Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong xu hướng chuyển đổi số tại các cơ sở giáo dục đại học, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý quy trình vận hành đóng vai trò quyết định hiệu quả hoạt động và chất lượng phục vụ người học. Tại Trường Đại học UEH, nhiều hệ thống số hóa như cổng học trực tuyến LMS và hệ thống quản lý sinh viên (Student UEH) đã vận hành hiệu quả. Tuy nhiên, công tác quản lý tại các khu ký túc xá (KTX) của nhà trường vẫn còn nhiều hạn chế, chủ yếu xử lý qua giấy tờ và tiếp nhận thủ công tại các văn phòng ban, dẫn đến sự bất tiện cho sinh viên và tăng áp lực vận hành cho cán bộ nhân viên.

Đề tài "Quản lý dự án Xây dựng nâng cấp hệ thống quản lý KTX UEH cho Trường Đại học UEH" được thực hiện nhằm giải quyết bài toán tự động hóa quy trình quản lý ký túc xá thông qua một quy trình quản trị dự án công nghệ thông tin (ITPM) bài bản.

Nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể của dự án gồm:

  1. Nâng cấp và hoàn thiện các chức năng hiện hữu: Đăng ký nội trú KTX trực tuyến, đăng nhập phân quyền, quản lý thông tin cá nhân, tra cứu thông tin và quản lý hóa đơn hàng kỳ.
  2. Thiết kế và tích hợp các tính năng trực tuyến mới: Thanh toán hóa đơn qua cổng điện tử (Momo, ATM nội địa, Internet Banking), gửi và theo dõi yêu cầu sửa chữa cơ sở vật chất, đăng ký và quản lý sự kiện KTX.
  3. Thiết lập toàn diện khung quản lý dự án: Quản lý phạm vi (Scope), tiến độ (Time), chi phí (Cost), chất lượng (Quality), nguồn lực (HR), cấu hình (CM), truyền thông (Communication) và rủi ro (Risk).

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng áp dụng: Hệ thống phần mềm quản lý KTX phục vụ cán bộ quản lý, nhân viên các phòng ban và sinh viên tại Ký túc xá 43-45 Nguyễn Chí Thanh và Ký túc xá 135 Trần Hưng Đạo thuộc Đại học UEH.
  • Phạm vi thời gian: Dự án được lập kế hoạch và thực hiện trong 48 ngày làm việc (không tính Thứ Bảy và Chủ Nhật), bắt đầu từ ngày 10/01/2022 và kết thúc vào ngày 25/03/2022 (tổng thời gian 7 tuần).
  • Phạm vi ngân sách: Tổng mức đầu tư dự toán là 212.000 VNĐ (theo đơn vị định mức lập trong đồ án môn học).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đồ án vận dụng các phương pháp luận chuẩn mực trong ngành Quản lý dự án Công nghệ thông tin và Kỹ nghệ phần mềm:

  • Khung quản lý dự án: Cấu trúc phân rã công việc (Work Breakdown Structure - WBS), quản lý đường cơ sở (Baselines), kiểm soát thay đổi thông qua Ban kiểm soát cấu hình (Configuration Control Board - CCB), ma trận phân công trách nhiệm (RACI/APRIC với các vai trò: Approving, Performing, Reviewing, Contributing, Informing).
  • Tiêu chuẩn quản lý chất lượng:
    • Mô hình chất lượng phần mềm ISO/IEC 9126: Đánh giá 6 đặc tính kỹ thuật gồm Tính chức năng (Functionality), Tính tin cậy (Reliability), Tính hiệu quả (Efficiency), Khả năng bảo trì (Maintainability), Tính khả dụng (Usability) và Tính tương thích.
    • Tiêu chuẩn quy trình đánh giá sản phẩm ISO/IEC 14598: Triển khai theo chu trình 4 bước (Thiết lập yêu cầu đánh giá, Thiết lập cơ chế đánh giá, Thiết kế kế hoạch đánh giá, Thực hiện đánh giá).
  • Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu:
    • Thu thập dữ liệu thông qua phỏng vấn trực tiếp các bên liên quan: Đại diện Ban Quản lý KTX UEH, nhân viên phòng CNTT, phòng Tài chính - Kế toán, phòng Quản lý sinh viên và người học nội trú.
    • Phương pháp phân tích và mô hình hóa hướng đối tượng UML: Xây dựng sơ đồ Use Case, sơ đồ lớp quan niệm (Class Diagram), sơ đồ mối quan hệ thực thể (ERD).
  • Nguồn dữ liệu tham khảo: Tài liệu vận hành thực tế tại KTX 43-45 Nguyễn Chí Thanh, tài liệu quy trình ITPM, tài liệu kỹ thuật về kiến trúc ASP.NET và hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống quản lý KTX UEH được hoạch định cấu trúc kỹ thuật và phân hệ chức năng rõ ràng nhằm đảm bảo tính khả thi khi vận hành:

Kiến trúc công nghệ và công cụ

  • Nền tảng phát triển: Framework ASP.NET, ngôn ngữ lập trình JavaScript.
  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: MySQL và Microsoft SQL Server.
  • Công cụ thiết kế & quản trị: Microsoft Project (lập tiến độ và quản lý WBS), Microsoft Visio / Draw.io (mô hình hóa hệ thống), Figma (thiết kế giao diện và prototype), SVN (quản lý phiên bản mã nguồn), Turnitin (kiểm tra trùng lặp báo cáo).
  • Môi trường thử nghiệm: Kiểm thử đa nền tảng trên hệ điều hành Windows 7, Windows 10 và Windows 11; cấu hình phần cứng thử nghiệm tương đương môi trường máy khách.

Cấu trúc phân hệ chức năng

Hệ thống được thiết kế gồm 12 module cốt lõi:

  1. Module Đăng ký KTX: Cho phép sinh viên nộp đơn online, tự động gửi thông báo xác nhận qua dịch vụ Gmail.
  2. Module Đăng nhập: Xác thực tài khoản và điều hướng giao diện theo nhóm quyền.
  3. Module Quản lý tài khoản: Cấp phát, phân quyền và khóa tài khoản cho Quản trị viên.
  4. Module Quản lý thông tin cá nhân: Cập nhật hồ sơ sinh viên và cán bộ nhân viên.
  5. Module Quản lý sinh viên: Tiếp nhận, xét duyệt đơn, lập hợp đồng nội trú và quản lý hồ sơ.
  6. Module Quản lý phòng: Quản lý số phòng, sức chứa và kiểm kê cơ sở vật chất trong phòng.
  7. Module Gửi yêu cầu dịch vụ: Sinh viên tạo form báo hỏng, sửa chữa, xin chuyển hoặc trả phòng.
  8. Module Quản lý yêu cầu: Nhân viên tiếp nhận, duyệt hoặc từ chối và cập nhật tiến độ xử lý.
  9. Module Thanh toán: Tích hợp cổng thanh toán trực tuyến qua Ví MoMo, Thẻ ATM nội địa, Internet Banking.
  10. Module Quản lý hóa đơn: Lập hóa đơn tiền phòng, tiền dịch vụ định kỳ và theo dõi công nợ.
  11. Module Đăng ký tham gia sự kiện: Sinh viên đăng ký tham gia hội thao, hội trại xuân và gửi biểu mẫu đánh giá.
  12. Module Quản lý sự kiện: Nhân viên tạo sự kiện, chuyển đổi trạng thái (Sắp diễn ra, Đang diễn ra, Đã kết thúc) và xuất danh sách sinh viên.

Yêu cầu phi chức năng và kiểm thử

  • Hiệu năng & Bảo mật: Khả năng phục vụ đồng thời 2.000 truy cập (CCU); xác thực một lớp bằng mật khẩu; mã hóa và sao lưu dữ liệu trên nền tảng điện toán đám mây.
  • Quy trình kiểm thử: Được chia thành 4 cấp độ: Kiểm thử đơn vị (Unit Test), Kiểm thử tích hợp (Integration Test), Kiểm thử hệ thống (System Test) và Kiểm thử giao diện (UI Test); kết thúc bằng quy trình Kiểm thử chấp nhận người dùng (User Acceptance Testing - UAT) phối hợp cùng cán bộ nghiệp vụ KTX UEH.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án CNTT

Chương 1 xác định thông tin tổng thể về dự án nâng cấp hệ thống quản lý KTX UEH:

  • Xác định các bên liên quan: Nhà đầu tư kiêm khách hàng (Đại diện: ThS. Huỳnh Thúc Định - Phó Giám đốc KTX UEH), Cố vấn chuyên môn (TS.GVC Nguyễn Quốc Hùng), Giám đốc dự án (Nguyễn Văn Anh), Quản lý dự án (Vương Nguyễn Ngọc Linh).
  • Yêu cầu hệ thống: Xác lập chi tiết các yêu cầu chức năng cho 4 tác nhân (Sinh viên, Nhân viên, Quản trị viên, Hệ thống thanh toán/Gmail) và các yêu cầu phi chức năng về tải truy cập, giao diện, khả năng mở rộng.
  • Tổ chức đội ngũ dự án: Đội ngũ gồm 5 thành viên được phân định trách nhiệm qua Ma trận trách nhiệm (Bảng 1.3):
Thành viên Khảo sát Phân tích chức năng Thiết kế giao diện Thiết kế CSDL Lập trình & tích hợp Kiểm thử & sửa lỗi Kết thúc dự án
Vương Nguyễn Ngọc Linh A, P A, P A, C A, P A, R A, I P
Trần Thái Bảo I C P P P P P
Nguyễn Thị Hồng P P P P I C P
Văn Minh Diệu Linh C P P P P P P
Phan Anh Tuấn I C P P P P P

(Chú thích: A - Xét duyệt; P - Thực hiện; R - Thẩm định; C - Tham gia đóng góp; I - Báo cho biết)

Chương 2: Lập kế hoạch thực hiện quản lý dự án

Chương này cụ thể hóa toàn bộ lộ trình triển khai thông qua 8 giai đoạn thực hiện:

  • Giai đoạn 1 - Khảo sát: (19/01/2022 - 21/01/2022; 3 ngày).
  • Giai đoạn 2 - Phân tích yêu cầu: (24/01/2022 - 10/02/2022; 8 ngày).
  • Giai đoạn 3 - Thiết kế lớp & CSDL: (11/02/2022 - 15/02/2022; 3 ngày) với 12 bảng thực thể chính: SINHVIEN, HOPDONG, THAMGIASUKIEN, YEUCAU, LAPYEUCAU, PHONG, SUKIEN, DUYETYEUCAU, HOADON, TOCHUCSUKIEN, NHANVIEN, LAPHOADON.
  • Giai đoạn 4 - Thiết kế giao diện: (11/02/2022 - 18/02/2022; 6 ngày).
  • Giai đoạn 5 - Lập trình và tích hợp: (21/02/2022 - 01/03/2022; 7 ngày).
  • Giai đoạn 6 - Kiểm thử và sửa lỗi: (02/03/2022 - 09/03/2022; 6 ngày).
  • Giai đoạn 7 - Đào tạo và UAT: (10/03/2022 - 15/03/2022; 4 ngày).
  • Giai đoạn 8 - Kết thúc dự án: (24/03/2022 - 25/03/2022; 2 ngày).

Bên cạnh đó, chương 2 thiết lập kế hoạch Quản lý cấu hình (CM) với 4 mốc đường cơ sở (Baseline ID: STARTUP, SRS, CODE, PRODUCT) và phân quyền trên 3 không gian lưu trữ (Thư viện phát triển, Thư viện tổng thể, Thư viện lưu trữ). Đối với Quản lý chất lượng, nhóm đề xuất giải pháp điều phối nhân sự: khi bộ phận Tester quá tải trong 3 tuần cuối, hai lập trình viên (Trần Thái Bảo, Phan Anh Tuấn) được điều động hỗ trợ Tester chính (Văn Minh Diệu Linh).

Chương 3: Quản lý phạm vi và thời gian dự án

Chương 3 trình bày chi tiết bản Điều lệ dự án (Project Charter) và Tuyên bố phạm vi (Scope Statement):

  • Tiêu chí thành công: Dự án hoàn thành trong 48 ngày làm việc, chi phí không vượt 212.000 VNĐ; dung sai cho phép trễ tiến độ dưới 15 ngày và vượt chi phí không quá 20.000 VNĐ nếu sản phẩm đáp ứng hoàn toàn nhu cầu người dùng KTX UEH.
  • Hệ thống theo dõi và giám sát: Thiết lập cơ chế họp định kỳ 2 lần/tuần (thứ Hai và thứ Tư) cùng 8 mốc kiểm soát chính (Milestones), tương ứng với các biên bản họp và tài liệu nghiệm thu từng giai đoạn:
Mốc giai đoạn Ngày báo cáo Tài liệu bàn giao chính Mã số tài liệu
1. Khởi động dự án 11/01/2022 Quyết định khởi động, Biên bản họp, Bản tuyên bố dự án KTX_UEH_KDDA_V1.0, KTX_UEH_TBDA_V1.0
2. Lập kế hoạch 18/01/2022 Bản kế hoạch thực hiện dự án, Biên bản họp KTX_UEH_KHDA_V1.0, KTX_UEH_BBH2_V1.0
3. Xác định yêu cầu 21/01/2022 Báo cáo khảo sát, Bản đặc tả yêu cầu, Khung giao diện KTX_UEH_KSYC_V1.0, KTX_UEH_ĐTYC_V1.0
4. Phân tích & thiết kế 18/02/2022 Đặc tả chức năng, Thiết kế CSDL, Thiết kế giao diện KTX_UEH_PTTKCN_V1.0, KTX_UEH_PTTKCSDL_V1.0, KTX_UEH_PTTKGD_V1.0
5. Lập trình 01/03/2022 Tài liệu cấu hình, Mã nguồn 12 module KTX_UEH_CF_V1.0, KTX_UEH_BBH5_V1.0
6. Kiểm thử & sửa lỗi 16/03/2022 Bộ Testcase, Báo cáo tổng hợp lỗi hệ thống KTX_UEH_TC_V1.0, KTX_UEH_IS_V1.0
7. Đào tạo người dùng 17/03/2022 Tài liệu hướng dẫn sử dụng (User Manual), Nhật ký UAT Biên bản đào tạo UAT
8. Tổng kết dự án 24/03/2022 Báo cáo tổng kết dự án, Biên bản thanh lý hợp đồng KTX_UEH_TK_V1.0, KTX_UEH_TLHĐ_V1.0

Chương 4: Quản lý chi phí, nguồn lực và chất lượng dự án

Chương 4 hạch toán chi tiết chi phí và cơ cấu nguồn lực:

  • Dự toán ngân sách chi tiết: Chi phí được phân bổ cho 15 hạng mục công việc (Bảng 2.9 và Bảng 4.1):
    • Nhóm chi phí nghiệp vụ: Lập trình (30.000 VNĐ), Thiết kế giao diện (20.000 VNĐ), Phân tích & xác định yêu cầu (18.000 VNĐ), Thiết kế CSDL (12.000 VNĐ), Kiểm thử và chuẩn bị tài liệu (4.000 VNĐ), Cài đặt và hướng dẫn sử dụng (4.000 VNĐ), Khảo sát thực tế (3.000 VNĐ), Khởi động dự án (5.000 VNĐ).
    • Nhóm chi phí vận hành: Đội dự án (35.000 VNĐ), Đầu tư thiết bị máy móc (30.000 VNĐ), Công nghệ & kỹ thuật (10.000 VNĐ), Thuê địa điểm (5.000 VNĐ), Hội họp tiếp khách (8.000 VNĐ), Duy trì dự án (18.000 VNĐ), Dự phòng rủi ro (10.000 VNĐ).
  • Quản lý chất lượng: Triển khai khung đảm bảo chất lượng với bảng phân công kiểm tra tính đúng đắn của tài liệu, kiểm thử testcase và đo lường các độ đo phần mềm trước khi bàn giao.

Chương 5: Quản lý truyền thông và rủi ro dự án

  • Quản lý truyền thông: Thiết lập quy trình trao đổi thông tin định kỳ giữa đội dự án, Giám đốc dự án, Ban cố vấn và đại diện KTX UEH; chuẩn hóa các biểu mẫu biên bản họp và kênh liên lạc khẩn cấp.
  • Quản lý rủi ro: Lập bảng phân tích và đánh giá rủi ro xuất hiện từ khâu khảo sát đến triển khai kỹ thuật; đề xuất kế hoạch ứng phó cho các nguy cơ: trễ tiến độ kiểm thử, sai lệch yêu cầu nghiệp vụ giữa các bên, và sự cố tích hợp module.

Kết quả và đóng góp

Kết quả đạt được

  1. Hoàn thành bộ tài liệu quản lý dự án công nghệ thông tin chuẩn hóa theo vòng đời dự án, bao gồm: Kế hoạch tiến độ WBS (.mpp), Hệ thống 7 biên bản cuộc họp mốc kiểm soát, Bộ tài liệu đặc tả yêu cầu, Thiết kế hệ thống, Bộ kịch bản kiểm thử (Testcase file Excel) và Hướng dẫn sử dụng (User Manual).
  2. Thiết kế và đóng gói hoàn thiện 12 phân hệ chức năng đáp ứng đầy đủ quy trình nghiệp vụ nội trú, thanh toán điện tử và quản lý dịch vụ phát sinh tại Ký túc xá Đại học UEH.
  3. Xây dựng 10 biểu mẫu giao diện người dùng chính (được minh chứng tại phụ lục đồ án) từ màn hình đăng nhập, quản lý tài khoản, quản lý phòng, hóa đơn, lịch sử sửa chữa đến đăng ký sự kiện.

Đóng góp thực tiễn

  • Đồ án cung cấp một mô hình mẫu về việc số hóa quản lý ký túc xá đại học, chuyển đổi phương thức vận hành từ thủ công sang nền tảng web trực tuyến.
  • Minh chứng tính ứng dụng của việc tích hợp đồng thời các tiêu chuẩn quốc tế (ISO/IEC 9126, ISO/IEC 14598) vào việc kiểm soát chất lượng phần mềm trong một đồ án học phần ITPM.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế

  • Mức độ bảo mật của hệ thống mới dừng lại ở cơ chế xác thực một lớp bằng tài khoản và mật khẩu, chưa áp dụng cơ chế xác thực đa yếu tố (2FA/OTP).
  • Yêu cầu phi chức năng về tải truy cập (2.000 CCU) mới được xác định ở mức yêu cầu thiết kế và thử nghiệm giả lập cục bộ, chưa có điều kiện kiểm thử chịu tải trên môi trường thực tế quy mô lớn.
  • Hệ thống xây dựng độc lập, chưa liên thông trực tiếp với cơ sở dữ liệu sinh viên tập trung của toàn trường (hệ thống Student UEH) và phần mềm kế toán chung của Nhà trường.

Hướng phát triển

  • Mở rộng tích hợp API đăng nhập một lần (Single Sign-On - SSO) đồng bộ với tài khoản sinh viên và cán bộ UEH.
  • Xây dựng ứng dụng di động (Mobile App) trên nền tảng Android và iOS nhằm tăng cường tiện ích gửi yêu cầu tức thời và nhận thông báo đẩy cho sinh viên nội trú.
  • Nâng cấp phân hệ thanh toán liên kết đa dạng ví điện tử và cổng thanh toán quốc tế.

Giá trị tham khảo

Báo cáo đồ án là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin kinh doanh, Quản trị CNTT: Tham khảo phương pháp xây dựng hồ sơ dự án ITPM đầy đủ từ điều lệ dự án, cấu trúc phân rã công việc (WBS), ma trận phân công trách nhiệm (RACI) đến quy trình quản lý cấu hình và kiểm thử chất lượng.
  • Người thực hiện các đề tài phần mềm quản lý nội trú/ký túc xá: Sử dụng lại mô hình cơ sở dữ liệu (12 bảng thực thể), danh mục phân hệ chức năng và thiết kế giao diện mẫu.
  • Cán bộ quản lý vận hành dịch vụ sinh viên: Tham khảo mô hình quy trình xử lý dịch vụ sửa chữa và xét duyệt nội trú trực tuyến để ứng dụng vào thực tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Dự án nâng cấp hệ thống quản lý KTX UEH được thực hiện trong thời gian bao lâu và gồm những mốc kiểm soát nào?
Dự án được thực hiện trong 48 ngày làm việc (10/01/2022 đến 25/03/2022). Quá trình quản lý tiến độ thiết lập 8 mốc kiểm soát chính: Khởi động (11/01), Lập kế hoạch (18/01), Khảo sát yêu cầu (21/01), Phân tích và thiết kế (18/02), Bàn giao mã nguồn lập trình (01/03), Kiểm thử và khắc phục lỗi (16/03), Đào tạo UAT (17/03), và Nghiệm thu tổng kết (24/03).

2. Hệ thống quản lý KTX UEH bao gồm những phân hệ chức năng nào?
Hệ thống gồm 12 module: Đăng ký KTX, Đăng nhập, Quản lý tài khoản, Quản lý thông tin cá nhân, Quản lý sinh viên, Quản lý phòng, Gửi yêu cầu dịch vụ, Quản lý yêu cầu, Thanh toán, Quản lý hóa đơn, Đăng ký tham gia sự kiện và Quản lý sự kiện.

3. Cơ chế phân quyền và quản lý cấu hình (Configuration Management) trong dự án được tổ chức như thế nào?
Quản lý cấu hình do Nguyễn Thị Hồng phụ trách chính với 4 đường cơ sở (Baseline ID: STARTUP, SRS, CODE, PRODUCT). Hệ thống lưu trữ chia làm 3 phân vùng: Thư viện phát triển (Lập trình viên và Quản lý cấu hình có toàn quyền Đọc/Chèn/Thay thế/Xóa), Thư viện tổng thể (Lập trình viên không có quyền truy cập, Quản lý cấu hình có quyền Đọc/Chèn), và Thư viện lưu trữ (Lập trình viên bị chặn, Quản lý cấu hình chỉ có quyền Đọc).

4. Nhóm thực hiện đã giải quyết vấn đề quá tải khối lượng công việc kiểm thử ở giai đoạn cuối như thế nào?
Trong 3 tuần cuối, khối lượng kiểm thử của nhóm Tester (do Văn Minh Diệu Linh phụ trách) phát sinh lớn dẫn đến nguy cơ chậm tiến độ. Quản lý dự án đã thực hiện hoạt động hiệu chỉnh nhân sự: điều động 2 lập trình viên (Trần Thái Bảo và Phan Anh Tuấn) sang tăng cường và hỗ trợ trực tiếp cho bộ phận kiểm thử.

5. Các công nghệ và công cụ kỹ thuật chính được sử dụng trong dự án là gì?
Dự án sử dụng ngôn ngữ lập trình ASP.NET và JavaScript; cơ sở dữ liệu MySQL và SQL Server; thiết kế giao diện bằng Figma; vẽ mô hình hệ thống bằng MS Visio và Draw.io; quản lý tiến độ và lập WBS bằng MS Project; kiểm tra trùng lặp bằng Turnitin.

Kết luận

Báo cáo đồ án "Quản lý dự án Xây dựng nâng cấp hệ thống quản lý KTX UEH" đã hệ thống hóa toàn diện các hoạt động quản trị dự án phần mềm theo tiêu chuẩn ITPM, giải quyết triệt để bài toán số hóa quy trình nội trú cho hai cơ sở ký túc xá của Đại học UEH. Đề tài không chỉ hoàn thành việc thiết kế chi tiết 12 phân hệ chức năng trên nền tảng ASP.NET và MySQL mà còn xây dựng đầy đủ bộ hồ sơ kiểm soát từ WBS, quản lý cấu hình đến đánh giá chất lượng theo chuẩn ISO. Đây là tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và thực tiễn cao cho sinh viên ngành CNTT kinh doanh và các nhà phát triển hệ thống quản lý giáo dục.