Chương I đã xác định, luận văn này tập trung nghiên cứu một số điểm cơ bản nhất trong lý thuyết quản trị dự án và những điểm đặc thù của việc quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc ngân sách nhà nước. Đây cũng chính là nội dung của Chương II. Trước hết, Chương II giới thiệu tổng quan về vòng đời dự án và các thành phần nội dung của việc quản trị dự án. Sau đó, các nội dung cơ bản nhất thuộc phạm vi nghiên cứu được trình bày, lần lượt là: lập dự án, tổ chức quản lý dự án, quản lý kế hoạch và kiểm soát dự án.
Tổng quan về vòng đời dự án và quản trị dự án 2.1 Vòng đời dự án Vòng đời dự án nói chung bao gồm 04 giai đoạn chính [16,17,20,23]: khởi động dự án, lập dự án, thực hiện dự án và kết thúc dự án như minh họa tại Hình vẽ II. Quá trình chuyển đổi từ giai đoạn này sang giai đoạn khác được thể hình bằng các mũi tên. Mỗi quá trình chuyển đổi thường gắn liền với một nhiệm vụ trọng tâm: Khởi động dự án Đánh giá Xác đinh Nghiệm thu mục tiêu Kết thúc Vòng đời Lập dự án dự án dự án Theo dõi Xây dựng kiểm soát kế hoạch Thực hiện dự án Hình II.1: Vòng đời dự án LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 15 • Khi chuyển đổi từ giai đoạn khởi động dự án sang giai đoạn lập dự án thì nhiệm vụ trọng tâm là xác định mục tiêu. • Khi chuyển đổi từ giai đoạn lập dự án sang giai đoạn thực hiện dự án thì nhiệm vụ trọng tâm là xây dựng kế hoạch.
• Khi chuyển đổi từ giai đoạn thực hiện dự án sang giai đoạn kết thúc dự án thì nhiệm vụ trọng tâm là theo dõi, kiểm soát • Khi chuyển đổi từ giai đoạn kết thúc dự án sang giai đoạn khởi động dự án (mới) thì nhiệm vụ trọng tâm là đánh giá, nghiệm thu kết quả. Căn cứ vào vòng đời dự án như trên, hầu hết các nghiên cứu về đầu tư cũng như thực tiễn triển khai hoạt động đầu tư ở Việt Nam đều thống nhất phân kỳ quá trình đầu tư thành 3 giai đoạn lớn như sau [2,3,4,5,6]: • Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: Giai đoạn này cần giải quyết các công việc như nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư, quy mô đầu tư, xem xét khả năng về nguồn vốn đầu tư, lựa chọn hình thức đầu tư và lập dự án đầu tư. Ở giai đoạn này, đơn vị lập dự án gửi hồ sơ dự án và văn bản trình đến người có thẩm quyền quyết định đầu tư. Giai đoạn này kết thúc khi nhận được Quyết định đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư.
• Giai đoạn thực hiện đầu tư: Giai đoạn này bao gồm các công việc như xin giao đất hoặc thuê đất (đối với dự án có sử dụng đất), xin giấy phép xây dựng nếu yêu cầu phải có giấy phép xây dựng, thực hiện đền bù giải phóng mặt bằng, mua sắm thiết bị, khảo sát thiết kế xây dựng, phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán, tiến hành thi công, kiểm tra thực hiện, quản lý kỹ thuật và vận hành thử và nghiệm thu công trình. • Giai đoạn kết thúc đầu tư: Giai đoạn này bao gồm các công việc như nghiệm thu, bàn giao, vận hành, bảo hành công trình, quyết toán vốn đầu tư và phê duyệt quyết toán dự án.2 Quản trị dự án Quản trị dự án đã xuất hiện từ rất lâu trong lịch sử của nhân loại, phát triển từ quá trình phát triển công trình ứng dụng trong các lĩnh vực khác nhau như xây dựng, kỹ thuật và quốc phòng [21,27]. Tuy nhiên, ngành quản trị dự án được chính thức công nhận là một ngành khoa học [10], một nhánh của khoa học quản lý từ những năm 1950. Những người đặt nền móng quan trọng cho lý thuyết về quản lý dự án là Henry Gantt, Henri Fayol và Frederick Winslow Taylor.
Những LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 16 đóng góp chính cho lý thuyết quản lý dự án ở giai đoạn đầu là tìm ra 5 chức năng của quản lý và lý thuyết quản lý theo khoa học [22], đặt cơ sở cho những kiến thức cốt lõi liên quan đến quản lý dự án và quản lý chương trình vẫn còn nguyên giá trị đến thời điểm hiện tại. Vào những năm 1960, Viện Quản lý Dự án đã được thành lập ở Thụy Điển để phục vụ cho việc nghiên cứu kỹ nghệ quản lý dự án. Những tiền đề của Viện Quản lý Dự án là những công cụ và kỹ thuật quản lý dự án được chia sẻ bằng nhau giữa các ứng dụng phổ biến trong những dự án từ ngành công nghiệp phần mềm cho tới ngành công nghiệp xây dựng. Trong năm 1981, Viện Quản lý Dự án đã công bố lý thuyết hệ thống đầu tiên về việc quản lý dự án dưới hình thức tập chuyên khảo Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án [8], trong đó trình bày các tiêu chuẩn và nguyên tắc chỉ đạo về thực hành được sử dụng rộng rãi trong toàn bộ giới quản lý dự án chuyên nghiệp.
Quản trị dự án Kiểm soát dự án Lập dự án Quản lý dự án Kết thúc dự án Phạm vi nghiên cứu Quản lý Quản lý Quản lý Quản lý kế hoạch nguồn lực chất lượng rủi ro Hình II.2: Nội dung quản trị dự án Tương ứng với vòng đời của dự án, đến nay, hệ thống lý thuyết về quản trị dự án đã tương đối hoàn chỉnh, bao gồm 04 trụ cột chính là: Lập dự án, Quản lý dự án, Kiểm soát dự án và Kết thúc dự án. Đối với quản lý dự lại có thể phân chia thành 04 nội dung là: quản lý kế hoạch, quản lý nguồn lực, quản lý chất lượng và quản lý rủi ro. Các nội dung quản lý dự án là khá đa dạng và phức tạp. Luận văn này tập trung vào nghiên cứu một số nét đặc trưng cơ bản của việc quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT ở góc độ: Lập dự án, Quản lý dự án (quản lý kế hoạch) và Kiểm soát dự án.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Lập dự án đầu tư Việc lập dự án đầu tư được thực hiện thông qua việc phát hiện và lựa chọn cơ hội đầu tư và là hoạt động chiến lược được thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, là tiền đề để xây dựng các dự án có hiệu quả cao nhất trong điều kiện khan hiếm về nguồn lực. Việc phát hiện và lựa chọn cơ hội đầu tư, tùy theo tính chất và quy mô dự án, theo qui định chung của các văn bản pháp quy áp dụng ở Việt Nam, thường được tiến hành thông qua 2 nghiên cứu là nghiên cứu tiền khả thi và nghiên cứu khả thi.1 Lập dự án đầu tư ứng dụng CNTT Khác với các dự án đầu tư xây dựng hoặc đầu tư cơ sở hạ tầng, quy mô của các dự án đầu tư ứng dụng CNTT thường nhỏ hơn rất nhiều. Theo kết quả thống kê [6], ngoại trừ các dự án có nguồn gốc kinh phí từ nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức, trên 90% các dự án đầu tư ứng dụng CNTT của Việt Nam có quy mô vốn dưới 100 tỷ đồng, trong số đó, nhiều dự án quan trọng, có tác động thúc đẩy lớn, lại chỉ có quy mô vốn rất khiêm tốn, dưới mức 20 tỷ đồng (nếu là dự án tích hợp bao gồm cả phần cứng và phần mềm) hoặc dưới mức 3 tỷ đồng (nếu chỉ đơn thuần là dự án phần mềm).
Do vậy, nếu áp dụng các quy định hiện hành cho dự án đầu tư xây dựng hoặc đầu tư cơ sở hạ tầng (thường ở quy mô hàng nghìn tỷ đồng) thì quá trình đầu tư phải chuẩn bị rất phức tạp (do quy mô vốn), qua nhiều khâu, thủ tục thẩm định, phê duyệt và hoàn toàn không phù hợp. Các dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc ngân sách nhà nước trước hết được phân loại thành các nhóm khác nhau và áp dụng quy định lập dự án đặc thù khác nhau. Tùy theo tính chất của dự án và quy mô đầu tư, dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước được phân loại thành các nhóm: dự án quan trọng quốc gia, nhóm A, nhóm B và nhóm C, trong đó: • Dự án đầu tư ứng dụng CNTT quan trọng quốc gia là các dự án được thực hiện theo Nghị quyết của Quốc hội. • Dự án đầu tư ứng dụng CNTT nhóm A là các dự án nhằm thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu có ý nghĩa chính trị - xã hội quan trọng hoặc các dự án ứng dụng CNTT nhằm thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu phục vụ phát triển ngành, lãnh thổ có tổng mức vốn đầu tư trên 100 tỷ đồng.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 18 • Dự án đầu tư ứng dụng CNTT nhóm B là các dự án nhằm thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu phụ vụ phát triển ngành, lãnh thổ có tổng mức vốn đầu tư trên 20 tỷ đồng đến 100 tỷ đồng. • Dự án đầu tư ứng dụng CNTT nhóm C là các dự án nhằm thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu phục vụ phát triển ngành, vùng, lãnh thổ có tổ mức vốn đầu tư từ 20 tỷ đồng trở xuống. Do đặc thù của dự án CNTT, tùy theo quy mô của dự án, chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức lập Dự án khả thi ứng dụng công nghệ thông tin, Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo đầu tư và chịu trách nhiệm về các nội dung yêu cầu được đưa ra trong hồ sơ dự án. Cụ thể như sau: • Đối với các dự án quan trọng quốc gia và các dự án nhóm A, Chủ đầu tư tổ chức lập Dự án khả thi ứng dụng công nghệ thông tin.
• Đối với dự án nhóm B, C, Chủ đầu tư tổ chức lập Báo cáo nghiên cứu khả thi. Dự án nhóm C có mức vốn đầu tư từ 3 tỷ đồng trở xuống chỉ phải lập Báo cáo đầu tư. Phức tạp, kéo dài đến vài năm Đơn giản, rút ngắn thời gian Hình II.3: Quy trình lập dự án đầu tư ứng dụng CNTT LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.