Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Thư viện Quốc gia Việt Nam (National Library of Vietnam – NLV), tọa lạc tại số 31 Tràng Thi, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội, là thư viện trung tâm của cả nước và là đơn vị sự nghiệp văn hóa có thu trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Đơn vị hoạt động theo Quyết định số 2638/QĐ-BVHTTDL ngày 11/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức. Đơn vị đảm nhận chức năng thu thập, bảo quản di sản thư tịch dân tộc, thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu, luận án tiến sĩ, xuất bản Thư mục quốc gia và phục vụ nhu cầu nghiên cứu, học tập của bạn đọc trong nước và quốc tế.

Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển, nhu cầu tiếp cận thông tin của người đọc ngày càng mở rộng với các dịch vụ tra cứu trực tuyến, tham khảo số, khai thác cơ sở dữ liệu toàn văn và tra cứu thư mục từ xa. Nhằm đáp ứng định hướng phát triển "Truyền thống – Hiện đại – Thư viện số", việc chuẩn hóa và tin học hóa các quy trình quản lý thông tin tại Thư viện Quốc gia là yêu cầu thực tiễn cấp thiết.

Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài được xác định cụ thể:

  1. Tìm hiểu, khảo sát và hệ thống hóa các yêu cầu người dùng, cơ cấu tổ chức và quy trình nghiệp vụ thực tế tại Thư viện Quốc gia Việt Nam.
  2. Phân tích hệ thống thông tin quản lý bằng phương pháp hướng đối tượng, xây dựng các biểu đồ hoạt động, biểu đồ ca sử dụng và biểu đồ trạng thái.
  3. Thiết kế hệ thống thông tin chi tiết qua hệ thống biểu đồ tương tác (biểu đồ tuần tự, biểu đồ liên kết/cộng tác), biểu đồ hoạt động chi tiết và mô hình biểu đồ lớp dữ liệu.

Đối tượng nghiên cứu là các quy trình nghiệp vụ quản lý thông tin thư viện; phạm vi không gian khảo sát thực tế tại Thư viện Quốc gia Việt Nam với 13 phòng ban chuyên môn và các quy định quản lý hiện hành.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đề tài áp dụng phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng (Object-Oriented Analysis and Design – OOAD) sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất (UML) để mô hình hóa toàn diện các chức năng và dữ liệu của hệ thống.

Cơ sở pháp lý và văn bản quy chuẩn được sử dụng làm nền tảng nghiệp vụ gồm có:

  • Quyết định số 2638/QĐ-BVHTTDL ngày 11/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.
  • Quy định tại Khoản 1 Điều 5 Pháp lệnh Thư viện.
  • Quyết định số 170/2003/QĐ-TTg ngày 14/8/2003 của Thủ tướng Chính phủ về chính sách ưu đãi hưởng thụ văn hóa.
  • Các quy định nội bộ về nội quy phòng đọc, quy chế xử phạt vi phạm và biểu mức thu phí phát hành thẻ của Thư viện Quốc gia Việt Nam.

Phương pháp nghiên cứu kết hợp khảo sát thực địa, phỏng vấn thu thập yêu cầu từ cán bộ thủ thư và các phòng ban, tổng hợp quy trình xử lý văn bản/chứng từ, từ đó xây dựng từ điển dữ liệu và mô hình hóa trực quan hệ thống qua các bậc phân tích và thiết kế.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Tìm hiểu yêu cầu người dùng

Chương I tập trung làm rõ thông tin đơn vị áp dụng, cơ cấu tổ chức, thực trạng hoạt động và mô tả chi tiết 6 quy trình nghiệp vụ cốt lõi tại Thư viện Quốc gia Việt Nam:

  1. Cơ cấu tổ chức: Gồm Ban Giám đốc và 13 phòng ban chuyên môn: Phòng Tin học, Phòng Phân loại – Biên mục, Phòng Hành chính tổ chức, Phòng Nghiên cứu khoa học, Phòng Bảo quản, Phòng Bổ sung – Trao đổi, Phòng Báo – Tạp chí, Phòng Đọc sách, Phòng Quan hệ Quốc tế, Phòng Thông tin Tư liệu, Phòng Lưu chiểu, Phòng Tạp chí Thư viện và Đội Bảo vệ.
  2. Quy trình nghiệp vụ mượn sách (MS 01 – MS 05): Tiếp nhận thẻ thư viện, kiểm tra tính hợp lệ, thông báo nội quy phòng đọc, hướng dẫn bạn đọc lập phiếu mượn (mã phiếu, tên người mượn, mã thẻ, tên sách, ngày mượn, chữ ký, ghi chú), thủ thư xuất sách theo hình thức kho đóng hoặc kho mở và cập nhật thông tin phiếu mượn vào cơ sở dữ liệu.
  3. Quy trình nghiệp vụ trả sách (TS 01 – TS 11): Kiểm tra thông tin phiếu mượn và tình trạng sách. Trường hợp sách hợp lệ, thủ thư tiếp nhận và cất sách vào bục; trường hợp có hư hại hoặc vi phạm, thủ thư lập biên bản xử lý vi phạm hoặc trình Ban Lãnh đạo phê duyệt hình thức xử phạt, chuyển phòng kế toán lập phiếu thu nộp phạt, phân loại sách hỏng cất vào kho và cập nhật cơ sở dữ liệu.
  4. Quy trình phát hành thẻ thư viện (PH 01 – PH 12): Tiếp nhận thẻ sinh viên, chứng minh nhân dân/hộ chiếu và phiếu yêu cầu cấp thẻ (kèm 2 ảnh 3x4). Phòng kế toán thu lệ phí theo biểu giá quy định, phòng làm thẻ kiểm tra, cập nhật thông tin bạn đọc, phiếu thu và thẻ thư viện vào hệ thống trước khi bàn giao thẻ cho người dùng.
  5. Quy trình nghiệp vụ nhập sách mới (NS 01 – NS 09): Phòng kế hoạch lập kế hoạch nhập sách trình Ban Lãnh đạo phê duyệt, gửi yêu cầu tới nhà xuất bản, tiếp nhận và kiểm định sách đạt chuẩn, cập nhật thông tin nhà xuất bản, thông tin sách, lập hóa đơn nhập và cập nhật số lượng tồn kho.
  6. Quy trình thanh lý sách (TL 01 – TL 03): Phòng quản lý kho lập biên bản đề nghị thanh lý sách hỏng, thiếu trang trình Ban Lãnh đạo phê duyệt quyết định hình thức thanh lý và tiến hành cập nhật lại số lượng sách trong thư viện.
  7. Quy trình báo cáo – thống kê (BC 01 – BC 04): Thu thập số liệu định kỳ hàng tháng về doanh số nhập sách, thẻ phát hành, sách mượn nhiều nhất, sách hư hỏng, doanh thu lệ phí và hóa đơn nhập để lập báo cáo trình duyệt.
Quy trình nghiệp vụ Mã hoạt động Tác nhân chính thực hiện Chứng từ / Dữ liệu liên quan
Mượn sách MS 01 – MS 05 Bạn đọc, Thủ thư Thẻ thư viện, Phiếu mượn sách, Nội quy phòng đọc
Trả sách TS 01 – TS 11 Bạn đọc, Thủ thư, Ban Lãnh đạo, Phòng Kế toán Phiếu mượn, Biên bản xử lý vi phạm, Quyết định xử phạt, Phiếu thu
Phát hành thẻ PH 01 – PH 12 Bạn đọc, Phòng Phát hành thẻ, Phòng Kế toán Phiếu yêu cầu cấp thẻ, CMND/Hộ chiếu, Phiếu thu lệ phí, Thẻ thư viện
Nhập sách mới NS 01 – NS 09 Phòng Kế hoạch, Ban Lãnh đạo, Nhà xuất bản, Thủ thư Kế hoạch nhập sách, Quyết định phê duyệt, Hóa đơn nhập, Hồ sơ NXB
Thanh lý sách TL 01 – TL 03 Phòng Quản lý kho, Ban Lãnh đạo Biên bản xin thanh lý, Quyết định thanh lý sách
Báo cáo thống kê BC 01 – BC 04 Phòng Tổng hợp, Ban Lãnh đạo Báo cáo doanh số nhập, thẻ, sách mượn, sách hỏng, phiếu thu

Chương II: Phân tích hệ thống

Chương II triển khai các mô hình phân tích chức năng và hành vi hệ thống:

  • Biểu đồ hoạt động tổng thể: Mô tả luồng chuyển dịch công việc, rẽ nhánh điều kiện và xử lý tuần tự cho 6 quy trình nghiệp vụ chính.
  • Biểu đồ ca sử dụng (Use Case): Xác định ranh giới hệ thống, các tác nhân ngoài (Bạn đọc, Thủ thư, Ban Lãnh đạo, Phòng Kế toán, Phòng Kế hoạch, Phòng Cấp thẻ, Quản lý kho) và quan hệ <<include>> giữa các ca sử dụng.
  • Đặc tả kịch bản ca sử dụng chi tiết (mức lá): Xây dựng cấu trúc tương tác chi tiết gồm tiền điều kiện, hậu điều kiện, luồng sự kiện chính, luồng sự kiện phụ và luồng sự kiện đặc biệt cho 4 nhóm chức năng cốt lõi:
    • Quản lý sách mượn: Các chức năng Thêm mới (Add), Cập nhật (Update), Xóa (Delete), Tìm kiếm (Find) sách mượn liên kết với thể loại, nhà xuất bản và ảnh bìa.
    • Quản lý hóa đơn nhập: Các chức năng Thêm, Sửa, Xóa, Tìm kiếm hóa đơn nhập gắn với nhà xuất bản, nhân viên và danh mục sách.
    • Quản lý nhà xuất bản: Thao tác thông tin địa chỉ, email, website, số tài khoản, mã số thuế và ngân hàng mở tài khoản.
    • Quản lý bạn đọc: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ gồm giấy giới thiệu, địa chỉ công tác, quê quán, nơi ở thường trú, thẻ sinh viên/CMND/hộ chiếu.
  • Biểu đồ trạng thái: Phân tích vòng đời và sự chuyển đổi trạng thái của các đối tượng trong quy trình mượn sách, trả sách và phát hành thẻ thư viện.

Chương III: Thiết kế hệ thống

Chương III chuyển hóa các kết quả phân tích thành mô hình thiết kế kỹ thuật:

  • Sơ đồ liên kết và biểu đồ cộng tác: Thiết lập quan hệ gửi nhận thông điệp giữa các đối tượng trong 6 tác vụ: thêm mới sách nhập, thêm mới phiếu mượn sách, thêm mới thẻ thư viện, thêm mới hóa đơn nhập sách, thêm mới biên bản xử lý, thêm mới phiếu thu.
  • Biểu đồ tuần tự (Sequence Diagrams): Mô tả chi tiết dòng thời gian tương tác giữa các lớp đối tượng giao diện, xử lý và cơ sở dữ liệu cho toàn bộ các thao tác Thêm mới, Sửa và Xóa đối với sách nhập, thẻ thư viện, biên bản xử phạt, hóa đơn nhập, phiếu thu và phiếu mượn.
  • Biểu đồ hoạt động chi tiết: Làm rõ trình tự các bước xử lý nội bộ khi thêm mới, sửa, xóa sách, phiếu mượn, thẻ thư viện và biên bản xử lý.
  • Biểu đồ lớp (Class Diagrams): Thiết kế cấu trúc tĩnh với 16 biểu đồ lớp thành phần mô tả đầy đủ các thuộc tính và phương thức xử lý cho từng phân hệ nghiệp vụ: Mượn sách, Trả sách, Nhập sách, Phát hành thẻ, Thanh lý sách, Báo cáo – thống kê, Bạn đọc, Thẻ thư viện, Nhà xuất bản, Phiếu yêu cầu, Ngân hàng, Nhân viên, Hóa đơn nhập, Phiếu thu, Biên bản và Biên bản thanh lý.

Thiết kế và triển khai

Hệ thống được thiết kế theo hướng đối tượng với các thực thể dữ liệu được chuẩn hóa trường thông tin phục vụ quản lý:

Thực thể dữ liệu Các trường thông tin / Thuộc tính chính Quan hệ / Vai trò trong hệ thống
Thẻ thư viện Mã số thẻ, Tên chủ thẻ, Địa chỉ, Ngày lập, Người lập, Thời hạn thẻ, Ảnh bạn đọc Xác thực quyền hạn bạn đọc khi mượn sách và ra vào phòng đọc
Phiếu mượn Mã phiếu mượn, Tên người mượn, Mã số thẻ, Tên sách mượn, Ngày mượn, Chữ ký người mượn, Ghi chú Quản lý tình trạng lưu thông sách giữa kho và bạn đọc
Biên bản xử phạt Mã biên bản, Ngày lập, Người lập, Mã số thẻ, Tên bạn đọc, Mức thiệt hại sách (%), Lý do lập biên bản, Chữ ký, Ghi chú Ghi nhận lỗi vi phạm quy định, làm rách hỏng tài liệu thư viện
Quyết định xử lý Mã quyết định, Mã biên bản, Ngày quyết định, Người quyết định, Hình thức phạt Căn cứ phê duyệt mức xử phạt từ Ban Lãnh đạo
Phiếu thu Số phiếu thu, Ngày lập phiếu thu, Họ tên người nộp, Địa chỉ, Lý do nộp, Số tiền nộp, Người lập phiếu, Người thu tiền Quản lý nguồn thu từ lệ phí làm thẻ và tiền xử phạt vi phạm
Phiếu yêu cầu làm thẻ Số phiếu yêu cầu, Giấy giới thiệu, Ngày lập, Người lập, Địa chỉ nơi công tác, Mã thẻ SV/Số CMND/Hộ chiếu, Quê quán, Nơi ở thường trú, 2 ảnh 3x4 Lưu trữ thông tin đăng ký làm thẻ mới của bạn đọc
Nhà xuất bản (NXB) Mã NXB, Tên NXB, Địa chỉ, Điện thoại, Email, Website, Fax, Số tài khoản, Mã số thuế, Ngân hàng mở tài khoản, Ghi chú Quản lý đối tác cung cấp xuất bản phẩm và sách mới
Sách / Tài liệu Mã sách, Tên sách, Thể loại sách, Nhà xuất bản, Năm xuất bản, Số lượng nhập, Số lượng còn trong thư viện, Số lượng đã cho mượn, Đơn giá nhập trung bình, Ảnh bìa, Ghi chú Theo dõi tài sản tài liệu, phân loại kho và số lượng tồn
Hóa đơn nhập Mã hóa đơn, Ngày nhập, Mã NXB, Tên NXB, Địa chỉ NXB, Người giao hàng, Mã NV nhập, Tên NV nhập, Mã sách, Tên sách, Số lượng nhập, Đơn giá nhập, Giảm giá VAT, Thành tiền, Tổng tiền, Ghi chú Quản lý nhập lưu kho và giá trị thanh toán với nhà cung cấp
Báo cáo – Thống kê Mã báo cáo, Ngày báo cáo, Người lập, Người duyệt, Số sách nhập, Số thẻ phát hành, Số sách mượn, Số sách hư hỏng, Tổng tiền nhập sách, Tổng doanh thu làm thẻ, Ghi chú Tổng hợp định kỳ tình hình hoạt động phục vụ quản lý cấp cao

Hệ thống quy định rõ mức thu phí làm thẻ theo các nhóm đối tượng:

  • Cá nhân người Việt Nam hoặc người nước ngoài sống, làm việc tại Việt Nam: 60.000 đồng/thẻ/năm (12 tháng).
  • Cán bộ hưu trí: 30.000 đồng/thẻ/năm (12 tháng).
  • Nhà nghiên cứu và Doanh nhân: 600.000 đồng/thẻ/06 tháng.
  • Miễn phí: Các đối tượng được hưởng chính sách ưu đãi hưởng thụ văn hóa theo Quyết định số 170/2003/QĐ-TTg (Nhân dân ở các xã đặc biệt khó khăn miền núi, vùng sâu vùng xa theo Chương trình 135; Người có công với cách mạng, cán bộ tiền khởi nghĩa, thân nhân liệt sĩ, Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân, Anh hùng lao động, Bà mẹ Việt Nam anh hùng, thương bệnh binh, đối tượng tại cơ sở nuôi dưỡng/điều dưỡng).

Hệ thống cũng quy định các khung mức xử phạt vi phạm đối với hành vi làm hư hại, chiếm dụng sách báo:

  • Phạt cảnh cáo hoặc phạt từ 50.000 đồng đối với hành vi làm hư hại, chiếm dụng tài liệu, sách báo và vật mang tin khác có giá trị dưới 200.000 đồng.
  • Phạt tiền từ 500.000 đồng đối với hành vi làm hư hại, chiếm dụng sách báo có giá trị trên 200.000 đồng.
  • Phạt tiền từ 2.000 đồng đối với hành vi làm hư hại/chiếm dụng tài liệu có giá trị từ 1.000 đồng trở lên hoặc sử dụng trái phép tài liệu lưu giữ thuộc loại sử dụng hạn chế.
  • Phạt tiền từ 20.000 đồng đối với hành vi làm hư hại nặng, hủy hoại tài liệu trong thư viện, kèm buộc bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật.

Kết quả và đóng góp

  1. Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ: Đề tài đã mô tả tường minh và hệ thống hóa toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ phức tạp của Thư viện Quốc gia Việt Nam (từ mượn trả tài liệu, xử phạt vi phạm, cấp phát thẻ, nhập xuất sách, thanh lý kho đến lập báo cáo tài chính - thống kê).
  2. Xây dựng bộ tài liệu phân tích thiết kế hoàn chỉnh: Thiết lập hệ thống mô hình hóa hướng đối tượng chi tiết gồm biểu đồ hoạt động tổng thể, biểu đồ ca sử dụng với kịch bản các luồng sự kiện chính/phụ, biểu đồ trạng thái, biểu đồ tuần tự cho từng tác vụ Thêm/Sửa/Xóa và 16 biểu đồ lớp cấu trúc dữ liệu.
  3. Đóng góp ứng dụng: Cung cấp tài liệu thiết kế hệ thống thông tin thư viện bám sát thực tế hoạt động và khung khổ pháp lý chuyên ngành, làm cơ sở tin cậy cho việc lập trình và triển khai phần mềm quản lý thư viện quy mô quốc gia.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Tài liệu văn bản tập trung chủ yếu vào pha phân tích yêu cầu nghiệp vụ và thiết kế hệ thống thông tin qua các biểu đồ UML; chưa thể hiện chi tiết mã nguồn triển khai, công nghệ hệ quản trị cơ sở dữ liệu cụ thể và giai đoạn kiểm thử trên môi trường thực tế.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Lập trình hiện thực hóa hệ thống phần mềm dựa trên bản thiết kế, tích hợp các chuẩn quốc tế về nghiệp vụ thư viện và mở rộng tính năng liên kết tra cứu cơ sở dữ liệu thư mục từ xa trên nền tảng web/số hóa.

Giá trị tham khảo

Đề tài là tài liệu tham khảo chuyên môn phù hợp cho sinh viên, giảng viên và kỹ sư phân tích hệ thống thuộc các chuyên ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin quản lý và Khoa học thông tin – Thư viện. Tài liệu đặc biệt có giá trị trong việc tham khảo phương pháp phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng bằng UML, cách xây dựng kịch bản ca sử dụng mức lá và mô hình hóa biểu đồ lớp cho bài toán quản lý thư viện thực tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Mức thu lệ phí cấp thẻ thư viện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam được quy định như thế nào?
Mức thu lệ phí được phân chia theo 4 nhóm: Cá nhân người Việt Nam/nước ngoài là 60.000 đồng/thẻ/năm; cán bộ hưu trí là 30.000 đồng/thẻ/năm; thẻ Nhà nghiên cứu và Doanh nhân là 600.000 đồng/06 tháng; miễn phí cho đối tượng thuộc Chương trình 135 và người có công với cách mạng theo Quyết định 170/2003/QĐ-TTg.

2. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc gia Việt Nam gồm những phòng ban chức năng nào?
Cơ cấu tổ chức bao gồm Ban Giám đốc và 13 phòng ban: Tin học, Phân loại – Biên mục, Hành chính tổ chức, Nghiên cứu khoa học, Bảo quản, Bổ sung – Trao đổi, Báo – Tạp chí, Đọc sách, Quan hệ Quốc tế, Thông tin Tư liệu, Lưu chiểu, Tạp chí Thư viện và Đội Bảo vệ.

3. Các khung mức phạt tiền khi bạn đọc làm hư hại hoặc chiếm dụng sách báo được quy định ra sao?
Quy định xử phạt gồm các mức: Cảnh cáo hoặc phạt từ 50.000 đồng với tài liệu dưới 200.000 đồng; phạt từ 500.000 đồng với sách báo trên 200.000 đồng; phạt từ 2.000 đồng đối với hành vi làm hư hại/chiếm dụng tài liệu từ 1.000 đồng trở lên hoặc sử dụng trái phép tài liệu hạn chế; phạt từ 20.000 đồng đối với hành vi làm hư hại nặng/hủy hoại tài liệu và buộc bồi thường thiệt hại.

4. Dữ liệu một Hóa đơn nhập sách trong hệ thống gồm những trường thông tin nào?
Hóa đơn nhập sách bao gồm: Mã hóa đơn, Ngày nhập, Mã nhà xuất bản, Tên nhà xuất bản, Địa chỉ nhà xuất bản, Người giao hàng, Mã nhân viên nhập, Tên nhân viên nhập, Mã sách, Tên sách, Số lượng nhập, Đơn giá nhập, Giảm giá VAT, Thành tiền, Tổng tiền và Ghi chú.

5. Khi phát hành thẻ thư viện mới, những thông tin nào của bạn đọc được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu?
Thông tin bạn đọc lưu vào hệ thống gồm: Họ tên bạn đọc, Ngày tháng năm sinh, Giấy giới thiệu, Địa chỉ nơi công tác, Thẻ sinh viên/Số CMND/Số hộ chiếu, Quê quán và Nơi ở thường trú.

Kết luận

Đồ án "Phát Triển Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Thư Viện Quốc Gia" đã khảo sát và phân tích toàn diện các quy trình nghiệp vụ thực tế tại Thư viện Quốc gia Việt Nam trên cơ sở các văn bản quy chuẩn hiện hành. Thông qua việc ứng dụng phương pháp hướng đối tượng và ngôn ngữ mô hình hóa UML, nhóm tác giả đã xây dựng hoàn chỉnh hệ thống các biểu đồ phân tích chức năng, kịch bản ca sử dụng và thiết kế cấu trúc lớp dữ liệu chi tiết. Bản thiết kế là nền tảng kỹ thuật vững chắc phục vụ cho công tác tin học hóa và phát triển phần mềm quản trị thư viện hiện đại.