mở đầu trong chu trình cải tiến, nó là một công cụ gi p cho quá trình phân tích tiến trình đƣợc diễn ra nhanh hơn, đồng thời tạo ra sự sáng tạo, duy trì tổ chức gọn gàng, ngăn nắp. Kết quả của nó chính là tăng hiệu quả của tổ chức, cải thiện chất lƣợng, giảm đƣợc các lãng phí trong sản xuất. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 Phƣơng pháp 5S nhằm xây dựng ý thức cải tiến và tinh thần đồng đội của mọi ngƣời tại nơi làm việc, gi p xây dựng và phát triển ý thức trách nhiệm và tinh thần tập thể của các thành viên (Tạ Thị Kiều An, 2010).Tạo cho nơi làm việc đƣợc sạch sẽ, ngăn nắp hơn, tăng cƣờng phát huy sáng kiến cải tiến của nhân viên, tạo điều kiện hỗ trợ sẵn sàng cho công việc, gia tăng tính tự giác của nhân viên trong công ty. Thực hiện tốt 5S góp phần vào việc thực hiện tốt các hoạt động: PQCDSM: P (Productivity) – Tăng năng suất, Q (Quality) – Tăng chất lƣợng, C (Cost) – giảm chi phí, D (Dilivery) – Giao hàng đ ng hẹn, S (Safety) – Đảm bảo an toàn, M (Morale) – Nâng cao tinh thần (Hajime Suzuki, 2006).
Szewieczek (2007) còn chứng minh đƣợc vai trò to lớn của việc thực hiện tốt 5S qua các giai đoạn: Thực hiện tốt S1 (Sàng lọc): gi p tổ chức cải tiến đƣợc tiến trình bằng việc giảm chi phí sản xuất, giảm tồn kho, sử dụng tốt hơn diện tích nơi làm việc và giảm việc làm mất công cụ làm việc. Thực hiện tốt S2 (Sắp xếp) gi p tổ chức cải tiến đƣợc tiến trình bằng việc tăng hiệu suất và hiệu quả làm việc, giảm thời gian tìm kiếm công cụ cần thiết và tăng mức độ an toàn trong lao động. Thực hiện tốt S3 (Sạch sẽ): tăng hiệu quả làm việc của máy móc, duy trì sự sạch sẽ và ngăn nắp, duy trì và cải tiến đƣợc hiệu suất làm việc của máy móc, duy trì nơi làm việc sạch sẽ, dễ dàng để kiểm tra, phát hiện nhanh chóng mối đe dọa (nguồn gốc gây ra sự nguy hiểm trong sản xuất), cải tiến môi trƣờng làm việc và đánh giá đƣợc nguyên nhân của những tai nạn. Thực hiện tốt S4 (Săn sóc): sẽ gia tăng sự an toàn và giảm ô nhiễm trong môi trƣờng công nghiệp, xác định đƣợc nguyên nhân của mọi tiến trình.
Thực hiện tốt S5 (Sẵn sàng): tăng đƣợc nhận thức và tinh thần làm việc của cán bộ công nhân viên trong tổ chức, giảm tối thiểu những lỗi về chất lƣợng, gia tăng sự LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 đồng lòng trong nhân viên, cải tiến tiến trình giao tiếp và mối quan hệ của toàn thể nhân viên. Nguyên tắc để thực hiện 5S Cam kết của lãnh đạo: ở đây chỉ sự cam kết về việc chỉ đạo thực hiện, cam kết việc cung cấp đầy đủ nguồn nhân lực cho dự án và đặc biệt là việc cung cấp đầy đủ kinh phí để duy trì dự án. Đào tạo và hƣớng dẫn cán bộ nhân viên trong công ty hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng nhƣ phƣơng pháp để thực hiện. Sự tham gia của tất cả mọi ngƣời.
Duy trì và cải tiến không ngừng, tạo nên một nguyên tắc hoạt động trong công ty để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý và kinh doanh. Các bƣớc thực hiện 5S. Việc thực hiện 5S là không giống nhau giữa các doanh nghiệp.Có những doanh nghiệp chẳng hạn nhƣ công ty CNC VINA thực hiện 5S bắt đầu với yếu tố đầu tiên là S5 (Sẵng sàng) điều này có nghĩa là doanh nghiệp tập trung vào việc đào tạo nhận thức cho ngƣời công nhân, khi công nhân có đủ nhận thức về vai trò cũng nhƣ lợi ích mà 5S mang lại thì mới tiến hành thực hiện các bƣớc còn lại.Cũng có những doanh nghiệp tiến hành theo đ ng trình tự từ S1 (Sàng lọc) tới S5 (Sẵn sàng) nhƣ công ty CNCTECH hay Traphaco CNC. Tuy nhiên, dựa theo thực trạng hoạt động của Cửu Long, tác giả đã tiến hành thực hiện 5S dựa theo tài liệu hƣớng dẫn của Tổng Cục Đo Lƣờng TP.HCM và sẽ chia thành 2 giai đoạn thực hiện trong đó giai đoạn 1 bao gồm các bƣớc: chuẩn bị, thông báo và tổng vệ sinh sơ bộ và giai đoạn 2 bao gồm các bƣớc: sàng lọc sơ bộ, thực hiện 5S và đánh giá 5S.
Giai đoạn 1: Bước 1: Chuẩn bị LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 Các bộ lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của 5S. Việc tìm hiểu này nhằm mục đích tạo cho ban lãnh đạo cái nhìn sâu sắc về 5S (công dụng cũng nhƣ những lợi ích mà 5S mang lại).Đây là một bƣớc quan trọng có tính chất quyết định đến việc thành công của dự án 5S tại công ty bởi vì ban lãnh đạo là ngƣời trực tiếp truyền động lực cho những ngƣời công nhân, họ cũng chính là ngƣời bố trí nhân lực và cung cấp tài chính để thực hiện và duy trì dự án. Cán bộ lãnh đạo sau khi đã hiểu hết về 5S cũng nhƣ những tiềm năng và rủi ro khi thực hiện 5S thì bƣớc tìm hiểu kinh nghiệm về hoạt động 5S là một bƣớc tiến quan trọng của tiến trình. Ở bƣớc này ban lãnh đạo sẽ đƣợc đi tham quan các mô hình 5S thành công, đƣợc học hỏi và chia sẻ các kinh nghiệp về quá trình thực hiện, giảm thiểu đƣợc những rủi ro thƣờng gặp có thể xảy.
Cam kết thực hiện 5S của ban lãnh đạo là bƣớc thành công đầu tiên cho cả tiến trình. Nó thể hiện mong muốn cải tiến tổ chức, thể hiện niềm tin của giám đốc vào dự án đồng thời tạo động lực thực hiện cho tất cả nhân viên. Ban chỉ đạo 5S là những ngƣời đƣợc ban giám đốc lựa chọn để trực tiếp theo dõi, quan sát, đánh giá các hoạt động 5S thực hiện tại công ty hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng quý.Tiến hành đạo tạo ban chỉ đạo 5S bằng cách thuê các chuyên gia về 5S hƣớng dẫn ban chỉ đạo cách thức soạn thảo tài liệu, cách thực hiện và cách đánh giá 5S. Bước 2: Thông báo chính thức của lãnh đạo: Việc thông báo chính thức về chƣơng trình đào tạo thực hiện 5S nhƣ là bƣớc khởi đầu để phát động phong trào cho mọi ngƣời.Mục đích của việc này nhằm làm cho công nhân hiểu đƣợc tầm quan trọng, ý nghĩa của chƣơng trình và những lợi ích mà chƣơng trình có thể mang lại cho tổ chức, kêu gọi sự tích cực ban đầu của tất cả các thành viên trong công ty.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 Cũng trong ngày này, ban lãnh đạo sẽ đọc quyết định việc thành lập ban chỉ đạo 5S những thành viên của ban chỉ đạo và nhiệm vụ chính của ban chỉ đạo cho toàn thể cán bộ công nhân viên.Tiếp đến sẽ tiến hành phân chia nhóm và phân công khu vực phụ trách cho từng nhóm.Các nhóm đƣợc phân chia sẽ có trách nhiệm thực hiện chƣơng trình tại khu vực mà mình phụ trách, đảm bảo đƣợc những yêu cầu mà ban lãnh đạo đã đƣa ra.Để có th c đẩy tinh thần của các công nhân viên, ban chỉ đạo cũng nhƣ nhân viên sẽ tạo ra các biểu tƣợng, băng rôn về 5S dán lên tƣờng và những vị trí trong xƣởng. Việc đào tạo công nhân trong xƣởng bƣớc đầu cho công nhân thấy đƣợc những lợi ích mà thực hiện thành công 5S có thể mang lại.Các nguyên tắc cũng nhƣ công việc hàng ngày cần phải làm để có thể đạt đƣợc những mục đích và mục tiêu đã đề ra ban đầu. Bước 3: Toàn bộ nhân viên tiến hành tổng vệ sinh Thực hiện tổng vệ sinh bƣớc đầu sẽ gi p cho cán bộ công nhân viên cảm thấy hứng th với nội dung mới này, gia tăng nhận thức về việc cần thiết phải tạo một môi trƣờng làm việc sạch sẽ trong công ty, xác định sơ bộ đƣợc những loại vật liệu cần thiết phải dọn dẹp, xử lý hay tiêu hủy…Để công việc có thể tiến hành một cách thuận tiện ban lãnh đạo sẽ cung cấp thêm các công cụ cần thiết cho công việc làm sạch đồng thời các nhóm có thể đề xuất những công cụ để hỗ trợ thêm cho công việc của mình. Giai đoạn 2: Thực hiện 5S.
Bước 4: Bắt đầu bằng Sàng lọc Sau ngày tổng vệ sinh cần tiến hành sàng lọc sơ bộ dựa theo các tiêu chuẩn đã lập ra.Tập trung vào việc phân loại những vật liệu cần thiết phải giữ lại và những vật liệu cần loại bỏ. Hoàn thiện các tiêu chuẩn sàng lọc để thuận lợi hơn cho quá trình thực hiện sau này. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 Bước 5: Thực hiện Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton) và Sạch sẽ (Seiso) Sàng lọc (S1): thực hiện sàng lọc dựa theo các tiêu chuẩn đã đƣa ra và tiến hành phân loại các vật dụng.Tiêu chuẩn cho sàng lọc đƣợc xây dựng dựa theo nghiên cứu của Dario &cộng sự (2008) là dựa vào tần suất sử dụng của thiết bị, dụng cụ hay các mặt hàng trong xƣởng để đánh giá sự quan trọng hay cần thiết của nguyên vật liệu này, từ đó bố trí cách tổ chức và thanh lý những trang thiết bị, dụng cụ này.1 Nguyên tắc tổ chức nguyên liệu trong công ty Tần suất Miêu tả Phƣơng pháp tổ chức Không thể sử dụng. Bị hỏng hoặc bị lỗi không Loại bỏ thể sử dụng.
Có Hiếm khi sử Đƣợc sử dụng một năm Đặt ở các vị trí xa nơi thể dụng. Nguyên đƣợc Thỉnh thoảng Đƣợc sử dụng từ 1-2 Lƣu trữ nơi làm việc liệu sử sử dụng. lần/tháng. Thƣờng Đƣợc sử dụng 1 tuần /lần Lƣu trữ gần nơi sản xuyên sử xuất dụng.
Sử dụng hằng ngày, hàng Lƣu trữ gần nơi sử giờ dụng Kết hợp với bảng nguyên tắc trên thì sử dụng thẻ thẻ đỏ và thẻ vàng vào để gắn lên các vật dụng, nhằm xác định thời gian và cách thức xử lý với những trang thiết bị này.Một điểm cần lƣu ý, trƣớc khi thực hiện sàng lọc, cần chụp lại tất cả các hình ảnh của trƣớc khi sàng lọc để dùng làm tài liệu so sánh với hình ảnh sau khi sàng lọc nhằm xác định đƣợc kết quả của thực hiện 5S. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 11 THẺ ĐỎ THẺ VÀNG Tên vật dụng:……………… Trạng thái:………………… Quyết định:……………… Lý do:…………………… Ngày kiểm tra:…………… Ngày xử lý:……………… Tên ngƣời điều tra:……… Chữ ký:………………… Hình 1.1 Mẫu thẻ đỏ và thẻ vàng Sắp xếp (S2): sau khi thực hiện sàng lọc, các nhóm sẽ tiến hành sắp xếp sao cho khoa học và trật tự, dễ tìm và dễ thấy nhất, có nghĩa là đặt vật ở những vị trí mà mọi ngƣời có thể dễ dàng tìm thấy ch ng.