Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ và thương mại điện tử trở thành xu hướng tất yếu trong kinh doanh, việc xây dựng và quản trị các hệ thống bán hàng trực tuyến đóng vai trò thiết yếu đối với các doanh nghiệp phân phối thiết bị công nghệ. Công ty Cổ phần Thương mại – Dịch vụ Phong Vũ (địa chỉ tại Tầng 6, số 1 Phố Thái Hà, Phường Trung Liệt, Quận Đống Đa, Hà Nội) là đơn vị kinh doanh máy tính và linh kiện uy tín, tuy nhiên tại thời điểm khảo sát doanh nghiệp chưa vận hành một trang web bán hàng trực tuyến chính thức để phục vụ nhu cầu giới thiệu sản phẩm, hỗ trợ khách hàng và tiếp nhận đơn đặt hàng trực tuyến.

Bên cạnh yêu cầu về mặt kỹ thuật phần mềm, công tác quản lý dự án đóng vai trò then chốt quyết định sự thành bại của việc triển khai hệ thống. Quản lý dự án bao gồm toàn bộ chuỗi hoạt động hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát các giai đoạn từ xác định dự án, lập kế hoạch, dự toán tài nguyên, kiểm soát tiến độ, quản lý rủi ro cho đến khi nghiệm thu và chuyển giao. Đề tài "Quản lý dự án Website bán máy tính của cửa hàng Phong Vũ" (mã dự án: DA12) được thực hiện trong khuôn khổ học phần Quản lý dự án Công nghệ thông tin tại Khoa Công nghệ thông tin – Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội nhằm áp dụng lý thuyết quản trị vào một bài toán thực tế.

Mục tiêu cụ thể của đề tài bao gồm:

  1. Trải nghiệm và giải quyết bài toán quản lý trên một dự án thực tế;
  2. Xây dựng tài liệu phác thảo dự án tường minh và hoàn chỉnh;
  3. Xác lập bảng phân vai và phân công trách nhiệm cho các bên liên quan;
  4. Xây dựng ma trận trách nhiệm trong quản lý dự án phần mềm;
  5. Lập bảng phân rã công việc (WBS), tiến độ và lịch biểu thực hiện chính xác;
  6. Ước lượng và phân bổ nguồn lực, tài nguyên và nhân sự dự án;
  7. Dự toán và tính toán chi tiết chi phí thực thi dự án;
  8. Thiết lập quy trình tổ chức hội họp và báo cáo hiện trạng định kỳ;
  9. Nhận diện, dự đoán, kiểm soát và xử lý các rủi ro phát sinh;
  10. Triển khai, hoàn thiện sản phẩm website và thực hiện quy trình kết thúc, chuyển giao dự án.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quy trình quản lý dự án công nghệ thông tin và hệ thống website bán máy tính cho cửa hàng Phong Vũ. Phạm vi nghiên cứu về không gian tập trung tại cơ sở kinh doanh của Phong Vũ tại Hà Nội; phạm vi thời gian thực hiện dự án kéo dài 28 ngày, bắt đầu từ ngày 02/03/2021 và hoàn thành bàn giao vào ngày 30/03/2021.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài vận dụng khung lý thuyết quản lý dự án phần mềm kết hợp với các kỹ thuật mô hình hóa hệ thống thông tin, cụ thể:

  • Khung quản lý dự án: Áp dụng mô hình quản lý vòng đời dự án qua 4 giai đoạn chính gồm Khởi động, Lập kế hoạch, Thực hiện/Kiểm soát và Kết thúc. Việc phân công nhiệm vụ sử dụng Ma trận trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix) dựa trên 5 cấp độ trách nhiệm:

    • A (Approving): Xét duyệt;
    • P (Performing): Thực hiện;
    • R (Reviewing): Thẩm định;
    • C (Contributing): Tham gia đóng góp;
    • I (Informing): Báo cho biết.

  • Phương pháp thu thập thông tin và khảo sát: Nhóm tác giả phối hợp các phương pháp khảo sát thực tế gồm quan sát hiện trường kinh doanh, phỏng vấn trực tiếp đại diện khách hàng, điều tra thăm dò thị hiếu người dùng và nghiên cứu tài liệu nghiệp vụ nội bộ của công ty.

  • Phương pháp phân tích và mô hình hóa hệ thống: Sử dụng sơ đồ phân cấp chức năng (FDD), mô hình luồng dữ liệu (DFD) theo 3 cấp độ (mức khung cảnh, mức đỉnh, mức dưới đỉnh), xây dựng mô hình thực thể liên kết (ERD), chuyển đổi mô hình thành bản ghi logic, lập từ điển dữ liệu và thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý.

  • Kỹ thuật ước lượng và lập tiến độ: Sử dụng phương pháp ước lượng phi khoa học (ước lượng theo kinh nghiệm chuyên gia kết hợp phân rã công việc chi tiết thành giờ công); lập lịch biểu bằng phương pháp sơ đồ thanh GANTT và phần mềm Microsoft Project.

  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu khảo sát thực tế từ Công ty Cổ phần Thương mại – Dịch vụ Phong Vũ và dữ liệu mô phỏng quá trình quản trị nhân sự, chi phí trong môi trường dự án học phần CNTT.

Thiết kế và triển khai hệ thống

Hệ thống website bán máy tính Phong Vũ được thiết kế và triển khai dựa trên các công cụ, nền tảng công nghệ và kiến trúc phân hệ xác định trong văn bản:

  • Môi trường và công cụ phát triển:

    • Hệ điều hành: Windows 10, Windows Server;
    • Công cụ lập trình và quản lý: Visual Studio .NET 2010, NetBeans 8.x, Microsoft Office, Microsoft Project;
    • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu và máy chủ web: SQL Server 2008, XAMPP Server Control Panel.

  • Kiến trúc chức năng của hệ thống:

    • Phân hệ người dùng (User): Giao diện trang chủ mới, trang giới thiệu, trang danh mục sản phẩm, trang liên hệ, chức năng đăng ký thành viên, đăng nhập, đăng xuất, cập nhật thông tin cá nhân, xem chi tiết cấu hình sản phẩm/nhà sản xuất, tính tiền và hỗ trợ đặt hàng trực tuyến.
    • Phân hệ quản trị (Admin): Đăng nhập trang quản trị, module quản lý loại sản phẩm (thêm, sửa, xóa danh mục), module quản lý sản phẩm (cập nhật thông số, giá, hình ảnh, thời gian bảo hành, ưu đãi), module quản lý tỉnh thành (phục vụ giao hàng) và module quản lý tài khoản người dùng.

  • Quy trình kiểm thử và hoàn thiện:

    • Kiểm thử chức năng phân hệ User và Admin theo kịch bản kiểm thử định sẵn;
    • Tối ưu hóa hệ thống bằng cách giảm cấu trúc dư thừa;
    • Kiểm tra và chuẩn hóa mã nguồn thông qua bộ công cụ Code Validator, HTML Validator và CSS Validator trước khi đóng gói, tải lên máy chủ lưu trữ (host) và lập tài liệu hướng dẫn cài đặt.

Nội dung chính theo từng chương

Phần I / Chương I: Giới thiệu dự án

Chương I tập trung xác định tổng quan dự án, phạm vi công việc, cơ cấu tổ chức và các ràng buộc cốt lõi. Dự án mang tên "Dự án Website bán máy tính của cửa hàng Phong Vũ" (mã số DA12), do Công ty Cổ phần Thương mại – Dịch vụ Phong Vũ làm chủ đầu tư kiêm khách hàng.

Tổ chức nhân sự dự án gồm Ban lãnh đạo (Phạm Quốc Vương, Ngô Phương Tân, Nguyễn Đức Việt) và Tổ dự án gồm 7 thành viên: Phạm Ngọc Thu (Tổ trưởng), Nguyễn Thị Minh (Thư ký), Vũ Văn Minh, Trần Văn Bách, Ngô Phương Tân, Phạm Quốc Vương, Nguyễn Đức Việt. Trách nhiệm giữa các tổ chuyên môn (Tổ 1: Khảo sát; Tổ 2: Phân tích thiết kế hệ thống; Tổ 3: Lập trình và tích hợp; Tổ 4: Kiểm thử và sửa lỗi) được xác lập rõ qua ma trận trách nhiệm. Kế hoạch thời gian tổng thể là 28 ngày (02/03/2021 đến 30/03/2021) với các mốc: Khởi động (02/03/2021), Lập kế hoạch (09/03/2021), Triển khai (14/03/2021) và Kết thúc (30/03/2021). Tổng mức đầu tư được duyệt là 40.000.000 VNĐ.

Chương II: Lập kế hoạch

Chương II trình bày toàn bộ kế hoạch vận hành chi tiết của dự án thông qua bảng cấu trúc phân rã công việc (WBS) gồm 9 gói công việc chính:

  1. Khởi động dự án (4 giờ);
  2. Khảo sát hệ thống (16 giờ / 3,25 ngày);
  3. Phân tích chức năng (14 giờ / 1,75 ngày);
  4. Thiết kế cơ sở dữ liệu (24 giờ / 3 ngày);
  5. Thiết kế giao diện (48 giờ / 4,38 ngày);
  6. Lập trình và tích hợp hệ thống (48 giờ / 4 ngày);
  7. Kiểm thử và sửa lỗi (24 giờ / 3 ngày);
  8. Đưa trang web vào hoạt động (14 giờ / 1,5 ngày);
  9. Chuyển giao (4 giờ / 0,5 ngày).

Nhóm tác giả lập bảng phân bổ nhân lực và tài nguyên gắn với hồ sơ năng lực của từng nhân sự, đồng thời xây dựng đơn giá làm việc tiêu chuẩn và làm thêm giờ (Phạm Ngọc Thu: 100.000 đ/h chuẩn - 150.000 đ/h ngoài giờ; Vũ Văn Minh: 80.000 đ/h - 90.000 đ/h; Trần Văn Bách: 50.000 đ/h - 60.000 đ/h; Nguyễn Thị Minh: 50.000 đ/h - 65.000 đ/h). Toàn bộ dữ liệu được nạp vào phần mềm Microsoft Project để xuất biểu đồ GANTT.

Chương này cũng xây dựng 2 bảng phân tích rủi ro chi tiết:

  • Rủi ro về kế hoạch: Ước lượng sai thời gian (xác suất 8%), phân chia công việc không đồng đều (3%), không thực hiện được công việc đề ra (5%), không thỏa mãn nhu cầu khách hàng do gấp rút (3%), chi phí ước tính sai lệch (10%).
  • Rủi ro về công việc: Khách hàng ngại tiết lộ thông tin nội bộ (5%), chuyển giao công việc giữa nhân viên không khớp (5%), hỏng hóc máy móc thiết bị (5%), vướng mắc không gặp được khách hàng/quản lý (5%), thiếu phối hợp nội bộ (5%), đề ra công việc thừa không phục vụ mục tiêu (2%).

Chương III: Quản lý thực hiện dự án

Chương III trình bày cơ chế giám sát và diễn biến thực hiện dự án trên thực tế. Nhóm thiết lập quy trình quản lý cấu hình, quản lý chất lượng, quản lý rủi ro và chế độ báo cáo tiến độ qua 8 mốc kiểm soát nghiệm thu:

  • Mốc 1 (04/03/2021): Hoàn thành khởi động dự án;
  • Mốc 2 (08/03/2021): Hoàn thành khảo sát và đặc tả yêu cầu;
  • Mốc 3 (10/03/2021): Hoàn thành phân tích chức năng;
  • Mốc 4 (13/03/2021): Hoàn thành thiết kế cơ sở dữ liệu;
  • Mốc 5 (19/03/2021): Hoàn thành thiết kế giao diện;
  • Mốc 6 (24/03/2021): Hoàn thành lập trình và tích hợp các module;
  • Mốc 7 (27/03/2021): Hoàn thành kiểm thử và sửa lỗi phần mềm;
  • Mốc 8 (30/03/2021): Hoàn thành chuyển giao và nghiệm thu hợp đồng.

Diễn biến dự án được ghi nhận thông qua hệ thống biên bản họp định kỳ và tài liệu lưu trữ:

  • Họp thường xuyên lần I (02/03/2021): Phổ biến thông tin dự án, tư tưởng thực hiện và phân công tổ khảo sát;
  • Họp thường xuyên lần I tiếp theo (06/03/2021): Đánh giá kết quả khảo sát thực tế, lưu trữ tài liệu TLH102, TLH103, TLH104, ghi nhận khó khăn trong việc tiếp cận phỏng vấn nhân sự;
  • Họp thường xuyên lần II (08/03/2021): Nghiệm thu hồ sơ phân tích chức năng (tài liệu TLH201, TLH202, TLH203);
  • Họp thường xuyên lần II tiếp theo (12/03/2021): Nghiệm thu thiết kế CSDL vật lý (TLH204, TLH205, TLH206);
  • Họp thường xuyên lần III: Triển khai thiết kế giao diện hệ thống.

Chương IV: Kết thúc dự án

Chương IV tổng kết toàn diện dự án sau khi hoàn thành 9 giai đoạn công việc. Nhóm tiến hành nghiệm thu sản phẩm website bán máy tính đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng Phong Vũ, thực hiện bàn giao hệ thống, đào tạo quản trị cho nhân sự công ty, thanh lý hợp đồng và tiến hành giải thể tổ dự án. Đồng thời, báo cáo chỉ ra các vấn đề đã làm được và định hướng mở rộng hệ thống trong tương lai.

Kết quả và đóng góp

1. Kết quả định lượng và phân bổ chi phí

Dự án hoàn thành trong đúng khung thời gian 28 ngày với tổng thời lượng lao động trực tiếp của đội dự án là 24,13 ngày công. Dự án kiểm soát toàn bộ chi phí trong phạm vi tổng mức đầu tư 40.000.000 VNĐ được phê duyệt ban đầu.

STT Hạng mục chi phí Nội dung chi tiết Thành tiền (VNĐ)
1 Đội dự án Chi phí công lao động cho các thành viên thực hiện 27.530.000
2 Văn phòng Chi phí đầu tư thuê địa điểm văn phòng 3.000.000
3 Máy móc Chi phí đầu tư thiết bị, máy móc 1.000.000
4 Hội họp Chi phí tổ chức họp định kỳ, đột xuất, tiếp khách 3.000.000
5 Triển khai Chi phí công nghệ, kỹ thuật triển khai dự án 2.000.000
6 Dự phòng Chi phí dự phòng phát sinh rủi ro 3.470.000
Tổng cộng Tổng mức đầu tư dự án 40.000.000

Bảng tổng hợp chi phí các gói công việc của đội dự án (tổng 27.530.000 VNĐ):

  • Khởi động dự án và hội họp (8h): 1.420.000 VNĐ (gồm Họp 1: 390.000 đ, Họp 2: 190.000 đ, Họp 3: 650.000 đ, Họp 4: 190.000 đ);
  • Khảo sát hệ thống (3,25 ngày): 5.020.000 VNĐ;
  • Phân tích chức năng (1,75 ngày): 1.960.000 VNĐ;
  • Thiết kế cơ sở dữ liệu (3 ngày): 2.800.000 VNĐ;
  • Thiết kế giao diện (4,38 ngày): 5.470.000 VNĐ;
  • Lập trình và tích hợp hệ thống (4 ngày): 4.960.000 VNĐ;
  • Kiểm thử và sửa lỗi (3 ngày): 2.190.000 VNĐ;
  • Đưa trang web vào hoạt động (1,5 ngày): 1.690.000 VNĐ;
  • Chuyển giao và đào tạo (0,5 ngày): 810.000 VNĐ.

2. Đóng góp của đề tài

  • Xây dựng thành công một bộ hồ sơ quản lý dự án công nghệ thông tin hoàn chỉnh từ tài liệu phác thảo, WBS, sơ đồ tiến độ, ma trận trách nhiệm RACI/APRI đến hệ thống biên bản họp kiểm soát chất lượng;
  • Ứng dụng hiệu quả phần mềm Microsoft Project trong việc lập kế hoạch và theo dõi đường găng (critical path) của dự án phần mềm;
  • Xây dựng hoàn chỉnh phần mềm website bán máy tính đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ thực tế của cửa hàng Phong Vũ.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế:

    • Phương pháp ước lượng thời gian và khối lượng công việc chủ yếu sử dụng phương pháp phi khoa học (dựa vào kinh nghiệm cá nhân), chưa áp dụng các mô hình định lượng chuẩn hóa như COCOMO, Function Point (FPA) hay Use Case Points;
    • Thời gian thực hiện dự án ngắn (28 ngày), một số khâu khảo sát thực tế gặp hạn chế do khó khăn trong việc tiếp cận phỏng vấn đối tượng người dùng nội bộ của doanh nghiệp;
    • Tính năng thanh toán trực tuyến mới dừng ở mức module tính tiền và tiếp nhận đơn hàng, chưa tích hợp sâu với các cổng thanh toán ngân hàng trực tuyến phức tạp.

  • Hướng phát triển:

    • Nâng cấp và mở rộng các phân hệ quản trị nâng cao (báo cáo doanh thu tự động, quản lý kho hàng thời gian thực);
    • Tích hợp thêm các cổng thanh toán điện tử (ví điện tử, cổng thẻ nội địa/quốc tế);
    • Tối ưu hóa hiển thị giao diện đa nền tảng (Responsive Web Design) và nâng cao hiệu năng chịu tải khi lượng truy cập lớn.

Giá trị tham khảo

Báo cáo học phần này là tài liệu tham khảo thiết thực dành cho:

  • Sinh viên ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin và Quản lý dự án CNTT: Cung cấp mẫu cấu trúc đồ án quản lý dự án chuẩn mực, phương pháp phân rã công việc WBS, cách thiết lập ma trận trách nhiệm và kỹ thuật sử dụng Microsoft Project để lập tiến độ;
  • Các nhóm phát triển phần mềm vừa và nhỏ: Tham khảo phương pháp định giá chi phí nhân công theo giờ, quản lý rủi ro dự án, thiết lập các mốc kiểm soát chất lượng và quy trình ghi chép biên bản họp điều hành dự án.

Câu hỏi thường gặp

1. Dự án quản lý website bán máy tính Phong Vũ được triển khai trong thời gian bao lâu và gồm những mốc chính nào?
Dự án được thực hiện trong tổng thời gian 28 ngày, bắt đầu từ ngày 02/03/2021 và kết thúc vào ngày 30/03/2021. Bốn mốc thời gian lớn gồm: Khởi động dự án (02/03/2021), Lập kế hoạch dự án (09/03/2021), Triển khai dự án (14/03/2021) và Kết thúc dự án (30/03/2021).

2. Tổng mức đầu tư của dự án là bao nhiêu và được phân bổ ra sao?
Tổng mức đầu tư của dự án là 40.000.000 VNĐ, phân bổ cho 6 hạng mục: Chi phí đội dự án (27.530.000 VNĐ), Thuê văn phòng (3.000.000 VNĐ), Máy móc thiết bị (1.000.000 VNĐ), Chi phí hội họp và tiếp khách (3.000.000 VNĐ), Triển khai kỹ thuật (2.000.000 VNĐ) và Chi phí dự phòng (3.470.000 VNĐ).

3. Đơn giá nhân công làm việc của các thành viên trong tổ dự án được tính như thế nào?
Mức lương tính theo giờ làm việc tiêu chuẩn và làm ngoài giờ được quy định chi tiết: Phạm Ngọc Thu (100.000 đ/h chuẩn, 150.000 đ/h ngoài giờ), Vũ Văn Minh (80.000 đ/h chuẩn, 90.000 đ/h ngoài giờ), Trần Văn Bách (50.000 đ/h chuẩn, 60.000 đ/h ngoài giờ) và Nguyễn Thị Minh (50.000 đ/h chuẩn, 65.000 đ/h ngoài giờ).

4. Nhóm tác giả sử dụng các công cụ phần mềm nào để quản lý và xây dựng hệ thống?
Quản lý dự án sử dụng Microsoft Project và Microsoft Office; hệ thống phần mềm được xây dựng trên hệ điều hành Windows 10/Windows Server, công cụ lập trình Visual Studio .NET 2010, NetBeans 8.x, máy chủ XAMPP và hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008.

5. Ma trận trách nhiệm trong dự án quy định những kiểu trách nhiệm nào?
Ma trận trách nhiệm sử dụng 5 ký hiệu: A (Approving - Xét duyệt), P (Performing - Thực hiện), R (Reviewing - Thẩm định), C (Contributing - Tham gia đóng góp) và I (Informing - Báo cho biết).

Kết luận

Báo cáo học phần "Quản lý dự án Website bán máy tính của cửa hàng Phong Vũ" do nhóm sinh viên Khoa Công nghệ thông tin – Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội thực hiện đã xây dựng thành công một quy trình quản trị dự án phần mềm hoàn chỉnh theo 4 giai đoạn tiêu chuẩn. Đề tài thể hiện sự kết hợp chặt chẽ giữa lý thuyết quản lý dự án (WBS, ma trận trách nhiệm, phân tích rủi ro, dự toán ngân sách) với việc ứng dụng công cụ Microsoft Project và kỹ thuật xây dựng phần mềm thực tế. Toàn bộ các mục tiêu về tiến độ 28 ngày, chất lượng sản phẩm và ngân sách 40 triệu đồng đều được kiểm soát và nghiệm thu đúng theo kế hoạch đề ra.