Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng và chịu nhiều biến động phức tạp từ thị trường cũng như dịch bệnh Covid-19, các doanh nghiệp thương mại và phân phối phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt. Đối với doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho đóng vai trò là cầu nối thiết yếu giữa khâu mua hàng từ nhà sản xuất và khâu tiêu thụ đến tay khách hàng. Việc duy trì một mức dự trữ hợp lý không chỉ đảm bảo quá trình kinh doanh diễn ra thông suốt, hạn chế tình trạng gián đoạn nguồn cung hoặc mất thị phần, mà còn giúp tối ưu hóa chi phí thuê kho bãi, bảo quản và tránh ứ đọng vốn lưu động. Tuy nhiên, trên thực tế, công tác quản trị hàng tồn kho tại nhiều doanh nghiệp phân phối quy mô vừa và nhỏ ở Việt Nam vẫn chưa nhận được sự quan tâm thỏa đáng hoặc còn vận hành theo kinh nghiệm cảm tính.

Công ty TNHH Thương mại Tổng hợp (TMTH) Tuấn Việt – Chi nhánh Huế là đơn vị phụ trách phân phối độc quyền các sản phẩm tiêu dùng nhanh (FMCG) của hai tập đoàn lớn là Procter & Gamble (P&G) và Ajinomoto trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế. Với danh mục sản phẩm đa dạng và mạng lưới bán lẻ trải rộng, công tác kiểm soát nhập – xuất – tồn và quản lý chi phí lưu kho tại chi nhánh đặt ra nhiều thách thức nghiệp vụ lớn.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể như sau:

  1. Mục tiêu chung: Dựa trên cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho, tiến hành nghiên cứu thực trạng công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế trong giai đoạn 2017 – 2019; từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho tại doanh nghiệp.
  2. Mục tiêu cụ thể:
    • Hệ thống hóa, phân tích và tổng hợp những vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến công tác quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
    • Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế thông qua hệ thống chỉ tiêu tài chính, hiệu quả luân chuyển và quy trình kho bãi.
    • Đề xuất hệ thống giải pháp mang tính ứng dụng thực tế nhằm hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho cho chi nhánh trong giai đoạn tiếp theo.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Toàn bộ các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến công tác quản trị hàng tồn kho tại đơn vị.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế, địa chỉ tại Số 03 Nguyễn Văn Linh, Phường An Hòa, Thành phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế.
  • Phạm vi thời gian: Thu thập và xử lý các dữ liệu thứ cấp trong giai đoạn 2017 – 2019 (kèm một số thông tin cập nhật đến năm 2020).
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào các quy trình quản lý xuất – nhập kho, cơ cấu tài sản hàng tồn kho, các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả quản trị tồn kho và việc ứng dụng mô hình định lượng vào công tác đặt hàng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận và khung phân tích dựa trên các quy định kế toán hiện hành và lý thuyết quản trị tác nghiệp thương mại:

  • Khung pháp lý và khái niệm: Áp dụng Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02 – Hàng tồn kho) để định nghĩa và phân loại hàng tồn kho. Hệ thống hóa các tiêu thức phân loại hàng tồn kho theo: mục đích sử dụng và công dụng (dự trữ cho sản xuất, dự trữ cho tiêu thụ); nguồn hình thành (mua ngoài, mua nội bộ, tự gia công); yêu cầu sử dụng (đang dùng, chưa cần dùng, không cần dùng); kế hoạch dự trữ (dự trữ an toàn, dự trữ thực tế); chất lượng hàng hóa và địa điểm lưu kho.
  • Cơ cấu chi phí hàng tồn kho: Phân tích 4 nhóm chi phí cơ bản gồm: chi phí đặt hàng ($C_{đh}$), chi phí mua hàng, chi phí thiếu hụt hàng và chi phí tồn trữ ($C_{tt}$ bao gồm chi phí cơ hội của vốn, chi phí kho bãi, thuế, bảo hiểm, tổn thất hao hụt).
  • Phương pháp hạch toán và tính giá: Trình bày phương pháp hạch toán Kiểm kê định kỳ (KKĐK) và Kê khai thường xuyên (KKTX); các phương pháp tính giá trị xuất kho gồm: Nhập trước – Xuất trước (FIFO), Bình quân gia quyền (bình quân cả kỳ dự trữ hoặc bình quân sau mỗi lần nhập), và Phương pháp đích danh.
  • Mô hình định lượng quản trị hàng tồn kho:
    • Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – Economic Order Quantity): Xác định quy mô đặt hàng tối ưu $Q^* = \sqrt{\frac{2DS}{H}}$, điểm tái đặt hàng (ROP) và tổng chi phí tồn kho tối thiểu $TC = H \times \frac{Q}{2} + S \times \frac{D}{Q}$.
    • Mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ – Production Order Quantity) và Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM – Quantity Discount Model).
  • Hệ thống chỉ tiêu đánh giá: Sử dụng chỉ tiêu số vòng quay hàng tồn kho, thời gian luân chuyển hàng tồn kho, hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho; kết hợp các chỉ tiêu tài chính tổng hợp như tỷ suất sinh lời (ROS, ROE, ROA) và khả năng thanh toán (hệ số thanh toán ngắn hạn, hệ số thanh toán nhanh).

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

  • Phương pháp thu thập số liệu: Khai thác dữ liệu thứ cấp từ hệ thống sổ sách kế toán, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2017 – 2019 của Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế, kết hợp số liệu thống kê nhân sự và danh mục trang thiết bị cơ sở vật chất.
  • Phương pháp phân tích số liệu: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả (tính toán số tuyệt đối, số tương đối, tỷ trọng cơ cấu) và phương pháp so sánh đối chiếu số liệu theo chuỗi thời gian 2017 – 2019 nhằm làm rõ xu hướng biến động của các chỉ tiêu kinh tế - tài chính.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Chương 1 tổng thuật các quan điểm học thuật về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Tác giả làm rõ bản chất hai mặt của hàng tồn kho: vừa là tài sản bảo đảm tính liên tục của chuỗi phân phối và thỏa mãn nhu cầu khách hàng, vừa là yếu tố phát sinh chi phí vốn, chi phí bảo quản và rủi ro giảm phẩm chất.

Nội dung chương phân tích chi tiết cơ chế vận hành của mô hình EOQ thông qua mối quan hệ đánh đổi nghịch chiều giữa chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ. Đồng thời, chương 1 cũng khảo sát các nhân tố ảnh hưởng và rủi ro điển hình trong quản trị tồn kho như: biến động giá cả, nguy cơ gián đoạn nguồn cung ứng, năng lực mở rộng thị trường, hạn chế về vốn lưu động, điều kiện kỹ thuật kho bãi và biến động tỷ giá. Ở phần cơ sở thực tiễn, tác giả phân tích tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 và Hiệp định Thương mại tự do Việt Nam – EU (EVFTA) đối với thị trường bán lẻ, chỉ ra sức ép cạnh tranh ngày càng lớn đối với các nhà phân phối nội địa.

Chương 2: Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt

Chương này đi sâu khảo sát toàn diện hoạt động kinh doanh và công tác quản lý kho hàng tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế.

1. Lịch sử hình thành và cơ cấu tổ chức: Doanh nghiệp tiền thân là đại lý bán buôn thành lập năm 1992 tại Đồng Hới (Quảng Bình), phát triển thành Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt vào năm 2001. Năm 2006, sau khi đối tác phân phối của P&G tại Huế (Hợp tác xã Vĩnh Lợi) phá sản, Tuấn Việt chính thức tiếp quản thị trường và thành lập Chi nhánh Huế tại số 03 Nguyễn Văn Linh. Chi nhánh quản lý phân phối các ngành hàng của P&G (bột giặt Ariel/Tide, dầu gội Rejoice/Pantene/Head&Shoulders, nước xả Downy, tã Pampers, dao cạo Gillette, bàn chải Oral-B, xà phòng Safeguard) và Ajinomoto (bột ngọt, hạt nêm, Aji-Quick, Aji-Mayo).

2. Tình hình nguồn lực:

  • Lao động: Tổng số lao động tăng trưởng đều qua các năm: 75 người (2017), 82 người (2018) và 88 người (2019). Lao động nam chiếm ưu thế (63 người năm 2019, tương đương 71,6%) do đặc thù công việc giao nhận, kho vận; trình độ Đại học - Cao đẳng chiếm 23 người (26,1%), lao động phổ thông chiếm 51 người (58,0%). Phòng Kinh doanh là bộ phận có quân số lớn nhất (45 người năm 2019), tiếp theo là Phòng Hậu cần (28 người).
  • Cơ sở vật chất: Hệ thống kho bãi có diện tích $400\text{ m}^2$, trang bị 3 xe đẩy hàng, 7 xe chở hàng chuyên dụng, 180 kệ chứa hàng và 16 máy tính văn phòng (năm 2019).

3. Kết quả kinh doanh và tình hình tài sản:

  • Doanh thu thuần đạt mức đỉnh vào năm 2018 với 130.687,45 triệu đồng (tăng 27,7% so với năm 2017), nhưng sang năm 2019 giảm xuống còn 125.324,79 triệu đồng (giảm 4,11%). Lợi nhuận sau thuế năm 2018 đạt 4.481,03 triệu đồng, sau đó giảm xuống 2.866,65 triệu đồng vào năm 2019.
  • Giá vốn hàng bán chiếm tỷ trọng áp đảo trong tổng chi phí hoạt động (năm 2017: 96.198,91 triệu đồng; năm 2018: 119.969,55 triệu đồng; năm 2019: 116.379,33 triệu đồng). Chi phí bán hàng tăng liên tục từ 3.067,75 triệu đồng (2017) lên 4.668,93 triệu đồng (2019) do mở rộng tuyến phân phối về các huyện thị.
  • Hàng tồn kho luôn chiếm giá trị cao nhất trong cơ cấu tài sản ngắn hạn: năm 2017 đạt 31.526,68 triệu đồng (chiếm 64,59% tài sản ngắn hạn); năm 2018 đạt 35.295,34 triệu đồng (chiếm 59,62%); năm 2019 giảm về 31.937,04 triệu đồng (chiếm 56,30%).

4. Thực trạng quy trình và phương pháp quản lý kho:

  • Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) và phương pháp tính giá xuất kho Nhập trước – Xuất trước (FIFO).
  • Quy trình nhập và xuất hàng được giám sát qua hệ thống chứng từ kế toán (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn giao hàng).
  • Đánh giá chỉ ra rằng việc quản trị tồn kho vẫn gặp phải các bất cập: công tác dự báo nhu cầu đặt hàng chưa chuẩn xác dẫn đến lượng tồn kho lớn trong năm 2018; diện tích mặt bằng kho $400\text{ m}^2$ chưa đáp ứng tối ưu khi quy mô hàng hóa tăng cao; sắp xếp định vị vị trí các lô hàng FMCG đôi lúc còn chồng chéo, làm tăng thời gian bốc dỡ và kiểm kê.

Chương 3: Đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng, chương 3 đề xuất 4 nhóm giải pháp kỹ thuật và quản lý cụ thể:

  1. Ứng dụng mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ): Thay thế phương thức đặt hàng ước lượng theo cảm tính bằng công thức toán học $Q^*$. Tác giả tính toán nhu cầu hàng năm, xác định chi phí cho mỗi lần đặt hàng ($S$) và đơn giá lưu kho hàng năm ($H$), từ đó xác định quy mô mỗi lô hàng tối ưu, khoảng thời gian đặt hàng định kỳ và điểm tái đặt hàng (ROP) chuẩn cho từng nhóm sản phẩm chính.
  2. Cải tiến công tác quy hoạch và sắp xếp kho hàng: Tái cơ cấu mặt bằng kho $400\text{ m}^2$, phân chia khu vực lưu trữ chuyên biệt theo từng chủng loại (bột giặt, dầu gội, nước xả, tã giấy, gia vị), thiết kế lối đi thông thoáng cho xe đẩy và xe nâng tay, đảm bảo thực hiện nghiêm ngặt nguyên tắc FIFO.
  3. Triển khai phương pháp quản lý trực quan 5S: Đưa mô hình 5S (Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng) vào quy chế vận hành kho thường nhật nhằm giảm thiểu hao hụt phẩm chất, hạn chế nhầm lẫn và rút ngắn thời gian luân chuyển hàng hóa.
  4. Ứng dụng phần mềm quản lý kho thông minh (SWM): Hiện đại hóa công tác theo dõi dữ liệu xuất – nhập – tồn, tự động hóa cảnh báo hạn mức tồn kho an toàn và liên kết dữ liệu theo thời gian thực giữa bộ phận kho và phòng kế toán.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp và phân tích được chuỗi số liệu tài chính, lao động và kho vận chi tiết của Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế trong 3 năm liên tiếp (2017 – 2019):

Chỉ tiêu kinh tế - tài chính Đơn vị Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Doanh thu thuần bán hàng Triệu đồng 102.338,90 130.687,45 125.324,79
Giá vốn hàng bán (GVHB) Triệu đồng 96.198,91 119.969,55 116.379,33
Lợi nhuận gộp Triệu đồng 6.139,99 10.717,90 8.945,46
Chi phí bán hàng Triệu đồng 3.067,75 4.093,68 4.668,93
Chi phí quản lý doanh nghiệp Triệu đồng 1.321,26 1.775,38 1.518,27
Lợi nhuận sau thuế TNDN Triệu đồng 1.997,61 4.481,03 2.866,65
Tổng tài sản Triệu đồng 57.918,85 71.268,32 68.957,90
Tài sản ngắn hạn Triệu đồng 48.807,45 59.201,25 56.725,91
Giá trị hàng tồn kho Triệu đồng 31.526,68 35.295,34 31.937,04
Tài sản cố định Triệu đồng 6.808,31 9.641,31 9.874,32
Vốn chủ sở hữu Triệu đồng 15.269,03 15.269,03 16.237,22
Tổng số lao động Người 75 82 88
Số lượng kệ chứa hàng Chiếc 150 170 180
Số lượng xe chở hàng Chiếc 4 6 7

Đóng góp chính của khóa luận:

  • Về mặt học thuật và thực tiễn: Khóa luận minh họa rõ nét cơ chế vận hành dòng hàng tồn kho tại một tổng thầu phân phối hàng tiêu dùng nhanh cấp tỉnh, chứng minh mối liên hệ trực tiếp giữa sự biến động hàng tồn kho với hiệu quả sử dụng vốn lưu động và năng lực thanh toán của doanh nghiệp thương mại.
  • Về mặt giải pháp: Đề xuất một khung giải pháp toàn diện kết hợp giữa mô hình định lượng (tính toán các thông số $Q^*$, ROP của mô hình EOQ dựa trên chi phí đặt hàng và lưu kho thực tế) với các kỹ thuật quản trị mặt bằng (mô hình 5S, ứng dụng công nghệ SWM), khắc phục căn bản tình trạng quản lý theo trực giác tại chi nhánh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của nghiên cứu:

  • Dữ liệu nghiên cứu thực nghiệm chỉ giới hạn trong phạm vi hoạt động của Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế giai đoạn 2017 – 2019, chưa mở rộng so sánh với các chi nhánh khác thuộc mạng lưới Tuấn Việt tại 12 tỉnh miền Trung.
  • Việc áp dụng mô hình EOQ cơ bản dựa trên một số giả định cố định (nhu cầu hàng hóa đồng đều, chi phí đặt hàng không đổi, không có chiết khấu số lượng phức tạp), trong khi thực tế kinh doanh mặt hàng FMCG luôn có sự biến động theo mùa vụ và các chương trình khuyến mãi ngắn hạn từ nhà sản xuất P&G và Ajinomoto.

Hướng nghiên cứu tiếp:

  • Mở rộng phạm vi phân tích sang mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM) và mô hình lượng đặt hàng kinh tế trong điều kiện nhu cầu bất định (Probabilistic Inventory Models) có tính đến lượng dự trữ an toàn biến đổi.
  • Nghiên cứu tích hợp hệ thống quản lý kho với chuỗi cung ứng tổng thể kết nối đa chi nhánh và hệ thống logistics vận tải vùng.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên và học viên: Là tài liệu tham khảo điển hình cho sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị chuỗi cung ứng, Logistics và Kế toán doanh nghiệp khi thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về quản trị tác nghiệp thương mại.
  • Doanh nghiệp và nhà quản lý: Cung cấp phương pháp luận và các bước tính toán thực tế cho các nhà quản lý kho bãi, kế toán trưởng và giám đốc vận hành tại các công ty thương mại, đại lý phân phối FMCG trong việc chuẩn hóa quy trình xuất nhập kho, ứng dụng công thức EOQ và triển khai quản lý kho theo tiêu chuẩn 5S.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế chịu trách nhiệm phân phối những ngành hàng và thương hiệu nào?
Chi nhánh chịu trách nhiệm triển khai và quản lý phân phối độc quyền các sản phẩm tiêu dùng nhanh (FMCG) thuộc hai tập đoàn: Procter & Gamble - P&G (bột giặt Ariel, Tide; dầu gội/xả Rejoice, Pantene, Head & Shoulders; nước xả Downy; tã quần Pampers; bàn chải Oral-B; dao cạo Gillette; xà phòng Safeguard) và Ajinomoto (bột ngọt, hạt nêm, Aji-Quick, Aji-Mayo) trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

2. Cơ sở vật chất kỹ thuật và quy mô kho bãi của chi nhánh trong giai đoạn 2017 – 2019 được trang bị ra sao?
Chi nhánh sở hữu diện tích nhà kho cố định $400\text{ m}^2$, 5 phòng văn phòng làm việc. Về trang thiết bị vận hành, số lượng xe đẩy hàng duy trì từ 2 đến 3 chiếc, xe chở hàng tăng từ 4 chiếc (2017) lên 7 chiếc (2019), kệ chứa hàng tăng từ 150 chiếc lên 180 chiếc và máy tính làm việc tăng từ 12 lên 16 chiếc.

3. Tỷ trọng của hàng tồn kho trong cơ cấu tài sản của công ty biến động như thế nào qua 3 năm?
Hàng tồn kho luôn là khoản mục chiếm giá trị lớn nhất trong tài sản ngắn hạn của công ty: năm 2017 đạt 31.526,68 triệu đồng (chiếm 64,59% TSNH); năm 2018 tăng lên 35.295,34 triệu đồng (chiếm 59,62% TSNH); năm 2019 giảm về 31.937,04 triệu đồng (chiếm 56,30% TSNH).

4. Doanh nghiệp hiện đang áp dụng phương pháp hạch toán và phương pháp tính giá xuất kho nào?
Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế áp dụng phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX) để theo dõi biến động nhập – xuất hàng hóa liên tục trên hệ thống chứng từ kế toán, đồng thời sử dụng phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO) để tính giá trị hàng hóa xuất kho.

5. Khóa luận đề xuất những giải pháp trọng tâm nào để hoàn thiện công tác quản lý hàng tồn kho tại chi nhánh?
Tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp: (1) Áp dụng mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ) để tối ưu hóa quy mô và thời điểm đặt hàng; (2) Tái quy hoạch mặt bằng kho $400\text{ m}^2$ theo từng chủng loại sản phẩm FMCG; (3) Áp dụng mô hình quản lý trực quan 5S vào vận hành kho bãi; (4) Đầu tư triển khai phần mềm quản lý kho thông minh (SWM) để tự động hóa dữ liệu xuất nhập tồn.


Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hồ Thị Thu Thủy đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho và phản ánh chính xác thực trạng vận hành kho vận tại Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế giai đoạn 2017 – 2019. Bằng việc kết hợp chặt chẽ giữa phân tích báo cáo tài chính với khảo sát thực địa kho hàng $400\text{ m}^2$, nghiên cứu đã chỉ rõ các điểm nghẽn về chi phí lưu kho, quy mô dự trữ và phương pháp đặt hàng tại doanh nghiệp phân phối FMCG. Các giải pháp đề xuất mang tính đồng bộ từ mô hình định lượng EOQ, phương pháp quản trị trực quan 5S đến ứng dụng phần mềm SWM, mang lại giá trị ứng dụng thiết thực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.