phần mở đầu và kết luận, nội dung luận văn bao gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về tạo động lực làm việc cho nhân viên khối văn phòng trong doanh nghiệp. Chƣơng 2: Thực trạng tạo động lực làm việc cho nhân viên khối văn phòng tại Trung tâm Bán lẻ, Công ty TNHH NN MTV Thƣơng mại và XNK Viettel. Chƣơng 3: Đề xuất một số giải pháp tăng cƣờng tạo động lực làm việc cho nhân viên khối văn phòng tại Trung tâm Bán lẻ, Công ty TNHH NN MTV Thƣơng mại và XNK Viettel 9 CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN VỀ TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CHO NHÂN VIÊN KHỐI VĂN PHÒNG TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số khái niệm 1.
Nhu cầu Cùng với sự vận động phát triển của xã hội thì nhu cầu của con ngƣời ngày càng tăng lên về số lƣợng, về mức độ thỏa mãn. Khi ngƣời lao động tham gia vào quá trình sản xuất có nghĩa là họ muốn đƣợc thỏa mãn những nhu cầu, đòi hỏi trong cuộc sống. Theo Đoàn Thị Thu Hà, Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2002), Giáo trình Khoa học Quản lý II, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà nội cho rằng: “Nhu cầu là đòi hỏi, mong muốn, nguyện vọng của con người về vật chất và tinh thần để tồn tại và phát triển” [2, tr 14] Theo Nguyễn Vân Điềm & Nguyễn Ngọc Quân (2007), Giáo trình Quản trịnhân lực, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội cho rằng: "Nhu cầu là trạng thái tâm lý mà con người cảm thấy thiếu thốn không thoả mãn về một cái gì đó và mong được đáp ứng nó" [1, tr 129]. Nhu cầu gắn liền với sự tồn tại và phát triển của con ngƣời cũng nhƣ cộng đồng và tập thể xã hội.
Nhu cầu gắn liền với sự tồn tại và phát triển của con ngƣời cũng nhƣ của cộng đồng và tập thể xã hội. Nhu cầu có tính phong phú, đa dạng và vận động hệ thống nhu cầu rất phong phú, đa dạng gồm nhiều loại nhu cầu :nhu cầu sinh lý, nhu cầu đƣợc kính trọng, nhu cầu thẩm mỹ, nhu cầu tự hoàn thiện, nhu cầu về giao tiếp, nhu cầu về sản xuất xã hội nhu cầu tự phủ định, nhu cầu về sự biến đổi. Nhƣ vậy, hệ thống nhu cầu của con ngƣời hết sức phức tạp, song cơ bản nó đƣợc chia thành 3 nhóm nhu cầu chính là: nhu cầu vật chất, nhu cầu tinh thần và nhu cầu xã hội. Sự thỏa mãn nhu cầu và vật chất và tinh thần dù ít cũng s là động cơ thúc đẩy con ngƣời tích cực lao động hăng say, sáng tạo.
Một trong những chìa khóa để tìm ra các động cơ bên trong thúc đẩy con ngƣời lao động đó là nghiên cứu 10 các hệ thống nhu cầu của họ và tìm mọi biện pháp để thỏa mãn các nhu cầu đó một cách tối ƣu. Động lực Các nhà kinh tế học đã chỉ ra rằng câu trả lời cho vấn đề trên chính là động lực lao động của mỗi cá nhân ngƣời lao động. Có rất nhiều cách tiếp cận khác nhau về bản chất của động lực lao động. Bùi Anh Tuấn (2003), Giáo trình Hành vi tổ chức, NXB Thống kê, Hà Nội cho rằng: “Động lực là sự khao khát và tự nguyện của cá nhân để tăng cường sự nỗ lực nhằm hướng tới việc đạt các mục tiêu của tổ chức”.
[11, tr 128] Theo Lê Thanh Hà (2009), Giáo trình Quản trị nhân lực (Tập 2), NXB Lao động - Xã hội, Hà Nội cho rằng: “Động lực của người lao động là những nhân tố bên trong kích thích con người nỗ lực làm việc trong điều kiện cho phép tạo ra năng suất, hiệu quả cao. Biểu hiện của động lực là sự sẵn sàng nỗ lực, say mê làm việc nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức cũng như của bản thân người lao động”. [5, tr 151] Maier và Lawler (1973) đã đƣa ra mô hình về kết quả thực hiện công việc là một hàm số của năng lực và động lực làm việc. Trong đó, năng lực làm việc phụ thuộc vào khả năng bẩm sinh; kiến thức, kỹ năng kinh nghiệm có đƣợc thông qua đào tạo; các nguồn lực để thực hiện công việc.
Động lực là sự khao khát tự nguyện của mỗi các nhân. Từ những định nghĩa trên ta có thể đƣa ra một cách hiểu chung nhất về động lực nhƣ sau: "Động lực là tất cả những gì nhằm thôi thúc, khuyến khích con người nỗ lực thực hiện những hành vi theo mục tiêu" 1. Tạo động lực làm việc Có thể coi vấn đề tạo động lực làm việc chủ yếu là vấn đề thuộc về sự chủ động của tổ chức. Các biện pháp đƣợc đặt ra có thể là các đòn bẩy kích thích về vật chất và tinh thần, còn cách ứng xử của tổ chức đƣợc thể hiện ở việc tổ chức đó đối xử với ngƣời lao động nhƣ thế nào.
Các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh muốn 11 hoạt động sản xuất đạt đƣợc năng suất cao thì đòi hỏi ngƣời lao động phải làm việc hết mình và sáng tạo. Để làm đƣợc điều này thì các nhà quản lý cần phải đƣa ra các phƣơng pháp và hình thức quản lý sao cho phù hợp với điều kiện của công ty và môi trƣờng hoạt động sản xuất kinh doanh mà công ty tham gia Tạo động lực là quá trình làm nảy sinh động lực trong mỗi cá nhân ngƣời lao động. Do đó tạo động lực đƣợc hiểu là sự vận dụng các chính sách, biện pháp, các công cụ quản lý thích hợp tác động đến ngƣời lao động nhằm làm cho ngƣời lao động xuất hiện động lực trong quá trình làm việc từ đó thúc đẩy họ đồng ý với công việc, mong muốn và nỗ lực làm việc hơn nữa để đóng góp cho tổ chức. Với cách hiểu nhƣ trên về động lực lao động, có thể hiểu tạo động lực chính là quá trình làm nảy sinh động lực lao động trong mỗi cá nhân ngƣời lao động.
“Tạo động lực làm việc là hệ thống các biện pháp, chính sách, cách ứng xử của doanh nghiệp đến người lao động nhằm làm cho họ có động lực lao động trong công việc, thúc đẩy họ đồng ý hơn với công việc và nỗ lực phấn đầu để đạt được các mục tiêu của bản thân và doanh nghiệp”. Vậy thực chất của tạo động lực chính là việc xác định các nhu cầu của ngƣời lao động, thỏa mãn các nhu cầu hợp lý của ngƣời lao động làm tăng thêm lợi ích cho họ để họ có thể làm việc tích cực, tự giác, sáng tạo và hiệu quả nhất. Tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng Có thể thấy, trong lĩnh vực hành chính văn phòng, nhân viên văn phòng là cụm từ đƣợc nhắc đến khá rộng rãi. Trong tiếng anh, nhân viên văn phòng đƣợc hiểu là những Office Staff và đƣợc ví nhƣ những bảo mẫu của các công ty, thực hiện các công việc liên quan đến hành chính nhân sự.
Nhân viên văn phòng chính là một trong những bộ phận cốt lõi, là bộ phận không thể thiếu của mỗi cơ quan doanh nghiệp. Họ là những ngƣời chịu trách nhiệm về công việc liên quan đến thủ tục hành chính Một nhân viên văn phòng luôn luôn bận rộn đôi khi phải làm khá nhiều công việc cùng một lúc không giống nhƣ nhiều ngƣời thƣờng nghĩ. Điều này càng thấy 12 rõ hơn ở các công ty hay doanh nghiệp lớn. Nhân viên văn phòng giỏi là phải có đầy đủ các kỹ năng nghiệp vụ, cũng nhƣ chuyên môn thì mới có thể giải quyết công việc tốt nhất.
Từ những khái niệm tác giả tổng hợp, nghiên cứu có thể đƣa ra một cách hiểu chung nhất về tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng nhƣ sau: “Tạo động lực làm việc cho nhân viên văn phòng là hệ thống các biện pháp của doanh nghiệp thúc đẩy, kích thích nhân viên khối văn phòng làm việc với sự khao khát và tự nguyện để đạt được các mục tiêu của bản thân và mục tiêu của doanh nghiệp”. Một số học thuyết về tạo động lực lao động 1. Học thuyết về nhu cầu của Maslow Năm 1943, Nhà tâm lý học Abraham Maslow (1908-1970) đã phát triển một trong các lý thuyết mà tầm ảnh hƣởng của nó đƣợc thừa nhận rộng rãi và sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Đó là Lý thuyết về Thang bậc nhu cầu (Hierarchy of Needs) của con ngƣời.
Ông chia hệ thống nhu cầu thành 5 nhóm khác nhau theo thứ tự từ nhu cầu bậc thấp đến nhu cầu bậc cao nhƣ sau: (Nguồn: 8, tr 158) Hình 1.1: Tháp nhu cầu của A.Maslow 13 Nhu cầu sinh lý: là các nhu cầu cơ bản nhất của con ngƣời để tồn tại nhƣ không khí, nƣớc, lƣơng thực… Nhƣ vậy, có thể thấy việc trả công lao động tối thiểu cần đủ để đáp ứng những nhu cầu này giúp đảm bảo cuộc sống cho ngƣời lao động và gia đình. Nhu cầu an toàn: nhu cầu an toàn là nhƣ cầu đƣợc ổn định, chắc chắn, muốn đƣợc bảo vệ an toàn thân thể. Trong lao động, ngƣời lao động muốn có công việc ổn định, môi trƣờng an toàn, đảm bảo về y tế sức khỏe,… Nhu cầu xã hội: là một trong những nhu cầu bậc cao của con ngƣời. Nhu cầu xã hội bao gồm nhu cầu giao, đƣợc thể hiện và chấp nhận tình cảm, nhu cầu đƣợc chia sẻ sự yêu thƣơng… Để đáp ứng nhu cầu này, tổ chức cần tạo điều kiện cho ngƣời lao động làm việc theo nhóm, tổ chức giao lƣu, sinh hoạt tập thể ngoài giờ làm việc… Nhu cầu được tôn trọng: Con ngƣời muốn mọi ngƣời kính trọng, vị nể mình, thừa nhận vị trí của mình trong xã hội.
Tổ chức có thể đáp ứng nhu cầu này bằng sự khen ngợi, ghi nhận thành tích, vinh danh ngƣời lao động… Nhu cầu tự hoàn thiện: là cấp độ cao nhất: là nhu cầu đƣợc phát triển, tự khẳng định mình. Họ mong muốn đƣợc biến năng lực của mình thành hiện thực, mong muốn làm các công việc có tính thách thức, đòi hỏi bản thân phải nỗ lực để đạt đƣợc mục tiêu, đƣợc tự chủ trong công việc. Tổ chức cần tạo cơ hội cho ngƣời lao động phát triển, thăng tiến, giao cho họ các nhiệm vụ mang tính thách thức… Nhƣ vậy, để tạo động lực cho ngƣời lao động nhà quản lý cần xác định nhu cầu của nhân viên và đƣa ra các biện pháp nhằm thoả mãn nhu cầu đó của họ để chính sách tạo động lực đạt đƣợc kết quả cao nhất. Học thuyết công bằng của J.
Stasy Adam Theo J.Adam, ngƣời lao động luôn quan tâm đến vấn đề đối xử công bằng và đúng đắn trong tổ chức. Vì vậy, họ luôn có xu hƣớng so sánh sự đóng góp và những quyền lợi họ đạt đƣợc với sự đóng góp và quyền lợi của ngƣời khác.