CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ TÀI SẢN NGẮN HẠN 1.1 Tài sản ngắn hạn và đặc điểm của tài sản ngắn hạn ảnh hưởng đến quản trị tài sản ngắn hạn 1.1 Tài sản ngắn hạn-Các thành phần tài sản ngắn hạn Tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp là những tài sản thuộc quyền sở hữu và quản lý của doanh nghiệp, bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu, tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào giá thành sản phẩm làm ra. Tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp có thể tồn tại dưới hình thái tiền, hiện vật (vật tư, hàng hoá), dưới dạng đầu tư ngắn hạn và các khoản nợ phải thu. Thành phần của tài sản ngắn hạn gồm: Tiền mặt bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng dưới dạng tiền gửi không kỳ hạn và tiền gửi có kỳ hạn. Các khoản phải thu: phát sinh khi doanh nghiệp bán chịu hàng hóa cho khách hàng và các khoản phải thu này sẽ trở thành tiền mặt trong tương lai gần.
Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm.2 Đặc điểm của tài sản ngắn hạn ảnh hưởng đến việc quản trị tài sản ngắn hạn Các tài sản ngắn hạn có ba đặc điểm sau: thay đổi hình thái vật chất ban đầu, tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào giá thành sản phẩm nên những đặc điểm này có ảnh hưởng đến việc quản trị tài sản ngắn hạn. Tiền mặt Tồn kho nguyên liệu Các khoản phải thu Tồn kho thành phẩm 2 Theo chu kỳ hoạt động giản đơn, tiền mặt của doanh nghiệp sẽ được thay thế bằng tồn kho nguyên liệu và tồn kho thành phẩm. Khi hàng hóa được bán đi, hàng tồn kho sẽ trở thành các khoản phải thu và sau cùng là trở thành tiền mặt khi khách hàng thanh toán các khoản nợ phải thu. Sau khi tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, tài sản ngắn hạn sẽ bị thay đổi hình thái vật chất so với ban đầu và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm làm ra.
Thời gian mà tài sản ngắn hạn tồn tại dưới dạng hàng tồn kho và khoản phải thu càng lâu thì doanh nghiệp sẽ bị khó khăn trong thanh toán, giá trị của doanh nghiệp sẽ bị giảm sút. Vì vậy, ở mỗi giai đoạn, doanh nghiệp phải đưa ra các quyết định tối ưu để làm tăng giá trị của doanh nghiệp; chẳng hạn doanh nghiệp sẽ quyết định tồn quỹ bao nhiêu là tối ưu để không ảnh hưởng đến việc thanh toán cho các khoản nợ do mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, tồn kho hàng hoá bao nhiêu là tối ưu để chi phí tồn trữ là thấp nhất và không ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp; và khi hàng hóa tồn kho được bán cho khách hàng thì doanh nghiệp quyết định xem có nên bán chịu cho khách hàng không.2 Quản trị tài sản ngắn hạn – Sự cần thiết phải quản trị tài sản ngắn hạn 1.1 Sự cần thiết phải quản trị tài sản ngắn hạn Giá trị các loại tài sản ngắn hạn của công ty thường chiếm 25% đến 50% tổng giá trị tài sản. Quản trị và sử dụng hợp lý các loại tài sản ngắn hạn có ảnh hưởng rất quan trọng đối với việc hoàn thành nhiệm vụ chung của công ty. Các vụ phá sản trong kinh doanh có thể là do nhiều yếu tố, nhưng nếu công ty không hoạch định và kiểm soát một cách thích đáng các loại tài sản ngắn hạn và các khoản nợ ngắn hạn thì cũng sẽ dễ dẫn đến thất bại.
Vì vậy, quản trị tài sản ngắn hạn để tối ưu hóa cơ cấu tài sản sao cho tổng chi phí đạt được tối thiểu mà vẫn duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh bình thường của công ty.2 Quản trị tài sản ngắn hạn 1.1 Quản trị hàng tồn kho Trong những thập kỷ gần đây, hiệu quả của công tác quản trị tồn kho đã tăng lên rất nhiều nhờ những công cụ phân tích định lượng để phân tích tồn kho. Nhất là khi xuất hiện máy vi tính, hiệu quả công tác quản lý, theo dõi và kiểm soát tồn kho càng đạt được hiệu quả cao hơn do các công ty áp dụng những thành tựu đó để cải tiến việc tồn trữ, vận chuyển và phân phối nhằm làm giảm mức tồn kho trên doanh số bán. • Sự cần thiết phải dự trữ hàng tồn kho Hàng hóa tồn kho gồm có ba loại: nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Nguyên vật liệu là những nguyên liệu và bộ phận, linh kiện rời do các công ty mua và sử dụng trong quá trình sản xuất.
Trong sản xuất nếu công ty mua nguyên liệu với số lượng quá lớn hay quá nhỏ đều không đạt hiệu quả tối ưu. Bởi nếu mua với số lượng quá lớn sẽ chịu nhiều chi phí tồn trữ và rủi ro do hàng hóa bị hư hao, mất mát. Mặt khác, nếu mua nguyên liệu với số lượng quá nhỏ có thể dẫn đến gián đoạn sản xuất. Do đó, công ty sẽ có lợi khi mua vừa đủ nguyên liệu để phục vụ cho sản xuất.
Tồn kho trong quá trình sản xuất là các loại nguyên liệu nằm tại từng công đoạn của dây chuyền sản xuất. Thông thường, không thể có sự đồng bộ hoàn toàn giữa các công đoạn sản xuất, bởi các bộ phận sản xuất không thể có cùng công suất hoạt động trong mọi thời điểm. Bởi vậy, mỗi công đoạn sản xuất đều có một lượng tồn kho riêng, nếu không có một lượng nguyên liệu hay bán thành phẩm dự trữ nào đó thì một công đoạn sẽ hoàn toàn bị lệ thuộc vào các bộ phận đứng trước đó. Do đó, các loại nguyên vật liệu tồn kho có tác dụng tạo ra sự thông suốt và tính hiệu quả trong quá trình sản xuất.
Dây chuyền sản xuất càng dài, và các công đoạn sản xuất càng nhiều sẽ dẫn tới nhu cầu tồn kho càng lớn. 4 Cuối cùng, thành phẩm tồn kho tạo thành khoảng an toàn cần thiết giữa sản xuất và tiêu thụ. Những công ty có đặc điểm kinh doanh mang tính mùa vụ và có quy trình sản xuất tốn nhiều thời gian thường có thành phẩm tồn kho lớn, bởi nhu cầu đối với sản phẩm trong những mùa tiêu thụ vượt quá năng lực sản xuất của công ty và ngược lại. Do đó, các công ty cần phải có sản phẩm dự trữ.
Bên cạnh tác dụng duy trì khả năng hoạt động thông suốt của dây chuyền sản xuất và các hoạt động phân phối, các loại hàng hóa tồn kho còn có tác dụng ngăn chặn những bất trắc trong sản xuất. Chẳng hạn, nguyên liệu tồn kho cần được duy trì để làm giảm tính không chắc chắn của sự chậm trễ ngoài dự kiến trong vận chuyển, giao hàng. Dĩ nhiên sự chậm trễ này có thể xảy ra bởi rất nhiều lý do như sự mất khả năng cung ứng đột ngột của nhà cung cấp, do thiên tai hay do sự chậm trễ trong vận chuyển. • Mục tiêu của việc quản trị hàng tồn kho Hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trong tổng giá trị tài sản của một công ty, thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% tổng giá trị tài sản của công ty.
Bản thân vấn đề tồn kho luôn có hai mặt trái ngược nhau, với quan điểm của người sản xuất người ta luôn tìm cách giảm phí tổn bằng cách giảm lượng tồn kho, còn với quan điểm của người tiêu thụ thì sẽ luôn mong muốn có nhiều hàng dự trữ để không có sự thiếu hụt. Vì vậy, mục tiêu của việc quản trị hàng tồn kho là xác định một mức độ cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho phục vụ sản xuất và thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời đúng lúc với chi phí tối thiểu nhất. • Các chi phí liên quan đến việc dự trữ hàng tồn kho Chi phí tồn trữ là những chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng hóa, gồm những khoản sau: chi phí cho việc bảo quản hàng tồn kho, chi phí cho các trang thiết bị bảo quản hàng tồn kho, chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí hư hỏng và thiệt 5 hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí thuế và chi phí đầu tư vào hàng tồn kho, tiền lương trả cho nhân viên trong kho và nhân viên điều hành. Chi phí đặt hàng hay chi phí chuẩn bị cho việc thực hiện một đơn hàng bao gồm: chi phí hoa hồng cho người giới thiệu, chi phí cho liên lạc giao dịch, chi phí đàm phán ký hợp đồng, chi phí nhận và kiểm tra hàng hóa, chi phí hải quan, vận chuyển… Chi phí thiệt hại khi không có hàng (hàng tồn kho hết): xảy ra khi công ty không có khả năng giao hàng vì nhu cầu hàng lớn, lượng vật liệu tồn kho không đủ để duy trì sản xuất thì chi phí thiệt hại do không có nguyên liệu sẽ bao gồm chi phí đặt hàng khẩn cấp và chi phí thiệt hại do ngừng trệ sản xuất.
• Mô hình quản lý hàng tồn kho hiệu quả-Mô hình EOQ (Economic Ordering Quantity) Mô hình EOQ là một mô hình quản trị hàng tồn kho mang tính định lượng và có thể sử dụng để tìm mức tồn kho tối ưu cho công ty. Khi áp dụng mô hình EOQ thì phải thỏa mãn hai điều kiện là nguồn hàng cung cấp cho công ty phải ổn định và số liệu kế toán phải trung thực, số liệu thống kê phải đầy đủ thì thông tin về các khoản chi phí mới được phản ánh chính xác, từ đó lượng tồn kho xác định mới chính xác. Mô hình EOQ được xây dựng dựa trên một số giả thuyết căn bản sau: - Công ty phải dự đoán chính xác nhu cầu sử dụng các loại hàng hóa. - Công ty phải biết trước khoảng cách giữa hai lần đặt hàng.
- Sản lượng đơn đặt hàng được công ty thực hiện trong một chuyến hàng tại một thời điểm đã định trước. - Công ty không được chiết khấu theo số lượng mua hàng, dù hàng mua nhiều hay ít đều không được giảm giá. 6 - Chỉ có hai loại chi phí phù hợp là chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ còn chi phí mua hàng thì không đổi. - Công ty có thể xác định chính xác khi nào cần phải đặt hàng nên không có sự thiếu hụt hàng trong kho.
Mô hình EOQ được thiết lập nhằm tìm mức tồn kho tối ưu cho công ty hay nhằm tối thiểu hóa tổng phí tồn kho.