Phân tích thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo chuẩn Metro tại CFF

Tài liệu phân tích thực trạng hệ thống quản lý chất lượng theo chuẩn Metro tại Classic Fine Foods, từ đó đề xuất các giải pháp cải tiến hiệu quả.

• Tác giả: Phạm Trung Hiếu
• Người hướng dẫn: Dr. Nguyễn Thị Anh Vân
• Trường học: Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Quản lý Công nghiệp
• Đề tài: Phân tích thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Metro tại Công ty TNHH Classic Fine Foods
• Loại tài liệu: Đồ án tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Giới thiệu về hệ thống QLCL Metro tại Classic Fine Foods

Classic Fine Foods Company Limited là công ty chuyên nhập khẩu, lưu trữ và phân phối các sản phẩm thực phẩm chất lượng cao. Hệ thống quản lý chất lượng Metro được áp dụng nhằm đảm bảo các tiêu chuẩn quốc tế trong xử lý thực phẩm. Theo luận án tốt nghiệp từ Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM năm 2024, thực trạng QLCL Metro tại công ty này đang trong quá trình hoàn thiện. Hệ thống này bao gồm các quy trình kiểm soát từ nhận hàng, lưu trữ cho đến phân phối sản phẩm cuối cùng. Việc áp dụng chuẩn Metro giúp công ty tuân thủ các yêu cầu GMP (Good Manufacturing Practice) và ISO. Đây là nền tảng quan trọng để nâng cao chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng.

1.1. Định nghĩa và tầm quan trọng của hệ thống QLCL Metro

Quản lý chất lượng Metro là tiêu chuẩn quốc tế được áp dụng rộng rãi trong ngành thực phẩm. Hệ thống này đòi hỏi các quy trình kiểm soát chặt chẽ tại mọi khâu sản xuất và phân phối. Tầm quan trọng của QLCL Metro nằm ở khả năng phòng ngừa lỗi sản phẩm, đảm bảo an toàn thực phẩm, và giảm thiểu chi phí bồi thường cho khách hàng.

1.2. Vị trí và vai trò của Classic Fine Foods

Classic Fine Foods Company Limited hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối sản phẩm thực phẩm cao cấp. Công ty có trách nhiệm áp dụng chuẩn QLCL Metro để đảm bảo sản phẩm đáp ứng yêu cầu của các nhà phân phối quốc tế. Vai trò của công ty là cầu nối quan trọng giữa nhà cung cấp và khách hàng cuối cùng.

II. Thực trạng áp dụng hệ thống QLCL Metro hiện nay

Theo nghiên cứu luận án tốt nghiệp, thực trạng QLCL Metro tại Classic Fine Foods cho thấy công ty đã xây dựng cơ bản các quy trình quản lý chất lượng. Tuy nhiên, vẫn tồn tại những khoảng cách giữa tiêu chuẩn Metro và thực tế áp dụng. Các điểm kiểm soát chính bao gồm kiểm tra nhận hàng, kiểm soát kho bãi, và kiểm tra sản phẩm trước phân phối. Công ty có phòng QA (Quality Assurance) và QC (Quality Control) đảm nhiệm các công việc này. Dữ liệu từ năm 2023 cho thấy tỷ lệ sản phẩm lỗi hiện còn cao, đặc biệt là lỗi ngoại quan như vỡ, móp dập bao bì. Cần thiết phải cải thiện hệ thống QLCL Metro để giảm chi phí bồi thường và nâng cao uy tín công ty.

2.1. Các quy trình quản lý chất lượng hiện có

Classic Fine Foods đã thiết lập các quy trình QLCL bao gồm: kiểm tra nhận hàng, kiểm soát trong kho, Gemba Walk, kiểm tra nội bộ, và quản lý khiếu nại khách hàng. Mỗi quy trình có tài liệu chi tiết và trách nhiệm rõ ràng. Tuy nhiên, tính tuân thủ của nhân viên đối với các quy trình này vẫn cần được nâng cao.

2.2. Những tồn tại chính trong áp dụng hệ thống

Các tồn tại chính bao gồm: thiếu sự nhất quán trong kiểm soát chất lượng, không đủ nguồn lực cho QA/QC, và việc đào tạo nhân viên chưa hiệu quả. Tỷ lệ sản phẩm lỗi vẫn ở mức cao, và chi phí bồi thường cho khách hàng tương đối lớn.

III. Phân tích nguyên nhân và tác động của các vấn đề

Các vấn đề trong áp dụng hệ thống QLCL Metro có nhiều nguyên nhân sâu xa. Sơ đồ Ishikawa trong luận án chỉ ra rằng nguyên nhân gồm: con người (thiếu đào tạo), phương pháp (quy trình chưa tối ưu), vật liệu (chất lượng nhà cung cấp), và trang thiết bị (kho lưu trữ chưa đủ tiêu chuẩn). Chi phí bồi thường cho khách hàng từ tháng 1 đến tháng 9 năm 2023 cho thấy sự mất cân bằng giữa chi phí này và tiền nhận lại từ nhà cung cấp. Tác động của những vấn đề này không chỉ gây tổn thất tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và mối quan hệ với khách hàng. Việc cải thiện hệ thống QLCL Metro là cấp bách để duy trì sự cạnh tranh.

3.1. Các nguyên nhân chính gây ảnh hưởng đến QLCL

Nguyên nhân nhân sự: thiếu đào tạo kỹ năng QLCL, tỷ lệ cán bộ QA/QC không đủ. Nguyên nhân quy trình: các bước kiểm soát chưa được tối ưu hóa. Nguyên nhân kho lưu trữ: pallet gỗ tạm bợ, điều kiện bảo quản chưa đạt chuẩn Metro. Nguyên nhân nhà cung cấp: chất lượng hàng nhập chưa ổn định.

3.2. Tác động kinh tế và hoạt động của công ty

Chi phí bồi thường khách hàng tăng liên tục so với tiền nhận từ nhà cung cấp. Điều này gây áp lực tài chính cho công ty và giảm lợi nhuận. Uy tín khách hàng bị ảnh hưởng, có khả năng mất đơn hàng lớn nếu không cải thiện chất lượng.

IV. Hướng giải quyết và cải thiện hệ thống QLCL Metro

Để cải thiện thực trạng hệ thống QLCL Metro tại Classic Fine Foods, cần triển khai các giải pháp toàn diện. Trước hết, đào tạo nâng cao cho nhân viên QA/QC về tiêu chuẩn Metro và kỹ năng kiểm soát chất lượng là cấp bách. Thứ hai, cần tối ưu hóa các quy trình kiểm soát, đặc biệt là kiểm tra nhận hàng và lưu trữ. Thứ ba, nâng cấp cơ sở vật chất kho bãi, thay thế pallet gỗ bằng pallet nhựa tiêu chuẩn Metro. Thứ tư, quản lý nhà cung cấp chặt chẽ hơn thông qua audit định kỳ. Thứ năm, thiết lập hệ thống theo dõi các chỉ tiêu QLCL và Corrective Action Plan (CAP) hiệu quả. Các biện pháp này sẽ giúp công ty nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí bồi thường, và tăng sự hài lòng của khách hàng.

4.1. Các biện pháp cải thiện ngắn hạn

Ngắn hạn (3-6 tháng): Tăng cường đào tạo cho toàn bộ nhân viên về chuẩn Metro. Triển khai kế hoạch Gemba Walk định kỳ hàng tuần. Tăng tần suất kiểm tra và audit nội bộ. Thiết lập hệ thống báo cáo non-conformity rõ ràng. Các biện pháp này giúp nâng cao nhận thức và tuân thủ quy trình.

4.2. Giải pháp dài hạn phát triển hệ thống

Dài hạn (6-12 tháng): Nâng cấp cơ sở hạ tầng kho bãi theo chuẩn Metro, bao gồm thay pallet, lắp đặt hệ thống nhiệt độ. Xây dựng chương trình quản lý nhà cung cấp toàn diện. Triển khai hệ thống tự động hóa để theo dõi chất lượng. Phát triển chỉ tiêu QLCL chi tiết và công khai.

Trích đoạn nội dung tài liệu

MINISTRY OF EDUCATION AND TRAINING HO CHI MINH CITY UNIVERSITY OF TECHNOLOGY AND EDUCATION GRADUATION THESIS INDUSTRIAL MANAGEMENT ANALYSIS OF CURRENT APPLICATION STATUS OF QUALITY MANAGEMENT SYSTEM ACCORDING TO METRO STANDARD AT CLASSIC FINE FOODS COMPANY LIMITED INSTRUCTOR:Dr. NGUYEN THI VAN ANH STUDENT: PHAM TRUNG HIEU SKL012722 Ho Chi Minh City, April 2024 MINISTRY OF EDUCATION AND TRAINING HO CHI MINH CITY UNIVERSITY OF TECHNOLOGY AND EDUCATION FACULTY OF ECONOMICS GRADUATION THESIS TOPIC: ANALYSIS OF CURRENT APPLICATION STATUS OF QUALITY MANAGEMENT SYSTEM ACCORDING TO METRO STANDARD AT CLASSIC FINE FOODS COMPANY LIMITED Student: Phạm Trung Hiếu ID: 20110480 School Year: 2020 Major: Industrial Management Instructor: Dr. Nguyễn Thị Anh Vân Thu Duc City, April 2024 ACKNOWLEDGEMENT First and foremost, I would like to sincerely thank the teachers of the Faculty of Economics at Ho Chi Minh City University of Technology and Education for your dedicated knowledge impartation, and enthusiastic guidance throughout my academic journey at the university. I extend my profound gratitude to Ms.

Nguyen Thi Anh Van for her mentorship and support in completing this graduation thesis. I wish for our professors and the university to continue achieving new successes in nurturing talents for the future of our nation. I also wish to express my sincere appreciation to the Board of Directors, Human Resources Department, Quality Assurance Department, and all staff members of Classic Fine Foods Company Limited for providing the most favorable conditions for me to complete my graduation thesis. I am truly grateful to Mr.

Ha Quang Bao Thinh – Head of Quality Management, for passionately imparting practical knowledge and contributing insights to help me further develop myself, creating opportunities for me to undertake various quality management tasks within the company. I hope this graduation thesis contributes in a small way to improving and developing the company's operations. Lastly, I wish Classic Fine Foods Company Limited continued growth and success on its future journey. Despite putting in my best efforts, this thesis undoubtedly contains imperfections.

I sincerely look forward to receiving feedback from professors and colleagues at the company to refine this work to its fullest potential. Thu Duc city, 20th April, 2024 Student Phạm Trung Hiếu i LIST OF ABBREVIATIONS Abbreviation Explanation CFF Classic Fine Foods QA Quality Assurance QC Quality Control LLC Limited Liability Company NOK Non-OK HAN Hanoi DAN Danang NHA Nhatrang International Organization of ISO Standardization GMP Good Manufacturing Practice BoD Board of Directors QAM Quality Assurance Manager ii LIST OF TABLES Table 3.1 Quality Objectives in 2023 .2 Classification of detection points .3 Content of inspection at warehouse .5 Content of requirements on construction and facilities .1 Control the progress of implementing quality objectives .2 Table of monitoring quality objectives .3 Example of monitoring objectives .4 Statistical table of defect types .5 Summary table of criteria .6 Gemba walk questionnaire .8 Corrective action plan .75 iii LIST OF IMAGES Figure 1.5 Cheese product at Cutting room .8 Organizational chart of departments directly affecting quality and safe product .2 Document level diagram .3 Document control procedure .5 Internal audit procedure .6 Customer complaint management procedure.7 Non-conformity product management procedure .8 Form explaining issues in bin quarantine and bin dent.9 Supplier audit procedure .10 Requirements for protective equipment and hand washing procedures .11 Criteria need to be controlled .12 Receiving goods at port/airport procedure .13 Receiving goods at warehouse procedure .14 Food safety management program .15 Thermemoter at warehouse .1 Old version quality policy .2 New quality policy .3 Procedure of setting quality objectives .4 Pareto chart statistics types of defects .5 Ishikawa diagram lists the root causes .6 Wooden pallets temporarily store products .7 The gap between the cost of compensation to the customer and the cost received from the supplier .8 Compare the number of appearance defect and compensation costs form January 2023 to September 2023 .9 Criteria may affect supplier quality .10 Pairwise comparison matrix of criteria .11 Gemba walk plan .73 v TABLE OF CONTENTS ACKNOWLEDGEMENT .i LIST OF ABBREVIATIONS. ii LIST OF TABLES. iii LIST OF IMAGES .iv TABLE OF CONTENTS .1 1 Reasons for Choosing the topic .2 3 Research Subjects and Scope.2 5 Structure of the Graduation Thesis .4 CHAPTER 1: COMPANY OVERVIEW .1 Introduction to Classic Fine Foods Company Limited .1 General information about Classic Fine Foods Company Limited .2 History of Formation and Development .3 Field of Operations .2 The products are imported, stored, and distributed .3 Organizational chart and functions of departments at the company .2 Vision and Mission .3 Function of departments .4 Function of departments directly affecting quality and safe product.

11 CHAPTER 2: THEORETICAL BASIS .1 Overview of Quality .1 Definition of Quality .2 Overview of Quality Management System .1 Quality Management System .2 ISO 22000:2018 – Food Safety Management System .3 Quality management system according to METRO standards .3 Quality control by statistical tools .28 CHAPTER 3: ANALYSIS OF QUALITY MANAGEMENT SYSTEM AT CLASSIC FINE FOODS COMPANY LIMITED .1 Quality Management System .1 Quality Policy and Objectives .4 Analyze, measure and improve .3 Operational quality management .1 Goods receiving management procedure .2 Temperature control at storage .5 Food safety control .4 Evaluate the current status of applying the quality management system according to Metro standards at the company .56 CHAPTER 4: SOLUTIONS TO IMPROVE THE EFFICIENCY OF THE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM AT CLASSIC FINE FOODS COMPANY LIMITED .1 Improve quality policy and quality objectives set procedure .1 Improve quality policy .2 Improve the procedure of setting quality objectives .2 The solution applies statistical tools to quality control .3 Solution to develop supplier audit criteria according to the AHP method .78 vii INTRODUCTION 1 Reasons for Choosing the topic In today's modern society, food is not only a basic necessity but also a symbol of enjoying life, with an increasing demand for delicious culinary experiences. The popularity of Western dishes such as French bread, Italian pasta, or products from Switzerland like butter and milk reflects this trend. Classic Fine Foods Company Limited, as a leading food distributor in Vietnam, has been continuously supplying high- quality products to supermarkets, restaurants, and hotels. However, the author still identifies problems that need improvement to enhance the quality management system within the company according to Metro Group standards.

Moreover, as a food distribution company, providing safe food for customer health and ensuring product quality to affirm the company's credibility is important. However, based on customer complaint statistics monthly, the company received an average of 5 to 10 complaints related to product quality in 2023. With a demanding customer base, even one or two instances of loss of reputation could lead to losing potential customers. According to Euromonitor (2023), despite economic challenges, Vietnam's F&B market is projected to grow by 18% compared to 2022, reaching 720.3 trillion VND in 2023.

This reflects strong growth and significant potential in the market amidst the post- pandemic era, with forecasts aiming to achieve nearly 1 million trillion VND by 2026. To effectively exploit the market's potential, the company must have a quality management system good enough to enhance its distributor brand reputation. However, the company's current quality management system and operations still face limitations, such as infrequent updates to quality policies, a lack of specific objective-setting procedures, subjective supplier evaluation criteria, primary root causes of complaints from customers have been not handled competitively, and infrequent quality control checks at the warehouse. Recognizing the importance of completing the quality management system to develop, and enhance product quality, safety, and customer trust, the author undertakes the topic: "Analysis of Current Application Status of Quality Management System According to Metro Standards at Classic Fine Foods Company Limited." 1 2 Research Objectives The study aims to research the application of the Metro standard quality management system at the company, analyzing the quality of raw materials, storage processes, preservation methods, and complaint resolution processes—all of which impact product quality.

Identify existing limitations, inadequacies, and improvement opportunities within the current system. Propose feasible solutions to enhance the quality management system at the company. 3 Research Subjects and Scope Research Subject: The quality management system throughout the supply chain. Scope of Study: The food storage warehouse and Quality Assurance Department at Classic Fine Foods Company Limited.

Research Period: July 18, 2023 – October 13, 2023. 4 Research Methods The author employs both qualitative and quantitative research methods. Qualitative Method: Interviews, discussions, exploration, and expert opinions (from experienced individuals working in the Quality Assurance and Procurement departments regarding quality control issues in purchasing and food storage), fishbone diagrams to analyze root causes of issues; utilizing the 5 Whys technique to detail solution content. Quantitative Method: Descriptive statistics on defect rates, Pareto charts, and the Analytic Hierarchy Process (AHP) method.

5 Structure of the Graduation Thesis The thesis consists of 4 chapters: Chapter 1: Overview of the Company In Chapter 1, the author provides an overview of the company, including its history, formation, and development, vision and mission, and the products the company 2 distributes. This chapter also identifies the company's target customers, offering readers a comprehensive perspective on the company. Chapter 2: Theoretical Foundation Chapter 2 synthesizes key concepts, definitions, and theories to establish the groundwork for the thesis. These theories include quality theory, quality management systems, and quality control tools.

Chapter 3: Analysis of Quality Management System Throughout the Supply Chain at the Company Chapter 3 analyzes the quality management system across the company's operational stages, such as procurement, resource management, workshops, and product storage. The chapter assesses non-conformity points and identifies opportunities for improvement in quality control practices. Chapter 4: Proposal of Solutions to Enhance the Efficiency of the Quality Management System at the Company In the final chapter, based on identified non-conformity points and improvement opportunities, the author proposes ideas to enhance company operations. 3 CONTENT CHAPTER 1: COMPANY OVERVIEW 1.1 Introduction to Classic Fine Foods Company Limited 1.1 General information about Classic Fine Foods Company Limited Figure 1.1 Company Logo (Source: classicfinefoods.vn) Official Name: CÔNG TY TNHH THỰC PHẨM NGON CỔ ĐIỂN International Name: CLASSIC FINE FOODS COMPANY LIMITED Abbreviation: CFF CO., LTD Address: Lot Vb.17b-19-21a, Road 22A, Tan Thuan Export Processing Zone, Tan Thuan Dong Ward, District 7, Ho Chi Minh City, Vietnam.

Laurent Alain Michel Mouric. Website: https://www.vn/ Industry: Food distribution Currently, CFF is part of the Metro Group, which operates in 11 countries across Europe, the Middle East, and Asia.2 Metro Logo Figure 1.3 Company Network (Source: classicfinefoods.vn) In Viet Nam, the company’s headquarter is located in Tan Thuan Export Processing Zone, District 7, Ho Chi Minh City, and it has four other branches, including: • CFF Hanoi: 14/196/1 P. Nguyen Son, To 21, Long Bien, Hanoi, Vietnam. • CFF Danang: 6 Tran Nhan Tong, Tho Quang, Son Tra, Danang, Vietnam.

• CFF Nha Trang: 55HF+JCC, Phuoc Ha, Nha Trang, Khanh Hoa, Vietnam. • CFF Phu Quoc: 128 Tran Hung Dao Street, Duong To, Phu Quoc, Kien Giang 92500, Vietnam.2 History of Formation and Development Classic Fine Foods Vietnam was established in 2005, recognized as a reputable enterprise in the field of importing and distributing food and beverages in Vietnam, with a mission to select and deliver special ingredients and premium, unique products to meet the needs of chefs worldwide. Year 2000: Classic Fine Foods company was established. Year 2001: Commenced business operations, acquired several companies, and established the Olivier Group.

Year 2002: Classic Fine Foods Philippines was established. Year 2004: The company expanded business operations to European countries, starting in the United Kingdom. Year 2005: The company further expanded to two countries, namely France and Vietnam. Year 2006: Business expansion extended to the Middle East region, with the United Arab Emirates chosen as the country of presence.

Year 2007: Classic Fine Foods Indonesia was established. Year 2008: Macau became the next country where Classic Fine Foods established its presence. Year 2012: With significant growth in Macau, the company decided to expand business operations to the Chinese market. Year 2015: Marks a significant milestone in the formation and development of Classic Fine Foods when Metro acquired the group.