Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong giai đoạn chuyển dịch công nghệ thông tin tại Việt Nam những năm cuối thập niên 2000, các hệ thống phần mềm quản lý văn phòng và quản trị nội bộ từng bước chuyển đổi từ môi trường đơn nhiệm DOS (như Fox, FoxPro for DOS) sang môi trường đồ họa Microsoft Windows. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access trên nền tảng Windows trở thành công cụ đắc lực để xây dựng các phần mềm quản trị nhờ giao diện tương tác thuận tiện, khả năng liên kết dữ liệu quan hệ và tích hợp sẵn công cụ thiết kế biểu mẫu (Forms), báo cáo (Reports).

Tại Công ty Dịch vụ Truyền thanh - Truyền hình Hà Nội (BROTESCO - BTS), công tác quản lý nhân sự và tiền lương tại phòng chức năng thời điểm khảo sát vẫn phụ thuộc nặng nề vào các thao tác thủ công. Thực trạng này bộc lộ nhiều hạn chế:

  • Hồ sơ lý lịch của cán bộ công nhân viên (CBCNV) dễ bị thất lạc, việc cập nhật thông tin phải thực hiện lại nhiều lần.
  • Quy trình chấm công và tính toán tiền lương hàng tháng thực hiện thủ công bằng tay, tốn nhiều thời gian và dễ phát sinh sai sót.
  • Công tác tổng hợp số liệu, lập báo cáo thống kê phục vụ ban lãnh đạo và các cơ quan cấp trên mất nhiều công sức, độ trễ thông tin cao.
  • Khả năng tra cứu, sàng lọc và cập nhật các biến động về nhân sự, quá trình công tác, chế độ chính sách chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu điều hành sản xuất kinh doanh.

Trước thực tế đó, tác giả thực hiện đồ án nhằm xây dựng một phần mềm quản lý thông tin tự động, giải quyết 4 mục tiêu cụ thể:

  1. Quản lý tập trung và toàn vẹn toàn bộ hồ sơ nhân sự, lý lịch, trình độ học vấn, quá trình công tác, quan hệ gia đình và chế độ chính sách của CBCNV trong đơn vị.
  2. Tự động hóa các nghiệp vụ chấm công, cập nhật ngày công làm việc, ngày nghỉ phép, nghỉ ốm và tính toán tiền lương hàng tháng.
  3. Cung cấp công cụ tra cứu đa tiêu chí (theo mã nhân viên, phòng ban, chức vụ, độ tuổi, mức lương, dân tộc) phục vụ truy xuất thông tin tức thì.
  4. Tự động kết xuất và in ấn các biểu mẫu, danh sách nhân sự, bảng thanh toán tiền lương và báo cáo thống kê định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu quản lý.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công và tính lương tại doanh nghiệp; phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin có cấu trúc.
  • Phạm vi không gian: Công ty Dịch vụ Truyền thanh - Truyền hình Hà Nội (Số 30 Phố Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội) và bộ phận tổ chức cán bộ được khảo sát.
  • Thời gian thực hiện: Khóa luận hoàn thành vào tháng 05 năm 2009.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận áp dụng phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin có cấu trúc (Structured Systems Analysis and Design), kết hợp các mô hình biểu diễn dữ liệu và chức năng kinh điển:

  • Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD - Business Function Diagram): Dùng để phân rã cấu trúc nghiệp vụ của bài toán quản lý nhân sự từ các chức năng bậc cao xuống các tiến trình xử lý chi tiết.
  • Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram): Mô tả sự vận động của thông tin trong hệ thống ở các cấp độ: Biểu đồ mức khung cảnh (Context Diagram) xác định phạm vi, tác nhân ngoài và luồng dữ liệu vào/ra; Biểu đồ mức dưới đỉnh (Level 1/2) mô tả chi tiết từng tiến trình xử lý nghiệp vụ, các kho dữ liệu và luồng thông tin trung gian.
  • Mô hình thực thể liên kết (ERD - Entity-Relationship Diagram): Phân tích và biểu diễn các thực thể nghiệp vụ (Nhân viên, Lương, Chấm công, Khen thưởng, Kỷ luật, Chức vụ, Quá trình công tác...), xác định các thuộc tính đặc trưng và thiết lập các mối quan hệ liên kết (1-1, 1-N, N-N). Áp dụng quy tắc chuẩn hóa để chuyển đổi các quan hệ nhiều-nhiều thành các quan hệ một-nhiều đơn giản.

Quy trình phát triển hệ thống được tổ chức qua 5 giai đoạn:

  1. Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án: Khảo sát hiện trạng, nhận diện nhược điểm của hệ thống cũ và đánh giá tính khả thi.
  2. Phân tích hệ thống: Khảo sát chi tiết luồng công việc, xây dựng mô hình khái niệm và các biểu đồ nghiệp vụ.
  3. Thiết kế tổng hợp: Xác định ranh giới giữa tác vụ máy tính tự động và tác vụ thủ công của con người.
  4. Thiết kế chi tiết: Thiết kế cấu trúc các tệp dữ liệu/bảng quan hệ, thiết kế giao diện người dùng, các module xử lý và thủ tục chương trình.
  5. Cài đặt chương trình: Lựa chọn môi trường phần mềm Microsoft Access, soạn thảo mã lệnh, tinh chỉnh hiệu năng và đánh giá hệ thống.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Giới thiệu về Công ty DVTT-TH Hà Nội

Chương này tổng quan về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và phân tích thực trạng sản xuất kinh doanh tại đơn vị khảo sát:

  • Lịch sử phát triển: Tiền thân là phòng Kỹ thuật truyền thanh thuộc Đài Truyền thanh Hà Nội thành lập năm 1954; qua các mốc Quyết định số 5292/QĐ-TC (13/12/1978) thành lập Xí nghiệp quản lý và khai thác truyền thanh; Quyết định số 1393/QĐ-UB (03/04/1993 theo Nghị định 388/HĐBT) đổi tên thành Xí nghiệp Truyền thanh Hà Nội; Quyết định số 2066/QĐ-UB (07/07/1995) thành lập Công ty Truyền thanh Hà Nội; Quyết định số 81/2000/QĐ-UB (03/10/2000) đổi tên thành Công ty Dịch vụ Truyền thanh - Truyền hình Hà Nội (BTS). Các quyết định số 4259/QĐ-UB (25/07/2001) và 8126/QĐ-UB (25/12/2001) giao công ty làm chủ dự án hệ thống truyền hình cáp hữu tuyến (CATV) với tổng mức đầu tư giai đoạn I là 95 tỷ đồng.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy: Vận hành theo mô hình trực tuyến - chức năng gồm Ban Giám đốc (Giám đốc, Phó Giám đốc Kỹ thuật, Phó Giám đốc Kinh doanh) và 11 phòng ban/đơn vị trực thuộc: Phòng Hành chính - Tổ chức - Nhân sự, Phòng Kế hoạch & Quản lý chất lượng, Phòng Kế toán - Tài chính, Trung tâm Xử lý tín hiệu, Phòng Kinh doanh - Xuất nhập khẩu, Xí nghiệp Xây lắp Truyền thanh & Truyền hình cáp, Trung tâm Quảng cáo & Sản xuất chương trình, Phòng Thu các Dịch vụ CATV, Trung tâm Quản lý mạng & Chăm sóc khách hàng, Phòng Khảo sát - Thiết kế, Trường Trung cấp nghề và Ban Quản lý dự án.
  • Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự: Khảo sát quy trình thủ công cho thấy nguy cơ thất lạc hồ sơ cán bộ, tính lương chậm, thiếu chính xác và khó khăn trong tổng hợp báo cáo. Đơn vị đã có sẵn hạ tầng máy tính và nhân sự được phổ cập kiến thức cơ bản, tạo điều kiện thuận lợi để ứng dụng tin học hóa.

Chương II: Cơ sở phương pháp luận

Chương II tập trung phân tích chi tiết bài toán quản lý nhân sự và thiết kế các sơ đồ kỹ thuật:

  • Phân rã chức năng (BFD): Hệ thống chia thành 4 phân hệ chính:
    1. Cập nhật: Cập nhật danh mục đơn vị, hồ sơ nhân viên, quá trình công tác, khen thưởng, kỷ luật, thành phần gia đình, hợp đồng lao động và cập nhật tổng hợp.
    2. Tra cứu: Tra cứu theo đơn vị, theo mã nhân viên, theo độ tuổi, theo mức lương và tra cứu tổng hợp.
    3. Chấm công và tính lương: Cập nhật ngày công, cập nhật bảng lương, tính lương và kết xuất dữ liệu.
    4. Báo cáo thống kê: Xem và in bảng lương tổng hợp, kết xuất báo cáo nhân sự theo cá nhân hoặc phòng ban.
  • Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD): Thiết lập luồng dữ liệu tương tác giữa các tác nhân ngoài (Ban lãnh đạo, Nhân viên, Người sử dụng hệ thống/Cơ quan khác) với các tiến trình xử lý: tiếp nhận/sửa đổi hồ sơ, thực thi tìm kiếm, kết xuất báo cáo tiền lương - hồ sơ - bảo hiểm, cùng mô hình quản trị bảo mật (đăng nhập, thay đổi mật khẩu, phân quyền quản lý người dùng, đăng xuất).
  • Thiết kế cơ sở dữ liệu: Đặc tả chi tiết các bảng quan hệ và xây dựng mô hình thực thể liên kết nhằm loại bỏ dư thừa dữ liệu, đảm bảo tính toàn vẹn quan hệ.

Chương III: Xây dựng phần mềm

Chương III trình bày quá trình triển khai ứng dụng quản lý nhân sự trên máy tính:

  • Xác định mục tiêu phần mềm: Giảm thiểu các khâu trung gian, rút ngắn thời gian xử lý nghiệp vụ, tự động hóa tính lương và quản lý biến động lao động.
  • Yêu cầu hệ thống: Đảm bảo độ chính xác của các phép tính toán lương, giao diện làm việc trực quan, cấu trúc module có tính mở để dễ dàng bảo trì hoặc nâng cấp.
  • Cài đặt hệ thống: Xây dựng mẫu cửa sổ chính (Main Form), các giao diện nhập liệu phân hệ nhân sự, chấm công, tính lương và thiết kế các mẫu báo cáo định dạng chuẩn.

Chương IV: Đánh giá ưu nhược điểm của chương trình

Chương IV tổng kết quá trình xây dựng và vận hành thử nghiệm chương trình:

  • Ưu điểm: Tốc độ xử lý dữ liệu nhanh, lưu trữ khoa học, giảm thiểu tối đa sai sót so với phương pháp thủ công; hỗ trợ trích xuất báo cáo thống kê chính xác, kịp thời phục vụ công tác chỉ đạo; giao diện thân thiện trên môi trường Windows.
  • Nhược điểm: Ứng dụng chạy trên cơ sở dữ liệu Microsoft Access nên phù hợp nhất với mô hình mạng cục bộ nội bộ; đòi hỏi người sử dụng phải tuân thủ đúng quy trình nhập liệu để duy trì tính toàn vẹn dữ liệu.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống phần mềm được thiết kế và cài đặt trên nền tảng Microsoft Access. Cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 9 bảng chính với các trường thuộc tính được đặc tả cụ thể:

1. Bảng hồ sơ nhân viên (T_nhanvien)

Lưu trữ thông tin lý lịch cá nhân và bảo hiểm của cán bộ công nhân viên:

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước / Định dạng Diễn giải
manv Text 5 byte Mã nhân viên (Khóa chính)
hoten Text 30 byte Họ và tên nhân viên
ngaysinh Text 10 byte Ngày tháng năm sinh
noisinh Text Dd/mm/yyyy Nơi sinh
quequan Text 50 byte Quê quán
dantoc Text 5 byte Dân tộc
tdvh Text 5 byte Trình độ văn hóa
tpgd Text 5 byte Thành phần gia đình
soCMND Text 5 byte Số Chứng minh nhân dân
noicap Text 50 byte Nơi cấp CMND
nhapngu Date/Time Dd/mm/yyyy Ngày nhập ngũ
xuatngu Date/Time Dd/mm/yyyy Ngày xuất ngũ
soBHYT Text 20 byte Số thẻ Bảo hiểm y tế
ngayBHYT Date/Time Dd/mm/yyyy Ngày cấp BHYT
thoihanBHYT Number Single Thời hạn BHYT
soBHXH Text 10 byte Số sổ Bảo hiểm xã hội
ngayBHXH Date/Time Dd/mm/yyyy Ngày cấp BHXH

2. Bảng chấm công tổng hợp (T_Chấmcông)

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước / Định dạng Diễn giải
manv Text 5 byte Mã nhân viên
Thang cc Text 5 byte Tháng chấm công
Snctt Number Integer Số ngày công tính tiền
Om Number Integer Số ngày nghỉ ốm
Phep Number Integer Số ngày nghỉ phép
Giothem Number Integer Số giờ làm thêm
Nghile Number Integer Số ngày nghỉ lễ
Tienkhac Number Integer Các khoản tiền khác

3. Bảng lương (T_lương)

Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước / Định dạng Diễn giải
manv Text 5 byte Mã nhân viên
Ngay nhan Date/Time Dd/mm/yyyy Ngày nhận lương
Nganh Text 5 byte Mã ngành lương
Bac Text 5 byte Bậc lương
LCB Number Single Lương cơ bản
HSLG Number Single Hệ số lương
HSTN Number Single Hệ số thu nhập
Ghi chu Text 5 byte Ghi chú

4. Các bảng quản lý quan hệ, quá trình và quyết định nhân sự

  • Bảng Quan hệ gia đình (T_Quan hệ gia đình): Quản lý thông tin thân nhân (manv, Loaiqh, Hoten, Ngaysinh, Ngaymat, Nghe, Ghichu).
  • Bảng Khen thưởng (T_Khen thưởng): Ghi nhận các quyết định khen thưởng (manv, Ngayqd, Hinhthuc, Ghichu).
  • Bảng Kỷ luật (T_Kyluật): Theo dõi các hình thức kỷ luật (manv, Ngayqd, Hinhthuc, Ghichu).
  • Bảng Chức vụ (T_ Bảng chức vụ): Quản lý chức danh và phụ cấp chức vụ (manv, Tên cv, Phucap, Ghichu).
  • Bảng Quá trình công tác (T_quá trình công tác): Lịch sử điều chuyển, công tác (manv, Tungay, Denngay, Chucvu, Phongban, Congviec, Ghichu).
  • Bảng Nghỉ phép chi tiết (T_chấm công): Quản lý các đợt nghỉ phép (manv, Tungay, Denngay, Lydo, Huong).

Hệ thống thiết lập các liên kết 1-N từ bảng chính T_nhanvien đến các bảng phát sinh thông qua khóa ngoại manv, đảm bảo truy vấn dữ liệu liên kết nhanh chóng và đồng bộ.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả ứng dụng: Xây dựng thành công hệ thống phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương hoàn chỉnh trên Microsoft Access, bao gồm hệ thống biểu đồ phân tích chức năng (BFD), biểu đồ luồng dữ liệu (DFD), mô hình dữ liệu quan hệ 9 bảng và giao diện cửa sổ tương tác người dùng.
  • Giải pháp tổ chức dữ liệu: Khắc phục tình trạng phân tán và thất lạc hồ sơ giấy tờ, tự động hóa quy trình tính toán lương và tổng hợp ngày công, nâng cao độ chính xác trong công tác quản lý lao động.
  • Hỗ trợ quản trị: Giúp bộ phận tổ chức cán bộ rút ngắn thời gian lập báo cáo định kỳ/đột xuất, cung cấp công cụ tra cứu thông tin nhân sự đa chiều phục vụ công tác quy hoạch, đào tạo và phát triển đội ngũ của ban giám đốc.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phần mềm được thiết kế và triển khai trên Microsoft Access, chủ yếu phù hợp với môi trường làm việc máy đơn hoặc mạng nội bộ (LAN) quy mô nhỏ, chưa hỗ trợ kiến trúc phân tán đa điểm qua giao diện web.
  • Hướng phát triển: Nâng cấp hệ quản trị cơ sở dữ liệu lên các hệ thống quy mô doanh nghiệp như Microsoft SQL Server hoặc MySQL; mở rộng giao diện người dùng trên nền tảng ứng dụng web để phục vụ quản lý nhân sự từ xa và kết nối trực tiếp với hệ thống quản lý thuê bao, khách hàng truyền hình cáp của công ty.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Tin học kinh tế, Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin có nhu cầu tham khảo mẫu khóa luận tốt nghiệp về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp.
  • Nội dung giá trị: Khóa luận cung cấp tài liệu mẫu về quy trình phân tích bài toán quản lý nhân sự - tiền lương theo 5 giai đoạn chuẩn tắc, hệ thống sơ đồ BFD/DFD chi tiết và phương pháp đặc tả cấu trúc bảng dữ liệu quan hệ cho bài toán quản trị nhân sự vừa và nhỏ.

Câu hỏi thường gặp

1. Đơn vị được lựa chọn làm đối tượng nghiên cứu thực tế trong khóa luận là đơn vị nào?
Đơn vị nghiên cứu là Công ty Dịch vụ Truyền thanh - Truyền hình Hà Nội (tên viết tắt BTS hoặc BROTESCO), doanh nghiệp trực thuộc Đài Phát thanh - Truyền hình Hà Nội, có trụ sở tại số 30 Phố Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội.

2. Quy trình xây dựng hệ thống thông tin trong đồ án trải qua những giai đoạn nào?
Quy trình gồm 5 giai đoạn: (1) Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án; (2) Phân tích hệ thống; (3) Thiết kế tổng hợp; (4) Thiết kế chi tiết; (5) Cài đặt chương trình.

3. Sơ đồ phân cấp chức năng (BFD) của phần mềm gồm những phân hệ chính nào?
Sơ đồ BFD được chia thành 4 phân hệ chính: Phân hệ Cập nhật (hồ sơ, chức vụ, hợp đồng, quá trình công tác), Phân hệ Tra cứu (theo mã, phòng ban, độ tuổi, mức lương), Phân hệ Chấm công và tính lương (cập nhật ngày công, tính lương), và Phân hệ Báo cáo thống kê (bảng lương, danh sách nhân sự).

4. Khóa luận sử dụng công nghệ và hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào để xây dựng phần mềm?
Khóa luận sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access trên môi trường hệ điều hành Windows để tổ chức các bảng dữ liệu, thiết kế giao diện nhập liệu (Form) và kết xuất báo cáo (Report).

5. Cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý nhân sự trong khóa luận gồm những bảng chính nào?
Cơ sở dữ liệu gồm 9 bảng chính: Bảng Nhân viên (T_nhanvien), Bảng Chấm công (T_Chấmcông), Bảng Lương (T_lương), Bảng Quan hệ gia đình (T_Quan hệ gia đình), Bảng Khen thưởng (T_Khen thưởng), Bảng Kỷ luật (T_Kyluật), Bảng Chức vụ (T_ Bảng chức vụ), Bảng Quá trình công tác (T_quá trình công tác) và Bảng Chấm công nghỉ phép (T_chấm công).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Dương Công Phong (Lớp Tin Kinh tế K8, hoàn thành tháng 05/2009) đã phân tích toàn diện thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty Dịch vụ Truyền thanh - Truyền hình Hà Nội. Đề tài vận dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc để xây dựng mô hình chức năng, mô hình luồng dữ liệu và thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ hoàn chỉnh. Ứng dụng phần mềm xây dựng trên Microsoft Access giải quyết hiệu quả bài toán tự động hóa quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công, tính lương và kết xuất báo cáo thống kê phục vụ công tác điều hành tại doanh nghiệp.