng cơ bản của tiền lương: tái sản xuất sức lao động, thước đo giá trị, kích thích lao động, điều tiết lao động, tích lũy và công cụ quản lý nhà nước.
• Trình bày các hình thức trả lương phổ biến: trả lương theo thời gian (lương tháng, lương tuần, lương ngày, lương giờ, tính lương làm thêm giờ theo Bộ luật Lao động 2020), trả lương theo sản phẩm (sản phẩm trực tiếp, sản phẩm gián tiếp, sản phẩm lũy tiến) và trả lương khoán khối lượng công việc.
• Định nghĩa quỹ tiền lương (phân loại thành tiền lương chính và tiền lương phụ) cùng bản chất 4 quỹ xã hội trích theo lương: BHXH (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, tử tuất), BHYT, BHTN và KPCĐ.
• Quy định hệ thống tài khoản và phương pháp hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: TK 334 gồm hai tài khoản cấp 2 (TK 3341 - Phải trả công nhân viên, TK 3348 - Phải trả người lao động khác); TK 338 gồm các tài khoản chi tiết phục vụ trích nộp theo lương (TK 3382 - KPCĐ, TK 3383 - BHXH, TK 3384 - BHYT, TK 3386 - BHTN). Tác giả khái quát sơ đồ luân chuyển hạch toán quan hệ đối ứng giữa TK 334, TK 338 với các tài khoản chi phí liên quan (TK 154, TK 642, TK 111, TK 112).

Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phú Đông 379

Chương 2 phản ánh chi tiết đặc điểm đơn vị khảo sát và công tác kế toán tiền lương trong thực tiễn:

• Đặc điểm đơn vị: Công ty TNHH Phú Đông 379 thành lập ngày 31/07/2013, mã số thuế 3301521160, người đại diện theo pháp luật là ông Mai Xuân Việt. Ngành nghề chính là xây dựng nhà các loại, xây dựng công trình cầu cống, đường bộ, phá dỡ chuẩn bị mặt bằng. Quy trình xây lắp trải qua 5 bước liên tục: Nhận thầu -> Lập kế hoạch thi công -> Mua vật tư, tổ chức công nhân -> Tổ chức thi công -> Nghiệm thu bàn giao công trình.
• Tổ chức bộ máy: Mô hình quản lý trực tuyến - chức năng gồm Giám đốc, Phòng Kỹ thuật, Phòng Tài chính - Kế toán, Chỉ huy trưởng các công trình và các đội thi công (Tổ thợ nề, Tổ thợ sắt, Tổ điện, các Đội thi công 1, 2, 3). Bộ máy kế toán gồm Kế toán trưởng, Kế toán lương và các khoản trích theo lương, Kế toán công nợ và Kế toán doanh thu.
• Chính sách kế toán áp dụng: Áp dụng Thông tư 200/2014/TT-BTC, niên độ kế toán theo năm dương lịch, khấu hao đường thẳng, kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thuế suất 8%), hạch toán tỷ giá thực tế tại thời điểm giao dịch. Công ty ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung trên máy vi tính thông qua phần mềm MISA SME.
• Tình hình tài sản, nguồn vốn và kinh doanh (2020–2022):
  • Năm 2021, tổng tài sản tăng 12,22% (tăng 1.130 đơn vị) do tài sản ngắn hạn tăng 12,48% và tài sản dài hạn tăng 11,41%. Sang năm 2022, tổng tài sản giảm 17,92% (giảm 1.607 đơn vị) chủ yếu do tài sản ngắn hạn giảm 23,01% (khoản trả trước cho người bán giảm). Nguồn vốn năm 2022 giảm tương ứng, trong đó nợ phải trả giảm 24,58% (giảm 1.247 đơn vị) do thanh toán nợ vay và nợ thuê tài chính, còn vốn chủ sở hữu tăng 6,14% (tăng 130.640 đơn vị).
  • Về kinh doanh, năm 2021 doanh thu giảm 17,40% (giảm 2.355 đơn vị) do ảnh hưởng của dịch bệnh làm gián đoạn tiến độ công trình, lợi nhuận gộp giảm kéo theo lợi nhuận sau thuế giảm 29,37% (giảm 34.909 đơn vị). Năm 2022, hoạt động phục hồi mạnh mẽ, doanh thu tăng 20,29% (tăng 2.155 đơn vị), chi phí tài chính tăng 40,70% (tăng 54.532 đơn vị do tăng chi phí vay vốn phục vụ thi công), dẫn đến lợi nhuận kế toán sau thuế năm 2022 tăng trưởng 90,59% (tăng 75.766 đơn vị).
• Quy chế và hình thức hạch toán tiền lương:
  • Quản lý lao động: Nhân viên làm việc từ thứ Hai đến thứ Bảy (nghỉ Chủ nhật, lễ tết). Ca làm việc chia làm 2 ca (7h00 - 11h00 và 13h00 - 17h00). Nhân viên văn phòng làm việc định mức 26 ngày/tháng, có 12 ngày nghỉ phép hưởng nguyên lương, nghỉ phép phải báo trước 1 ngày. Công nhân thi công nếu đi trễ quá 30 phút mà không báo trước sẽ bị tính nghỉ làm không lương.
  • Hình thức trả lương: Doanh nghiệp áp dụng kết hợp 2 hình thức: (1) Trả lương theo thời gian dựa trên ngày công thực tế cho bộ phận văn phòng, quản lý; (2) Trả lương theo sản phẩm khoán cho công nhân trực tiếp thi công theo từng hạng mục công trình cụ thể (minh họa qua công trình "Quét vôi tường rào trường TH Phú Dương" tháng 9/2022).
  • Thanh toán lương: Thực hiện vào ngày 12 của tháng tiếp theo (nếu trùng Chủ nhật thì dời sang ngày tiếp theo), thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng.
  • Hạch toán thực tế: Tác giả dẫn chứng số liệu thực tế qua Bảng chấm công văn phòng tháng 4/2022, Bảng thanh toán lương văn phòng tháng 4/2022, Bảng chấm công và thanh toán lương công trình trường TH Phú Dương tháng 9/2022, Phiếu chi tháng 5 và tháng 9 năm 2022, Sổ Cái TK 334, TK 338, Bảng quyết toán BHXH, BHYT và hồ sơ giải quyết chế độ ốm đau qua Phiếu nghỉ hưởng BHXH.

Chương 3: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Phú Đông 379

Trên cơ sở đánh giá thực trạng, tác giả chỉ ra các điểm ưu điểm cùng hạn chế và đề xuất phương hướng khắc phục:

• Đánh giá thực trạng:
  • Ưu điểm: Bộ máy quản lý và kế toán gọn nhẹ, phân công nhiệm vụ rõ ràng; áp dụng phần mềm kế toán MISA SME giúp lưu trữ dữ liệu an toàn và tự động hóa khâu lên sổ tổng hợp; quy trình chấm công theo dõi ngày làm việc tương đối nghiêm ngặt; việc chi trả lương đảm bảo đúng thời hạn quy định.
  • Nhược điểm: Chế độ theo dõi và tính trả lương khoán đối với lao động thời vụ xây lắp còn mang tính chất ước lượng theo khối lượng hoàn thành, việc lập bảng phân bổ chi phí tiền lương và chứng từ trích nộp bảo hiểm chưa thực sự kịp thời; việc phân loại chi phí nhân công giữa các công trình xây lắp đôi khi còn dồn vào cuối kỳ kế toán.
• Đề xuất giải pháp:
  • Về công tác kế toán ở công ty: Tiếp tục khai thác tối đa các phân hệ quản lý tiền lương chuyên sâu trên phần mềm MISA SME, hoàn thiện quy trình kiểm tra đối chiếu chứng từ giữa bộ phận kỹ thuật thi công ngoài công trường và phòng kế toán.
  • Về công tác quản lý và trả lương: Hoàn thiện quy chế trả lương, xây dựng đơn giá giao khoán chi tiết và minh bạch hơn đối với từng loại công việc xây lắp nhằm kích thích năng suất lao động; quản lý chặt chẽ hồ sơ hợp đồng lao động thời vụ.
  • Về công tác kế toán tiền lương và trích theo lương: Lập bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội định kỳ hàng tháng gắn chặt với từng công trình (hạch toán chi tiết vào TK 154 cho từng hạng mục công trình thay vì hạch toán gộp); tuân thủ chặt chẽ thời hạn nộp kinh phí công đoàn và các khoản bảo hiểm bắt buộc theo đúng quy định của cơ quan quản lý.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh hệ thống số liệu thực tế về cơ cấu nguồn nhân lực và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Phú Đông 379 trong giai đoạn 2020–2022:

Tình hình biến động lao động của đơn vị qua 3 năm được tổng hợp như sau:

Tiêu chí phân loại	Năm 2020	Năm 2021	Năm 2022	So sánh 2021/2020 (%)	So sánh 2022/2021 (%)
Tổng số lao động (người)	24	26	21	+8,33%	-19,23%
1. Theo tính chất sản xuất
- Lao động trực tiếp	10 (41,66%)	11 (42,31%)	11 (52,38%)	+10,00%	0,00%
- Lao động gián tiếp	14 (58,34%)	15 (57,69%)	10 (47,62%)	+7,14%	-33,33%
2. Theo trình độ chuyên môn
- Đại học, thạc sĩ	9 (37,50%)	9 (34,62%)	8 (38,10%)	0,00%	-11,11%
- Lao động phổ thông	15 (62,50%)	17 (65,38%)	13 (61,90%)	+13,33%	-23,53%
3. Theo giới tính
- Nam	17 (70,83%)	17 (65,38%)	12 (57,14%)	0,00%	-29,41%
- Nữ	7 (29,17%)	9 (34,62%)	9 (42,86%)	+28,57%	0,00%

Về mặt kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, số liệu văn bản ghi nhận sự biến động rõ nét:

• Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2021 đạt mức giảm 17,40% so với năm 2020 (giảm 2.355 đơn vị), nhưng sang năm 2022 đã tăng trưởng 20,29% (tăng 2.155 đơn vị).
• Lợi nhuận sau thuế năm 2021 suy giảm 29,37% (giảm 34.909 đơn vị) do gián đoạn thi công vì dịch bệnh, sau đó phục hồi mạnh trong năm 2022 với mức tăng trưởng 90,59% (tăng 75.766 đơn vị).
• Chi phí quản lý doanh nghiệp giảm 14,38% trong năm 2021 (giảm 346.183 đơn vị) và tăng 15,25% trong năm 2022 (tăng 348.100 đơn vị). Chi phí tài chính tăng vọt 40,70% trong năm 2022 (tăng 54.532 đơn vị) để đáp ứng nhu cầu vốn vay bổ sung phục vụ các dự án xây dựng mới.

Đóng góp của khóa luận thể hiện ở việc mô tả chi tiết quy trình kế toán tiền lương trên phần mềm MISA SME theo hình thức Nhật ký chung tại một doanh nghiệp xây lắp đặc thù. Khóa luận cung cấp hệ thống mẫu biểu chứng từ thực tế (Bảng chấm công, Bảng thanh toán lương theo thời gian và theo hợp đồng giao khoán công trình, Sổ Cái TK 334 và TK 338), minh chứng rõ ràng mối liên hệ giữa lý luận hạch toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC với việc vận dụng thực tế tại một doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ tại địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận bộc lộ một số giới hạn nhất định căn cứ theo phạm vi và dữ liệu được trình bày:

• Hạn chế nghiên cứu:
  • Về phạm vi không gian và quy mô mẫu: Đề tài là một nghiên cứu trường hợp điển hình (case study) tại duy nhất Công ty TNHH Phú Đông 379. Các đặc điểm về hạch toán chi phí lương khoán và chế độ quản lý lao động mang tính cục bộ của đơn vị xây dựng quy mô nhỏ, khó khái quát hóa cho toàn bộ các loại hình doanh nghiệp thuộc ngành xây dựng hoặc các ngành kinh tế khác.
  • Về dữ liệu minh họa: Các chứng từ kế toán thực tế về tính lương và chi trả bảo hiểm chủ yếu được trích xuất cục bộ trong một số tháng của năm 2022 (tháng 4 và tháng 9), chưa phản ánh toàn diện chuỗi biến động chứng từ xuyên suốt tất cả các quý trong năm tài chính.
• Hướng nghiên cứu tiếp:
  • Mở rộng phạm vi nghiên cứu sang việc phân tích mối tương quan giữa chi phí nhân công trực tiếp với giá thành dự toán của từng gói thầu xây dựng.
  • Khảo sát và đánh giá công tác kiểm soát nội bộ đối với tiền lương và các khoản trích theo lương trong điều kiện các quy định về chính sách thuế TNCN và tỷ lệ đóng BHXH có những thay đổi theo chính sách tiền lương mới.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo hữu ích cho các nhóm đối tượng cụ thể:

• Sinh viên ngành Kế toán, Kiểm toán và Tài chính doanh nghiệp: Cung cấp tài liệu thực tế về phương pháp hạch toán Tài khoản 334 và Tài khoản 338, quy trình lập chứng từ lương, phương pháp trích nộp các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
• Người nghiên cứu đề tài về kế toán trong ngành xây dựng: Phần mô tả chi tiết phương pháp tính lương theo thời gian cho nhân viên văn phòng kết hợp trả lương khoán theo khối lượng công việc cho công nhân thi công công trình (Chương 2) là tư liệu tham khảo thực tế về cách tổ chức chứng từ bảng chấm công và thanh toán lương công trường.
• Bộ phận kế toán tại các doanh nghiệp xây lắp vừa và nhỏ: Có thể tham khảo mô hình tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ và quy trình ứng dụng phần mềm kế toán MISA SME theo hình thức Nhật ký chung để đối chiếu, hoàn thiện quy trình kiểm soát chi phí nhân công tại đơn vị mình.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Phú Đông 379 áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ nào?

Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính. Hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức kế toán trên máy vi tính theo mô hình Nhật ký chung, sử dụng phần mềm kế toán MISA SME. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch; tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ với thuế suất 8%; trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.

2. Công ty áp dụng các hình thức trả lương nào cho người lao động?

Doanh nghiệp áp dụng kết hợp hai hình thức trả lương tùy theo tính chất công việc:

• Hình thức trả lương theo thời gian: Áp dụng cho cán bộ công nhân viên gián tiếp thuộc khối văn phòng và quản lý, tính trên mức lương thỏa thuận và số ngày công làm việc thực tế trong tháng (định mức hành chính 26 ngày/tháng).
• Hình thức trả lương theo sản phẩm khoán: Áp dụng cho công nhân trực tiếp tham gia thi công xây dựng theo khối lượng công việc và chất lượng hoàn thành của từng công trình cụ thể (ví dụ: công trình quét vôi tường rào trường TH Phú Dương tháng 9/2022).

3. Quy định về thời gian làm việc, kỷ luật lao động và lịch chi trả lương tại công ty như thế nào?

Cán bộ công nhân viên làm việc từ thứ Hai đến thứ Bảy hằng tuần (nghỉ Chủ nhật và các ngày lễ theo quy định). Mỗi ngày chia làm 2 ca: ca 1 từ 7h00 đến 11h00, ca 2 từ 13h00 đến 17h00. Nhân viên văn phòng được nghỉ phép 12 ngày/năm hưởng nguyên lương; công nhân thi công nếu đi trễ quá 30 phút mà không báo trước với tổ trưởng sẽ bị tính nghỉ làm không lương. Tiền lương hằng tháng được thanh toán định kỳ vào ngày 12 của tháng sau (nếu trùng ngày Chủ nhật sẽ chuyển sang thanh toán vào ngày kế tiếp) bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng.

4. Cơ cấu nguồn nhân lực của công ty biến động ra sao trong giai đoạn 2020–2022?

Tổng số lao động từ 24 người năm 2020 tăng lên 26 người năm 2021 (tăng 8,33%), sau đó giảm xuống còn 21 người năm 2022 (giảm 19,23%). Năm 2022, cơ cấu lao động ghi nhận: lao động trực tiếp chiếm 52,38% (11 người), lao động gián tiếp chiếm 47,62% (10 người); lao động có trình độ đại học và thạc sĩ chiếm 38,10% (8 người), lao động phổ thông chiếm 61,90% (13 người); lao động nam chiếm 57,14% (12 người) và lao động nữ chiếm 42,86% (9 người).

5. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty có chuyển biến như thế nào giữa năm 2021 và năm 2022?

Năm 2021, do ảnh hưởng của dịch bệnh làm chậm trễ tiến độ thi công các công trình, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm 17,40% và lợi nhuận sau thuế giảm 29,37% so với năm 2020. Sang năm 2022, tình hình kinh doanh hồi phục mạnh mẽ khi doanh thu tăng trưởng 20,29% (tăng 2.155 đơn vị) và lợi nhuận sau thuế tăng vọt 90,59% (tăng 75.766 đơn vị) so với năm 2021, mặc dù chi phí tài chính gia tăng 40,70% do nhu cầu bổ sung vốn vay cho hoạt động xây lắp.

Kết luận

Khóa luận của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Anh đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về tiền lương và các khoản trích theo lương, đồng thời phản ánh chân thực thực trạng hạch toán tại Công ty TNHH Phú Đông 379 theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Công trình cung cấp các dẫn chứng số liệu tài chính, biến động nhân sự và hệ thống chứng từ thực tế gắn liền với đặc thù sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp ngành xây dựng. Trên cơ sở đối chiếu giữa lý thuyết và thực tiễn, đề tài đã đề xuất các nhóm giải pháp có tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác quản trị lao động, định mức khoán và quy trình ghi sổ kế toán tiền lương trên phần mềm MISA SME.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp 1. Khái niệm, vai trò và chức năng của tiền lương 1.

Khái niệm Trong kinh tế thị trường sức lao động trở thành hàng hoá, người có sức lao động có thể tự do cho thuê (bán sức lao động của mình cho người sử dụng lao động: Nhà nước, chủ doanh nghiệp.) thông qua các hợp đồng lao động. Sau quá trình làm việc, chủ doanh nghiệp sẽ trả một khoản tiền có liên quan chặt chẽ đến kết quả lao động của người đó. Về tổng thể tiền lương được xem như là một phần của quá trình trao đổi giữa doanh nghiệp và người lao động. Người lao động cung cấp cho họ về mặt thời gian, sức lao động, trình độ nghề nghiệp cũng như kỹ năng lao động của mình.

Đổi lại, người lao động nhận lại doanh nghiệp tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp xã hội, những khả năng đào tạo và phát triển nghề nghiệp của mình. Đối với thành phần kinh tế tư nhân, sức lao động rõ ràng trở thành hàng hoá vì người sử dụng tư liệu sản xuất không đồng thời sở hữu tư liệu sản xuất. Họ là người làm thuê bán sức lao động cho người có tư liệu sản xuất. Giá trị của sức lao động thông qua sự thoả thuận của hai bên căn cứ vào pháp luật hiện hành.

Đối với thành phần kinh tế thuộc sở hữu Nhà nước, tập thể người lao động từ giám đốc đến công nhân đều là người cung cấp sức lao động và được Nhà nước trả công. Nhà nước giao quyền sử dụng quản lý tư liệu sản xuất cho tập thể người lao động. Giám đốc và công nhân viên chức là người làm chủ được uỷ quyền không đầy đủ, và không phải tự quyền về tư liệu đó. Tuy nhiên, những đặc thù riêng trong việc sử dụng lao động của khu vực kinh tế có hình thức sở hữu khác nhau nên các quan hệ thuê mướn, mua bán, hợp đồng lao động cũng khác nhau, các thoả thuận về tiền lương và cơ chế quản lý tiền lương cũng được thể hiện theo nhiều hình thức khác nhau.

5 Tiền lương là bộ phận cơ bản (hay duy nhất) trong thu nhập của người lao động, đồng thời là một trong các chi phí đầu vào của sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Vậy có thể hiểu: “Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá cả yếu tố của sức lao động mà người sử dụng (Nhà nước, chủ doanh nghiệp) phải trả cho người cung ứng sức lao động, tuân theo nguyên tắc cung - cầu, giá cả thị trường và pháp luật hiện hành của Nhà nước”. [1] Ngoài ra tiền công là một biểu hiện, một tên gọi khác của tiền lương. Tiền công gắn với các quan hệ thoả thuận mua bán sức lao động và thường sử dụng trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, các hợp đồng thuê lao động có thời hạn.

Tiền công còn được hiểu là tiền trả cho một đơn vị thời gian lao động cung ứng, tiền trả theo khối lượng công việc được thực hiện phổ biến trung những thoả thuận thuê nhân công trên thị trường tự do. Trong nền kinh tế thị trường phát triển khái niệm tiền lương và tiền công được xem là đồng nhất cả về bản chất kinh tế phạm vi và đối tượng áp dụng. Vai trò của tiền lương Vai trò quan trọng nhất của tiền lương là làm thoả mãn nhu cầu của người lao động bởi người lao động đi làm cốt là để nhận được một khoản thù lao để tạo ra thu nhập và sử dụng nó để trang trải cuộc sống.