Chương 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT HOẠT ĐỘNG PHÂN PHỐI HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm về logistics và hoạt động phân phối hàng hóa Hoạt động phân phối là một phần của quá trình logistics trong chuỗi cung ứng, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra giá trị trong chuỗi cung ứng và đảm bảo sản phẩm đến khách hàng mục tiêu. Vì vậy, trước hết chúng ta cần hiểu rõ về khái niệm “logistics”. Thuật ngữ “logistics" có nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp cổ “logistikos", nghĩa là kỹ năng tính toán.
Ban đầu, thuật ngữ này sử dụng trong lĩnh vực quân sự, gọi là “hậu cần”, nghĩa là cung cấp những thứ cần thiết từ hậu phương ra tiền tuyến. Từ điển tiếng anh Oxford định nghĩa logistics là một lĩnh vực của khoa học quân sự liên quan đến việc mua sắm, duy trì và vận chuyển vật tư, người và phương tiện. Cũng rất nhiều khái niệm và định nghĩa thuật ngữ này đến từ nhiều tác giả và tổ chức, cơ quan khác nhau được xây dựng căn cứ dựa trên ngành nghề và mục đích nghiên cứu. Theo hội đồng Quản lý Logistics (CLM - Council of Logistics Management) - tổ chức chuyên về quản lý logistics, logistics được định nghĩa là "khoa học về quản lý các hoạt động có liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng cuối cùng, với mục tiêu cung cấp hàng hóa đúng lúc, đúng nơi và đúng số lượng, đồng thời tối ưu hóa tài nguyên".
Logistics bao gồm 2 quá trình: Inbound Logistics và Outbound Logistics. Inbound Logistics (Logistics đầu vào) là quá trình quản lý và điều phối các hoạt động liên quan đến việc chuyển hàng hóa, nguyên liệu, và các thành phần khác từ các nhà cung ứng đến nhà sản xuất hoặc điểm bắt đầu của quy trình sản xuất. Đây là giai đoạn mà các nguyên liệu và thành phẩm được đưa vào trong chuỗi cung ứng để tiến hành sản xuất. Outbound logistics (Logistics đầu ra) là quá trình quản lý và điều phối các hoạt động liên quan đến việc chuyển hàng hóa từ nhà sản xuất hoặc kho đến khách hàng cuối cùng hoặc điểm bán lẻ.
Đây là giai đoạn mà sản phẩm đã hoàn thiện được vận chuyển từ nơi sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng. Hoạt động phân phối hàng hóa thường tập trung chủ yếu vào "outbound logistics", tức là quá trình vận chuyển và quản lý các sản phẩm hoàn thiện từ nhà sản xuất hoặc kho đến khách hàng cuối cùng hoặc điểm bán lẻ. Bên cạnh đó, nó thường cũng bao gồm một phần nhất định của "inbound logistics", đặc biệt là khi xem xét việc đưa hàng hóa vào trong quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm hoàn thiện. Tuy nhiên, trong ngữ cảnh của “hoạt động Thư viện ĐH Thăng Long 4 phân phối hàng hóa trong doanh nghiệp” thì Outbound Logistics là phần chính được nhấn mạnh, tập trung vào việc đưa sản phẩm hoàn thiện đến người tiêu dùng cuối cùng.1: Sơ đồ quy trình Inbound Logistics Tìm nguồn Đặt hàng Nhà Vận chuyển Nhận hàng cung ứng cung cấp Hình 1.2: Sơ đồ quy trình Outbound Logistics Đơn đặt Xác nhận Xử lý Chọn hàng Vận Giao hàng hàng đơn hàng đơn hàng chặng cuối chuyển (Nguồn: VILAS) Outbound Logistics đòi hỏi các doanh nghiệp khi thực hiện phải thật tỉ mỉ, cẩn thận.
Bởi lẽ, quá trình này bao gồm nhiều bước khác nhau. Do đó, để đảm bảo được OL luôn diễn ra thuận lợi, các doanh nghiệp cần đảm bảo được 3 yếu tố sau: Thứ nhất: Lựa chọn kênh phân phối phù hợp. Các kênh phân phối có vai trò lưu trữ, quảng bá sản phẩm và sắp xếp để bán cho khách hàng thay cho doanh nghiệp. Vì vậy, để tối ưu hóa doanh thu, chi phí thì doanh nghiệp cần chọn kênh phân phối phù hợp, có hệ thống Logistics tốt và phục vụ đúng khách hàng mục tiêu.
Thứ hai: Có hệ thống lưu trữ, quản lý hàng tồn kho. Để đảm bảo quá trình OL diễn ra trơn tru, doanh nghiệp cần phải có hệ thống kho lưu trữ và quản lý hàng tồn kho phù hợp để tránh các rủi ro. Vì vậy, để đảm bảo lượng lưu trữ hàng hóa, các doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu lịch sử để dự đoán nhu cầu và thông báo cho kênh phân phối. Ngoài 5 ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng hệ thống “just in time” (JIT), luôn sẵn sàng cho các đơn hàng, bắt tay vào sản xuất, đặt hàng nguyên vật liệu và cung cấp sản phẩm đúng, đủ và kịp thời.
Thứ ba: Tối ưu hoá hoạt động giao hàng. Vận chuyển, giao hàng là một phần quan trọng của OL. Vì vậy, việc tối ưu được hoạt động vận chuyển sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thêm nhiều chi phí. Theo đó, doanh nghiệp cần phải lựa chọn cách giao hàng phù hợp với sản phẩm và yêu cầu của đơn hàng.
Hoạt động vận chuyển đảm bảo tiết kiệm chi phí, giao nhận an toàn và hàng được chuyển đến đúng địa điểm trong thời gian quy định. Có nhiều khái niệm về phân phối được đưa ra, như là: Theo khoản 4 điều 3 Nghị định 09/2018/NĐ-CP: “Phân phối là các hoạt động bán buôn, bán lẻ, đại lý bán hàng hóa và nhượng quyền thương mại.” Phân phối là tiến trình đưa sản phẩm từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng thông qua các thành viên trung gian. (Thạc sĩ Hà Thị Kiều Oanh, Slide bài giảng môn Quản trị kênh phân phối, Trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP. Hồ Chí Minh, tr.
Phân phối là cách thức mà doanh nghiệp thực hiện nhằm đưa sản phẩm tới khách hàng mục tiêu của mình bao gồm những hoạt động liên quan đến việc lập kế hoạch và thực hiện các kế hoạch lưu chuyển nguyên vật liệu, sản phẩm từ nơi sản xuất tới nơi tiêu thụ. Những hoạt động này được thực hiện qua một tác nhân là kênh phân phối. (Thạc sĩ Nguyễn Duy Hồng (2013), Slide bài giảng môn Quản trị kênh phân phối, tr. Phân phối bao gồm các hoạt động chuyển dịch sản phẩm trực tiếp hoặc qua các vị trí chuyển tải từ các điểm cung ứng tới các điểm nhu cầu trong mạng lưới chuỗi cung ứng.
(Slide bài giảng Quản trị kênh phân phối, Trường Đại học Thương Mại, Bộ môn Logistics Kinh doanh, tr. Như vậy, phân phối có thể hiểu là tập hợp các hoạt động cung cấp, di chuyển và lưu trữ hàng hóa/ sản phẩm từ nhà sản xuất đến nhà phân phối hoặc khách hàng trong chuỗi cung ứng. Phân phối liên quan đến các chức năng đa dạng như dịch vụ khách hàng, vận chuyển, kho bãi, kiểm soát hàng tồn kho, đóng gói, tiếp nhận, xử lý vật liệu, lập kế hoạch vị trí cửa hàng và tích hợp thông tin. Mục tiêu của phân phối là đạt được hiệu quả cuối cùng trong việc cung cấp sản phẩm, hàng hóa đến đúng địa điểm và thời gian trong điều kiện thích hợp.
Hoạt động phân phối là một phần quan trọng trong chu kỳ kinh doanh. Hoạt động phân phối đề cập đến quá trình giám sát sự di chuyển của hàng hóa từ nhà sản xuất đến Thư viện ĐH Thăng Long 6 điểm bán hàng hoặc người mua. Đây là một thuật ngữ bao quát đề cập đến nhiều hoạt động và quy trình như đóng gói, hàng tồn kho, kho bãi, chuỗi cung ứng và hậu cần. Vai trò và chức năng của hoạt động phân phối Vai trò của hoạt động phân phối: Tối ưu hóa hiệu suất chuỗi cung ứng bằng cách quản lý tốt quy trình vận chuyển, quản lý kho hàng và thông tin, doanh nghiệp có thể giảm thiểu thời gian, đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra một cách hiệu quả.
Xây dựng giá trị gia tăng cho khách hàng. Hoạt động phân phối không chỉ liên quan đến việc vận chuyển hàng hoá mà còn bao gồm việc tạo giá trị gia tăng cho khách hàng. Từ việc đóng gói sản phẩm đảm bảo an toàn cho việc cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc, doanh nghiệp có thể tạo lòng tin và tạo sự hài lòng cho khách hàng. Tạo cơ hội cạnh tranh trên thị trường.
Một hệ thống phân phối tốt giúp doanh nghiệp tạo cơ hội cạnh tranh trong thị trường. Khả năng đáp ứng nhanh chóng, vận chuyển hiệu quả, làm cho sản phẩm sẵn sàng có mặt trên thị trường đúng lúc, đúng nơi để đi vào tiêu dùng và dịch vụ khách hàng xuất sắc có thể làm cho doanh nghiệp trở thành lựa chọn hấp dẫn đối với khách hàng và giúp tạo nên một lợi thế cạnh tranh. Quản lý tốt dòng tiền và chi phí. Một hệ thống phân phối hiệu quả giúp tối ưu hóa dòng tiền bằng cách giảm thiểu thời gian tồn kho và thời gian vận chuyển.
Đảm bảo tuân thủ các quy định về vận chuyển, lưu trữ an toàn, quản lý rủi ro để tránh những sự cố không mong muốn. Từ đó giúp cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp. Tăng cường khả năng liên kết và sự hợp tác. Phân phối giúp doanh nghiệp liên kết hoạt động sản xuất của mình với khách hàng, trung gian và triển khai các hoạt động như: giới thiệu sản phẩm mới, khuyến mãi, dịch vụ hậu mãi.và giúp doanh nghiệp thu hồi vốn tiếp tục đầu tư sản xuất kinh doanh.
Phân phối tăng cường khả năng liên kết và sự hợp tác giữa các cá nhân, tổ chức hoạt động trong các lĩnh vực sản xuất, phân phối tiêu thụ khác nhau nhưng có chung một mục đích là cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho người tiêu dùng cuối cùng, trên cơ sở đó đạt được các mục tiêu riêng của cá nhân và tổ chức mình. Phân phối là động lực chính của lợi nhuận tổng thể của một công ty vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến cả chi phí chuỗi cung ứng và giá trị khách hàng. Lựa chọn mạng lưới phân phối có thể đạt được mục tiêu của chuỗi cung ứng từ chi phí thấp đến khả năng đáp ứng cao. Các chức năng cơ bản: - Trao đổi, mua bán.
Bao gồm cả việc tìm kiếm, đánh giá giá trị của các hàng hoá và dịch vụ. Chức năng bán liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm. 7 - Phân phối vật chất sắp xếp hàng hoá theo chủng loại và số lượng làm cho việc mua bán được dễ dàng hơn vì giảm được nhu cầu kiểm tra và lựa chọn. - Vận chuyển, bảo quản và dự trữ hàng hóa làm cho hàng hóa luôn luôn đảm bảo chất lượng và đáp ứng đủ nhu cầu của nhà sản xuất và khách hàng.
- Hoàn thiện hàng hóa tức là làm cho hàng hóa thỏa mãn những nhu cầu của người mua, nghĩa là thực hiện một phần công việc của nhà sản xuất. - Chuyển giao hàng hóa từ nhà cung cấp nguyên vật liệu đến nhà sản xuất, từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng. - Đảm bảo quá trình tái sản xuất diễn ra nhịp nhàng và thông suốt.