CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA THỰC HIỆN PHÁP LUẬT VỀ SỐ HÓA SỔ HỘ TỊCH 1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò của thực hiện pháp luât về số hóa sổ hộ tịch 1. Khái niệm thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch 1. Khái niệm hộ tịch Trong khoa học pháp lý khái niệm “Civil registration” đã được một số nước trên thế giới đề cập đến.
Theo đó “Civil registration” nghĩa là việc đăng ký đúng thời hạn các sự kiện liên quan đến nhân thân của con người từ khi sinh ra cho đến khi chết đi với cơ quan quản lý nhà nước trong thời hạn quy định. Hiện nay, Bộ luật Dân sự Cộng hòa Pháp chưa quy định khái niệm hộ tịch riêng mà chỉ có đưa ra khái niệm “Chứng thư hộ tịch”. Đối với những nước theo luật thành văn như là nước Pháp thì khái niệm này thông thường gắn liền với khái niệm “Thân trạng” và được hiểu là “căn cước, tình trạng dân sự của một cá nhân”. Tổ chức Liên hiệp quốc công nhận và đưa vào chính thức sử dụng thì khái niệm “Civil registration” có nghĩa là: “Đăng ký hộ tịch là việc ghi nhớ liên tục đặc điểm về sự tồn tại và tình trạng dân sự của mỗi cá nhân liên quan đến dân số được quy định bởi sắc lệnh, luật hoặc điều lệ phù hợp với yêu cầu của pháp luật mỗi quốc gia” 1.
Xét từ góc độ ngôn ngữ học, thuật ngữ “Hộ tịch” là khái niệm đặc biệt của hệ thống khái niệm pháp lý tiếng Việt. Bản thân thuật ngữ “Hộ tịch” là từ ghép gốc Hán và hoàn toàn không dễ Việt hóa. Theo quy định của pháp luật Việt Nam cụ thể là tại Khoản 1 Điều 2 và Điều 3 Luật Hộ tịch năm 2014 thì “Hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra đến khi chết”. Những sự kiện cơ bản: - Xác nhận vào Sổ hộ tịch các sự kiện: khai sinh; kết hôn; giám hộ; bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử… 1 Nguyễn Duy Thụy (2017), Quản lý Nhà nước về Hộ tịch từ thực tiễn tỉnh An Giang, Luận văn thạc sỹ luật học, Học viện Khoa học xã hội 9 - Thay đổi quốc tịch; xác định cha, mẹ, con; xác định lại giới tính; nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi; tuyên bố hoặc huỷ tuyên bố một người mất tích, đã chết.
- Các sự kiện khai sinh; kết hôn; ly hôn; hủy việc kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con. Cuối cùng là xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác theo quy định của pháp luật.2 Liệt kê một số giấy tờ hộ tịch khác không có ở trên. Giấy tờ về hộ tịch do cơ quan có thẩm quyền cấp là cơ sở pháp lý chứng minh quyền và nghĩa vụ của công dân phát sinh từ sự kiện hộ tịch. Do các giấy tờ về hộ tịch có tính chất rất quan trọng cho nên pháp luật có quy định về quy trình đăng ký và quản lý hộ tịch như các nguyên tắc, thủ tục, trình tự đăng ký và cấp các loại giấy tờ về hộ tịch một cách rõ ràng, cụ thể và chặt chẽ.
Giấy tờ hộ tịch do cơ quan có thẩm quyền cấp cho cá nhân theo quy định của pháp luật về hộ tịch là cơ sở pháp lý xác nhận sự kiện hộ tịch của cá nhân đó. Giấy tờ hộ tịch do cơ quan Đại diện ngoại giao, cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài cấp theo đúng quy định của pháp luật có giá trị như giấy tờ hộ tịch được cấp ở trong nước. Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của một cá nhân, tất cả các loại giấy tờ khác về hộ tịch đều phải phù hợp Giấy khai sinh của cá nhân người đó nên việc đăng ký hộ tịch là một việc làm bắt buộc không chỉ đối với công dân mà còn đối với cả các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Số hóa sổ hộ tịch Theo Trần Đức Tân và cộng sự số hóa (Digitization) quá trình chuyển đổi thông tin vật lý ở thế giới thực sang kỹ thuật số3.
Tức là thực hiện quá trình chuyển đổi thống tin trên các thiết bị vật lý thành các thông tin số được lưu trữ trên các thiết bị điện tử ví dụ như quét một bức ảnh hoặc chuyển đổi một báo cáo giấy thành PDF. Sau khi số hóa dữ liệu hoàn toàn không bị thay đổi mà chỉ Điều 3 Luật số: 60/2014/QH13 2 Tân, T. SỐ HOÁ VÀ CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG HOẠT ĐỘNG THƯ VIỆN. 3 10 được mã hóa theo định dạng kỹ thuật số.
Số hóa đóng vai trò rất quan trọng đối với mọi lĩnh vực bởi vì nó giúp việc xử lý, lưu trữ và truyền dữ liệu tốt hơn. Mặc dù dữ liệu được lưu trữ ở dạng vật lý thường ổn định hơn, nhưng dữ liệu số cũng có rất nhiều ưu điểm so với dữ liệu vật lý như nó có thể dễ dàng được truy xuất, không bị mất mát qua thời gian, có thể nhân bản ra để lưu trữ trên nhiều thiết bị khác nhau, có thể được truyền đi và chia sẽ cho nhiều người khai thác sử dụng. Vì vậy số hóa giúp tổ chức thực hiện mọi thứ nhanh hơn, rẻ hơn để từ đó tổ chức nâng cao năng xuất làm việc và tạo ra lợi nhuận tốt. Hiện nay, việc quản lý sổ hộ tịch ở các cơ quan nhà nước được lưu giữ chủ yếu bằng giấy, lưu trữ như vậy có ưu điểm là lưu giữ được tài liệu gốc với độ bảo mật cao.
Tuy nhiên việc lưu trữ bằng giấy có nhược điểm là khối lượng sổ, hồ sơ hộ tịch rất lớn, gây khó khăn trong việc quản lý, bảo quản và tìm kiếm dữ liệu, không tránh khỏi những “hiểm họa” như mối mọt, cháy nổ hay thiên tai, thất thoát tài liệu. Khi người dân làm các thủ tục hành chính… thì cơ quan nhà nước yêu cầu chứng minh tình trạng hộ tịch thì người dân lại phải, xuất trình, nộp nhiều loại giấy tờ, gây ra phiền hà, tốn chi phí, công sức, thời gian. Thêm vào đó, quá trình trích dẫn, tra cứu dữ liệu hộ tịch của một cá nhân khi cần thường không được tích hợp đầy đủ, thiếu liên kết thông tin. Vì vậy, việc số hóa sổ hộ tịch trở thành nhu cầu cần thiết trong việc lữu trữ và quản lý dữ liệu trong các cơ quan nhà nước.
Theo Tài liệu hướng dẫn thực hiện số hóa sổ hộ tịch ban hành kèm theo Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn số hóa sổ hộ tịch thì: Số hóa Sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, scan/ chụp và tạo lập các file dữ liệu hộ tịch dưới dạng file Excel từ các Sổ hộ tịch gốc để thực hiện cập nhật (import dữ liệu từ file Excel hoặc nhập trực tiếp từng trường hợp từ Sổ hộ tịch gốc) vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc và thông tin hộ tịch cần số hóa là toàn bộ thông tin hộ tịch đã được đăng ký trong các Sổ hộ tịch gốc được lưu giữ tại địa phương trước khi địa phương mình triển khai số hoá. Pháp luật về số hoá sổ hộ tịch Trong thời kỳ này với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, công nghệ trong công tác quản lý, đăng ký hộ tịch theo hướng chuyên nghiệp, dữ liệu số, phù hợp với yêu cầu phát triển của đất nước, đòi hỏi một hệ thống các chủ trương, chính sách, quy phạm pháp luật tạo cơ sỏ pháp lý cho công tác số hóa sổ hộ tịch. Pháp luật về hộ tịch bao gồm toàn bộ hệ thống các quy phạm điều chỉnh các vấn đề về hộ tịch. Vì vậy, Luật Hộ tịch năm 2014, Bộ luật Dân sự năm 2015, Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014 sẽ là những cơ sở pháp lý chủ đạovề pháp luật hộ tịch chính.
Các quan hệ pháp luật về hộ tịch được phân thành hai nhóm chính: - Nhóm quan hệ mang tính chất dân sự. - Nhóm quan hệ về quản lý. Nó nêu bật điểm đặc trưng cơ bản của việc điều chỉnh pháp luật về hộ tịch, đó là các quan hệ pháp luật về hộ tịch đồng thời được điều chỉnh bởi hai nhóm quy phạm pháp luật cơ bản, đó là quy phạm luật dân sự và quy phạm luật hành chính và hai nhóm quy phạm này có mối liên quan hết sức chặt chẽ, trong đó nhóm quy phạm về hộ tịch do luật dân sự điều chỉnh luôn có vai trò làm tiền đề để xây dựng các quy phạm hành chính về hộ tịch. Pháp luật về hộ tịch là hệ thống các quy phạm pháp luật thuộc ngành Luật hành chính và nó có nghĩa là đối tượng điều chỉnh của pháp luật về hộ tịch chỉ gồm các quan hệ mang tính chất chấp hành - điều hành phát sinh trong lĩnh vực quản lý nhà nước về hộ tịch, dù hai quan niệm trên có sự khác biệt cơ bản nhưng lại không mâu thuẫn và loại trừ nhau.
Trong đề án, tác giả xin được hiểu thuật ngữ “pháp luật về hộ tịch” theo nghĩa này. Như vậy, pháp luật về số hóa sổ hộ tịch là hệ thống các quy phạm pháp luật do cơ quan có thẩm quyền ban hành điều chỉnh quan hệ xã hội phát sinh trong việc quản lý nhà nước về số hóa sổ hộ tịch nhằm bảo đảm tối đa lợi ích cho người dân, nó sẽ góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về đăng ký và quản lý hộ tịch. Thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch Pháp luật chỉ có ý nghĩa khi được thực hiện, các quy định của pháp luật trở thành hành vi và hoạt động của các chủ thể pháp luật, thực hiện pháp luật là quá trình hoạt động có mục đích mà các chủ thể pháp luật bằng hành vi của mình trong thực tế đời sống. Thực hiện pháp luật về số hóa sổ hộ tịch là một lĩnh vực cụ thể của quá trình thực hiện pháp luật, vì vậy nó cũng thể hiện đầy đủ những hình thức mà lý luận chung về nhà nước và pháp luật đã chỉ ra, gồm các hình thức một là tuân thủ pháp luật; hai là thi hành pháp luật; ba là sử dụng pháp luật và cuối cùng là áp dụng pháp luật.