Phân tích quy trình xuất khẩu hàng FCL tại CMA-CGM Logistics Việt Nam

Tài liệu phân tích chi tiết quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại công ty CMA CGM Logistics Việt Nam.

• Người hướng dẫn: Thạc Sĩ Trương Thị Thúy Vị
• Chuyên ngành: Logistics
• Đề tài: Phân Tích Quy Trình Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Khẩu Nguyên Container Bằng Đường Biển Tại Công Ty TNHH CMA-CGM Logistics Việt Nam
• Loại tài liệu: Báo cáo tập sự nghề nghiệp
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Khái Niệm và Tầm Quan Trọng của Quy Trình Giao Nhận Hàng Xuất Khẩu FCL Đường Biển

Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL (Full Container Load) đường biển là một trong những hoạt động logistics quan trọng nhất trong thương mại quốc tế hiện đại. FCL đề cập đến việc sử dụng toàn bộ một container để vận chuyển hàng hóa từ cảng xuất phát đến cảng đích, khác với LCL (Less than Container Load) – hàng lẻ. Đối với các doanh nghiệp xuất khẩu, việc nắm vững quy trình giao nhận FCL không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo tính hiệu quả, an toàn và kịp thời trong việc giao hàng. Tầm quan trọng của quá trình này nằm ở khả năng tối ưu hóa vận tải, giảm thiểu rủi ro hỏng hóc hàng hóa, và tuân thủ các quy định pháp luật về hải quan và xuất khẩu.

1.1. Định Nghĩa FCL và Các Khái Niệm Liên Quan

FCL là hình thức vận chuyển hàng hóa khi toàn bộ dung tích của một container (20 feet hoặc 40 feet) được sử dụng bởi một khách hàng. Vận đơn đường biển B/L là chứng từ quan trọng xác nhận quyền sở hữu hàng hóa. Container được mượn từ hãng tàu, vận chuyển tới bãi CY (Container Yard) để xếp hàng, sau đó được lên tàu biển để xuất khẩu đi các nước khác trên thế giới.

1.2. Vai Trò của Quy Trình Giao Nhận trong Hoạt động Kinh Doanh Xuất Khẩu

Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL là nền tảng của hoạt động logistics quốc tế, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng thời gian và tuân thủ pháp luật. Đối với công ty TNHH CMA-CGM Logistics Việt Nam, hoạt động này tạo ra doanh thu lớn và là yếu tố then chốt để duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

II. Các Bước Chính trong Quy Trình Giao Nhận Hàng Xuất Khẩu FCL

Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL đường biển bao gồm nhiều bước liên tiếp, từ tìm kiếm khách hàng cho đến bàn giao chứng từ cuối cùng. Mỗi bước trong quy trình đều có những yêu cầu cụ thể và những chứng từ cần thiết. Công ty TNHH CMA-CGM Logistics Việt Nam thực hiện các bước này một cách tuần tự, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khâu nào để tránh gây ra sai sót hoặc chậm trễ. Việc hiểu rõ từng bước giúp các nhân viên logistics có thể điều phối công việc hiệu quả hơn và cải thiện chất lượng dịch vụ.

2.1. Các Khâu Chuẩn Bị từ Tìm Kiếm Khách Hàng Đến Đặt Chỗ với Hãng Tàu

Bước đầu tiên là tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng ngoại thương. Tiếp theo, nhân viên nhận thông tin lô hàng chi tiết từ khách hàng bao gồm loại hàng, khối lượng, kích thước. Sau đó, công ty hỏi cước phí và báo giá cho khách hàng để xác định chi phí vận chuyển. Khi khách hàng chấp thuận, công ty sẽ đặt chỗ với hãng tàu theo lịch trình khởi hành dự kiến (ETD) và mượn container rỗng từ các điểm giao hàng của hãng tàu.

2.2. Khâu Thủ Tục Hải Quan và Vận Chuyển Container

Công ty tiến hành làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu, bao gồm nộp tờ khai EDA (Thông quan điện tử). Hàng hóa được vận chuyển tới bãi CY (Cái Mép hoặc các cảng khác), nơi thực hiện xếp hàng vào container. Sau xếp hàng hoàn tất, công ty thanh lý tờ khai, vào sổ tàu để hàng hóa chính thức được coi là xuất khẩu và sẵn sàng lên tàu.

2.3. Khâu Hoàn Tất Chứng từ và Bàn Giao

Công ty gửi chi tiết B/L cho hãng tàu để họ lập vận đơn đường biển chính thức. Sau khi nhận B/L từ hãng tàu, công ty hoàn thành bộ chứng từ bao gồm Invoice thương mại, Giấy chứng nhận xuất xứ Form A, Giấy chứng nhận bảo hiểm, và bàn giao lại chứng từ cho khách hàng. Bước cuối cùng là lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra và lưu trữ.

III. Các Nhân Tố Ảnh Hưởng đến Quy Trình Giao Nhận Hàng Xuất Khẩu FCL

Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Các yếu tố này có thể tạo thuận lợi hoặc gây trở ngại cho quá trình thực hiện. Để hoạt động hiệu quả, công ty cần phải nhận diện, phân tích và quản lý các yếu tố này một cách khoa học. Việc hiểu rõ các nhân tố tác động giúp doanh nghiệp có thể lập kế hoạch chi tiết, phân bổ nguồn lực hợp lý, và đưa ra những quyết định chiến lược phù hợp để cải thiện hiệu suất hoạt động.

3.1. Các Nhân Tố Bên Trong Doanh Nghiệp

Các yếu tố nội bộ bao gồm: cơ cấu tổ chức, chất lượng nhân sự logistics, hệ thống quản lý chứng từ, năng lực tài chính, và quy trình làm việc nội bộ. Tình hình nhân sự có ảnh hưởng lớn đến hiệu suất – nếu nhân viên thiếu kinh nghiệm hoặc không được đào tạo đúng cách sẽ dẫn tới sai sót trong lập tờ khai, mượn container hay vận chuyển. Hệ thống IT và quản lý dữ liệu cũng ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ xử lý thông tin và ghi chép.

3.2. Các Yếu Tố Bên Ngoài Doanh Nghiệp

Yếu tố bên ngoài bao gồm: chính sách pháp luật xuất nhập khẩu, quy định của cơ quan hải quan, điều kiện hoạt động của cảng biển, lịch trình khởi hành của hãng tàu, tình hình kinh tế thế giới, và giá cước vận chuyển. Các thay đổi về quy định hải quan có thể yêu cầu công ty phải cập nhật quy trình. Tình hình cảng (tắc cảng, sửa chữa) cũng ảnh hưởng đến thời gian giao hàng và chi phí phát sinh.

IV. Giải Pháp Hoàn Thiện Quy Trình Giao Nhận Hàng Xuất Khẩu FCL Đường Biển

Để hoàn thiện quy trình giao nhận hàng xuất khẩu FCL và nâng cao chất lượng dịch vụ, doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp toàn diện bao gồm cải tiến nhân sự, tối ưu hóa quy trình làm việc, và nâng cấp công nghệ thông tin. Công ty TNHH CMA-CGM Logistics Việt Nam cần tập trung vào các lĩnh vực chủ chốt: nâng cao kỹ năng và kiến thức của đội ngũ nhân viên, đơn giản hóa và tự động hóa các khâu xử lý chứng từ, cải thiện hệ thống giao tiếp với khách hàng và các bên liên quan. Các kiến nghị này không chỉ hướng tới nội bộ công ty mà còn cần sự hỗ trợ từ Nhà nước, cơ quan hải quan, cảng biển và các hãng tàu.

4.1. Giải Pháp Đối với Nhân Sự và Quy Trình Làm Việc

Cần tổ chức đào tạo thường xuyên cho nhân viên về quy định hải quan mới, kỹ năng logistics, và sử dụng phần mềm quản lý. Xây dựng hệ thống kiểm soát chất lượng bằng cách rà soát các chứng từ trước khi gửi đi. Cải thiện quy trình giao nhận hàng bằng cách tối ưu hóa thứ tự các bước, giảm chờ đợi không cần thiết, và áp dụng công nghệ điện tử trong quản lý container.

4.2. Kiến Nghị và Định Hướng Phát Triển

Công ty nên đầu tư hệ thống IT hiện đại để tự động hóa lập tờ khai, theo dõi container, và chia sẻ dữ liệu với khách hàng theo thời gian thực. Kiến nghị đối với Nhà nước: đơn giản hóa thủ tục hải quan, hỗ trợ các doanh nghiệp logistics trong chuyển đổi số. Đối với cảng và hãng tàu: cải thiện tốc độ xử lý hàng hóa tại cảng, cấp phát container nhanh chóng, công khai lịch trình tàu. Các biện pháp này sẽ giúp quy trình giao nhận FCL trở nên nhanh hơn, an toàn hơn, và giảm chi phí.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH CMA-CGM LOGISTICS VIỆT NAM 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển Năm 1978, hãng tàu CMA-CGM được Jacques R. Saadé thành lập tại Marseille, Pháp. Dần dần, CMA-CGM bắt đầu mở rộng quy mô hoạt động ra thị trường nước ngoài và lần lượt có các văn phòng ở nhiều quốc gia trên thế giới như tại Châu ÂU, Châu Á, Châu Mỹ. Ngày nay, sau hơn 40 năm phát triển, CMA-CGM trở thành hãng tàu có quy mô toàn cầu, đứng thứ tư trên thế giới trong bảng xếp hạng của AXS Alphaliner, sau Maersk Line (Đan Mạch), MSC (Thụy Sỹ), COSCO.

Hiện CMA-CGM có trên 650 văn phòng đại diện tại hơn 150 quốc gia, có đội tàu container hùng mạnh trên 350 tàu với tổng sức chở trên 1 triệu TEU. Tập đoàn quản lý một mạng lưới dày đặc có khả năng đáp ứng sự mong đợi của khách hàng trên toàn thế giới. Đây cũng là một trong những nhà khai thác vận chuyển toàn cầu đầu tiên kiểm soát toàn bộ chuỗi hậu cần cung cấp dịch vụ vận chuyển tận nơi tích hợp cả vận tải đường thủy nội địa (River Shuttle Container) và đường sắt (CMA Rail), cũng như các phương tiện xử lý cảng và hậu cần trên đất liền. Tập đoàn này có một loạt các công ty con chuyên môn hóa, cung cấp hàng loạt các dịch vụ vận tải container và liên quan đến vận tải biển.

Các công ty con có tên tuổi như: Delmas, ANL, MacAndrews, OT Africa Line and Sudcargos Services và đặc biệt là CMA-CGM Logistics. Đến năm 2006, CMA-CGM được thành lập tại Việt Nam, lấy tên là Công ty Cổ phần CMA-CGM Việt Nam. Và đến năm 2014 CMA-CGM Logistics được thành lập, lấy tên là Công ty TNHH CMA-CGM Logistics Việt Nam, là thành viên hợp pháp của CMA-CGM Logistics toàn cầu.1 Logo của Công ty TNHH CMA-CGM Logistics Việt Nam Tên công ty: Công ty TNHH CMA-CGM Logistics Việt Nam Tên giao dịch quốc tế: CMA-CGM Logistics Việt Nam Co. Mã số thuế: 0312823129 Địa chỉ: Số 81-83-83B-85, Đường Hàm Nghi, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, TP.HCM, Việt Nam.

Điện thoai: 028 7300 7102 Website: www.com Người đại diện: Bruno Denis Gutton 3 Sau hơn 4 năm thành lập, CMA-CGM Logistics trở thành công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài FDI áp dụng các quy tắc theo hệ thống pháp luật Việt Nam. Công ty TNHH CMA-CGM Logistics có mặt tại năm tỉnh thành trải dài trên khắp cả nước, bao gồm các văn phòng ở Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Quy Nhơn và một văn phòng đại diện tọa lạc tại ngay tòa nhà Ruby Tower thuộc trung tâm Thành phố Hồ Chí Minh, là nơi phát triển bậc nhất về văn hóa, kinh tế và chính trị, thuận lợi cho quy mô phát triển của công ty. Sau hơn nhiều năm cố gắng không ngừng đổi mới và phát triển, hiện nay CCL đang là một doanh nghiệp hàng đầu về vận tải trong 5 lĩnh vực: vận tải đường biển, vận tải đường hàng không, vận tải đường bộ, logistics theo hợp đồng, logistics đa phương thức. Công ty luôn duy trì một lượng khách hàng và nhà thầu lớn và ổn định từ các dịch vụ kinh doanh được đa dạng hóa và năng cấp thường xuyên như kho bãi, khai báo hải quan, vận chuyển đường bộ trong nước,.

giúp khách hàng giao nhận hàng hóa với thời gian tối thiểu và chi phí tối ưu 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự 1. Chức năng Công ty TNHH CMA-CGM Logistics Việt Nam ra đời với mong muốn cung cấp cho mọi khách hàng một dịch vụ phù hợp với nhu cầu của họ, được xây dựng trên kinh nghiệm nhiều năm trên một loạt các lĩnh vực thị trường, bên cạnh đó CCL luôn nổ lực mang đến cho khách hàng cước giá tốt nhất cũng như phục vụ tận tình và chu đáo nhằm hỗ trợ các doanh nghiêp xuất, nhập khẩu trong nước cũng như giúp cho ngành xuất nhập khẩu và các ngành liên quan phát triển. Các dịch vụ CCL cung cấp: - Giao nhận quốc tê bằng đường biển - Giao nhận quốc tế bằng đường hàng không - Giao nhận vận tải quốc tế đa phương tiện - Dịch vụ khai thuế hải quan - Hợp đồng Logistics: là sự kết hợp giữa kho, vận tải đường bộ và trung tâm phân phối - Môi giới bảo hiểm - Vận tải đường bộ xuyên biên giới CCL cung cấp hầu hết các dịch vụ Logistics và vận tải đa phương thức trong các ngành công nghiệp chủ chốt bao gồm: - Hàng không vũ trụ - Tự động, tiêu dùng nhanh, công nghệ cao, công nghệ dầu và gas - Dược và chăm sóc sức khỏe - Bán lẻ 4 Hiện nay, CMA-CGM Logistics Việt Nam đang đứng đầu về sản lượng giao nhận vận chuyển hàng hóa bằng đường biển và là một trong mười công ty đứng đầu về hợp đồng Logistics tại thị trường Việt Nam. Nhiệm vụ Đối với Nhà nước: Tuân thủ chấp hành tốt những quy đinh, chủ trương chính sách của Nhà nước ban hành về xuất nhập khẩu và giao dịch, nộp đầy đủ các khoản thuế và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn… Đối với khách hàng: Tiếp nhận, xác định rõ yêu cầu của khách hàng, tư vấn giải pháp vận chuyển và logistics đơn giản nhưng hiệu quả và phù hợp, cung cấp dịch vụ với chất lượng tốt nhất, thực hiện đánh giá nội bộ định kì, thăm dò ý kiến khách hàng, xem xét ý kiến đóng góp và đề xuất của nhân viên công ty nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, phát triển thị trường cũng như mở rộng quy mô công ty.

Đối với nhân viên: Đảm bảo phúc lợi của người lao động, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho nhân viên bằng cách tiếp nhận, trao đổi và đào tạo thường xuyên cho nhân viên về nghiệp vụ giao nhận trong và ngoài nước. Khuyến khích nhân viên bằng hình thức tăng lương, thưởng và các chế độ ưu đãi khác. Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, cùng nhau học hỏi, trải nghiệm và phát triển. Ngoài ra, công ty còn một số nhiệm vụ: Nghiên cứu, xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh để không ngừng củng cố và phát triển quy mô hoạt động phù hợp với chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của công ty.

Tiết kiệm chi phí tối đa nhưng vẫn đáp ứng nhu cầu hoạt động kinh doanh. Tổ chức mạng lưới kinh doanh, xây dựng chiến lược thích ứng với tình hình thực tế trong từng thời điểm. Tạo mối quan hệ tốt với đối tác, hãng tàu, hải quan,. nhằm tạo thêm nhiều thuận lợi, ưu đãi cho công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Cơ cấu tổ chức Sơ đồ tổ chức quản lý của công ty theo cơ cấu trực tuyến – chức năng, đảm bảo việc kết hợp điều hành, quản lý một cách nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả. Mọi chỉ thị của Giám đốc đưa xuống đều được thực hiện một cách kịp thời, cũng như việc báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh từ các phòng ban lên Giám đốc cũng đều thực hiện một cách nhanh chóng 5 CÁC BỘ PHẬN NHỎ KHÁC (Nguồn: Phòng Nhân sự, 2019) Sơ đồ 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của CMA-CGM Logistics Việt Nam năm 2019  Nhiệm vụ và chức năng của các bộ phận: • Đứng đầu công ty là Tổng Giám Đốc tại Việt Nam, ông Bruno Denis Gutton, chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật và cơ quan quản lý Nhà nước; quy định cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị và bộ phận trực thuộc công ty cũng như mối quan hệ công tác giữa các đơn vị và bộ phận nói trên cho phù hợp với tình hình thực tế của từng năm, từng giai đoạn nhất định, bảo đảm cho sự tồn tại và hoạt động hiệu quả của công ty. Hỗ trợ công việc trực tiếp cho Tổng Giám Đốc có Thư Ký. • Bộ phận Vận tải Đường biển: được chia thành hai bộ phận là Xuất khẩu Đường biển và Nhập khẩu Đường biển.

Bộ phận Xuất Khẩu Đường Biển được chia thành các bộ phận nhỏ hơn, tiêu biểu là Bộ phận Vận Hành (Operation Team) và Bộ phận Chứng Từ (Documentation Team). Bộ phận Vận hành có trách nhiệm liên hệ với khách hàng ở cả hai phía: người gửi hàng (Shipper) và người nhận hàng (Consignee) hay bên thứ ba khác liên quan (Notify Party), liên hệ với người chuyên chở (Carrier), xác nhận booking từ khách hàng, cung cấp dữ liệu cho bộ phận Chứng Từ. Bộ phận Chứng từ: nhận dữ liệu từ bộ phận Vận Hành để tiến hành làm chứng từ cho khách hàng, kiểm tra chứng từ, liên hệ với khách hàng để xác nhận và điều chỉnh 6 các sai sót trong chứng từ. Lập tờ khai hải quan xuất nhập khẩu, làm Invoice, Packing list, định mức, đăng ký các công văn cần thiết tùy theo loại hình xuất nhập khẩu.

Trao đổi chứng từ với khách hàng và thanh lý tờ khai. Ngoài ra còn có các bộ phận khác như bộ phận vận tải nhập khẩu đường biển (Import Seafrieght), bộ phận giao chứng từ đến lấy (Counter), bộ phận Logistics theo dự án (Project Logistics)… • Bộ Phận Vận tải Đường Hàng không: chịu trách nhiệm quản lý hoạt động vận tải đường hàng không. Tương tự với bộ phận đường biển, đường hàng không cũng có những bộ phận nhỏ khác. • Bộ phận Logistics theo hợp đồng (Contract Logistics): xử lí những vấn đề liên quan đến đối tác đã ký kết, lên kế hoạch, thực hiện các công tác hỗ trợ khách hàng như theo hợp đồng đã kí kết.

• Bộ phận phát triển kinh doanh: Tìm kiếm thông tin khách hàng quốc tế, chào giá và bán sản phẩm/dịch vụ của công ty cho các đối tác qua các nguồn, kênh; Marketing, PR, quảng bá sản phẩm/dịch vụ của công ty hiệu quả nhất; Liên hệ, làm việc với Forwarder/Lines để xin giá cước, dịch vụ các tuyến; Giao dịch, đàm phán với khách hàng với mục tiêu bán được hàng; Có thể đưa đón, gặp gỡ trực tiếp với khách tại xưởng, kho, văn phòng, nhà máy hay sang nước ngoài gặp gỡ, công tác, hội chợ… Chăm sóc khách hàng cũ, mở rộng khách hàng mới;. Chốt đơn hàng, làm hợp đồng, theo dõi việc mở thanh toán quốc tế, triển khai đóng hàng, lên kế hoạch lịch tàu xuất hàng với forwarder. • Bộ phận Chăm sóc khách hàng (Customer Service): Giải quyết những vấn đề liên quan đến đơn hàng và giải đáp, tư vấn thắc mắc cho khách hàng; Cập nhật và gửi báo giá, lịch tàu, các hãng cạnh tranh, các chính sách của Hãng tới khách hàng (lịch tàu, thay đổi về giá, phụ phí,.); Làm booking gửi cho khách hàng khi có yêu cầu từ nhân viên marketing hoặc khách hàng. Theo dõi tiến độ giao hàng/đóng hàng của đơn hàng được phân công và tập hợp chứng từ của những đơn hàng đó.