Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trường Đại học Thủy lợi là cơ sở giáo dục đại học đầu ngành trong đào tạo nguồn nhân lực trình độ cao, đồng thời là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ uy tín trong các lĩnh vực: Thủy lợi, Thủy điện, Tài nguyên nước và Môi trường, phòng chống và giảm nhẹ thiên tai. Thực hiện Quyết định của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt năm 2006 về "Chiến lược phát triển Trường Đại học Thủy lợi giai đoạn 2006-2020", nhà trường từng bước chuyển đổi mô hình đào tạo sang học chế tín chỉ, triển khai thí điểm các chương trình tiên tiến nhằm hướng tới mục tiêu trở thành một trong mười trường đại học hàng đầu của Việt Nam.

Trong bối cảnh đổi mới phương pháp giảng dạy lấy người học làm trung tâm, Thư viện Trường Đại học Thủy lợi giữ vai trò là bộ phận hữu cơ cung cấp tài liệu và dịch vụ thông tin phục vụ công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học. Sau khi được đầu tư cơ sở hạ tầng tại tòa nhà mới và áp dụng hệ thống quản trị điện tử từ năm 2005 - 2006, hoạt động của thư viện có nhiều chuyển biến. Để đánh giá toàn diện quá trình vận hành và đề xuất giải pháp tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, tác giả Trần Lương Hiền (lớp K50 ngành Thông tin - Thư viện) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Tổ chức và hoạt động của Thư viện Trường Đại học Thủy lợi - Hà Nội".

Mục đích nghiên cứu của đề tài được xác định là: Nâng cao tổ chức và hoạt động của Thư viện Trường Đại học Thủy lợi.

Để đạt được mục đích trên, khóa luận triển khai bốn nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

  1. Tìm hiểu khái quát về Thư viện Trường Đại học Thủy lợi.
  2. Nghiên cứu và phân tích thực trạng tổ chức và hoạt động cũng như phương hướng phát triển của Thư viện Trường Đại học Thủy lợi.
  3. Đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động tại Thư viện Trường Đại học Thủy lợi.
  4. Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động tại Thư viện Trường Đại học Thủy lợi.

Về tình hình nghiên cứu liên quan đến đơn vị, trước thời điểm năm 2009 đã có một số công trình tiếp cận từng khía cạnh hẹp:

  • Khóa luận "Tìm hiểu sản phẩm và dịch vụ thông tin, Thư viện của Trường Đại học Thủy lợi - Hà Nội" (2008) của tác giả Ngô Thị Bích Huệ, tập trung khảo sát thực trạng và phân tích các loại hình sản phẩm, dịch vụ xử lý thông tin.
  • Đề tài "Tìm hiểu vấn đề tổ chức lao động khoa học trong hoạt động thư viện" của tác giả Mai Thị Ngân, phác thảo ngắn gọn về tổ chức lao động trong 09 trang.

Như vậy, tính đến thời điểm tác giả thực hiện, chưa có công trình nào nghiên cứu một cách toàn diện và hệ thống về cả cơ cấu tổ chức lẫn chu trình hoạt động của Thư viện Trường Đại học Thủy lợi.

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là toàn bộ công tác tổ chức và hoạt động chuyên môn của Thư viện Trường Đại học Thủy lợi. Phạm vi nghiên cứu giới hạn tại không gian Thư viện Trường Đại học Thủy lợi tại Hà Nội ở thời điểm khảo sát thực tế vào tháng 4 năm 2009.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống luận điểm dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, cùng các quan điểm, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về công tác thông tin, sách báo và thư viện trường đại học.

Các căn cứ pháp lý và chuẩn nghiệp vụ chuyên ngành được áp dụng trong nghiên cứu bao gồm:

  • Chiến lược phát triển Trường Đại học Thủy lợi giai đoạn 2006-2020 do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt năm 2006.
  • Quyết định số 1154/QĐ-ĐHTL-TCCB ngày 16 tháng 10 năm 2006 của Hiệu trưởng Trường Đại học Thủy lợi về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban quản lý và phục vụ.
  • Khái niệm Người dùng tin (NDT) và Nhu cầu tin theo quan điểm thư viện học Mác-xít: xác định người dùng tin là chủ thể có nhu cầu khách quan trong việc tiếp nhận, sử dụng thông tin để duy trì hoạt động sống, học tập và nghiên cứu.
  • Các chuẩn nghiệp vụ xử lý thông tin quốc tế và quốc gia: Quy tắc biên mục mô tả Anh - Mỹ (AACR2), Khổ mẫu biên mục máy đọc MARC 21, Khung phân loại thập phân Dewey (DDC) ấn bản rút gọn thứ 14, Chuẩn trao đổi dữ liệu thư mục ISO 2709, Giao thức truyền thông Z39.50.

Phương pháp nghiên cứu cụ thể được tác giả sử dụng kết hợp gồm:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu: Nghiên cứu các báo cáo tổng kết, văn bản pháp quy, tài liệu hướng dẫn kỹ thuật của phần mềm quản trị thư viện và báo cáo thực trạng chất lượng giáo dục đại học của trường ngày 10/11/2008.
  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Trao đổi với ban giám đốc và cán bộ tại các bộ phận chuyên trách trong thư viện.
  • Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi (khảo sát số liệu): Tiến hành khảo sát đối với 04 cán bộ phòng nghiệp vụ xử lý thông tin và 10 cán bộ thuộc bộ phận phục vụ bạn đọc nhằm thu thập dữ liệu về nhu cầu đào tạo nâng cao trình độ.
  • Phương pháp quan sát: Trực tiếp theo dõi quy trình mượn trả, luân chuyển tài liệu, sử dụng trang thiết bị và hành vi tìm kiếm thông tin của người dùng tin tại các phòng chức năng.

Nguồn dữ liệu của đề tài được trích xuất từ cơ sở dữ liệu phần mềm Libol 6.0, số liệu kiểm kê thực tế của thư viện tính đến tháng 4/2009 và số liệu từ Báo cáo thực trạng chất lượng giáo dục đại học của Trường Đại học Thủy lợi năm học 2007-2008.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Khái quát về Thư viện Trường Đại học Thủy lợi

Thư viện Trường Đại học Thủy lợi hình thành song hành cùng sự ra đời của Học viện Thủy lợi - Điện lực năm 1959. Ban đầu, thư viện chỉ là một tổ chuyên môn thuộc Phòng Đào tạo; đến năm 1989 được tách thành đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu. Trước tháng 6/2005, trụ sở thư viện đặt tại tầng 5 nhà A1. Ngày 28/6/2005, thư viện chuyển sang tòa nhà A4-A5 với tổng diện tích sử dụng 2.080 m². Trong giai đoạn 2005-2006, đơn vị được đầu tư đồng bộ về cơ sở vật chất, chính thức vận hành mô hình phục vụ kho mở từ tháng 3/2006 với hệ thống kiểm soát an ninh bằng chỉ từ và cổng từ.

Theo lộ trình Chiến lược 2006-2020, thư viện được định hướng phát triển thành trung tâm học liệu, thư viện điện tử kết nối với mạng lưới thư viện quốc gia, trong đó giai đoạn 2009-2010 đặt mục tiêu chuẩn bị triển khai phục vụ người dùng tin 24h/24h.

Về mặt pháp lý, chức năng và nhiệm vụ của thư viện được quy định theo Quyết định số 1154/QĐ-ĐHTL-TCCB ngày 16/10/2006. Đơn vị thực hiện hai chức năng chính: phục vụ tài liệu, thông tin cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của trường; tổ chức nghiên cứu, thu thập, xử lý và bảo quản nguồn tài liệu chuyên ngành Thủy lợi và các ngành liên quan. Nhiệm vụ của thư viện bao gồm lập kế hoạch bổ sung tài liệu định kỳ; quản lý công tác biên soạn, in ấn giáo trình; xử lý kỹ thuật theo chuẩn nghiệp vụ; phục vụ đọc tại chỗ và cho mượn về nhà; quản lý hạ tầng trang thiết bị; hỗ trợ nghiệp vụ thư viện cho Trung tâm Đại học 2 (Ninh Thuận) và Cơ sở 2 (TP. Hồ Chí Minh).

Về người dùng tin, thư viện phục vụ 03 nhóm đối tượng chính với các đặc điểm nhu cầu tin riêng biệt:

  • Nhóm cán bộ chủ chốt (49 người tính đến 10/11/2008): Gồm Ban Giám hiệu (05 người), lãnh đạo các phòng ban chức năng, khoa, viện, trung tâm. Nhu cầu thông tin mang tính ổn định cao, phạm vi rộng (chính trị, kinh tế, pháp luật) và sâu (chuyên ngành thủy lợi), đòi hỏi thông tin đã qua xử lý, bao gói, tóm tắt và có độ chính xác, kịp thời cao để phục vụ công tác điều hành, quản lý kết hợp giảng dạy.
  • Nhóm giảng viên, cán bộ nghiên cứu (616 người trực tiếp giảng dạy trong 5 năm gần nhất tính đến 2008): Gồm 06 Giáo sư, 52 Phó Giáo sư, 96 Tiến sĩ, 188 Thạc sĩ. Nhu cầu tin chuyên sâu, yêu cầu cập nhật các thành tựu khoa học mới trong và ngoài nước để biên soạn bài giảng, viết giáo trình và thực hiện đề tài khoa học. Đây đồng thời là nhóm tạo ra nguồn tài liệu xám (báo cáo đề tài, bản thảo giáo trình) cho thư viện.
  • Nhóm nghiên cứu sinh, học viên cao học và sinh viên (6.374 người học trong năm học 2007-2008): Học viên sau đại học tập trung vào tài liệu chuyên ngành hẹp phục vụ luận văn, luận án. Sinh viên đại cương (năm thứ nhất, thứ hai) có nhu cầu chủ yếu về giáo trình, tài liệu các môn cơ bản; sinh viên năm cuối (năm thứ ba trở đi) có nhu cầu mở rộng sang tài liệu chuyên môn, tiêu chuẩn quy phạm, tài liệu ngoại văn phục vụ làm đồ án, bài tập lớn và phát triển kỹ năng bổ trợ.

Chương 2: Thực trạng tổ chức và hoạt động của Thư viện Trường Đại học Thủy lợi

Chương 2 phản ánh toàn diện hiện trạng nhân sự, cơ sở hạ tầng, tài nguyên thông tin và các quy trình tác nghiệp của đơn vị tính đến tháng 4/2009.

1. Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức Tổng số nhân lực của thư viện gồm 18 cán bộ (10 cán bộ biên chế, 08 cán bộ hợp đồng; tính cả nhân viên quầy trực và quầy sách là 21 người). Cơ cấu tổ chức gồm Ban Giám đốc và 6 phòng chức năng:

Bộ phận / Phòng ban Số lượng cán bộ (người)
Ban Giám đốc 01
Phòng Nghiệp vụ 04
Phòng Ngoại văn 01
Phòng Đọc mở 05
Phòng Giáo trình 03
Phòng Báo - Tạp chí 02
Phòng Kỹ thuật - Tin học 02
Tổng số cán bộ 18

Về trình độ học vấn: có 02 Thạc sĩ, 14 cử nhân Đại học/Cao đẳng, 02 Trung học. Về chuyên ngành đào tạo: 06 cán bộ ngành Thông tin - Thư viện, 03 cán bộ ngành Công nghệ thông tin, 02 cán bộ chuyên ngành Ngoại ngữ và 07 cán bộ thuộc các ngành khác. Về cơ cấu giới tính và độ tuổi: 14 nữ, 04 nam; 03 cán bộ chuẩn bị nghỉ hưu và 05 cán bộ có độ tuổi từ 30 trở xuống.

Kết quả điều tra nhu cầu nâng cao trình độ cho thấy:

  • Khảo sát 04 cán bộ Phòng Nghiệp vụ: 100% mong muốn được bồi dưỡng thêm, trong đó 04 người muốn học ngoại ngữ, 03 người muốn học tin học, 03 người muốn học về chuẩn và khổ mẫu biên mục, 03 người muốn học định chủ đề, 02 người muốn học phân loại, 02 người muốn học định từ khóa, 02 người muốn học tóm tắt tài liệu, 01 người muốn học kỹ năng phân tích và tổng hợp thông tin.
  • Khảo sát 10 cán bộ bộ phận phục vụ bạn đọc: 10 người muốn học ngoại ngữ, 10 người muốn học tin học, 07 người muốn học kỹ năng phục vụ, 07 người muốn học sử dụng công cụ tìm kiếm hiện đại, 06 người muốn học tư vấn thông tin, 03 người muốn rèn luyện kỹ năng giao tiếp, 02 người muốn học kỹ năng làm việc nhóm, 01 người muốn học kỹ năng thuyết trình.

2. Cơ sở vật chất và trang thiết bị Tổng diện tích sàn sử dụng là 2.080 m², phân bổ cho hệ thống kho tàng và các phòng phục vụ:

Hạng mục kho lưu trữ Diện tích (m²) Hạng mục phòng phục vụ Diện tích (m²)
Kho Mở 164 Phòng Hội thảo 38
Kho Ngoại văn 66 Phòng Đọc đa phương tiện (Multimedia) 86
Kho Giáo trình 210 Phòng Báo - Tạp chí 132
Kho Lưu trữ (Tài liệu trước 1995) 90 Sảnh Tầng 1 185
Phòng Đọc mở 233
Phòng Tự học Tầng 3 462
Tổng diện tích các kho 530 Tổng diện tích các phòng phục vụ 1.136

Diện tích còn lại (414 m²) dành cho khối phòng làm việc của cán bộ, phòng máy chủ và hành lang.

Hạ tầng kỹ thuật bao gồm hệ thống mạng LAN kết nối Internet qua 01 đường truyền ADSL độc lập; 86 máy tính (02 máy chủ CSDL và quản trị, 17 máy trạm cán bộ, 50 máy trạm phòng Multimedia, 02 máy trạm quản trị mạng, 18 máy trạm tra cứu OPAC dành cho độc giả). Hệ thống thiết bị chuyên dùng gồm: 01 cổng từ 3M 3502, 01 máy nạp/khử từ sách, 01 máy nạp/khử từ băng đĩa; 06 máy đọc mã vạch cố định MS 9540, 01 máy đọc mã vạch di động MS 9540, 04 đầu đọc mã vạch; 04 máy in laser (HP 1160, HP 1320), 06 máy in hóa đơn Epson TMV 220DP, 02 máy photocopy Xerox, 01 thiết bị kiểm soát thẻ proximity; 01 máy in thẻ nhựa, 01 máy in mã vạch, 01 máy quét Epson 1670, 01 máy ảnh Kodak DX 7630, 01 máy ảnh kỹ thuật số Canon; 35 máy điều hòa nhiệt độ và 07 máy hút ẩm.

Phần mềm ứng dụng cốt lõi là Phần mềm Quản lý Thư viện điện tử Libol 6.0 của Công ty Tinh Vân (tích hợp các phân hệ Biên mục, Lưu thông, Bổ sung, Quản lý ấn phẩm định kỳ, OPAC), thay thế cho phần mềm CDS/ISIS trước đây. Hệ thống kiểm soát cửa ra vào sử dụng phần mềm RMS tích hợp thẻ từ proximity.

3. Nguồn lực thông tin Tính đến tháng 4/2009, vốn tài liệu truyền thống đã xử lý và xếp giá của thư viện đạt 4.574 tên / 185.545 bản:

Loại hình tài liệu Số lượng tên Số lượng bản
Giáo trình 352 173.574
Tài liệu tham khảo tiếng Việt 2.840 10.345
Tài liệu tham khảo tiếng nước ngoài 1.382 1.626
Tổng số sách đã xếp giá 4.574 185.545
Báo ngày, báo tuần 33 -
Tạp chí tiếng Việt 42 -
Tạp chí tiếng nước ngoài 6 -
Tổng số báo, tạp chí 81 -

Ngoài ra, thư viện còn 1.885 tên sách tham khảo tiếng nước ngoài đang chờ xử lý, khoảng 5.000 đến 7.000 tên sách cũ chưa xử lý và 327 đầu sách ngoại văn đã được số hóa. Trong tổng số 46 tên tạp chí, có 21 tên chuyên ngành trực tiếp phục vụ các khoa của trường. Tài nguyên nghe nhìn và điện tử gồm 240 đĩa CD/VCD, 09 đĩa DVD.

Trên website thư viện đã thiết lập các chuyên mục tài nguyên điện tử với số lượng bài đăng tải cụ thể: Khoa Công nghệ thông tin (99 bài), Báo - Tạp chí (21 bài), Sách điện tử (12 bài), Khoa Công trình (03 bài), Khoa Kỹ thuật và Tài nguyên nước (03 bài), Khoa Mác - Lênin (03 bài), Cơ sở dữ liệu trực tuyến (02 bài), Khoa Kỹ thuật Biển (02 bài), chuyên mục Luận văn - Luận án (0 bài).

4. Các quy trình hoạt động nghiệp vụ

  • Công tác bổ sung: Do 02 cán bộ chuyên trách thực hiện dựa trên khảo sát nhu cầu người dùng tin và danh mục đề xuất từ các khoa, bộ môn. Nguồn tài liệu bổ sung gồm mua, trao đổi, biếu tặng, quyên góp, thu thập trực tuyến. Kinh phí bổ sung tài liệu năm 2007 là 1.000 VNĐ và 86.521,18 USD; kinh phí 6 tháng đầu năm 2008 được cấp là 969.424,5 USD.
  • Công tác xử lý tài liệu: Mô tả thư mục theo chuẩn AACR2, định dạng dữ liệu MARC 21 trên phân hệ biên mục Libol 6.0; khai thác nhập biểu ghi qua giao thức Z39.50 từ máy chủ các thư viện quốc tế (Thư viện Quốc hội Mỹ, Đại học Adelaide, Arizona State, Boston, Arkansas Technical, Leeds); trích xuất và nhập khẩu dữ liệu qua chuẩn ISO 2709. Phân loại theo DDC rút gọn ấn bản 14. Định từ khóa có kiểm soát dựa trên Bộ từ khóa của Thư viện Quốc gia và Bộ từ khóa của Trung tâm Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia. Biên soạn tóm tắt dưới dạng tóm tắt chỉ dẫn.
  • Tổ chức và quản lý kho: Phân chia thành kho đóng (Kho Giáo trình, Kho Lưu trữ) và kho mở (Kho Tham khảo tiếng Việt, Kho Ngoại văn, Kho Báo - Tạp chí). Sắp xếp sách trên giá theo ký hiệu phân loại kết hợp trật tự chữ cái tên tác giả/nhan đề. Riêng Kho Ngoại văn áp dụng hệ thống nhãn màu trực quan:
Đặc trưng tài liệu Hình dạng nhãn Màu sắc
Giáo trình Hình chữ nhật, có chữ "GT" Màu trắng
Sách tham khảo Hình chữ nhật Không màu (trong suốt)
Sách đã số hóa Hình chữ nhật Màu xanh
Sách Dự án Đan Mạch Hình tròn Màu trắng
Sách Quỹ Châu Á Hình tròn Màu xanh
  • Công tác phục vụ người dùng tin: Triển khai 05 dịch vụ chính:
    1. Dịch vụ đọc tại chỗ: Phục vụ tại phòng đọc mở, phòng ngoại văn, phòng báo - tạp chí; tối đa 02 tài liệu/lần mượn; mượn trả tự động qua module Lưu thông và đầu đọc mã vạch.
    2. Dịch vụ cho mượn về nhà: Phục vụ giáo trình mượn theo kỳ học (thông qua cán bộ lớp lập danh sách, mất đền 1,5 lần giá trị); tài liệu tham khảo và ngoại văn được mượn 02 cuốn trong 01 tuần; báo - tạp chí mượn 02 cuốn trong 04 ngày.
    3. Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu: Thư viện liên kết với cơ sở photocopy tư nhân bên ngoài để sao chụp bài trích, chương mục theo yêu cầu đặt cọc của độc giả.
    4. Dịch vụ tra cứu tin: Miễn phí qua phân hệ tra cứu OPAC với các điểm truy cập nhan đề, tác giả, từ khóa, ký hiệu DDC, nhà xuất bản, năm xuất bản, kết hợp toán tử logic AND, OR, NOT và công cụ Vinaseek, Google.
    5. Dịch vụ khai thác mạng: Tổ chức tại phòng Multimedia với 50 máy tính nối mạng; mỗi sinh viên được cấp hạn mức sử dụng miễn phí 01 giờ/ngày phục vụ học tập, tra cứu.
  • Quan hệ hợp tác: Thư viện là thành viên của Liên hiệp Thư viện Đại học khu vực phía Bắc; duy trì quan hệ với Quỹ Châu Á, World Bank, Ủy ban Sông Mê Kông, Trung tâm Thông tin Đại sứ quán Mỹ; tiếp nhận nguồn tài trợ từ các dự án Đan Mạch, Hà Lan; đón 26 đoàn khách quốc tế đến làm việc và tham quan từ năm 2007 đến tháng 6/2008.

Chương 3: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Thư viện Trường Đại học Thủy lợi

Tác giả chỉ ra các mặt mạnh, hạn chế còn tồn tại và đề xuất các nhóm giải pháp khắc phục:

1. Đánh giá ưu điểm và hạn chế

  • Đội ngũ cán bộ: Đang được trẻ hóa, 16/18 cán bộ có trình độ đại học trở lên, nhiệt tình, có ý thức tự học. Tuy nhiên, thư viện thiếu cán bộ xử lý thông tin chuyên môn sâu (chuyên gia để biên soạn tổng quan, tổng luận), thiếu nhân lực chuyên trách công nghệ thông tin phụ trách phần cứng/phần mềm/quản trị web, thiếu cán bộ giỏi ngoại ngữ và tỷ lệ nam giới thấp (03/18 người).
  • Cơ sở vật chất: Khang trang, tự động hóa bằng phần mềm Libol 6.0. Hạn chế lớn là diện tích 2.080 m² quá chật so với quy mô hơn 6.000 sinh viên (sức chứa chỉ 800 - 1.000 chỗ ngồi; nếu 1/2 số sinh viên đến cùng lúc thì bình quân chỉ đạt 0,65 m²/sinh viên); chưa có camera giám sát tại các phòng kho mở; thiếu máy hút bụi bảo quản; chưa có máy quét số hóa chuyên dụng riêng (phải sử dụng dịch vụ số hóa thuê ngoài của Công ty Cổ phần Tài liệu Kỹ thuật Ted do giá máy chuyên dụng từ 2 đến 3 tỷ đồng).
  • Nguồn lực thông tin và xử lý: Giáo trình dồi dào nhưng sách tham khảo còn mỏng (tổng số sách tham khảo xếp giá là 4.222 tên / 11.971 bản, trung bình mỗi sinh viên chỉ đạt 0,7 tên và 2 bản); tạp chí ngoại văn mới có 06 tên; DDC bản rút gọn 14 khiến tài liệu kỹ thuật dồn ứ tại mục 627 (Kỹ thuật Thủy lợi) mà không phân chia được các nhánh ngành hẹp; nhập nhầm từ khóa có kiểm soát vào trường 653 (từ khóa tự do) thay vì trường 650 trong khổ MARC 21; mới thực hiện tóm tắt chỉ dẫn; CSDL bài trích báo - tạp chí chưa tích hợp trên Libol 6.0 mà chỉ quản lý rời trên Microsoft Excel; mục Luận văn - Luận án trên website bị bỏ trống.
  • Phục vụ bạn đọc: Tình trạng quá tải tại phòng giáo trình vào đầu kỳ học; hạn mức 01 giờ/ngày tại phòng Multimedia là quá ít; còn hiện tượng độc giả làm hỏng, xé sách hoặc quên làm thủ tục khiến cổng từ báo động; dịch vụ sao chụp chưa kiểm soát chặt chẽ vấn đề bản quyền.

2. Các kiến nghị và giải pháp hoàn thiện

  • Về tổ chức và nhân sự: Bổ nhiệm chức vụ Phó Giám đốc và tuyển dụng trợ lý Giám đốc; tuyển dụng thêm cán bộ nam, nhân sự giỏi ngoại ngữ (Anh, Pháp, Nga, Đức) và chuyên gia công nghệ thông tin; tạo điều kiện kinh phí cho cán bộ tham gia các khóa đào tạo về định chủ đề, tóm tắt thông tin, khai thác công cụ tìm kiếm hiện đại.
  • Về cơ sở vật chất: Bù đắp hạn chế về diện tích mặt bằng bằng cách kéo dài thời gian mở cửa phục vụ lên 23 giờ/ngày; lắp đặt camera giám sát tại kho mở, phòng đọc; trang bị máy hút bụi; nghiên cứu khả năng ứng dụng các phần mềm mã nguồn mở như Greenstone Digital Library (quản lý tài liệu số) và Zope (xuất bản điện tử).
  • Về nguồn lực thông tin và bổ sung: Ban hành chính sách bổ sung tài liệu chính thức; áp dụng mô hình phối hợp bổ sung (Consortium); bổ sung thêm số bản giáo trình dự phòng; tăng cường mua báo - tạp chí ngoại văn và kỹ thuật chuyên ngành; mở rộng các chuyên mục tài nguyên điện tử trên website cho đủ các khoa còn lại (Khoa Năng lượng, Khoa Môi trường, Khoa Kinh tế và Quản lý).
  • Về công tác xử lý thông tin: Nâng cấp lên Khung phân loại DDC bản đầy đủ mới nhất để phân loại chi tiết các ngành kỹ thuật hẹp; triển khai phương pháp tóm tắt thông tin và tóm tắt hỗn hợp; chuẩn hóa dữ liệu MARC 21 bằng việc chuyển từ khóa kiểm soát về đúng trường 650; tiến hành định chủ đề tài liệu; xây dựng CSDL bài trích trên phần mềm Libol 6.0; hợp tác với nhà khoa học để biên soạn CSDL dữ kiện, bản tin điện tử và tổng luận chuyên đề.
  • Về dịch vụ và phục vụ bạn đọc: Chuẩn bị điều kiện triển khai dịch vụ mượn liên thư viện với các trường khối kỹ thuật lân cận (Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại học Xây dựng, Đại học Giao thông Vận tải); cung cấp dịch vụ Phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI) cho giảng viên; trang bị xe đẩy vận chuyển giáo trình; mở rộng phòng Multimedia sang phòng trống 40 m² để lắp thêm khoảng 30 máy tính; ứng dụng blog, thư điện tử, diễn đàn chuyên ngành và Google AdWords để quảng bá dịch vụ thư viện.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã tổng hợp toàn diện các chỉ số định lượng về cơ sở vật chất, nhân sự và vốn tài liệu của Thư viện Trường Đại học Thủy lợi tại thời điểm tháng 4/2009:

Nhóm tiêu chí Số liệu thực tế ghi nhận
Quy mô nhân sự 18 cán bộ chính thức (10 biên chế, 8 hợp đồng; 14 nữ, 4 nam; 16 người có trình độ ĐH/CĐ trở lên)
Mặt bằng không gian 2.080 m² diện tích sử dụng; 530 m² diện tích kho; 1.136 m² diện tích phòng phục vụ bạn đọc
Cơ sở hạ tầng máy tính 86 máy tính (2 máy chủ, 17 máy cán bộ, 50 máy phòng đa phương tiện, 18 máy tra cứu OPAC)
Nguồn lực tài liệu đã xếp giá 4.574 tên / 185.545 bản sách (Giáo trình chiếm 173.574 bản); 81 tên báo - tạp chí
Công cụ xử lý & Phần mềm Chuẩn AACR2, MARC 21, DDC 14 rút gọn, Z39.50, ISO 2709; Phần mềm Libol 6.0, RMS

Về mặt học thuật và thực tiễn, khóa luận đóng góp:

  • Cung cấp bức tranh khảo sát thực nghiệm đầu tiên và toàn diện về mô hình tổ chức, chu trình hoạt động của Thư viện Trường Đại học Thủy lợi sau giai đoạn hiện đại hóa hạ tầng (2005-2009).
  • Phát hiện các điểm nghẽn kỹ thuật trong khâu nghiệp vụ: lỗi gán sai trường MARC 21 (trường 653 thay vì 650), sự hạn chế của khung DDC 14 rút gọn đối với tài liệu chuyên ngành kỹ thuật thủy lợi, việc quản lý CSDL bài trích rời rạc ngoài hệ thống Libol.
  • Đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ từ tổ chức cán bộ, chính sách bổ sung (mô hình Consortium), chuẩn hóa kỹ thuật biên mục - tóm tắt đến việc mở rộng các dịch vụ giá trị gia tăng hiện đại (mượn liên thư viện, SDI, quản lý tài liệu số bằng mã nguồn mở Greenstone).

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn xuất phát từ phạm vi nghiên cứu thực tế:

  • Dữ liệu khảo sát và các chỉ số định lượng phản ánh hiện trạng thư viện tại thời điểm tháng 4 năm 2009, chưa bao quát được các biến động sau khi trường mở rộng các cơ sở đào tạo mới.
  • Khóa luận mới dừng lại ở mức độ đề xuất khả năng ứng dụng các phần mềm mã nguồn mở như Greenstone Digital Library và Zope, chưa tiến hành thử nghiệm cài đặt, việt hóa hay đánh giá khả năng tương thích của các module phần mềm này với hệ thống Libol 6.0 hiện có.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể tập trung vào: Thiết kế quy trình và kiểm thử hệ thống phần mềm quản lý tài liệu số mã nguồn mở cho nguồn tài nguyên học liệu nội sinh của trường; xây dựng mô hình liên kết mượn liên thư viện (ILL) chi tiết giữa Trường Đại học Thủy lợi với khối các trường đại học kỹ thuật tại Hà Nội.

Giá trị tham khảo

Công trình là tài liệu tham khảo phù hợp cho:

  • Sinh viên, học viên ngành Thông tin - Thư viện và Quản trị thông tin khi nghiên cứu phương pháp khảo sát, đánh giá cơ cấu tổ chức và quy trình hoạt động của một thư viện đại học kỹ thuật chuyên ngành.
  • Cán bộ quản lý thư viện các trường đại học trong việc tham khảo phương pháp quản lý kho mở, quy trình biên mục trao đổi dữ liệu qua Z39.50/MARC 21 và phương pháp dán nhãn màu phân loại trực quan cho kho sách ngoại văn.
  • Những người làm đề tài nghiên cứu về chuyển đổi mô hình thư viện truyền thống sang thư viện điện tử, thư viện số tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

1. Thư viện Trường Đại học Thủy lợi áp dụng những chuẩn nghiệp vụ và phần mềm nào trong xử lý thông tin tại thời điểm nghiên cứu? Thư viện sử dụng chuẩn mô tả thư mục AACR2, khổ mẫu MARC 21, khung phân loại DDC ấn bản rút gọn thứ 14, chuẩn trao đổi dữ liệu ISO 2709, giao thức truyền thông Z39.50 (kết nối máy chủ Thư viện Quốc hội Mỹ, Đại học Adelaide, Boston, Leeds...) và vận hành trên Phần mềm Quản lý Thư viện điện tử Libol 6.0 của Tinh Vân.

2. Khóa luận chỉ ra những điểm bất cập kỹ thuật nào trong công tác phân loại và định từ khóa của thư viện? Tác giả phát hiện thư viện dùng DDC bản rút gọn 14 khiến tài liệu kỹ thuật bị dồn ứ vào phân lớp 627 (Kỹ thuật Thủy lợi) mà không chia sâu được các chuyên ngành hẹp. Ngoài ra, thư viện định từ khóa có kiểm soát nhưng lại nhập vào trường 653 (dành cho từ khóa tự do) thay vì đưa vào trường 650 (dành cho từ khóa có kiểm soát) của khổ mẫu MARC 21.

3. Kho Ngoại văn của thư viện quản lý và phân loại tài liệu bằng hệ thống nhãn màu trực quan như thế nào? Thư viện sử dụng 5 loại nhãn màu dán trên tài liệu: nhãn chữ nhật trắng có chữ "GT" (giáo trình), nhãn chữ nhật trong suốt không màu (sách tham khảo), nhãn chữ nhật màu xanh (sách đã số hóa), nhãn tròn màu trắng (sách Dự án Đan Mạch) và nhãn tròn màu xanh (sách Quỹ Châu Á).

4. Vì sao tác giả đề xuất kéo dài thời gian phục vụ lên 23 giờ/ngày thay vì cơi nới diện tích? Do diện tích sử dụng của thư viện (2.080 m²) là cố định trong khuôn viên tòa nhà và không thể mở rộng thêm mặt bằng, trong khi quy mô người học lên tới hơn 6.000 người. Giải pháp tăng thời gian mở cửa lên 23 giờ/ngày nhằm giãn mật độ bạn đọc đến thư viện vào các khung giờ khác nhau, giúp tối ưu hóa công suất khai thác chỗ ngồi.

5. Phòng Đa phương tiện (Multimedia) được trang bị hạ tầng ra sao và có quy định khai thác thế nào đối với sinh viên? Phòng Multimedia có diện tích 86 m², trang bị 50 máy tính kết nối mạng Internet. Sinh viên khi vào phòng phải xuất trình thẻ sinh viên, được sử dụng máy tính miễn phí với định mức tối đa 01 giờ/ngày phục vụ mục đích tra cứu học tập, đọc báo và gửi thư điện tử dưới sự hỗ trợ của cán bộ và Câu lạc bộ Tin học.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trần Lương Hiền đã phản ánh một cách chân thực, chi tiết và có hệ thống bức tranh tổ chức cùng các hoạt động nghiệp vụ của Thư viện Trường Đại học Thủy lợi tại thời điểm năm 2009. Bằng phương pháp khảo sát thực tế và phân tích số liệu định lượng, tác giả đã làm rõ các thành tựu về hiện đại hóa cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin, đồng thời chỉ ra những hạn chế cụ thể về nhân lực chuyên sâu, diện tích sàn, kỹ thuật biên mục và nguồn tài nguyên điện tử. Hệ thống các giải pháp và kiến nghị được xây dựng mang tính khả thi, đóng góp thiết thực cho công tác hoàn thiện và nâng cao chất lượng phục vụ của thư viện trường đại học chuyên ngành kỹ thuật.