Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong tiến trình mở cửa và hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt trên thị trường nội địa lẫn xuất khẩu. Để duy trì hiệu quả hoạt động và ra các quyết định điều hành sản xuất kinh doanh chính xác, việc thiết lập một hệ thống quản lý tài chính - kế toán minh bạch, cung cấp thông tin kịp thời là yêu cầu cấp thiết. Hạch toán kế toán đóng vai trò là công cụ kiểm tra, kiểm soát chi phí, hỗ trợ tính toán giá thành hợp lý và tối ưu hóa lợi nhuận.
Đối với các doanh nghiệp may mặc có quy mô sản xuất lớn, chủng loại sản phẩm phong phú và mẫu mã đa dạng, công tác kế toán bao gồm nhiều phần hành gắn kết chặt chẽ với nhau. Xuất phát từ thực tiễn trên và quá trình tìm hiểu thực tế tại doanh nghiệp, đề tài "Thực trạng công tác hạch toán kế toán tổng hợp tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long" được thực hiện nhằm giải quyết các nhiệm vụ:
- Tìm hiểu tổng quan về quá trình hình thành, phát triển, cơ cấu tổ chức quản lý và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công Ty Cổ Phần May Thăng Long.
- Khảo sát và mô tả thực trạng tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống tài khoản, hình thức ghi sổ và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị.
- Đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại công ty.
- Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng tổ chức công tác hạch toán kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
- Phạm vi không gian: Công Ty Cổ Phần May Thăng Long (Địa chỉ: 250 Minh Khai, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội).
- Phạm vi thời gian: Số liệu thực tế ghi nhận và khảo sát trong tháng 01 năm 2005.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khung pháp lý và quy định kế toán áp dụng
Tác giả căn cứ vào các văn bản pháp luật và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành tại thời điểm nghiên cứu:
- Chế độ kế toán và hệ thống chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính (sử dụng hệ thống chứng từ vật tư mẫu 01-VT, 05-VT; chứng từ thanh toán mẫu 01-TT, 02-TT...).
- Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nước ngày 29/09/1989 và các nghị định hướng dẫn thi hành.
- Phương pháp quản lý hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng (GTGT): Phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu: Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO).
- Phương pháp tính giá vốn thành phẩm xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền.
- Hình thức sổ kế toán: Hình thức Nhật ký chứng từ (sử dụng Nhật ký chứng từ số 2, số 3, số 5, số 9; Bảng kê số 8; Bảng phân bổ số 3; Sổ Cái...).
Phương pháp nghiên cứu và thu thập dữ liệu
- Phương pháp thu thập và tổng hợp chứng từ: Thu thập trực tiếp các chứng từ gốc tại phòng Kế toán - Tài vụ (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư, Giấy báo nợ/báo có ngân hàng, Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội, Bảng trích khấu hao tài sản cố định).
- Phương pháp kế toán - đối chiếu: Đối chiếu số liệu giữa chứng từ gốc với các sổ chi tiết, bảng phân bổ, bảng kê, nhật ký chứng từ và Sổ Cái.
- Phương pháp phân tích mô tả: Mô tả quy trình luân chuyển chứng từ và cách xử lý hạch toán từng phần hành kinh tế phát sinh trong tháng 01/2005.
Nội dung chính theo từng chương
Phần I: Giới thiệu chung về Công Ty Cổ Phần May Thăng Long
Công Ty Cổ Phần May Thăng Long (tên giao dịch quốc tế: Thăng Long Garment Company, viết tắt: ThaLoGa) tiền thân là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công Ty Dệt May Việt Nam. Công ty được thành lập ngày 08/05/1958 theo quyết định của Bộ Ngoại thương với tên gọi ban đầu là "Công Ty may mặc xuất khẩu" thuộc Tổng Công Ty xuất nhập khẩu tạp phẩm.
| Mốc thời gian |
Sự kiện phát triển chính |
| 08/05/1958 |
Thành lập công ty, là đơn vị xuất khẩu may mặc đầu tiên của Việt Nam. |
| 15/12/1958 |
Hoàn thành năm kế hoạch đầu tiên với sản lượng 391.129 sản phẩm (đạt 112,8% kế hoạch), giá trị tổng sản lượng tăng 840.880 đồng. |
| 1961 - 1965 |
Kế hoạch 5 năm lần thứ nhất, chuyển địa điểm tập trung về 250 Minh Khai; mở rộng xuất khẩu sang Liên Xô, Mông Cổ, Tiệp Khắc. |
| 1980 |
Đổi tên thành "Liên hợp các xí nghiệp may Thăng Long". Giai đoạn 1980 - 1988 xuất khẩu 5.000 áo sơ mi/năm. |
| 08/02/1991 |
Được Bộ Công nghiệp cấp giấy phép xuất khẩu trực tiếp. |
| 04/03/1992 |
Bộ Công nghiệp nhẹ ra quyết định đổi tên thành "Công Ty may Thăng Long". |
| 1995 |
Đạt sản lượng trên 9 triệu sản phẩm (chủ yếu là áo jacket, áo véc, sơ mi cao cấp, quần jean). |
| Tháng 8/1997 |
Đón nhận Huân chương Độc lập hạng 3 do Nhà nước trao tặng. |
- Quy mô vốn và năng lực hoạt động: Tổng vốn kinh doanh trên 16 tỷ đồng, trong đó vốn cố định là 12 tỷ đồng và vốn lưu động là 4 tỷ đồng. Hàng năm sản xuất từ 8 đến 9 triệu sản phẩm; hàng xuất khẩu chiếm 95% và sản phẩm gia công chiếm từ 80% đến 90%.
- Cơ cấu tổ chức quản lý: Bộ máy điều hành gồm Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc và 3 Phó Tổng Giám đốc (phụ trách Kỹ thuật, Sản xuất, Nội chính). Các phòng ban chức năng bao gồm: Văn phòng Công ty, Phòng Kỹ thuật chất lượng, Phòng Kế hoạch thị trường, Phòng Kế toán tài vụ, Phòng Kế hoạch đầu tư, Phòng Kho, Cửa hàng thời trang, Trung tâm thương mại và giới thiệu sản phẩm, Phòng Kinh doanh nội địa. Cấp xí nghiệp gồm các đơn vị thành viên: Xí nghiệp I, II, III, Kho ngoại quan, Xưởng sản xuất nhựa, Xí nghiệp may Hà Nam, Xí nghiệp may Nam Hải, Xí nghiệp phụ trợ, Xí nghiệp thiết kế TTK, Phân xưởng thêu, Phân xưởng mài.
- Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Kế toán tài vụ tham mưu cho ban giám đốc về quản lý tài chính, cân đối nguồn vốn và kiểm soát tài sản. Phân công lao động kế toán gồm:
- Kế toán trưởng: Chỉ đạo chung, hướng dẫn chế độ tài chính, chịu trách nhiệm quan hệ với ngân hàng và cơ quan thuế.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng và tiền vay: Theo dõi sổ phụ ngân hàng, lập báo nợ/báo có, theo dõi ủy nhiệm chi, lập Nhật ký chứng từ số 2 và số 3.
- Kế toán công nợ người mua và người bán: Theo dõi thanh toán công nợ khách hàng, lập sổ chi tiết và Nhật ký chứng từ số 5.
- Kế toán kho hàng: Theo dõi nhập - xuất - tồn vật tư, thành phẩm, vào thẻ kho, sổ chi tiết nguyên vật liệu và lập Bảng kê số 8.
- Kế toán tài sản cố định: Theo dõi biến động TSCĐ, vào sổ chi tiết TSCĐ, lập Nhật ký chứng từ số 9 và Bảng phân bổ số 3.
- Thủ quỹ: Trực tiếp thu - chi tiền mặt dựa trên phiếu thu, phiếu chi hợp lệ và quản lý quỹ tiền mặt.
- Trình tự ghi sổ Nhật ký chứng từ: Chứng từ gốc được kiểm tra và ghi hàng ngày vào Bảng kê, Bảng phân bổ hoặc Sổ quỹ/Sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng tổng hợp số liệu từ bảng kê và sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ, sau đó ghi vào Sổ Cái. Cuối kỳ đối chiếu giữa Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết để lập Bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính.
Phần II: Thực trạng công tác hạch toán kế toán tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long
Nội dung phần này phản ánh hệ thống số liệu kế toán thực tế của công ty tại thời điểm đầu kỳ và các phát sinh trong tháng 01/2005.
1. Số dư đầu kỳ các tài khoản (Tháng 01/2005)
| Số hiệu TK |
Tên tài khoản |
Dư Nợ (đồng) |
Dư Có (đồng) |
| 111 |
Tiền mặt |
50.000 |
|
| 112 |
Tiền gửi ngân hàng |
458.000 |
|
| 131 |
Phải thu của khách hàng |
78.000 |
|
| 142 |
Chi phí trả trước |
141.394 |
|
| 152 |
Nguyên vật liệu tồn kho |
429.875 |
|
| 154 |
Chi phí SXKD dở dang |
3.236 |
|
| 155 |
Thành phẩm tồn kho |
211.950 |
|
| 211 |
Tài sản cố định hữu hình |
2.785 |
|
| 311 |
Vay ngắn hạn |
|
1.401 |
| 331 |
Phải trả người bán |
|
184.962 |
| 334 |
Phải trả công nhân viên |
|
140.169 |
| 411 |
Nguồn vốn kinh doanh |
|
600.925 |
| 415 |
Quỹ khen thưởng phúc lợi |
|
153.465 |
| 421 |
Lợi nhuận chưa phân phối |
|
1.223 |
- Chi tiết số dư TK 131 (Phải thu khách hàng): Công ty Thành Long: 7.000; Công ty TM Hoàng Tấn: 14.000; XN dệt may Phú Hưng: 20.000; Cửa hàng Phương Anh: 27.000; Cửa hàng Thời Trang Trẻ: 8.000.
- Chi tiết số dư TK 311 (Vay ngắn hạn): Ngân hàng Công thương Việt Nam: 512.723; Ngân hàng NN&PTNT: 341.121; Công ty CP TM Tân Phú: 197.557; Công ty Xây dựng Hoàng Hà: 284.915; Tổng Công ty Dệt may Việt Nam: 315.401.
- Chi tiết số dư TK 331 (Phải trả người bán): Công ty TNHH Lũng Lô: 19.000; Phân xưởng II: 84.198; Công ty TNHH Nam Hà: 16.000; Công ty Bao bì Thành Long: 15.764; Công ty Tân Phú: 48.960.
- Chi tiết tạm ứng (TK 141): Đặng Thị Ánh: 22.000; Nguyễn Thanh Loan: 34.000; Nguyễn Thu Giang: 35.000.
- Chi tiết thành phẩm tồn kho (TK 155): Áo jacket (1.500 chiếc), Áo phông nữ (500 chiếc, giá vốn 35.000), Áo sơ mi nữ dài tay (1.800 chiếc), Áo sơ mi nữ ngắn tay (900 chiếc, giá vốn 28.950).
- Chi tiết nguyên vật liệu tồn kho (TK 152): Vải ngoài: 13.918 mét; Chỉ thêu: 12.224 cuộn; Chỉ trắng: 482 cuộn.
2. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ
Báo cáo liệt kê chi tiết 67 nghiệp vụ phát sinh trong tháng 01/2005 bao gồm:
- Mua và nhập kho nguyên phụ liệu: Mua vải ngoài của Công ty Nam Hải (17.040 m theo HĐ 000512, PNK 01); mua khóa dài (1.560 chiếc), khóa nhỏ (3.021 chiếc) của Xí nghiệp Anh Thư (HĐ 000621, PNK 02); mua 912 cuộn chỉ thường của Công ty Sợi Hà Nội (đơn giá 13.154 đ/cuộn, thanh toán tiền mặt theo PC 01); mua 1.750 chiếc kim máy của Công ty TNHH Thái Hà (đơn giá 423 đ/chiếc); mua 15.841 bao bì của Công ty Thành Long (đơn giá 350 đ/chiếc); mua dầu máy của Công ty Long An (1.000 đồng, VAT 10%); mua 150 cuộn chỉ mút (15.430 đ/cuộn); mua 2.410 m lụa trơn của Công ty Việt Cường; mua 1.350 hộp khuy của Công ty Hoa Mai (2.570 đ/hộp).
- Xuất kho vật tư cho sản xuất: Xuất vải ngoài (4.125 m, đơn giá 10.560), vải phin (3.883 m, đơn giá 8.980), chỉ thêu (115 cuộn, đơn giá 12.918), chỉ thường (170 cuộn, đơn giá 13.154), phấn may (25 hộp cho áo jacket, 17 hộp cho quần bò với đơn giá 8.005), kim may (510 chiếc cho áo jacket, 325 chiếc cho áo măng tô, 219 chiếc cho quần bò với đơn giá 423), móc (20 kg, đơn giá 29.510), khuy sắt (17 kg cho áo jacket, 5 kg cho áo măng tô, đơn giá 31.012), dây chun (3.120 m cho áo jacket, 5.149 m cho áo măng tô, 2.567 m cho quần bò, đơn giá 491), xuất bao bì đóng gói (3.640 chiếc cho áo jacket, 6.392 chiếc cho áo măng tô, 3.389 chiếc cho quần bò, đơn giá 350).
- Tập hợp chi phí và tính giá thành: Trích khấu hao TSCĐ (dây chuyền bộ đồ nam: 21.634; dây chuyền bộ đồ nữ: 29.450; dây chuyền bộ đồ trẻ em: 17.183; bộ phận bán hàng: 965.412; bộ phận quản lý doanh nghiệp: 1.373); phân bổ tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất áo jacket: 22.211; lương nhân viên quản lý phân xưởng: 3.000; lương bộ phận bán hàng: 2.158; lương bộ phận quản lý doanh nghiệp: 5.820; trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định; phế liệu thu hồi nhập kho áo jacket: 2.892; chi phí dịch vụ mua ngoài gồm tiền điện (562.258, VAT 10%), tiền nước (165.109, VAT 5%), cước điện thoại (102.850); nhập kho 3.640 áo jacket hoàn thành với giá vốn 37.542,5 đ/chiếc.
- Tiêu thụ sản phẩm và thanh toán công nợ: Xuất bán trực tiếp và gửi bán cho Cửa hàng Thời Trang Trẻ, Cửa hàng Giới thiệu sản phẩm, Cửa hàng Phương Anh, Bách hóa Tổng hợp Thanh Xuân, Siêu thị ViNaCoTex, Công ty Vạn Xuân, Cửa hàng 25 Bà Triệu; thực hiện chi trả chiết khấu bán hàng từ 1% đến 2% và hoa hồng đại lý từ 1% đến 3%; thanh lý dàn máy tính hư hỏng đã khấu hao hết (nguyên giá 180.000, chi phí thanh lý 1.000, thu bán phế liệu 2.000).
3. Hệ thống biểu mẫu chứng từ thực tế minh họa
Báo cáo trình bày đầy đủ các biểu mẫu nghiệp vụ lập theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính:
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT): Phiếu số 103 ngày 03/01/2005 nhập kho khóa dài (1.200 chiếc), khóa ngắn; Phiếu số 104 ngày 03/01/2005 nhập kho chỉ thường (912 cuộn) từ Công ty Sợi Hà Nội.
- Hợp đồng kinh tế và Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 05-VT): Hợp đồng mua bán chỉ thường với Công ty Sợi Hà Nội; Biên bản kiểm nghiệm vật tư ngày 03/01/2005 đánh giá chất lượng khóa và chỉ may.
- Hóa đơn GTGT: Hóa đơn mua khóa từ Xí nghiệp Anh Thư ngày 03/01/2005 (tiền hàng 5.810, thuế VAT 507.281, tổng thanh toán 5.091).
- Phiếu thu (Mẫu số 01-TT) và Phiếu chi (Mẫu số 02-TT): Phiếu thu số 02 rút 150.000 từ TGNH nhập quỹ; Phiếu chi số 95 chi trả 13.092,8 đồng tiền mua chỉ cho Công ty Sợi Hà Nội; Phiếu chi số 96 chiết khấu bán hàng 454.685 đồng cho Cửa hàng Thời Trang Trẻ; Phiếu thu số 106 thu tiền bán hàng 45.500 đồng.
- Giấy báo Nợ ngân hàng: Giấy báo Nợ tài khoản số 0015106285 tại Ngân hàng Công thương Việt Nam về khoản rút TGNH 150.000 đồng nhập quỹ tiền mặt.
Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán của Công Ty Cổ Phần May Thăng Long
Dựa trên thực trạng hạch toán chi tiết và tổng hợp trong tháng 01/2005, tác giả đưa ra định hướng đánh giá những ưu điểm trong việc duy trì hình thức Nhật ký chứng từ chặt chẽ, đồng thời nhận diện các hạn chế về thời gian ghi chép thủ công và khối lượng bảng kê đối chiếu để đề xuất các giải pháp hoàn thiện quy trình lập chứng từ, luân chuyển chứng từ và quản lý chi phí sản xuất tại đơn vị.
Kết quả và đóng góp
- Hệ thống hóa số liệu kế toán thực tế: Phản ánh toàn diện hệ thống số dư đầu kỳ (với 14 tài khoản tổng hợp chính) và tổng hợp chi tiết 67 nghiệp vụ phát sinh trong tháng đầu năm tài chính 2005 của một doanh nghiệp may quy mô vốn 16 tỷ đồng.
- Minh họa quy trình chứng từ chuẩn mực: Trích xuất chi tiết các biểu mẫu chứng từ gốc (Phiếu nhập kho 01-VT, Biên bản kiểm nghiệm 05-VT, Phiếu thu 01-TT, Phiếu chi 02-TT, Hóa đơn GTGT, Giấy báo Nợ) theo đúng quy định của Bộ Tài chính tại Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT.
- Làm rõ tính tương thích của hình thức Nhật ký chứng từ: Mô tả rõ cơ chế kết hợp giữa ghi chép chi tiết và tổng hợp của hình thức Nhật ký chứng từ đối với doanh nghiệp sản xuất gia công may mặc có quy mô sản phẩm lớn (8 - 9 triệu sản phẩm/năm).
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế: Phạm vi số liệu thực tế chỉ tập trung trong kỳ kế toán tháng 01/2005; phần giải pháp ở Phần III chưa phát triển sâu các mô hình phân tích chi phí phức tạp do giới hạn thời gian thực tập của sinh viên.
- Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu trọn vẹn cả niên độ kế toán (quý/năm) để đánh giá đầy đủ chu kỳ luân chuyển vốn; nghiên cứu ứng dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp thay thế cho việc lập bảng kê và nhật ký chứng từ thủ công.
Giá trị tham khảo
Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp và cán bộ kế toán tại các đơn vị sản xuất may mặc:
- Cung cấp mô hình luân chuyển chứng từ và cách thiết lập hệ thống tài khoản chi tiết trong doanh nghiệp may gia công xuất khẩu.
- Cung cấp bộ hồ sơ mẫu về phương pháp lập chứng từ gốc, bảng trích khấu hao, bảng phân bổ tiền lương, phương pháp kê khai thuế GTGT và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp FIFO và bình quân gia quyền.
Câu hỏi thường gặp
1. Doanh nghiệp trong báo cáo áp dụng hình thức sổ kế toán nào và vì sao?
Công Ty Cổ Phần May Thăng Long áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Hình thức này được lựa chọn do phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh lớn, chủng loại mặt hàng đa dạng và trình độ của đội ngũ kế toán, giúp kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, đảm bảo kiểm tra số liệu thường xuyên qua các bảng kê và nhật ký chứng từ (số 2, 3, 5, 9...).
2. Các chính sách kế toán chủ yếu về thuế, hàng tồn kho và giá vốn tại đơn vị là gì?
Trong kỳ kế toán tháng 01/2005, công ty áp dụng:
- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Tính giá xuất kho nguyên vật liệu theo phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO).
- Tính giá vốn thành phẩm xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
3. Quy mô vốn và năng lực sản xuất của Công Ty Cổ Phần May Thăng Long được ghi nhận như thế nào?
Công ty có tổng số vốn kinh doanh trên 16 tỷ đồng (vốn cố định 12 tỷ đồng, vốn lưu động 4 tỷ đồng). Năng lực sản xuất hàng năm đạt từ 8 đến 9 triệu sản phẩm, trong đó hàng xuất khẩu chiếm 95% và hàng gia công chiếm từ 80% đến 90%.
4. Hệ thống chứng từ kế toán trong báo cáo tuân thủ theo văn bản pháp lý nào?
Toàn bộ hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán (Phiếu nhập kho số 01-VT, Biên bản kiểm nghiệm số 05-VT, Phiếu thu số 01-TT, Phiếu chi số 02-TT) được áp dụng theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính và Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế ngày 29/09/1989.
Kết luận
Khóa luận đã phản ánh chi tiết thực trạng công tác hạch toán kế toán tổng hợp tại Công Ty Cổ Phần May Thăng Long trong tháng 01/2005. Thông qua hệ thống 67 nghiệp vụ phát sinh và các mẫu chứng từ thực tế theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT, công trình làm rõ quy trình luân chuyển chứng từ và phương pháp hạch toán chi phí, doanh thu theo hình thức Nhật ký chứng từ. Đây là tài liệu thực tiễn có giá trị tham khảo cao đối với công tác kế toán trong ngành sản xuất và gia công may mặc.
