Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Học Vụ Trường Đại Học ICHI

Đồ án phân tích và thiết kế hệ thống quản lý học vụ trường đại học ICHI, cung cấp giải pháp tối ưu cho quản lý thông tin sinh viên.

• Tác giả: Trần Đặng Trung Kiên
• Người hướng dẫn: TS. Phạm Thủy Tú
• Trường học: Trường Đại Học Tài Chính – Marketing
• Chuyên ngành: Khoa Khoa Học Dữ Liệu
• Đề tài: Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Học Vụ Trường Đại Học ICHI
• Loại tài liệu: Đồ Án Môn Học
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC VỤ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC ICHI
• 1.1. Giới thiệu tổng quan về hoạt động của hệ thống quản lý học vụ
• 1.2. Tổng quan về đề tài
• 1.3. Mô tả bài toán
• 1.4. Quy trình nghiệp vụ của hệ thống
• 1.4.1. Nghiệp vụ tiếp nhận sinh viên nhập học
• 1.4.2. Nghiệp vụ ghi nhận hồ sơ của cán bộ, giảng viên
• 1.4.3. Nghiệp vụ quản lý điểm số
• 1.4.4. Nghiệp vụ quản lý học phí sinh viên
• 1.4.5. Nghiệp vụ thanh toán học phí của sinh viên
• 1.4.6. Nghiệp vụ đăng ký học phần của sinh viên
• 1.4.7. Nghiệp vụ quản lý kết thúc môn học của sinh viên
• 1.4.8. Nghiệp vụ nhập điểm sinh viên
• 1.5. Mục tiêu của đề tài
• 1.6. Phạm vi của đề tài
• 1.7. Thiết kế kế hoạch triển khai thực hiện đề tài
• 1.7.1. Kế hoạch phỏng vấn
• 1.7.2. Phiếu phỏng vấn
• DANH MỤC HÌNH ẢNH
• DANH MỤC BẢNG BIỂU

Tóm tắt

I. Tổng quan về hệ thống quản lý học vụ trường đại học ICHI

Hệ thống quản lý học vụ tại trường đại học ICHI là một công cụ quan trọng trong việc tổ chức và điều hành các hoạt động học tập. Hệ thống này không chỉ giúp quản lý thông tin sinh viên mà còn hỗ trợ giảng viên trong việc theo dõi tiến độ học tập. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, hệ thống này đã được thiết kế để tối ưu hóa quy trình quản lý học vụ, từ việc đăng ký học phần đến quản lý điểm số.

1.1. Giới thiệu về hoạt động của hệ thống quản lý học vụ

Hệ thống quản lý học vụ tích hợp nhiều chức năng như quản lý thông tin sinh viên, quản lý khóa học và lịch học. Điều này giúp giảm thiểu khối lượng công việc hành chính và nâng cao chất lượng giáo dục.

1.2. Mục tiêu và phạm vi của hệ thống

Mục tiêu chính của hệ thống là tự động hóa các quy trình quản lý học vụ, từ đăng ký học đến theo dõi kết quả học tập. Phạm vi của hệ thống bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến quản lý học tập và hành chính trong trường.

II. Vấn đề và thách thức trong quản lý học vụ

Quản lý học vụ tại trường đại học ICHI đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm việc xử lý thông tin sinh viên và giảng viên một cách hiệu quả. Các vấn đề như sai sót trong nhập liệu, quản lý thời khóa biểu và theo dõi điểm số cần được giải quyết để nâng cao hiệu quả hoạt động.

2.1. Các vấn đề thường gặp trong quản lý thông tin

Thông tin sinh viên và giảng viên thường xuyên thay đổi, dẫn đến khó khăn trong việc cập nhật và quản lý. Việc này có thể gây ra sai sót trong quá trình phân công giảng dạy và quản lý điểm số.

2.2. Thách thức trong việc tối ưu hóa quy trình

Quy trình đăng ký học phần và quản lý điểm số cần được tối ưu hóa để giảm thiểu thời gian chờ đợi và nâng cao trải nghiệm của sinh viên. Việc này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong trường.

III. Phương pháp thiết kế hệ thống quản lý học vụ hiệu quả

Để thiết kế một hệ thống quản lý học vụ hiệu quả, cần áp dụng các phương pháp hiện đại trong công nghệ thông tin. Việc sử dụng các công nghệ mới sẽ giúp cải thiện tính năng và hiệu suất của hệ thống.

3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong giáo dục

Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển hệ thống quản lý học vụ. Việc áp dụng các phần mềm quản lý hiện đại giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc.

3.2. Thiết kế giao diện người dùng thân thiện

Giao diện người dùng cần được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng để sinh viên và giảng viên có thể dễ dàng truy cập và sử dụng các chức năng của hệ thống.

IV. Ứng dụng thực tiễn của hệ thống quản lý học vụ

Hệ thống quản lý học vụ đã được triển khai tại trường đại học ICHI và mang lại nhiều lợi ích cho cả sinh viên và giảng viên. Việc này không chỉ giúp cải thiện quy trình quản lý mà còn nâng cao chất lượng giáo dục.

4.1. Kết quả đạt được từ việc triển khai hệ thống

Sau khi triển khai, hệ thống đã giúp giảm thiểu thời gian xử lý thông tin và nâng cao độ chính xác trong quản lý điểm số. Sinh viên có thể dễ dàng theo dõi kết quả học tập của mình.

4.2. Phản hồi từ người dùng về hệ thống

Sinh viên và giảng viên đều đánh giá cao tính năng của hệ thống, đặc biệt là khả năng tra cứu thông tin nhanh chóng và chính xác. Điều này đã tạo ra sự hài lòng và tin tưởng từ phía người dùng.

V. Kết luận và hướng phát triển tương lai của hệ thống

Hệ thống quản lý học vụ trường đại học ICHI đã chứng minh được giá trị của mình trong việc nâng cao chất lượng giáo dục. Tuy nhiên, cần tiếp tục cải tiến và phát triển để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người dùng.

5.1. Định hướng phát triển trong tương lai

Trong tương lai, hệ thống sẽ được cập nhật với các tính năng mới nhằm cải thiện trải nghiệm người dùng và tối ưu hóa quy trình quản lý học vụ.

5.2. Tầm quan trọng của việc duy trì và nâng cấp hệ thống

Việc duy trì và nâng cấp hệ thống là rất quan trọng để đảm bảo rằng nó luôn đáp ứng được nhu cầu của người dùng và thích ứng với sự phát triển của công nghệ.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong môi trường giáo dục đại học hiện đại, hệ thống quản lý học vụ đóng vai trò là hạ tầng điều hành then chốt, tích hợp các nghiệp vụ quản lý thông tin sinh viên, chương trình đào tạo, lịch học, điểm số, học phí và phân công giảng dạy. Tại Trường Đại học ICHI, việc gia tăng quy mô đào tạo và số lượng sinh viên đặt ra yêu cầu phải tin học hóa toàn diện các quy trình hành chính nhằm giảm thiểu sai sót thủ công, tối ưu hóa nguồn lực quản lý của phòng Đào tạo và cung cấp nền tảng tra cứu kịp thời cho người học và giảng viên.

Đề tài "Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý học vụ trường đại học ICHI" do sinh viên Trần Đặng Trung Kiên và Trương Hoài Bảo thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS. Phạm Thủy Tú tại Khoa Khoa học dữ liệu, Trường Đại học Tài chính – Marketing (tháng 8/2024), tập trung giải quyết bài toán mô hình hóa và thiết kế cấu trúc cho hệ thống quản lý học vụ.

Văn bản xác định các mục tiêu nghiên cứu cụ thể sau:

1. Tối ưu hóa quy trình quản lý giáo dục và nâng cao chất lượng dịch vụ cho sinh viên, giảng viên.
2. Tự động hóa các quy trình nghiệp vụ cốt lõi: đăng ký môn học, lập và phân công thời khóa biểu, xếp lịch thi, ghi nhận điểm số, đánh giá tiến độ tích lũy tín chỉ và xuất hóa đơn học phí.
3. Giảm tải khối lượng công việc hành chính cho nhân viên quản lý đào tạo, hạn chế tối đa các sai sót phát sinh trong quá trình xử lý dữ liệu.
4. Xây dựng môi trường tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác cho sinh viên, đồng thời hỗ trợ giảng viên theo dõi tiến độ học tập của lớp học phần hiệu quả.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đồ án:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình nghiệp vụ học vụ và cấu trúc hệ thống thông tin quản lý học vụ tại trường đại học.
• Phạm vi không gian: Áp dụng cho các đơn vị chức năng tại Trường Đại học ICHI, bao gồm Phòng Đào tạo, Phòng Tổ chức, Phòng Tài vụ (Thời vụ), Phòng Khảo thí, cùng các Khoa, Bộ môn, Giảng viên và Sinh viên.
• Phạm vi nghiệp vụ: Bao quát toàn bộ chu trình học vụ, từ khâu tiếp nhận hồ sơ sinh viên/giảng viên, mở lớp học phần, đăng ký môn học (giới hạn từ 9 đến 18 tín chỉ/học kỳ), kiểm tra điều kiện tiên quyết, phân công lịch dạy, xếp lịch kiểm tra kết thúc môn (tối đa 2 lần thi/môn), nhập và tính điểm trung bình học kỳ, cho đến quản lý hóa đơn và thanh toán học phí.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đồ án tiếp cận bài toán theo quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kinh điển qua các giai đoạn có tính liên kết chặt chẽ:

• Khung phân tích và thiết kế: Thực hiện tuần tự từ phân tích yêu cầu thực tế, phân tích quan niệm (Conceptual Analysis), thiết kế logic (Logical Design) đến thiết kế vật lý (Physical Design); song song với phân tích chức năng (Functional Analysis), thiết kế chương trình ứng dụng và phác thảo giao diện người dùng (User Interface Design).
• Phương pháp thu thập dữ liệu: Sử dụng phương pháp phỏng vấn chuyên gia trực tiếp theo phiếu kế hoạch khảo sát thực hiện vào ngày 10/06/2023 (từ 8h00 đến 9h00) tại Trường Đại học ICHI với 4 cán bộ chuyên trách:
  • Nguyễn Văn Tèo (Nhân viên phụ trách tuyển sinh): Phỏng vấn quy trình giảng dạy và phân chia lịch dạy.
  • Trần Huy Tú (Nhân viên khảo thí): Phỏng vấn quy trình quản lý hồ sơ sinh viên, xử lý cảnh cáo học tập, đơn từ bảo lưu và xử lý điểm thi.
  • Phạm Thuý Ngân (Phó trưởng phòng đào tạo): Phỏng vấn quy trình xử lý học phần, hủy lớp học phần ít sinh viên và quy chế đăng ký tín chỉ (từ 9 đến 18 tín chỉ/học kỳ).
  • Lê Phương Thảo (Chuyên viên quản lý học phần): Phỏng vấn về hiện trạng nghẽn hệ thống cũ khi quá tải truy cập và định hướng mở rộng chức năng (tính lương giảng viên, xét học bổng).
• Phương pháp mô hình hóa dữ liệu và chức năng: Sử dụng mô hình Use Case, sơ đồ phân cấp chức năng (BFD), mô hình dòng dữ liệu (DFD mức 0, mức 1, mức 2), mô hình thực thể kết hợp (ERD), mô hình quan hệ dữ liệu và bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn.
• Công cụ phần mềm sử dụng:
  • PowerDesigner (SAP): Phục vụ mô hình hóa dữ liệu quan niệm và vật lý, thiết kế lược đồ quan hệ, quản lý các quy tắc ràng buộc toàn vẹn.
  • Diagrams.net (Draw.io): Nền tảng thiết kế đồ họa hỗ trợ xây dựng sơ đồ Use Case, sơ đồ BFD và sơ đồ luồng dữ liệu DFD.

Nội dung chính theo từng chương

CHƯƠNG 1. Tổng quan về hệ thống quản lý học vụ của trường đại học ICHI

Chương 1 trình bày tổng quan về hệ thống quản lý học vụ, mô tả bài toán và chi tiết hóa 8 quy trình nghiệp vụ chính của Trường Đại học ICHI:

1. Nghiệp vụ tiếp nhận sinh viên nhập học: Phòng Đào tạo tạo lập hồ sơ sinh viên trên hệ thống (mã sinh viên, họ tên, ngày sinh, phái, nơi sinh, địa chỉ hiện tại). Mỗi sinh viên chỉ theo học tại một khoa duy nhất.
2. Nghiệp vụ ghi nhận hồ sơ cán bộ, giảng viên: Phòng Tổ chức lưu trữ mã giáo viên, họ tên, ngày sinh, địa chỉ, chức danh, vị trí công tác, chuyên ngành. Mỗi giảng viên trực thuộc một bộ môn thuộc khoa.
3. Nghiệp vụ đăng ký học phần của sinh viên: Sinh viên đăng ký các môn học trong chương trình đào tạo theo học kỳ, đăng ký học lại môn chưa đạt (điểm < 5) hoặc đăng ký học vượt. Số lượng tín chỉ bắt buộc trong khoảng từ 9 đến 18 tín chỉ. Hệ thống tự động kiểm tra tính hợp lệ trước khi xếp lớp; nếu không hợp lệ buộc sinh viên đăng ký lại.
4. Nghiệp vụ phân công giảng dạy và xếp thời khóa biểu: Phòng Đào tạo bố trí giảng viên, môn học, phòng học (lưu thông tin tên phòng, sức chứa học, sức chứa thi, dãy nhà) và xuất thời khóa biểu tự động. Giảng viên không tự chọn lớp dạy; chỉ được phép đổi lịch dạy tạm thời khi có báo cáo hệ thống.
5. Nghiệp vụ quản lý học phí: Phòng Tài vụ (Thời vụ) xuất hóa đơn căn cứ trên số tín chỉ đã đăng ký thành công (lưu mã hóa đơn, số tín chỉ, số tiền).
6. Nghiệp vụ thanh toán học phí: Sinh viên hoàn tất nghĩa vụ học phí bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
7. Nghiệp vụ quản lý kết thúc môn học: Sinh viên dự thi kết thúc học phần, cho phép thi tối đa 2 lần cho mỗi môn nếu chưa đạt; hệ thống lưu trữ lần thi, ngày giờ thi, điểm số.
8. Nghiệp vụ nhập điểm và theo dõi tiến độ: Giảng viên nhập điểm quá trình, gửi điểm thi kết thúc học phần để Phòng Đào tạo nhập hệ thống, tự động tính điểm trung bình học kỳ, in bảng điểm và theo dõi số tín chỉ tích lũy.

Chương này cũng đính kèm chi tiết Kế hoạch phỏng vấn (Bảng 1.1) và 4 Phiếu phỏng vấn thực tế (Bảng 1.2 đến Bảng 1.5).

CHƯƠNG 2. Cơ sở lý thuyết và các nghiên cứu trước

Chương 2 tổng kết kinh nghiệm từ 2 đề tài nghiên cứu trước đây của các tác giả trong môn Hệ thống thông tin quản lý:

• Đề tài "Hệ thống thông tin quản lý khám chữa bệnh của bệnh viện ung bướu" (sinh viên Trần Đặng Trung Kiên thực hiện).
• Đề tài "Hệ thống thông tin quản lý tài khoản ngân hàng điện tử của khách hàng tại ngân hàng Vietcombank" (sinh viên Trương Hoài Bảo thực hiện).

Từ nền tảng này, nhóm nghiên cứu xác định điểm mới của đề tài là giải quyết bài toán quản lý học vụ đại học có cấu trúc ràng buộc phức tạp, xây dựng cơ sở dữ liệu quan hệ hoàn chỉnh và thiết lập hệ thống 5 mô hình xử lý trực quan (Use Case, BFD, DFD, ERD, Relational Model). Đồng thời, chương 2 giới thiệu chi tiết chức năng, khả năng sinh code tự động và đối chiếu dữ liệu của công cụ SAP PowerDesigner cùng nền tảng Diagrams.net (Draw.io).

CHƯƠNG 3. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

Chương 3 là phần trọng tâm của đồ án, triển khai toàn bộ quá trình phân tích và thiết kế kỹ thuật:

• Khảo sát tác nhân: Xác định 3 nhóm tác nhân chính tương tác với hệ thống gồm Sinh viên, Giảng viên và Phòng Đào tạo (cùng các tác nhân liên quan như Phòng Thời vụ, Phòng Khảo thí).
• Mô tả Use Case: Xây dựng Lược đồ Use Case tổng quát (Hình 3.1) và 10 lược đồ Use Case chi tiết (Hình 3.2 đến Hình 3.11). Lập bảng mô tả đặc tả chi tiết cho 39 Use Case (từ UC01 đến UC39) bao gồm điều kiện tiên quyết, mô tả chức năng và kịch bản thực hiện từng bước.
• Sơ đồ cấu trúc phân tích thiết kế: Hệ thống hóa luồng xử lý từ yêu cầu thực tế qua phân tích quan niệm, thiết kế logic, thiết kế vật lý kết hợp phân tích chức năng đến thiết kế chương trình ứng dụng.
• Sơ đồ phân cấp chức năng (BFD): Phân rã hệ thống thành 5 phân hệ lớn: Quản lý sinh viên, Quản lý giảng viên, Quản lý học phần, Quản lý kiểm tra, Quản lý học phí.
• Mô hình luồng dữ liệu (DFD): Xây dựng chi tiết từ DFD mức 0 (ngữ cảnh hệ thống), DFD mức 1 đến DFD mức 2 cho từng phân hệ nghiệp vụ.
• Mô hình dữ liệu quan hệ và ERD: Thiết lập mô hình ERD với các thực thể chính và mối quan hệ cấu trúc, xây dựng 12 bảng dữ liệu và 23 bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn (từ R1 đến R23).
• Thiết kế giao diện: Phác thảo 8 giao diện chức năng chính của hệ thống.

Thiết kế và mô hình hóa hệ thống

1. Hệ thống Ca sử dụng (Use Case)

Hệ thống chuẩn hóa 39 Use Case được phân bổ theo các phân hệ nghiệp vụ cụ thể:

Mã Use Case	Tên Use Case	Tác nhân chính	Chức năng thực hiện
UC01	Đăng nhập	Tất cả tác nhân	Xác thực tài khoản người dùng vào hệ thống
UC02 – UC06	Phân hệ Quản lý sinh viên	Nhân viên Phòng Đào tạo	Quản lý chung, Thêm, Xóa, Sửa, Tra cứu sinh viên
UC07 – UC11	Phân hệ Quản lý giảng viên	Nhân viên Phòng Đào tạo	Quản lý chung, Thêm, Xóa, Sửa, Tra cứu giảng viên
UC12 – UC16	Phân hệ Quản lý học phần	Nhân viên Phòng Đào tạo	Quản lý chung, Thêm lớp, Xóa lớp, Cập nhật, Tra cứu học phần
UC17 – UC21	Phân hệ Phân công giảng dạy	Nhân viên Phòng Đào tạo	Quản lý phân công, Thêm, Xóa, Cập nhật, Tra cứu lịch dạy
UC22 – UC26	Phân hệ Quản lý lịch thi	Nhân viên Phòng Đào tạo	Quản lý lịch thi, Thêm, Xóa, Cập nhật, Tra cứu lịch thi
UC27 – UC29	Phân hệ Đăng ký học phần	Sinh viên	Đăng ký học phần, Tra cứu lớp học phần, Đăng ký lớp
UC30	Tra cứu thông tin	Sinh viên, Giảng viên	Tra cứu hồ sơ theo mã số cá nhân
UC31 – UC35	Cập nhật thông tin	Sinh viên, Giảng viên	Thêm và sửa thông tin cá nhân của sinh viên/giảng viên
UC36 – UC38	Phân hệ Quản lý học phí	Phòng Thời vụ	Quản lý chung, Cập nhật mức học phí, Xuất hóa đơn học phí
UC39	Thanh toán học phí	Sinh viên	Thực hiện thanh toán học phí trực tuyến/chuyển khoản

2. Sơ đồ phân cấp chức năng (BFD)

Sơ đồ BFD (Hình 3.13) tổ chức hệ thống thành 5 khối chức năng quản lý cấp 1 và các chức năng cấp 2:

• Quản lý sinh viên: Tiếp nhận hồ sơ sinh viên; Tạo thông tin sinh viên; Cập nhật thông tin sinh viên; Quản lý điểm số; Theo dõi tiến độ học tập.
• Quản lý giảng viên: Tiếp nhận hồ sơ giảng viên; Cập nhật thông tin giảng viên; Phân công giảng dạy.
• Quản lý học phần: Tạo lớp học phần; Quản lý thông tin lớp học phần; Sắp xếp lịch lớp học phần.
• Quản lý kiểm tra: Tạo lịch kiểm tra; Sắp xếp lịch kiểm tra; Phân công chấm bài kiểm tra; Quản lý điểm kiểm tra.
• Quản lý học phí: Cập nhật học phí; Xuất biên lai học phí.

3. Cấu trúc Cơ sở dữ liệu và Mô hình ERD

Mô hình ERD biểu diễn mối kết hợp chặt chẽ giữa các thực thể trong trường đại học:

• Sinh viên – Khoa (Mối kết hợp thuộc về khoa)
• Giảng viên – Bộ môn (Mối kết hợp công tác tại bộ môn)
• Khoa – Bộ môn (Mối kết hợp trực thuộc)
• Môn học – Bộ môn (Mối kết hợp phân công chuyên môn)
• Khoa – Chương trình đào tạo (Mối kết hợp ban hành chương trình)
• Giảng viên – Phòng học (Mối kết hợp bố trí giảng dạy)
• Môn học – Sinh viên (Mối kết hợp n-n qua bảng Đăng ký)
• Kiểm tra – Sinh viên (Mối kết hợp n-n qua bảng Tham gia)
• Sinh viên – Hóa đơn (Mối kết hợp 1-n)
• Kiểm tra – Môn học (Mối kết hợp đánh giá môn)
• Chương trình đào tạo – Môn học (Mối kết hợp n-n qua bảng Chứa)

Cơ sở dữ liệu vật lý được xây dựng gồm 12 bảng thực thể và liên kết chính:

1. Sinh viên (Mã SV, họ tên, ngày sinh, phái, nơi sinh, địa chỉ, mã khoa...)
2. Giảng viên (Mã GV, họ tên, ngày sinh, địa chỉ, chức danh, vị trí công tác, chuyên ngành, mã bộ môn...)
3. Môn học (Mã môn, tên môn, số tín chỉ, số tiết lý thuyết, số tiết bài tập, số tiết thí nghiệm, mã bộ môn...)
4. Khoa (Mã khoa, tên khoa, vị trí...)
5. Chương trình đào tạo (Mã CTĐT, tên CTĐT, mã khoa, học kỳ...)
6. Bộ môn (Mã bộ môn, tên bộ môn, mã khoa...)
7. Phòng (Tên phòng, sức chứa học, sức chứa thi, dãy nhà...)
8. Hóa đơn (Mã hóa đơn, mã SV, số tín chỉ, số tiền, ngày lập...)
9. Kiểm tra (Mã kiểm tra, mã môn, lần thi, ngày giờ thi, phòng thi...)
10. Tham gia (Mã SV, mã kiểm tra, điểm số...)
11. Đăng ký (Mã SV, mã lớp học phần/mã môn, ngày đăng ký, trạng thái...)
12. Chứa (Mã CTĐT, mã môn học, học kỳ...)

Để kiểm soát tính toàn vẹn dữ liệu, đồ án xây dựng 23 bảng tầm ảnh hưởng (từ R1 đến R23) nhằm xác định tác động của các thao tác Thêm (+), Xóa (-), Sửa (*) trên từng thuộc tính khóa chính, khóa ngoại và ràng buộc miền giá trị của các bảng dữ liệu.

4. Thiết kế Giao diện người dùng

Đồ án xây dựng phác thảo 8 màn hình giao diện tương tác:

• Giao diện đăng nhập (Hình 3.34) và Giao diện đăng xuất (Hình 3.35)
• Giao diện màn hình chính (Hình 3.36)
• Giao diện Quản lý sinh viên (Hình 3.37)
• Giao diện Quản lý giảng viên (Hình 3.38)
• Giao diện Phân công giảng dạy (Hình 3.39)
• Giao diện Quản lý học phần (Hình 3.40)
• Giao diện Quản lý lịch thi (Hình 3.41)

Kết quả và đóng góp

Đồ án môn học đạt được các kết quả kỹ thuật cụ thể theo văn bản báo cáo:

• Chuẩn hóa nghiệp vụ: Mô tả và tài liệu hóa hoàn chỉnh 8 quy trình nghiệp vụ học vụ thực tế của Trường Đại học ICHI.
• Đặc tả chức năng toàn diện: Thiết lập 39 Use Case chi tiết (UC01 đến UC39) có đầy đủ kịch bản tương tác và điều kiện tiên quyết.
• Hệ thống hóa mô hình luồng dữ liệu: Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng BFD gồm 5 phân hệ lớn cùng sơ đồ DFD đầy đủ 3 cấp độ (mức 0, mức 1, mức 2).
• Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ chuẩn hóa: Xây dựng mô hình ERD với 12 bảng dữ liệu và thiết lập 23 bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn (R1 đến R23), đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu học vụ.
• Đóng góp tự nêu: Đề tài cung cấp bộ hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống hoàn chỉnh từ khảo sát thực tế đến mô hình hóa mức khái niệm, logic và vật lý, tạo tiền đề cho việc xây dựng ứng dụng phần mềm quản lý học vụ hoàn chỉnh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Dựa trên phạm vi và nội dung được trình bày trong đồ án:

• Hạn chế: Đề tài dừng lại ở giai đoạn phân tích và thiết kế mô hình hệ thống (Use Case, BFD, DFD, ERD, CSDL và phác thảo giao diện), chưa triển khai lập trình hiện thực hóa toàn bộ mã nguồn ứng dụng (Back-end/Front-end) cũng như chưa tiến hành thử nghiệm hiệu năng tải trên máy chủ thực tế.
• Hướng phát triển trong tương lai (theo văn bản):
  1. Tích hợp thêm các công cụ hỗ trợ tự động tính lương cho cán bộ giảng viên dựa trên dữ liệu phân công giảng dạy thực tế.
  2. Bổ sung mô-đun tự động xét duyệt và lọc danh sách sinh viên đạt học bổng theo tiêu chí của từng khoa.
  3. Xây dựng kế hoạch bảo trì, tối ưu hóa hạ tầng và cập nhật hệ thống định kỳ để đảm bảo tính ổn định, giải quyết triệt để vấn đề nghẽn mạng khi lượng người dùng truy cập đồng thời tăng cao trong các đợt đăng ký tín chỉ.

Giá trị tham khảo

Báo cáo đồ án là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

• Đối tượng: Sinh viên, học viên chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý, Khoa học dữ liệu, Công nghệ thông tin hoặc Kỹ thuật phần mềm đang thực hiện đồ án môn học hoặc khóa luận tốt nghiệp về phân tích thiết kế hệ thống.
• Nội dung giá trị:
  • Mẫu kế hoạch và phiếu phỏng vấn khảo sát nghiệp vụ thực tế tại trường đại học (Chương 1).
  • Phương pháp phân rã và đặc tả chi tiết 39 ca sử dụng (Use Case) theo chuẩn mực kỹ thuật (Chương 3).
  • Quy trình mô hình hóa cấu trúc dữ liệu với 12 bảng thực thể và phương pháp thiết lập 23 bảng tầm ảnh hưởng ràng buộc toàn vẹn (Chương 3).

Câu hỏi thường gặp

1. Hệ thống quy định giới hạn số lượng tín chỉ sinh viên được phép đăng ký trong một học kỳ là bao nhiêu?
Theo kết quả khảo sát nghiệp vụ tại Trường Đại học ICHI (Bảng 1.4), sinh viên có thể đăng ký các môn học trong chương trình đào tạo, đăng ký học lại môn chưa đạt (điểm < 5) hoặc học vượt môn học kỳ sau, nhưng tổng số tín chỉ đăng ký bắt buộc phải không nhỏ hơn 9 tín chỉ và không vượt quá 18 tín chỉ trong một học kỳ.

2. Quy trình phân công và thay đổi lịch giảng dạy của giảng viên được hệ thống kiểm soát như thế nào?
Hệ thống tự động sắp xếp thời khóa biểu dựa trên dữ liệu giảng viên, môn học và phòng học; giảng viên không được tự ý lựa chọn lớp dạy. Trong trường hợp bận việc đột xuất, giảng viên được phép trao đổi lịch dạy tạm thời nhưng phải khai báo và cập nhật lên hệ thống; hệ thống nghiêm cấm việc tự ý đổi lớp dạy cho nhau kéo dài đến cuối học kỳ (Bảng 1.2).

3. Sinh viên được dự thi kết thúc học phần tối đa bao nhiêu lần và hệ thống lưu trữ những thông tin gì cho mỗi lần thi?
Mỗi sinh viên chỉ có thể dự thi kiểm tra tối đa 2 lần cho mỗi môn học nếu kết quả thi lần đầu chưa đạt yêu cầu. Mỗi lần kiểm tra, hệ thống lưu trữ đầy đủ các trường thông tin gồm: lần thi, giờ ngày thi và điểm số đạt được.

4. Cơ sở dữ liệu của hệ thống quản lý học vụ bao gồm những bảng dữ liệu nào và có bao nhiêu bảng tầm ảnh hưởng?
Cơ sở dữ liệu được thiết kế gồm 12 bảng dữ liệu: Sinh viên, Giảng viên, Môn học, Khoa, Chương trình đào tạo, Bộ môn, Phòng, Hóa đơn, Kiểm tra, Tham gia, Đăng ký, Chứa; đồng thời thiết lập 23 bảng tầm ảnh hưởng (từ R1 đến R23) để kiểm soát các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu.

Kết luận

Đồ án "Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý học vụ trường đại học ICHI" của sinh viên Trần Đặng Trung Kiên và Trương Hoài Bảo đã hoàn thành việc mô hình hóa toàn diện các hoạt động học vụ đại học. Bằng việc kết hợp các công cụ chuyên dụng như SAP PowerDesigner và Diagrams.net, nghiên cứu đã xây dựng thành công hệ thống 39 Use Case chi tiết, sơ đồ BFD, DFD 3 cấp độ cùng cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 12 bảng và 23 quy tắc ràng buộc toàn vẹn. Đồ án cung cấp một tài liệu thiết kế hệ thống có cấu trúc chặt chẽ, đóng vai trò là cơ sở kỹ thuật trực tiếp cho giai đoạn lập trình và triển khai ứng dụng quản lý học vụ trong thực tế.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC VỤ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC ICHI 1. Giới thiệu tổng quan về hoạt động của hệ thống quản lý học vụ Hệ thống quản lý học vụ là một công cụ, một phần mềm quan trọng trong lĩnh vực giáo dục. Hệ thống được thiết kế để hỗ trợ quản lý và điều hành các hoạt động học tập và giảng dạy tại các trường học, trường cao đẳng và trường đại học.

Hệ thống này tích hợp các chức năng quản lý thông tin sinh viên, quản lý khóa học, lịch học, điểm danh, điểm số và các tài liệu học tập. Bên cạnh đó, hệ thống quản lý học vụ còn cung cấp các tính năng hỗ trợ giao tiếp giữa sinh viên và giảng viên, hỗ trợ quản lý tài chính, học phí, và bao gồm các dịch vụ hỗ trợ sinh viên khác. Nhờ có hệ thống quản lý học vụ, quy trình làm việc và quản lý trong trường học cũng trở nên hiệu quả và đơn giản hơn, giảm bớt khối lượng công việc hành chính và cũng đồng thời cung cấp một nền tảng thông tin chính xác và kịp thời, giúp nâng cao chất lượng giáo dục và trải nghiệm học tập của sinh viên. Hơn nữa, hệ thống quản lý học vụ còn cung cấp các báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu học tập để giúp nhà trường đưa ra các quyết định quản lý chính xác và hiệu quả.

Sinh viên cũng có thể truy cập vào hệ thống để theo dõi lịch học, xem kết quả học tập, và nhận thông báo từ nhà trường một cách thuận tiện. Tóm lại, hệ thống quản lý học vụ không chỉ là một công cụ hỗ trợ quản lý mà còn là một nền tảng quan trọng để thúc đẩy sự phát triển toàn diện của nền giáo dục, nâng cao chất lượng đào tạo và cải thiện trải nghiệm học tập cho sinh viên. Tổng quan về đề tài 1. Mô tả bài toán Một trường đại học cần xây dựng một CSDL để quản lý các hoạt động học vụ trong trường.

Hệ thống sẽ lưu trữ các thông tin của sinh viên và các cán bộ, giảng viên đang làm việc trong trường. Thông tin của sinh viên bao gồm mã sinh viên, họ tên, ngày sinh, phái, nơi sinh, địa chỉ hiện tại. Khi một sinh viên đến làm thủ tục nhập học, nhân viên phòng đào Trang 1 Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý học vụ trường đại học ICHI tạo sẽ tạo thông tin về sinh viên mới trong hệ thống từ những thông tin thu được từ hồ sơ sinh viên. Đối với các cán bộ và giáo viên nhà trường thì khi họ đến nộp hồ sơ, nhân viên của phòng tổ chức sẽ lưu tất cả những thông tin như: mã giáo viên, họ tên, ngày sinh, địa chỉ, chức danh, vị trí công tác, chuyên ngành vào hệ thống.

Các thông tin của cán bộ giảng dạy sẽ được phòng đào tạo sử dụng khi phân công giảng dạy các môn học. Các sinh viên chỉ theo học một khoa trong trường. Các thông tin về khoa gồm mã khoa, tên khoa, vị trí. Các giảng viên làm trong các bộ môn trực thuộc khoa.

Một khoa có nhiều bộ môn nhưng các bộ môn chỉ thuộc một khoa, các bộ môn thuộc các khoa khác nhau có thể trùng tên nhưng khác mã số khoa. Thông tin về một bộ môn gồm: mã bộ môn và tên bộ môn. Mỗi bộ môn có nhiều môn học phục vụ cho ngành nghiên cứu của bộ môn, các môn học trong một bộ môn do giảng viên trong cùng bộ môn đó đảm trách giảng dạy. Một giảng viên có thể dạy nhiều môn học (thuộc bộ môn của giảng viên đó) và một môn học có thể do nhiều giảng viên đảm trách.

Các môn học của tất cả các bộ môn của các khoa trong trường đều có mã khác nhau. Thông tin về một môn học gồm: mã môn học, tên môn học, số tín chỉ, số tiết lý thuyết, số tiết bài tập, số tiết thí nghiệm. Mỗi khoa còn đưa ra chương trình đào tạo của khoa bao gồm các thông tin: khoa, học kỳ, môn học. Trường có rất nhiều phòng để phục vụ cho công tác đao taọ,giảng dạy sinh viên.

Các thông tin về 1 phòng học gồm: Tên phòng, sức chứa học, sức chứa thi, dãy nhà. Phòng đào tạo sẽ quản lý điểm số các học kỳ của từng sinh viên và theo dõi tiến độ học tập của sinh viên dựa vào số tín chỉ đã tích luỹ, các môn học đã học qua. Trong một học kỳ, các sinh viên đăng ký học nhiều môn học thuộc chương trình đào tạo của học kỳ đó cùng với các môn học đã học nhưng chưa đạt yêu cầu (điểm <5). Sinh viên cũng có thể đăng ký học vượt thêm các môn học thuộc chương trình đào của những học kỳ sau.

Nhiều sinh viên có thể đăng ký cùng một môn học. Khi các sinh viên đăng ký môn học, nhân viên phòng đào tạo sẽ kiểm tra những thông tin đăng ký môn học của sinh viên (dựa vào chương trình đào tạo và kết quả điểm của sinh viên ở học kỳ trước). Nếu không phù hợp buộc sinh viên phải đăng ký lại trước khi tiến hành xếp thời khóa biểu (dựa Trang 2 Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý học vụ trường đại học ICHI vào thông tin giảng viên, phòng học, môn học) rồi in ra thời khóa biểu cho sinh viên và cán bộ giảng dạy. Sau khi sinh viên đăng ký học phần thành công, phòng tài vụ sẽ xuất hoá đơn học phí và thông báo đến sinh viên số tiền học phí phải đóng cho các môn học đã đăng ký.

Sinh viên thanh toán học phí bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Thông tin hoá đơn học phí bao gồm mã hoá đơn, số tín chỉ, số tiền cần thanh toán. Cuối học kỳ, các sinh viên phải dự thi kiểm tra cho môn mình đăng ký học và sẽ có điểm thi lần đó. Mỗi sinh viên chỉ có thể dự thị kiểm tra tối đa 2 lần cho 1 môn học nếu chưa đạt.

Mỗi lần kiểm tra cần lưu các thông tin: lần thi, giờ ngày thi, điểm số. Sau khi các giảng viên chấm điểm xong và gửi về phòng đào tạo, các nhân viên phòng đào tạo sẽ nhập điểm của sinh viên vào hệ thống, tính điểm trung bình học kỳ, in ra danh sách điểm của từng sinh viên. Quy trình nghiệp vụ của hệ thống  Nghiệp vụ tiếp nhận sinh viên nhập học Khi một sinh viên đến làm thủ tục nhập học, nhân viên phòng đào tạo sẽ tạo thông tin về sinh viên mới trong hệ thống bao gồm mã sinh viên, họ tên, ngày sinh, phái, nơi sinh, địa chỉ hiện tại. Những thông tin này được lấy từ những thông tin thu được từ hồ sơ sinh viên mà sinh viên đã nộp trước đó.

 Nghiệp vụ ghi nhận hồ sơ của cán bộ, giảng viên Đối với các cán bộ và giảng viên khi đến nộp hồ sơ, nhân viên của phòng tổ chức sẽ lưu tất cả những thông tin như: mã giáo viên, họ tên, ngày sinh, địa chỉ, chức danh, vị trí công tác, chuyên ngành vào hệ thống. Các thông tin này sẽ được phòng đào tạo dùng để phân công giảng dạy các môn học.  Nghiệp vụ quản lý điểm số Phòng đào tạo sẽ quản lý điểm số các học kỳ của từng sinh viên và theo dõi tiến độ học tập của sinh viên dựa vào số tín chỉ đã tích luỹ, các môn học đã học qua. Trang 3 Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý học vụ trường đại học ICHI  Nghiệp vụ quản lý học phí sinh viên Sau khi sinh viên đăng ký học phần thành công, phòng tài vụ sẽ xuất hoá đơn học phí và thông báo đến sinh viên số tiền học phí phải đóng cho các môn học đã đăng ký.

 Nghiệp vụ thanh toán học phí của sinh viên Sau khi nhận thông báo học phí từ phòng tài vụ, sinh viên tiến hành thanh toán học phí bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.  Nghiệp vụ đăng ký học phần của sinh viên Trong một học kỳ, các sinh viên đăng ký học các môn học thuộc chương trình đào tạo của học kỳ đó. Sinh viên cũng có thể đăng ký học lại các môn học đã học nhưng chưa đạt yêu cầu (điểm <5) hoặc đăng ký học vượt các môn học thuộc chương trình đào tạo của những học kỳ sau. Nhiều sinh viên có thể đăng ký cùng một môn học.

Khi các sinh viên đăng ký môn học, nhân viên phòng đào tạo sẽ kiểm tra tính hợp lý của những thông tin đăng ký môn học của sinh viên (dựa vào chương trình đào tạo và kết quả điểm của sinh viên ở học kỳ trước). Nếu thông tin đăng ký không phù hợp buộc sinh viên phải đăng ký lại trước khi phòng đào tạo tiến hành xếp thời khóa biểu (dựa vào thông tin giảng viên, phòng học, môn học) rồi in ra thời khóa biểu cho sinh viên và cán bộ giảng dạy.  Nghiệp vụ quản lý kết thúc môn học của sinh viên Cuối học kỳ, các sinh viên phải dự thi kiểm tra cho môn mình đăng ký học và sẽ có điểm thi lần đó. Mỗi sinh viên chỉ có thể dự thị kiểm tra tối đa 2 lần cho mỗi môn học nếu sinh viên kiểm tra chưa đạt.

Mỗi lần kiểm tra cần lưu các thông tin bao gồm: lần thi, giờ ngày thi, điểm số.  Nghiệp vụ nhập điểm sinh viên Sau khi các giảng viên chấm điểm xong và gửi về phòng đào tạo, các nhân viên phòng đào tạo sẽ nhập điểm của sinh viên vào hệ thống, hệ thống sẽ tính điểm trung bình học kỳ và in ra danh sách điểm của từng sinh viên. Trang 4 Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý học vụ trường đại học ICHI 1. Mục tiêu của đề tài Hệ thống quản lý học vụ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý giáo dục và nâng cao chất lượng dịch vụ cho sinh viên và giảng viên.

Hệ thống này nhằm tự động hóa các quy trình như đăng ký học, quản lý thời khóa biểu, đánh giá kết quả học tập. Các quy trình tự động hoá này giúp giảm bớt khối lượng công việc nhân viên phòng đào tạo và hạn chế sai sót ở mức thấp nhất có thể. Bên cạnh đó, hệ thống quản lý học vụ còn cung cấp các dịch vụ nhanh chóng và chính xác, cho phép sinh viên dễ dàng tra cứu thông tin cá nhân, kết quả học tập và các thông tin về các học kỳ, trong khi đó thì giảng viên có thể quản lý lớp học và theo dõi tiến độ học tập của sinh viên một cách hiệu quả.