CHƯƠNG 4 PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Mục tiêu chương Nội dung của chương xoay quanh các phương pháp đánh giá thực hiện công việc tổ chức/doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng tại tổ chức/doanh nghiệp của mình. Sau khi trình bày và phân tích khái niệm phương pháp đánh giá thực hiện công việc trong mục 4.1, các tác giả đi sâu phân tích bảy phương pháp đánh giá thực hiện công việc phổ biến, bao gồm: phương pháp thang điểm, phương pháp nhật ký công việc, phương pháp đánh giá theo tiếp cận của quản trị mục tiêu (MBO), phương pháp đánh giá theo tiếp cận quá trình (MBP), phương pháp 360 độ, phương pháp xếp hạng luân phiên, phương pháp so sánh cặp. Cuối cùng là các căn cứ lựa chọn phương pháp đánh giá thực hiện công việc được chỉ ra và phân tích ở phần 4. Qua chương này, người đọc sẽ hiểu được bản chất, nội hàm của phương pháp đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức/doanh nghiệp.
Người đọc cũng nắm được những ưu điểm và hạn chế của từng phương pháp đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức/doanh nghiệp và có thể vận dụng được phương pháp đánh giá thực hiện công việc trong thực tế tại tổ chức/doanh nghiệp. Tình huống dẫn nhập PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THÀNH CÔNG Công ty Cổ phần Thành Công được thành lập từ năm 1987, với tiền thân là công ty 100% vốn nhà nước, hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh 132 xăng dầu, sản xuất các thiết bị phòng, chữa cháy và dịch vụ logistic xăng dầu. Sau 30 năm hoạt động, công ty đã chuyển đổi mô hình hoạt động thành công ty cổ phần năm 2017 và tái cơ cấu chiến lược, lĩnh vực hoạt động của công ty gồm hai mảng chính, sản xuất vật liệu phòng cháy, chữa cháy và làm đại lý kinh doanh xăng dầu cho tổng công ty Petrolimex. Cơ cấu Ban điều hành hiện tại gồm Giám đốc, Phó tổng giám đốc phụ trách nội chính, phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh - tài chính.
Các phòng ban, đơn vị hiện tại gồm Phòng Kinh doanh, Phòng Dịch vụ khách hàng, Phòng vật tư - nhiên liệu, Xưởng sản xuất vật liệu phòng cháy - chữa cháy, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Nhân sự - Hành chính. Trong năm 2018, công ty tiến hành xây dựng và hoàn thiện hệ thống quản trị nhân sự, trong đó, đánh giá thực hiện công việc là nhiệm vụ trọng tâm trong 6 tháng đầu của công ty. Ban lãnh đạo công ty, Trưởng phòng Nhân sự - Hành chính đã tiến hành phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ các đơn vị và đề xuất các phương pháp đánh giá với các bộ phận là phương pháp nhật ký công việc với mong muốn kiểm soát tốt hành vi của nhân viên, từ đó, cải thiện thái độ với công việc và nâng cao kết quả công việc của cá nhân và đơn vị. Câu hỏi: Anh/chị hãy chỉ ra phương pháp đánh giá thực hiện công việc được sử dụng trong tình huống trên? Theo anh/chị, phương pháp này có những ưu, nhược điểm gì? 133 4.
Khái niệm phương pháp đánh giá thực hiện công việc Trong hệ thống đánh giá thực hiện công việc, xác định và lựa chọn phương pháp đánh giá thực hiện công việc là nội dung quan trọng để đảm bảo được những mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp. Phương pháp đánh giá thực hiện công việc được hiểu là cách thức để triển khai quy trình đánh giá thực hiện công việc trong tổ chức/doanh nghiệp, nhằm phản ánh chính xác những đóng góp của mỗi bộ phận vào mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp; những đóng góp của cá nhân người lao động vào việc hoàn thành mục tiêu của bộ phận trong một khoảng thời gian nhất định. Từ khái niệm này có thể thấy: Thứ nhất, phương pháp đánh giá thực hiện công việc là công cụ quan trọng để phản ánh chính xác kết quả thực hiện công việc của bộ phận so với mục tiêu tổ chức/doanh nghiệp đặt ra cho bộ phận và kết quả công việc của người lao động so với mục tiêu mà cá nhân họ được bộ phận giao. Trong bối cảnh những phương pháp quản lý mới xuất hiện ngày càng nhiều, các tổ chức/doanh nghiệp cần có sự chọn lọc kỹ lưỡng phương pháp phù hợp trong quá trình triển khai đánh giá thực hiện công việc vì mỗi phương pháp đều có những ưu điểm, hạn chế riêng biệt.
Việc lựa chọn phương pháp không phù hợp không chỉ ảnh hưởng tới quá trình thực hiện đánh giá với đơn vị và cá nhân người lao động, mà còn ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả mà cá nhân người lao động và đơn vị nhận được trong chu kỳ đánh giá. Thứ hai, trong tổ chức/doanh nghiệp có thể triển khai cùng lúc nhiều phương pháp khác nhau với các đối tượng khác nhau. Phương pháp đánh giá được hiểu là những công cụ phục vụ quá trình đánh giá để đảm bảo mức độ chính xác trong công tác đánh giá. Tùy từng loại hình 134 tổ chức/doanh nghiệp, đặc thù lĩnh vực kinh doanh, đặc thù về nhân lực để lựa chọn phương pháp đánh giá thực hiện công việc cho phù hợp.
Do đó, tổ chức/doanh nghiệp với nhiều đối tượng lao động khác nhau có thể kết hợp sử dụng nhiều phương pháp đánh giá để mang lại hiệu quả trong công tác đánh giá. Thứ ba, phương pháp đánh giá được tổ chức/doanh nghiệp lựa chọn phục vụ đánh giá cần có sự rà soát, điều chỉnh nếu không còn phù hợp và không mang lại hiệu quả trong công tác đánh giá. Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc 4. Phương pháp thang điểm a.
Khái niệm phương pháp thang điểm Phương pháp thang điểm trong đánh giá thực hiện công việc là phương pháp đánh giá dựa trên mức điểm số với từng tiêu chí đánh giá, nhằm phản ánh được những đóng góp của bộ phận với mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp và đóng góp của cá nhân người lao động vào mục tiêu chung của đơn vị trong một khoảng thời gian nhất định. Phương pháp thang điểm là phương pháp phổ biến, được nhiều tổ chức/doanh nghiệp áp dụng trong đánh giá thực hiện công việc trong doanh nghiệp do sự tiện lợi, dễ dàng khi triển khai. Để sử dụng phương pháp thang điểm cần xác định được những tiêu thức đánh giá ở các cấp độ khác nhau. Với phương pháp thang điểm áp dụng ở cấp độ phòng, ban, những tiêu thức đánh giá được xác định dựa trên phạm vi chức năng, nhiệm vụ của phòng, ban.
Phương pháp thang điểm khi áp dụng đánh giá cá nhân người lao động cần xác định tiêu thức đánh giá dựa trên mô tả công việc của các chức danh. Quy trình triển khai phương pháp thang điểm Quy trình triển khai phương pháp thang điểm được thể hiện ở hình 4. Xác định các bộ phận và chức danh cần đánh giá thực hiện công việc Xác định các tiêu chuẩn đánh giá với các bộ phận và cá nhân Xác định mức thang điểm cho các tiêu chuẩn đánh giá Tổ chức triển khai đánh giá tại tổ chức/doanh nghiệp Hình 4. Quy trình đánh giá thực hiện công việc theo phương pháp thang điểm Cụ thể như sau: Bước 1: Xác định các đơn vị (bộ phận, phòng, ban) và chức danh cần đánh giá thực hiện công việc Công việc chính của bước này là lập danh sách bộ phận phòng, ban và các chức danh công việc được đánh giá trong kỳ đánh giá.
Danh sách này xuất phát từ các đối tượng được đánh giá theo quy chế đánh giá thực hiện công việc. Bước 2: Xác định các tiêu chuẩn cần đánh giá với các đơn vị (bộ phận, phòng ban) và các chức danh được đánh giá trong kỳ Các tiêu chuẩn đánh giá với các đơn vị (bộ phận, phòng ban) và các chức danh được gắn với mức điểm cụ thể để phản ánh mức độ đóng góp của các đơn vị (bộ phận, phòng, ban) và các chức danh đó theo từng tiêu 136 chí đã xác định. Đầu kì đánh giá, các đơn vị (bộ phận, phòng, ban) và các chức danh được đánh giá đã được xác định rõ những tiêu chuẩn cần hoàn thành và mức điểm cho từng tiêu chuẩn. Các tiêu chuẩn đánh giá theo phương pháp mức thang điểm với bộ phận (phòng, ban, đơn vị) được xác lập dựa trên chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị (bộ phận, phòng, ban) và mục tiêu trong kỳ đánh giá với từng đơn vị (bộ phận, phòng, ban).
Các tiêu chuẩn đánh giá với cá nhân các chức danh trong các đơn vị (bộ phận, phòng, ban) được xác lập dựa trên bản mô tả công việc và mục tiêu dành cho các cá nhân được đánh giá trong kỳ. Đối với tiêu chuẩn đánh giá theo thang điểm với cá nhân các chức danh được đánh giá bao gồm cả những tiêu chuẩn đánh giá kết quả và những tiêu chuẩn đánh giá hành vi, thái độ của người lao động trong tổ chức/doanh nghiệp. Những tiêu chuẩn đánh giá theo phương pháp mức thang điểm bao gồm: - Chất lượng công việc; - Tiến độ hoàn thành công việc; - Khả năng làm việc nhóm; - Mức độ trách nhiệm; - Hành vi đạo đức trong công việc; - Mức độ tuân thủ quy định, kỷ luật trong hoàn thành công việc; -… Trong quá trình sử dụng phương pháp mức thang điểm cũng có thể cân nhắc sử dụng trọng số cho các tiêu chuẩn (tuỳ mức độ quan trọng của từng tiêu chuẩn trong kỳ đánh giá). Khi xác định tiêu chuẩn cần xác định trọng số gắn với từng tiêu chuẩn.
Trọng số là hoàn toàn linh hoạt, tuỳ theo mục tiêu của tổ chức/doanh nghiệp trong kỳ đánh giá. 137 Một số phương pháp xác định trọng số có thể sử dụng là: phương pháp thống kê kinh nghiệm, phương pháp phân nhóm xếp hạng và phương pháp so sánh cặp. Bước 3: Xác định mức thang điểm cho các tiêu chuẩn đánh giá Sau khi xác định các tiêu chuẩn đánh giá với các đơn vị (bộ phận, phòng, ban) và các chức danh, tổ chức/doanh nghiệp cần xác lập các mức hoàn thành theo thang điểm nhất định, thang điểm đó có thể là thang điểm từ 1 tới 5 hoặc thang điểm 100 tùy thuộc vào lựa chọn của tổ chức/doanh nghiệp, tuy nhiên, có một số tiêu chí để phản ánh phương pháp mức thang điểm tốt như: - Cần có những tiêu chuẩn cụ thể để phản ánh mức điểm của từng thang đo; - Cần định nghĩa cụ thể với từng tiêu chí đánh giá về hành vi; - Thang đo cần gắn với từng biểu hiện cụ thể về hành vi đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch, dễ hiểu với các đối tượng đánh giá.