Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành Công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ ở thế kỷ 21, các ứng dụng tin học và thiết bị máy tính ngày càng phổ biến trên phạm vi toàn cầu. Số lượng người sử dụng máy tính cá nhân gia tăng kéo theo nhu cầu mua bán máy tính xách tay (laptop) và linh kiện điện tử tại các cửa hàng, showroom đạt quy mô ngày càng lớn.

Tuy nhiên, tại nhiều cửa hàng và doanh nghiệp bán lẻ, các hoạt động nghiệp vụ quan trọng như theo dõi số lượng nhập hàng, bán hàng, kiểm soát tồn kho và theo dõi thu chi vẫn đang được thực hiện thủ công hoặc ghi chép qua các bảng tính Excel rời rạc. Phương thức quản lý này bộc lộ nhiều điểm hạn chế, tiêu tốn nhiều thời gian, nhân lực và đặc biệt dễ phát sinh sai sót số liệu khi khối lượng danh mục hàng hóa tăng cao. Nhằm giải quyết các bất cập thực tế đó, đề tài "Quản lý Cửa Hàng Bán LapTop" được nhóm sinh viên ngành Phát triển Phần mềm (UDPM) tại Trường Cao đẳng FPT Polytechnic thực hiện trong khuôn khổ môn học Nhập Môn Kỹ Thuật Phần Mềm (SOF102).

Mục tiêu cụ thể của đề tài bao gồm 5 nhiệm vụ trọng tâm:

  1. Giúp nhân viên tư vấn nhu cầu cho khách hàng một cách thuận tiện, dễ dàng.
  2. Giúp công ty quản lý thông tin nhân viên và khách hàng một cách cụ thể, chính xác.
  3. Giúp công ty theo dõi, kiểm soát danh mục sản phẩm và kho hàng chặt chẽ.
  4. Nâng cao hiệu suất làm việc nội bộ và cắt giảm chi phí vận hành cho cửa hàng.
  5. Quản lý trực quan các khoản thu chi, nguồn vốn nhằm hạn chế nguy cơ thất thoát tài chính.

Về phạm vi và đối tượng nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ bán hàng, quản lý kho linh kiện/laptop, quản trị nhân sự, chăm sóc khách hàng và thống kê tài chính tại các cơ sở bán lẻ thiết bị tin học.
  • Phạm vi không gian: Nghiên cứu khảo sát thực tế tại Cửa hàng linh kiện bán máy tính và Laptop (Địa chỉ: 66 Cầu Diễn, Phúc Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội) và Showroom Công ty TNHH Máy tính GearCom (Địa chỉ: Số 77 Thái Hà, Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Đồ án được triển khai thực hiện từ ngày 30/01/2023 đến ngày 21/02/2023; giai đoạn khảo sát thực tế diễn ra từ ngày 12/02/2023 đến ngày 17/02/2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đồ án áp dụng các phương pháp luận chuẩn trong quy trình kỹ thuật phần mềm để xây dựng tài liệu Đặc tả Yêu cầu Phần mềm (Software Requirements Specification - SRS):

Khung lý thuyết và mô hình phân tích

  • Cơ sở dữ liệu (Database): Ứng dụng cấu trúc dữ liệu quan hệ có tổ chức để lưu trữ và truy cập điện tử qua hệ thống máy tính.
  • Mô hình thực thể liên kết (ERD - Entity Relationship Diagram): Mô tả cấu trúc dữ liệu, các bảng thực thể, khóa chính (PK), khóa ngoại (FK) và mối liên kết giữa các bảng.
  • Mô hình Use Case (Use Case Diagram): Mô tả các luồng tương tác giữa tác nhân người dùng và hệ thống, bao gồm các quan hệ mở rộng (Extend) và quan hệ phụ thuộc ràng buộc (Include).
  • Mô hình sơ đồ hoạt động (Activity Diagram): Tập trung mô tả chi tiết các bước thực thi, luồng xử lý hành động, các nhánh rẽ điều kiện và điểm hội tụ hoạt động bên trong từng chức năng.
  • Sơ đồ lớp (Class Diagram): Xác định cấu trúc hướng đối tượng của hệ thống, bao gồm thuộc tính, phương thức (truy xuất public +, private -) và các mối quan hệ kế thừa, ràng buộc composition/aggregation.

Phương pháp nghiên cứu và thu thập dữ liệu

  • Phương pháp khảo sát thực tế: Sử dụng hình thức gọi điện thoại và phỏng vấn trực tiếp đại diện quản lý cửa hàng (anh Đoàn Văn Kiên) và quản lý showroom GearCom từ ngày 12/02/2023 đến ngày 17/02/2023.
  • Nội dung thu thập dữ liệu: Phỏng vấn sâu theo bộ câu hỏi định hướng gồm: cách thức phân loại và sắp xếp thiết bị trên kệ; quy trình xử lý và luân chuyển linh kiện hỏng về nhà sản xuất; quy trình tiếp nhận và xử lý bảo hành sản phẩm (phân định lỗi người dùng hay lỗi nhà sản xuất); phương thức thống kê thu chi theo tháng/quý; phương thức quản lý mã hàng, chủng loại và kiểm soát tồn kho.

Thiết kế và triển khai hệ thống

Môi trường vận hành và ràng buộc kỹ thuật

Hệ thống được thiết kế dưới dạng ứng dụng phần mềm Desktop nhằm phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản lý tại quầy:

  • Ngôn ngữ lập trình: Java.
  • Nền tảng giao diện: Java Swing.
  • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server 2019.
  • Yêu cầu phần cứng tối thiểu: Bộ vi xử lý CPU Intel Core i5 thế hệ thứ 8 trở lên; bộ nhớ trong RAM tối thiểu 4GB; dung lượng đĩa cứng trống (ổ C:) tối thiểu 5GB.
  • Môi trường hệ điều hành: Windows 7 trở lên (hỗ trợ khả năng tương thích trên Windows, macOS và Linux).
  • Ràng buộc kết nối: Thiết bị máy tính yêu cầu kết nối mạng nội bộ (mạng LAN cục bộ) và có trình duyệt truy cập internet; hệ thống hỗ trợ cơ chế sao lưu định kỳ.

Cấu trúc cơ sở dữ liệu (Database Schema)

Cơ sở dữ liệu của phần mềm được thiết kế chi tiết với 14 bảng quan hệ chính, chuẩn hóa các thuộc tính và ràng buộc toàn vẹn:

Tên bảng Khóa chính (PK) Khóa ngoại (FK) Các thuộc tính tiêu biểu
KhachHang MaKH Không TenKH, DiaChiKhachHang, SDTKH
HoaDon MaHD MaKH, MaNV, MaPTTT TrangThai, NgayTao
PhuongThucThanhToan MaPTTT Không TenPTTT
HoaDonChiTiet MaHD MaSP SoLuong
SanPham MaSP MaQL, IDLoaiSP Liên kết loại sản phẩm và quản lý
LoaiSanPham IDLoaiSP Không TenDongSanPham, HangSP, NhaPhanPhoi
ChiTietSanPham MaSP MaSP TenSP, SoLuong, DonGia, TrangThai
UuDai MaSP MaSP TenUuDai, LoaiUuDai, NgayBatDau, NgayKetThuc
NhanVien MaNV TaiKhoan HoTen, DiaChi, MatKhau, VaiTro
HopDong SoHopDong MaNV NgayLapHD, NgayHetHan
BangLuong Thang MaNV Nam, LuongCoBan, LuongTangCa, TongLuong
CuaHang MaCH Không TenCH, DiaChiCH
QuanLy MaQL TaiKhoan HoTen, DiaChi, MatKhau, VaiTro
DoanhThu MaQL MaSP TenSP, SoLuotBan, DoanhThu

Phân quyền người dùng và tác nhân

  • Quản lý (Manager): Có quyền hạn cao nhất trong hệ thống; chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý danh mục sản phẩm (thêm/sửa/xóa), theo dõi báo cáo doanh thu, lọc danh sách sản phẩm bán chạy/bán chậm, và thiết lập các chương trình ưu đãi, mã giảm giá.
  • Nhân viên bán hàng / Thu ngân: Thực hiện tư vấn khách hàng, tạo và tra cứu hóa đơn bán hàng, cập nhật thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu.
  • Nhân viên kho / Kỹ thuật: Thực hiện kiểm kê, cập nhật biến động linh kiện máy tính hàng ngày, báo cáo hàng tồn kho, tiếp nhận và giải quyết các trường hợp bảo hành thiết bị.

Nội dung chính theo từng chương

Tài liệu đặc tả được cấu trúc thành 7 phần chính theo đúng tiến trình phân tích và thiết kế phần mềm:

Phần 1: Giới thiệu đề tài – Hệ thống

Trình bày lý do lựa chọn đề tài, quy ước trình bày văn bản (font Times New Roman, cỡ chữ 14–18), bảng giải thích thuật ngữ chuyên ngành, mục tiêu, phạm vi nghiên cứu và phân công nhiệm vụ nhân sự trong nhóm dự án. Phần này cũng trình bày chi tiết kết quả khảo sát thực tế tại các showroom máy tính, bảng phân chia công việc (WBS) từ giai đoạn khảo sát, phân tích use case, thiết kế ERD đến thiết kế các giao diện màn hình.

Phần 2: Database ERD

Cung cấp bản vẽ thực thể liên kết (ERD) và từ điển dữ liệu (Data Dictionary) chi tiết của 14 thực thể. Xác định đầy đủ các kiểu dữ liệu (varchar, nvarchar, int, date), tính chất trường dữ liệu (not null), định danh khóa chính và các mối quan hệ khóa ngoại bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của hệ thống quản lý.

Phần 3: Phân tích và thiết kế

Mô hình hóa toàn bộ hệ thống thông qua các sơ đồ UML:

  • Mô hình Use Case: Sơ đồ Use Case tổng quát và 6 sơ đồ Use Case chi tiết cho từng phân hệ (quản lý hóa đơn, quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, quản lý doanh thu, quản lý sản phẩm, quản lý ưu đãi).
  • Mô hình Activity Diagram: Bản vẽ luồng hoạt động cho chức năng đăng nhập, đổi mật khẩu, quên mật khẩu; các thao tác nghiệp vụ thêm/sửa/xóa/tìm kiếm đối với ưu đãi, sản phẩm, nhân viên, khách hàng, hóa đơn; luồng xử lý thống kê doanh thu và phân loại sản phẩm bán chạy, sản phẩm bán chậm.
  • Mô hình Class Diagram: Xác định các lớp đối tượng (Class SanPham, Class ChiTietSanPham, Class CuaHang, Class TaiKhoan, Class QuanLy, Class NhanVien, Class KhachHang, Class HoaDon, Class HoaDonChiTiet, Class PhuongThucThanhToan).
  • Thiết kế giao diện: Bản vẽ khung giao diện (Wireframes) cho các màn hình: đăng nhập, hóa đơn, khách hàng, sản phẩm, doanh thu, nhân viên.

Phần 4: Các chức năng

Đặc tả chi tiết 7 chức năng nghiệp vụ của ứng dụng:

  1. Đăng nhập: Cho phép người dùng đăng nhập hệ thống theo vai trò được phân quyền, hỗ trợ đổi mật khẩu và lấy lại mật khẩu.
  2. Quản lý hóa đơn: Cho phép nhân viên và quản lý tra cứu, lập mới, in và quản lý trạng thái hóa đơn bán lẻ.
  3. Quản lý khách hàng: Hỗ trợ nhân viên/quản lý thêm mới, chỉnh sửa, xóa và truy xuất lịch sử giao dịch của khách hàng.
  4. Quản lý nhân viên: Hỗ trợ quản lý cập nhật danh sách nhân sự, phân quyền tài khoản, quản lý hợp đồng lao động và tính bảng lương.
  5. Quản lý doanh thu: Tự động tổng hợp doanh thu theo thời gian, lọc dữ liệu các dòng laptop bán chạy và sản phẩm tồn đọng khó bán.
  6. Quản lý sản phẩm: Hỗ trợ quản lý theo dõi số lượng tồn kho, cập nhật thông tin kỹ thuật, đơn giá và trạng thái của từng dòng laptop/linh kiện.
  7. Quản lý ưu đãi: Thiết lập thời gian hiệu lực và áp dụng các mã voucher, khuyến mãi cho các sản phẩm nhằm kích thích nhu cầu mua sắm.

Phần 5: Các phi chức năng

Xác lập các tiêu chuẩn chất lượng và ràng buộc vận hành:

  • Tính sẵn sàng (Availability): Hệ thống luôn sẵn sàng xử lý tác vụ, giảm thiểu sự cố gián đoạn do lỗi phần cứng/phần mềm hoặc nguy cơ tấn công từ chối dịch vụ.
  • Tính an toàn và bảo mật (Safety & Security): Tuân thủ kiến trúc ứng dụng đa tầng, bảo vệ cơ sở dữ liệu trước nguy cơ truy cập trái phép, kiểm soát chặt chẽ thông tin định danh và bảo mật hồ sơ nhân viên.
  • Hiệu suất và bảo trì (Performance & Maintainability): Đảm bảo tốc độ đáp ứng khi nhiều người dùng thao tác đồng thời trên mạng LAN, mã nguồn có tính module hóa cao để thuận tiện cập nhật, mở rộng về sau.

Phần 6: Kiểm thử

Trình bày kế hoạch và kết quả thực thi các ca kiểm thử (Test Cases) do nhóm kiểm thử (Tăng Viết Cương, Võ Quang Sơn) thực hiện từ ngày 14/02/2023 đến ngày 17/02/2023:

  • Kiểm thử giao diện: Đánh giá độ hoàn thiện giao diện của 7 màn hình chức năng.
  • Kiểm thử chức năng: Thiết lập các trường hợp kiểm thử biên (nhập thiếu trường dữ liệu, nhập sai thông tin, nhập đúng thông tin, xóa/sửa dữ liệu) cho toàn bộ các phân hệ chức năng.

Phần 7: Tổng kết

Tổng kết thời gian triển khai dự án (30/01/2023 - 21/02/2023), tự đánh giá mức độ hoàn thiện, phân tích các rủi ro, bài học kinh nghiệm trong kỹ năng làm việc nhóm và nêu định hướng nâng cấp hệ thống trong tương lai.


Kết quả và đóng góp

Kết quả triển khai và kiểm thử

Theo kết quả tự đánh giá của nhóm tác giả, dự án đạt mức độ hoàn thành khoảng 75% so với mục tiêu đề ra ban đầu.

Kết quả đánh giá tiến độ giao diện và tỷ lệ thành công của các ca kiểm thử được tổng hợp như sau:

Mã Task Phân hệ chức năng Tiến độ hoàn thành giao diện Tỷ lệ thành công kiểm thử (Test Pass Rate)
TK03.1 / TK07.1-9 Đăng nhập hệ thống 100% 98%
TK03.2 / TK07.1-14 Quản lý hóa đơn 100% 88%
TK03.3 / TK07.1-11 Quản lý khách hàng 100% 86%
TK03.4 / TK07.1-13 Quản lý sản phẩm 80% 93%
TK03.5 / TK07.1-12 Quản lý nhân viên 80% 78%
TK03.6 / TK07.1-15 Quản lý doanh thu 90% 92%
TK03.7 / TK07.1-12 Quản lý ưu đãi 70% 84%

Đóng góp thực tiễn của đề tài

  • Hoàn thành bản đặc tả yêu cầu phần mềm (SRS) hoàn chỉnh cho bài toán kinh doanh máy tính xách tay và linh kiện, bám sát các nghiệp vụ thực tế thu thập từ doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội.
  • Thiết kế được mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 14 bảng với mối quan hệ chặt chẽ giữa quản lý tồn kho, thông tin sản phẩm, hợp đồng nhân sự và bảng lương.
  • Xây dựng được bộ kịch bản kiểm thử (Test Cases) chi tiết đối với từng thao tác xử lý dữ liệu (bỏ trống trường bắt buộc, nhập liệu sai quy cách, thao tác tìm kiếm, cập nhật và xóa bản ghi).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế được ghi nhận

  • Tiến độ tổng thể của dự án mới đạt khoảng 75% so với yêu cầu thiết kế ban đầu.
  • Một số giao diện phân hệ chưa hoàn thiện 100% (giao diện ưu đãi đạt 70%, giao diện quản lý sản phẩm và nhân viên đạt 80%).
  • Phân hệ quản lý nhân viên có tỷ lệ kiểm thử thành công thấp nhất (78%), cho thấy cần tiếp tục tối ưu hóa các quy tắc ràng buộc logic.
  • Đội ngũ phát triển ban đầu còn thiếu kinh nghiệm thực tế, dẫn đến khó khăn trong việc giải quyết các bài toán kỹ thuật phức tạp và sự phân bổ thời gian giữa các thành viên chưa thực sự đồng đều.

Hướng phát triển trong tương lai

Văn bản nêu rõ các định hướng nâng cấp hệ thống tiếp theo bao gồm:

  1. Tích hợp các cổng thanh toán điện tử hiện đại, đặc biệt là hình thức quét mã QR.
  2. Phát triển tính năng quản lý thẻ tích điểm dành cho khách hàng thân thiết.
  3. Tích hợp hệ thống quản lý thẻ bảo hành điện tử để tối ưu hóa quy trình tiếp nhận và tra cứu thông tin bảo hành thiết bị.
  4. Hoàn thiện triệt để các phân hệ chức năng còn dang dở nhằm đưa phần mềm vào ứng dụng thực tế tại các cửa hàng bán lẻ laptop.

Giá trị tham khảo

Bản đặc tả yêu cầu phần mềm này có giá trị tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Công nghệ thông tin / Phát triển phần mềm: Sử dụng làm tài liệu tham khảo mẫu về cách thức viết báo cáo SRS, thiết kế sơ đồ Use Case, Activity Diagram, Class Diagram và lập bảng kiểm thử cho đồ án môn học Kỹ thuật phần mềm (SOF102).
  • Người nghiên cứu và xây dựng phần mềm quản lý bán lẻ: Tham khảo mô hình thực thể cơ sở dữ liệu (ERD) 14 bảng chuẩn cho bài toán quản lý kho linh kiện máy tính, tính lương nhân viên và xử lý hóa đơn bán hàng.

Câu hỏi thường gặp

1. Đồ án "Quản lý Cửa Hàng Bán LapTop" được xây dựng bằng những công nghệ nào?
Phần mềm được xây dựng trên nền tảng giao diện Java Swing sử dụng ngôn ngữ lập trình Java, kết hợp hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ Microsoft SQL Server 2019 và hoạt động trong môi trường mạng LAN cục bộ.

2. Nhóm tác giả đã tiến hành khảo sát thực tế tại các đơn vị nào?
Nhóm đã tiến hành khảo sát trực tiếp từ ngày 12/02/2023 đến ngày 17/02/2023 tại Cửa hàng linh kiện bán máy tính và Laptop (66 Cầu Diễn, Phúc Diễn, Bắc Từ Liêm, Hà Nội) và Showroom Công ty TNHH Máy tính GearCom (Số 77 Thái Hà, Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội).

3. Cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý bao nhiêu bảng thực thể?
Cơ sở dữ liệu của hệ thống bao gồm 14 bảng thực thể chính: KhachHang, HoaDon, PhuongThucThanhToan, HoaDonChiTiet, SanPham, LoaiSanPham, ChiTietSanPham, UuDai, NhanVien, HopDong, BangLuong, CuaHang, QuanLy và DoanhThu.

4. Tỷ lệ kiểm thử thành công của các phân hệ chức năng trong phần mềm đạt mức nào?
Tỷ lệ kiểm thử đạt cao nhất ở chức năng Đăng nhập (98%), tiếp theo là Quản lý sản phẩm (93%), Quản lý doanh thu (92%), Quản lý hóa đơn (88%), Quản lý khách hàng (86%), Quản lý ưu đãi (84%) và thấp nhất là Quản lý nhân viên (78%).

5. Mức độ hoàn thành của dự án đạt bao nhiêu phần trăm và có định hướng phát triển nào?
Dự án đạt mức độ hoàn thành khoảng 75% khối lượng công việc. Hướng mở rộng tiếp theo bao gồm tích hợp thanh toán qua mã QR, quản lý thẻ tích điểm, tích hợp thẻ bảo hành điện tử và hoàn thiện các chức năng giao diện chưa đạt 100%.


Kết luận

Đồ án "Đặc Tả Yêu Cầu Phần Mềm Quản Lý Cửa Hàng Bán LapTop" của nhóm sinh viên Trường Cao đẳng FPT Polytechnic đã hệ thống hóa đầy đủ các bước phân tích, thiết kế và kiểm thử cho một hệ thống bán lẻ máy tính. Thông qua việc khảo sát thực tế tại các showroom, đồ án đã đề xuất được mô hình cơ sở dữ liệu 14 bảng quan hệ và tài liệu hóa chi tiết 7 phân hệ chức năng cốt lõi. Mặc dù tiến độ triển khai thực tế đạt mức 75%, tài liệu vẫn là một bản đặc tả SRS có cấu trúc chuẩn mực, cung cấp nguồn dữ liệu thiết kế và kiểm thử hữu ích cho các dự án phát triển phần mềm quản lý bán hàng.