CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ TRUYỀN THÔNG QUẢNG BÁ THƯƠNG HIỆU CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Các khái niệm cơ bản 1.1 Truyền thông và quản trị truyền thông 1.1 Truyền thông Nhu cầu giao tiếp của con người hiện đại được mở rộng theo nhiều chiều hướng khác nhau dựa vào sự phát triển nhanh chóng của xã hội loài người song hành cùng sự ra đời của các tổ chức có quy mô và sức ảnh hưởng lớn có mối quan hệ chặt chẽ với xã hội như các tổ chức, doanh nghiệp, tập đoàn lớn. Các hình thức giao tiếp không chỉ bó hẹp giữa các cá nhân mà còn được phát triển thành mục tiêu truyền thông giữa các doanh nghiệp để đảm bảo tính ảnh hưởng của doanh nghiệp đối với công chúng, đồng thời tạo điều kiện để công chúng tác động đến lợi ích và sự tồn vong của doanh nghiệp đó. Từ điển Oxford định nghĩa “Communication” (truyền thông) là hành động lan tỏa thông điệp bằng nói, viết hoặc các phương tiện khác. Như vậy, có thể nói, truyền thông là quá trình truyền tải các thông điệp nhằm mục đích nâng cao kiến thức, thay đổi nhận thức, thái độ và tác động trực tiếp đến hành vi của người nhận thông tin thông qua các kênh, các hình thức và phương tiện truyền thông khác nhau [65].
Giáo sư Tạ Ngọc Tấn định nghĩa “Truyền thông là sự trao đổi thông điệp giữa các thành viên hay nhóm người trong xã hội nhằm đạt được sự hiểu biết lẫn nhau” [30,tr. Tác giả Nguyễn Văn Dững cho rằng “Truyền thông ở bình diện tổng quát được hiểu là quá trình liên tục trao đổi thông tin, tư tưởng, tình cảm, chia sẻ kỹ năng và kinh nghiệm giữa hai hoặc nhiều người nhằm góp phần nâng cao, thay đổi nhận thức, mở rộng hiểu biết, tiến tới thay đổi thái độ và hành vi của công chúng - nhóm đối tượng phù hợp với mục tiêu phát triển bền vững [10, tr.TS Lương Khắc Hiếu cho rằng “Truyền thông là quá trình giao tiếp, chia sẻ, trao đổi thông tin giữa các cá nhân hay nhóm người nhằm đạt được sự hiểu biết, nâng cao nhận thức, hình thành thái độ và thay đổi hành vi con người [18, tr. Quá trình truyền thông được nhà nghiên cứu Claude Shannon và nhiều nhà nghiên cứu khác đưa ra trong mô hình sau: Hình 1.1: Mô hình truyền thông C.Shannon Trong mô hình C.Shannon, Nguồn phát (Source, Sender) chuyển các Thông điệp (Message) thông qua các Kênh (Channel) đến Người nhận (Receiver) và nhận về Phản hồi (Effect). Tuy nhiên, trong quá trình này, Nhiễu (Noise) luôn tồn tại, khi lượng tin truyền đi bị ảnh hưởng bởi các điều kiện tự nhiên, phương tiện kỹ thuật, nền tảng kiến thức, văn hóa, luân lý, tôn giáo, cung độ, lứa tuổi, giới tính, ngôn ngữ…của người nhận.
Như vậy, tác giả luận văn cho rằng, truyền thông là hoạt động mang tính chất liên tục từ khi thông điệp được phát từ nguồn phát đến khi nhận được phản hồi, nhằm chia sẻ thông tin lẫn nhau của các thực thể tham gia vào quá trình để đạt được mục tiêu hiểu biết lẫn nhau, nâng cao nhận thức và tác động để thay đổi hành vi.2 Truyền thông doanh nghiệp Theo Argenti 2003, chức năng của truyền thông doanh nghiệp bao gồm: Quan hệ báo chí, Quản trị khủng hoảng, Truyền thông nội bộ, Quản trị sự kiện đặc biệt; Quản trị danh tiếng; Quan hệ cộng đồng; Truyền thông thương hiệu; 12 Marketing; Báo cáo thường niên/quý; Quan hệ với chính phủ; Quảng cáo sản phẩm/thương hiệu; Quan hệ với nhà đầu tư. Như vậy, theo quan điểm của Argenti, truyền thông thương hiệu là một trong những chức năng của truyền thông doanh nghiệp. Truyền thông doanh nghiệp là hoạt động xây dựng văn hóa doanh nghiệp, quảng bá thông tin thương hiệu, sản phẩm dịch vụ đến với công chúng, khách hàng nhằm mang lại những hiệu quả trong việc xây dựng lòng tin và doanh số bán hàng tăng lên thông qua cách thức và phương tiện truyền thông khác nhau [15, tr16]. Truyền thông có ý nghĩa quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp, nó giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu, mang thương hiệu đến với khách hàng, đối tác.3 Quản trị Quản trị là sự tác động có mục đích của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được một mục tiêu cụ thể nào đó của doanh nghiệp.
Theo James Stoner và Stephen Robbins: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra”. Quản trị tồn tại với điều kiện có những yếu tố sau: - Chủ thể quản trị và đối tượng quản trị - Mục tiêu cho cả chủ thể và đối tượng - Nguồn lực Nhà quản trị học Koontz, O’Donnell và Weihrich cho rằng “Quản trị là thiết lập và duy trì một khung cảnh nội bộ trong đó mỗi con người làm việc chung theo tập thể có thể hoạt động một cách có hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu chung” [34, tr. Sau đó, tại thập niên 80 của thế kỷ XX, James Stoner và Stephen P.Robbins phân chia quản trị thành 4 chức năng cơ bản: Hoạch định; Tổ chức; Lãnh đạo; Kiểm tra. Nội dung cụ thể như sau: 13 (1) Hoạch định: với vai trò là chức năng đầu tiên dẫn dắt cho những bước tiếp theo, hoạch định nhằm xác định mục tiêu hoạt động, xây dựng chiến lược tổng thể, từ đó, định hướng cho tất cả những hoạt động tiếp theo của tổ chức để đạt được mục tiêu thông qua thiết lập hệ thống các chiến lược hành động cụ thể.
(2) Tổ chức: với vai trò là chức năng thứ hai, tổ chức yêu cầu các nhà quản trị phải lên kế hoạch hệ thống những hoạt động tiếp theo, phân chia vai trò, thiết lập nguồn lực đúng vị trí và khả năng, cung cấp nguồn công nghệ kỹ thuật, quản lý con người, gắn kết các bộ phận thông qua quyền hành của nhà quản lý cũng như đặt nguồn nhân lực vào trách nhiệm của cá nhân họ và trách nhiệm giữa các bộ phận. (3) Lãnh đạo: đây là chức năng thứ ba khẳng định vai trò của con người trong tổ chức, nhà quản trị lãnh đạo và chỉ huy con người, dùng những kinh nghiệm và khả năng, nguồn lực vật chất, tinh thần và các phương pháp lãnh đạo động viên nhân viên làm tốt công việc. Lãnh đạo cần phải thể hiện khả năng gắn kết, chỉ huy nhân lực sao cho đến cuối cùng, doanh nghiệp/tổ chức đạt được mục tiêu đã đề ra. Đây là công việc yêu cầu nhà quản trị phải nhận định, sắp xếp và sử dụng đúng, đủ nguồn tài nguyên song song với việc cung cấp hệ thống hỗ trợ hiệu quả để đạt được mục tiêu chung.
(4) Kiểm tra: Đây là chức năng cuối cùng trong quản trị, thông qua những báo cáo, nhà quản trị xác định các kết quả đạt được, so sánh và đối chiếu với thực tế. Tiếp đó, nhà quản trị tìm ra những sai lệch, hạn chế cũng để tiến hành sửa chữa, khắc phục để đảm bảo doanh nghiệp/tổ chức đang đi đúng hướng trên con đường hoàn thành các mục tiêu đề ra.4 Quản trị truyền thông Trong Đề tài khoa học cấp cơ sở “Quản trị truyền thông doanh nghiệp ở Việt Nam”, PGS.TS Đinh Thị Thúy Hằng đã viết: Quản trị truyền thông là một chức năng quản trị nhằm mục đích thiết lập, duy trì truyền thông hai chiều, đi tìm sự hiểu biết, chấp nhận và hợp tác giữa một tổ chức và công chúng. Trong đó bao 14 gồm quản trị những vấn đề hay sự kiện mà doanh nghiệp cần phải nắm được dư luận và có trách nhiệm thông tin cho công chúng” [15, tr.S Nguyễn Tân - Viện trưởng Viện quản trị Quốc tế BMG International Education: Quản trị truyền thông là áp dụng quản trị liên quan đến lĩnh vực thông tin và truyền thông của doanh nghiệp. Bản chất của quản trị truyền thông là chuỗi các hành động được hoạch định có chủ ý để cải thiện hình ảnh của doanh nghiệp, triển khai phát hành thông tin tới giới truyền thông và lôi kéo sự chú ý của đối tượng khách hàng”.
Cornelissen nêu quan điểm khẳng định trong xã hội ngày nay, cách tổ chức được nhìn nhận bởi các cổ đông, công chúng, khách hàng, nhân viên sẽ quyết định tương lai của tổ chức đó. Theo ông, các cuộc khủng hoảng tài chính và doanh nghiệp trên toàn cầu chính là minh chứng cho nhận định này. Bên cạnh đó, những nhà quản trị đều đồng ý rằng bảo vệ danh tiếng của tổ chức chính là chiến lược quan trọng và việc làm cần thiết nhất của họ [48, tr. Quản trị truyền thông có nền tảng lý thuyết về quản trị, nhờ đó, nhà quản trị nhận diện đúng bản chất vấn đề thông qua cách tư duy hệ thống và sự trau dồi khả năng phân tích cũng như các kỹ thuật để nhìn nhận, lên phương án và chiến lược giải quyết khủng hoảng phát sinh.
Những lý thuyết nền tảng này được nghiên cứu, chứng minh và tối ưu hóa thành các nguyên tắc để áp dụng cho các tình huống quản trị. Nhà quản trị cần phải có những phương pháp khoa học nhằm giải quyết các vấn đề quản trị, sự chuyên nghiệp để phân tích, đánh giá, nhận diện bản chất vấn đề và khả năng áp dụng linh hoạt các kỹ thuật để giải quyết các vấn đề cũng như khủng hoảng nảy sinh. Thông qua hệ thống cơ sở lý luận nền tảng về quản trị, nhà quản trị sẽ có cái nhìn tổng quát cũng như những phương pháp khoa học để giảm bớt các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình triển khai hoạt động truyền thông và duy trì được tính bền vững, mang lại lợi nhuận và tạo nền tảng phát triển trong tương lai. Quản trị truyền thông tạo ra sức mạnh gắn kết từ bên trong doanh nghiệp, giúp phát triển các mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành 15 viên, xây dựng mối quan hệ hòa hảo giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, xây dựng và cải thiện mối quan hệ giữa các cấp lãnh đạo với nhân viên để doanh nghiệp phát triển theo hướng thống nhất.
Thương hiệu của doanh nghiệp phải được bắt đầu xây dựng từ bên trong và chỉ có bên trong nội bộ mới có thể bảo vệ thương hiệu không bị tổn thương khi những “cuộc chiến” của thương trường ngày càng khốc liệt [15, tr27]. Như vậy, theo tác giả, quản trị truyền thông là chuỗi các hành động được hoạch định có chủ ý để cải thiện hình ảnh của doanh nghiệp, triển khai phát hành thông tin tới giới truyền thông và lôi kéo sự chú ý của đối tượng khách hàng với bốn chức năng cơ bản gồm”: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra.2 Thương hiệu và quảng bá thương hiệu 1.