CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VỀ HÀNG HÓA, TỔ CHỨC QUẢN LÝ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI KIM KHÍ THỦY QUÂN 1.1 Đặc điểm về hàng hóa của công ty TNHH Kim Khí Thủy Quân Kinh doanh mua bán, thương mại sắt thép xây dựng vẫn đang là ngành chính quan trọng hàng đầu của công ty. Công ty TNHH thương mại Kim Khí Thủy Quân chuyên cung cấp sỉ, lẻ và phân phối sắt thép tại Hà Nội và các tỉnh miền Bắc với khẩu hiệu “ Ở ĐÂU CẦN SẮT THÉP, Ở ĐÓ CÓ CHÚNG TÔI”. Với sản phẩm chính cung cấp nhiều chủng loại sản phẩm sắt thép xây dựng thương hiệu, uy tín của các hãng trong và ngoài nước như: thép VIS ( việt ý ), thép Hòa Phát, thép VMS Việt Mỹ ( do Trung Quốc sản xuất), thép Việt Úc…. Các loại thép cuộn, thép cây, thép tròn trơn khác.
Tất cả hàng hóa đều được nhập trực tiếp từ các nhà máy lớn như nhà máy cán thép tại Hưng Yên, Thái Bình, Hải Phòng… Biểu số 01: Danh mục hàng hóa công ty DANH MỤC HÀNG HÓA SẮT THÉP STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa ĐVT Ghi chú 1 D6 Thép cuộn phi 6 Kg 2 D8 Thép cuộn phi 8 Kg 3 D8 G Thép cuộn phi 8 gai Kg 4 D10 Thép cây phi 10 Kg 5 D12 Thép cây phi 12 Kg SV thực hiện: Nguyễn Thị Thoa MSV: 13150102 Page 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phí Văn Trọng 6 D14 Thép cây phi 14 Kg 7 D16 Thép cây phi 16 Kg 8 D18 Thép cây phi 18 Kg 9 D20 Thép cây phi 20 Kg 10 D22 Thép cây phi 22 Kg 11 D25 Thép cây phi 25 Kg 12 D28 Thép cây phi 28 Kg 13 D32 Thép cây phi 32 Kg (Nguồn: phòng kế toán) 1.2 Đặc điểm luân chuyển hàng hóa của công ty Công ty chủ yếu mua hàng theo phương thức: mua hàng trực tiếp và bán hàng theo hình thức bán buôn và bán lẻ tại kho của công ty.1 Thủ tục và quy trình hàng hóa nhập kho Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hoá tại công ty TNHH Thương Mại Kim Khí Thủy Quân. Là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá. Phương pháp tính giá hàng nhập kho Giá hàng hóa nhập kho được tính theo phương pháp giá gốc. Bao gồm giá thị trường trên hóa đơn và các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng.
Giá gốc Trị giá mua Chi phí (Trị giá vốn) = ghi trên + vận chuyển của hàng hóa Hóa đơn bốc dỡ nhập kho (giá chưa VAT) SV thực hiện: Nguyễn Thị Thoa MSV: 13150102 Page 7 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.1: Quy trình mua hàng của công ty BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN KẾ TOÁN Bộ phận kinh Kế toán doanh Đối chiếu định mức tại kho Lập phiếu ê yêu cầu mua hàng KT trưởng & Phiếu YCMH 2 GĐ duyệt mua Phiếu YCMH 1 Phiếu YCMH 2 Nhà máy Trình Phiếu YCMH đã trưởng bộ duyệt 1 N Phiếu YCMH 2 Phiếu YCMH 1 SV thực hiện: Nguyễn Thị Thoa MSV: 13150102 Page 8 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phí Văn Trọng BỘ PHẬN GIAO VẬN BỘ PHẬN KHO Bộ phận giao vận Thủ kho Phiếu giao hàng Kiểm tra, Hóa đơn GTGT nhận hàng BB bàn giao Phiếu giao hàng Hóa đơn GTGT Kiểm tra, ký xác Biên bản bàn nhận chứng từ giao Nhập liệu thẻ kho Nhận hàng nhập kho Phiếu YCMH đã duyệt Phiếu giao hàng Hóa đơn Phiếu nhập kho 1 Phiếu nhập kho 2 BB giao nhận hàng Kế toán N SV thực hiện: Nguyễn Thị Thoa MSV: 13150102 Page 9 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phí Văn Trọng Bộ phận kinh doanh: lập phiếu yêu cầu mua hàng thành 2 liên trình trưởng bộ phận kinh doanh để xác nhận. Bộ phận kế toán sau khi nhận được 2 liên phiếu yêu cầu mua hàng của bộ phận kinh doanh chuyển sang. Kế toán đối chiếu với định mức hàng hóa tại kho. Nếu phù hợp với định mức kế toán chuyển để xin xác nhận của kế toán trưởng và giám đốc.
Khi đã được kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt yêu cầu mua hàng kế toán fax cho nhà máy 1 liên của phiếu yêu cầu mua hàng để mua hàng. Kế toán sẽ lưu 1 liên còn lại của phiếu yêu cầu mua hàng tại bộ phận theo thứ tự. Bộ phận giao vận ( lái xe) : đến nhà máy kiểm tra và nhận hàng. Nếu đủ số lượng theo phiếu yêu cầu mua hàng bộ phận giao nhận vận chuyển hàng về kho công ty cùng với phiếu giao hàng, hóa đơn VAT, biên bản giao nhận hàng hóa.
Thủ kho: nhận và kiểm tra chứng từ từ bộ phận giao nhận. Nếu số lượng hàng trùng khớp với các phiếu giao hàng, biên bản giao nhận, hóa đơn thì thủ kho tiến hành nhập kho. Thủ kho tiến hành in phiếu nhập kho thành 2 liên. 1 liên chuyển cho kế toán cùng phiếu giao hàng, hóa đơn VAT.
1 liên còn lại lưu tại kho. Kế toán công nợ nhận được hóa đơn, phiếu giao hàng, biên bản giao nhận hàng và các chứng từ mua hàng khác ( nếu có) từ thủ kho đối chiếu với phiếu yêu cầu mua hàng hoặc phiếu đặt hàng nội bộ sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ. Nếu chứng từ hợp lệ và chính xác thì kế toán công nợ sẽ hạch toán ngiệp vụ mau hàng. Ngược lại kế toán công nợ sẽ yêu cầu bên bán chỉnh sửa hoặc lập lại chứng từ mới theo đúng quy định của pháp luật.2 Thủ tục, quy trình hàng hóa xuất kho Bán hàng: Là giai đoạn cuối cùng kết thúc quá trình lưư thông hàng hoá, sự chuyển hoá vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ.
SV thực hiện: Nguyễn Thị Thoa MSV: 13150102 Page 10 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phí Văn Trọng Hiện nay, công ty bán hàng theo 2 phương thức: bán buôn và bán lẻ hàng hóa tại kho của công ty. Thủ tục bán buôn hàng hóa - Sau khi bộ phận kinh doanh ký hợp đồng với khách hàng, phòng kế toán kiểm tra các điều khoản của hợp đồng, thời hạn thanh toán, phuơng thức thanh toán, tổng giá trị hợp đồng đối chiếu với Bảng báo giá và Phiếu đặt hàng nội bộ, kế toán truởng ký nháy và trình Giám đốc ký duyệt. - Chi phí vận chuyển, bốc xếp do Công ty thanh toán với điều kiện đuờng vào đến nơi nhận hàng không bị cấm tải. Truờng hợp cầu đuờng bị cấm tải thì bên mua phải chịu trách nhiệm về phuơng tiện trung chuyển, chi phí vận chuyển hàng hóa từ đoạn cầu đuờng cấm tải đến địa điểm giao hàng, kể cả chi phí bốc xếp hàng hóa.
- Khách hàng nhận hàng ký nhận vào Phiếu giao hàng. - Nếu phát hiện hàng hóa thiếu hoặc không đúng tiêu chuẩn chất luợng thì bên mua phải lập Biên bản tại chỗ, yêu cầu Bộ phận kỹ thuật của Công ty xác nhận.( Các truờng hợp hư hỏng, mất mát phát sinh trong quá trình hàng hóa lưu tại công trình của bên mua sau khi hai bên đã ký bàn giao nhận hàng, bên mua phải chịu trách nhiệm.) Thủ tục bán lẻ hàng hóa -Tại kho công ty, nhân viên kế toán bán hàng sẽ lập đơn hàng bán khi khách hàng mua hàng, nhân viên này thu tiền và cuối ngày chuyển đến thủ quỹ xác nhận thu tiền và đóng dấu đã thanh toán lên đơn hàng bán( nếu khách hàng đã thanh toán tiền ). Nhân viên kế toán bán hàng xuất hóa đơn căn cứ vào đơn hàng bán xuất và trình Giám đốc duyệt hóa đơn, chuyển liên 2 của hóa đơn cho khách hàng. Chứng từ sẽ chuyển về phòng kế toán nhập liệu nghiệp vụ bán hàng.
SV thực hiện: Nguyễn Thị Thoa MSV: 13150102 Page 11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phí Văn Trọng - Các cửa hàng cũng đuợc xem là khách lẻ của công ty, nhưng các cửa hàng này mua hàng đuợc huởng giá chiết khấu 5% trên giá bán. Phương pháp tính giá hàng xuất kho Hàng hóa xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền Trị giá vốn thực tế hàng Trị giá vốn thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ + hóa nhập trong kỳ Đơn giá bình = quân gia quyền Số lượng hàng hóa tồn kho Số lượng hàng hóa nhập đầu kỳ kho trong kỳ Lưu đồ 1.2: Quy trình bán hàng của công ty BP kinh Bộ phận kho Kế toán bán hàng doanh Hợp đồng kinh tế Lệnh xuất kho 1 Lệnh xuất kho 2 Xử lý Phiếu xuất kho 2 Thủ kho xác nhận LXK Đơn đặt hàng Kiểm tra, Lệnh xuất kho 2 đối chiếu Phiếu xuất kho 1 Lập lệnh Phiếu xuất kho 2 Lệnh xuất kho 2 xuất kho Phiếu xuất kho 2 Hóa đơn GTGT 1 N Hóa 1 đơn GTGT 2 Lệnh xuất kho 1 Hóa đơn GTGT 3 Lệnh xuất kho 2 Lệnh xuất kho 3 1 N Khách N hàng SV thực hiện: Nguyễn Thị Thoa MSV: 13150102 Page 12 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phí Văn Trọng Bộ phận kinh doanh:tìm kiếm khách hàng sau khi có sự phê duyệt của ban lãnh đạo. Bộ phận kinh doanh tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế để nhận được đơn đặt hàng của khách hàng rồi lập lệnh xuất kho thành 3 liên 1 liên lưu tại phòng kinh doanh còn liên 2 chuyển cho thủ kho, liên 3 chuyển cho kế toán bán hàng. Bộ phận kho: thủ kho nhận được 1 liên lệnh xuất kho kiểm tra lượng hàng trong kho rồi tiến hành xuất hàng lập cùng 2 liên phiếu xuất kho.
1 liên lưu tại kho còn liên 2 chuyển cho bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán: sau khi nhận được liên 2 phiếu xuất kho của thủ kho cùng liên 3 lệnh xuất kho của bộ phận kinh doanh chuyển sang kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu. Sau đó, kế toán bán hàng làm thủ tục thanh toán bao gồm hóa đơn GTGT 3 liên. 1 liên lưu tại bộ phận liên 2 chuyển cho khách hàngliên 3 lưu nội bộ.3 Tổ chức quản lý hàng hóa tại công ty Công tác quản lý hàng hóa là một khâu rất quan trọng, nó thật sự cần thiết và không thể thiếu được trong sự vận hành hoạt động thương mại của Công ty, đảm bảo giám sát chặt chẽ tình hình kinh doanh của Công ty.
Bộ máy quản lý tại Công ty là một là một đội ngũ cán bộ có năng lực giữ vai trò chủ đạo điều hành hoạt động kinh doanh. - Ban giám đốc công ty: Chịu trách nhiệm phê duyệt định mức dự trữ hàng tồn kho, phê duyệt lệnh mua hàng. Trong công tác quản lý hàng hóa có chức năng điều chỉnh và kiểm soát các loại hàng hóa của công ty.