CHƯƠNG I TÌM HIỂU YÊU CẦU NGƯỜI DÙNG 1. Nơi áp dụng Hệ thống thư viện Quốc Gia Việt Nam Tên gọi chính thức: THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM Tên giao dịch quốc tế: NATIONAL LIBRARY OF VIETNAM (NLV) Logo chính thức: Điện thoại: 04-38255397 (tổng đài) Fax: 04-38253357 Website: http://www.vn , http://www.vn Email: info@nlv.Tên công ty Thư viện quốc gia Việt Nam 2.1Địa chỉ Địa chỉ thư viện: Số 31 - Tràng Thi - Hoàn Kiếm - Hà Nội 2.2Chức năng, nhiệm vụ của thư viện Căn cứ vào Quyết định số 2638/QĐ-BVHTTDL, ngày 11/6/2008 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của TVQGVN, hiện nay TVQGVN có chức năng, nhiệm vụ như sau: Vị trí và chức năng: Giáo viên hướng dẫn: Bùi Thị Hồng Nhung Trang 6 Phát triển hệ thống thông tin thư viện Quốc Gia Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện trung tâm của cả nước, là đơn vị sự nghiệp văn hoỏ cú thu trực thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, có chức năng: thu thập, giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc; bổ sung, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội. Thư viện Quốc gia Việt Nam có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. Nhiệm vụ và quyền hạn: Trình Bộ trưởng quy hoạch phát triển, kế hoạch hoạt động dài hạn, hàng năm của Thư viện và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
Thu thập, tổ chức bảo quản lâu dài vốn tài liệu của dân tộc và tài liệu của nước ngoài viết về Việt Nam. Thu nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm, luận án tiến sĩ của công dân Việt Nam bảo vệ trong nước và nước ngoài, của công dân nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam. Bổ sung, trao đổi, nhận biếu tặng tài liệu của cá nhân, tổ chức trong nước và nước ngoài theo quy định của pháp luật. Tổ chức phục vụ cho người đọc trong nước và nước ngoài sử dụng vốn tài liệu thư viện và tham gia các hoạt động do thư viện tổ chức.
Xử lý thông tin, biên soạn, xuất bản Thư mục quốc gia, tổng thư mục Việt Nam, Tạp chí thư viện Việt Nam và các sản phẩm thông tin khác. Nghiên cứu khoa học thông tin - thư viện và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động thư viện. Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho các thư viện trong cả nước bằng các phương thức: biên soạn tài liệu, đào tạo, bồi dưỡng, tổ chức hội nghị, hội thảo về nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch. Hợp tác quốc tế về lĩnh vực thư viện: tham gia các tổ chức quốc tế về thư viện; xây dựng và tiếp nhận các dự án tài trợ tài liệu, trang thiết bị và dự án bồi dưỡng cán bộ thư viện cho các thư viện, tổ chức nước ngoài tài trợ hoặc tổ chức; tổ chức hội thảo, chia sẻ kinh nghiệm hoạt động; triển lãm tài liệu theo quy định của pháp luật.
Lưu trữ các tài liệu có nội dung tại khoản 1 Điều 5 Pháp lệnh Thư viện và phục vụ cho người đọc theo quy định của pháp luật. Tổ chức các hoạt động dịch vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao theo quy định của pháp luật. Giáo viên hướng dẫn: Bùi Thị Hồng Nhung Trang 7 Phát triển hệ thống thông tin thư viện Quốc Gia Thực hiện, giữ gìn kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của thư viện; đảm bảo an toàn, an ninh, cảnh quan môi trường khu vực do thư viện quản lý. Quản lí tổ chức bộ máy, biên chế, hồ sơ tài liệu; thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý theo qui định của pháp luật và phân cấp quản lý của Bộ trưởng.
Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản được giao và các nguồn thu khác theo quy định của pháp luật. Thực hiện các nhiệm vụ khác được Bộ trưởng giao 2.3Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc gia Việt Nam hiện bao gồm giám đốc, các phó giám đốc và 13 phòng ban chức năng : 1. Phòng Tin học 2. Phòng Phân loại – Biên mục 3.
Phòng Hành chính tổ chức 4. Phòng Nghiên cứu khoa học 5. Phòng Bảo quản 6. Phòng Bổ sung – Trao đổi 7.
Phũng Báo – Tạp chí 8. Phòng Đọc sách 9. Phòng Quan hệ Quốc tế 10.Phòng Thông tin Tư liệu 11.Phòng Lưu chiểu 12.Phòng Tạp chí Thư viện 13.Đội Bảo vệ 2.4Tình trạng làm việc hiện tại Hiện nay, hệ thống thư viện quốc gia phát triển rất tốt. Để thoả mãn nhu cầu tin của người đọc, những năm gần đây ngoài việc duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ đọc và mượn tài liệu, các thư viện đã và đang phát triển nhiều dạng dịch vụ như dịch vụ tra cứu (tham khảo – reference service), tham khảo số (digital reference service), cung cấp thông tin chọn lọc, tra cứu trực tuyến, sử dụng tài liệu điện tử với các CSDL toàn văn (tài liệu số hoá), nhân bản tài liệu, khai thác Giáo viên hướng dẫn: Bùi Thị Hồng Nhung Trang 8 Phát triển hệ thống thông tin thư viện Quốc Gia internet, giải đáp thông tin qua điện thoại, truyền tệp,… Thư viện Quốc gia Việt Nam đã cho phép người đọc tra cứu CSDL thư mục từ xa.5 Định hướng phát triển trong tương lai Thu thập, bảo tồn, phát huy di sản văn hóa chữ viết và xây dựng bảo tàng sách Việt Nam.
Ứng dụng các chuẩn quốc tế về nghiệp vụ thư viện để đẩy nhanh quá trình hội nhập với các thư viện trong khu vực và trên thế giới Xây dựng Thư viện Quốc gia Việt Nam thân thiện để tạo môi trường học và đọc suốt đời cho mọi người dân. Ưu tiên phát triển Thư viện Quốc gia Việt Nam theo hướng Truyền thống – Hiện đại – Thư viện số. Mở rộng hợp tác quốc tế trờn cỏc lĩnh vực trao đổi tài liệu, chia sẻ nguồn lực và đào tạo cán bộ. Thực hiện tốt vai trò Thư viện trung tâm của cả nước, góp phần thống nhất và nâng cao chất lượng nghiệp vụ của hệ thống thư viện Việt Nam.
3 Mục đích của đề tài Đề tài này được tìm hiểu dựa theo yêu cầu với mục đích là giúp cho người dùng hiểu về các hoạt động của thư viện Quốc Gia 4 Các quy trình nghiệp vụ 4.1 Quy trình nghiệp vụ mượn sách Hành Thực Mô tả chi tiết động hiện MS 01 Khi có yêu cầu mượn sách, tạp chí, báo… từ bạn đọc, thủ thư yêu cầu bạn đọc trình thẻ thư viện, thủ thư kiểm tra thông tin nếu thẻ hợp lệ thì chuyển sang MS 02, thẻ không hợp lệ thủ thư trả lại thẻ cho bạn đọc và kết thúc nghiệp vụ, thông tin thẻ thư viên gồm: + Mã số thẻ + Tên chủ thẻ + Địa chỉ + Ngày lập + Người lập + Thời hạn thẻ + Ảnh bạn đọc Giáo viên hướng dẫn: Bùi Thị Hồng Nhung Trang 9 Phát triển hệ thống thông tin thư viện Quốc Gia MS 02 Thông báo nội quy cho bạn đọc thông qua bảng nội quy của thư viện. Nội dung của bảng nội quy gồm: Bạn đọc đến đọc sách, ngoài việc chấp hành các quy định chung của thư viện cần thực hiện các quy định sau đây: Không mang túi xách, cặp, sách, báo – tạp chí in vào phòng đọc (chấp nhận sách, báo dạng photocopy) Xuất trình thẻ đọc, chứng minh thư, giấy giới thiệu tại bộ phận thủ thư Chỉ đọc tại chỗ, không mang tài liệu ra khỏi phòng đọc, ra ngoài thư viện Không cắt xén, xé trang tài liệu, khi phát hiện sách thiếu trang, yêu cầu báo ngay cho thủ thư, nếu không bạn đọc hoàn toàn chịu trách nhiệm Bạn đọc nào vi phạm nội quy, tùy từng mức độ sẽ có hình thức xử lý thích hợp: thu thẻ đọc, bồi thường, thông báo về cơ quan, trường học…hoặc truy tố trước pháp luật Không hút thuốc, chất dễ cháy nổ vào phòng đọc, giữ gìn vệ sinh chung Không nói chuyện riêng, không nghe điện thoại tại phòng đọc, yêu cầu điện thoại để chế độ rung Khi có nhu cầu photocopy tài liệu, cần liên hệ với thủ thư để được chỉ dẫn cụ thể. MS 03 Thủ thư sẽ đưa 1 phiếu mượn sách cho người mượn hướng dẫn điền thông tin vào phiếu mượn, bao gồm thông tin sau: + Mã phiếu mượn + Tên người mượn + Mã số thẻ + Tên sách mượn + Ngày mượn + Chữ kí người mượn + Ghi chú MS 04 Thủ thư kiểm tra thông tin phiếu mượn, nếu phiếu đạt Giáo viên hướng dẫn: Bùi Thị Hồng Nhung Trang 10 Phát triển hệ thống thông tin thư viện Quốc Gia yêu cầu thủ thư có thể vào lấy sách ra cho bạn đọc( đối với kho sách đóng) hoặc người mượn tự vào tìm sách( đối với kho sách mở) và làm thủ tục nhận sách, báo, tạp chí,…trong trường hợp người mượn kiểm tra thấy sách, báo, tạp chí bị rách hoặc mất trang…phải thông báo ngay cho thủ thư. MS 05 Người mượn đem sách ra bàn đọc, thủ thư cập thông tin phiếu mượn, người mượn, sách mượn vào CSDL rồi kết thúc nghiệp vụ.2 Quy trình nghiệp vụ trả sách.
Hành động Thực Mô tả chi tiết hiện TS 01 Khi có yêu cầu trả sách của người mượn. Thủ thư kiểm tra thông tin về tên, số lượng và tình trạng sách được ghi trong phiếu mượn. Thông tin phiếu mượn bao gồm: + Mã phiếu mượn + Tên người mượn + Mã số thẻ +Tên sách mượn +Ngày mượn +Chữ kí người mượn + Ghi chú Nếu thông tin trùng khớp với phiếu mượn của bạn đọc, TS 02 thủ thư tiến hành nhận lại sách, báo, tạp chí,… rồi chuyển sang TS 03. Nếu thông tin không trùng khớp hoặc sách, báo… mượn có hư hại thì chuyển sang TS 04.
TS 03 Thủ thư cất sách vào bục và cập nhật người trả, sách trả vào CSDL rồi kết thúc nghiệp vụ. TS 04 Thông báo cho bạn đọc đã vi phạm nội quy phòng đọc. Giáo viên hướng dẫn: Bùi Thị Hồng Nhung Trang 11 Phát triển hệ thống thông tin thư viện Quốc Gia Sau đó xem xét mức vi phạm để quyết định hình thức xử phạt. Nếu mức vi phạm thủ thư được phép quyết định thì thủ thư lập biên bản theo quy định xử phạt của thư viện rồi chuyển sang bước TS 08.