CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỌC VỤ CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC ICHI 1. Giới thiệu tổng quan về hoạt động của hệ thống quản lý học vụ Hệ thống quản lý học vụ là một công cụ, một phần mềm quan trọng trong lĩnh vực giáo dục. Hệ thống được thiết kế để hỗ trợ quản lý và điều hành các hoạt động học tập và giảng dạy tại các trường học, trường cao đẳng và trường đại học.
Hệ thống này tích hợp các chức năng quản lý thông tin sinh viên, quản lý khóa học, lịch học, điểm danh, điểm số và các tài liệu học tập. Bên cạnh đó, hệ thống quản lý học vụ còn cung cấp các tính năng hỗ trợ giao tiếp giữa sinh viên và giảng viên, hỗ trợ quản lý tài chính, học phí, và bao gồm các dịch vụ hỗ trợ sinh viên khác. Nhờ có hệ thống quản lý học vụ, quy trình làm việc và quản lý trong trường học cũng trở nên hiệu quả và đơn giản hơn, giảm bớt khối lượng công việc hành chính và cũng đồng thời cung cấp một nền tảng thông tin chính xác và kịp thời, giúp nâng cao chất lượng giáo dục và trải nghiệm học tập của sinh viên. Hơn nữa, hệ thống quản lý học vụ còn cung cấp các báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu học tập để giúp nhà trường đưa ra các quyết định quản lý chính xác và hiệu quả.
Sinh viên cũng có thể truy cập vào hệ thống để theo dõi lịch học, xem kết quả học tập, và nhận thông báo từ nhà trường một cách thuận tiện. Tóm lại, hệ thống quản lý học vụ không chỉ là một công cụ hỗ trợ quản lý mà còn là một nền tảng quan trọng để thúc đẩy sự phát triển toàn diện của nền giáo dục, nâng cao chất lượng đào tạo và cải thiện trải nghiệm học tập cho sinh viên. Tổng quan về đề tài 1. Mô tả bài toán Một trường đại học cần xây dựng một CSDL để quản lý các hoạt động học vụ trong trường.
Hệ thống sẽ lưu trữ các thông tin của sinh viên và các cán bộ, giảng viên đang làm việc trong trường. Thông tin của sinh viên bao gồm mã sinh viên, họ tên, ngày sinh, phái, nơi sinh, địa chỉ hiện tại. Khi một sinh viên đến làm thủ tục nhập học, nhân viên phòng đào Trang 1 Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý học vụ trường đại học ICHI tạo sẽ tạo thông tin về sinh viên mới trong hệ thống từ những thông tin thu được từ hồ sơ sinh viên. Đối với các cán bộ và giáo viên nhà trường thì khi họ đến nộp hồ sơ, nhân viên của phòng tổ chức sẽ lưu tất cả những thông tin như: mã giáo viên, họ tên, ngày sinh, địa chỉ, chức danh, vị trí công tác, chuyên ngành vào hệ thống.
Các thông tin của cán bộ giảng dạy sẽ được phòng đào tạo sử dụng khi phân công giảng dạy các môn học. Các sinh viên chỉ theo học một khoa trong trường. Các thông tin về khoa gồm mã khoa, tên khoa, vị trí. Các giảng viên làm trong các bộ môn trực thuộc khoa.
Một khoa có nhiều bộ môn nhưng các bộ môn chỉ thuộc một khoa, các bộ môn thuộc các khoa khác nhau có thể trùng tên nhưng khác mã số khoa. Thông tin về một bộ môn gồm: mã bộ môn và tên bộ môn. Mỗi bộ môn có nhiều môn học phục vụ cho ngành nghiên cứu của bộ môn, các môn học trong một bộ môn do giảng viên trong cùng bộ môn đó đảm trách giảng dạy. Một giảng viên có thể dạy nhiều môn học (thuộc bộ môn của giảng viên đó) và một môn học có thể do nhiều giảng viên đảm trách.
Các môn học của tất cả các bộ môn của các khoa trong trường đều có mã khác nhau. Thông tin về một môn học gồm: mã môn học, tên môn học, số tín chỉ, số tiết lý thuyết, số tiết bài tập, số tiết thí nghiệm. Mỗi khoa còn đưa ra chương trình đào tạo của khoa bao gồm các thông tin: khoa, học kỳ, môn học. Trường có rất nhiều phòng để phục vụ cho công tác đao taọ,giảng dạy sinh viên.
Các thông tin về 1 phòng học gồm: Tên phòng, sức chứa học, sức chứa thi, dãy nhà. Phòng đào tạo sẽ quản lý điểm số các học kỳ của từng sinh viên và theo dõi tiến độ học tập của sinh viên dựa vào số tín chỉ đã tích luỹ, các môn học đã học qua. Trong một học kỳ, các sinh viên đăng ký học nhiều môn học thuộc chương trình đào tạo của học kỳ đó cùng với các môn học đã học nhưng chưa đạt yêu cầu (điểm <5). Sinh viên cũng có thể đăng ký học vượt thêm các môn học thuộc chương trình đào của những học kỳ sau.
Nhiều sinh viên có thể đăng ký cùng một môn học. Khi các sinh viên đăng ký môn học, nhân viên phòng đào tạo sẽ kiểm tra những thông tin đăng ký môn học của sinh viên (dựa vào chương trình đào tạo và kết quả điểm của sinh viên ở học kỳ trước). Nếu không phù hợp buộc sinh viên phải đăng ký lại trước khi tiến hành xếp thời khóa biểu (dựa Trang 2 Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý học vụ trường đại học ICHI vào thông tin giảng viên, phòng học, môn học) rồi in ra thời khóa biểu cho sinh viên và cán bộ giảng dạy. Sau khi sinh viên đăng ký học phần thành công, phòng tài vụ sẽ xuất hoá đơn học phí và thông báo đến sinh viên số tiền học phí phải đóng cho các môn học đã đăng ký.
Sinh viên thanh toán học phí bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Thông tin hoá đơn học phí bao gồm mã hoá đơn, số tín chỉ, số tiền cần thanh toán. Cuối học kỳ, các sinh viên phải dự thi kiểm tra cho môn mình đăng ký học và sẽ có điểm thi lần đó. Mỗi sinh viên chỉ có thể dự thị kiểm tra tối đa 2 lần cho 1 môn học nếu chưa đạt.
Mỗi lần kiểm tra cần lưu các thông tin: lần thi, giờ ngày thi, điểm số. Sau khi các giảng viên chấm điểm xong và gửi về phòng đào tạo, các nhân viên phòng đào tạo sẽ nhập điểm của sinh viên vào hệ thống, tính điểm trung bình học kỳ, in ra danh sách điểm của từng sinh viên. Quy trình nghiệp vụ của hệ thống Nghiệp vụ tiếp nhận sinh viên nhập học Khi một sinh viên đến làm thủ tục nhập học, nhân viên phòng đào tạo sẽ tạo thông tin về sinh viên mới trong hệ thống bao gồm mã sinh viên, họ tên, ngày sinh, phái, nơi sinh, địa chỉ hiện tại. Những thông tin này được lấy từ những thông tin thu được từ hồ sơ sinh viên mà sinh viên đã nộp trước đó.
Nghiệp vụ ghi nhận hồ sơ của cán bộ, giảng viên Đối với các cán bộ và giảng viên khi đến nộp hồ sơ, nhân viên của phòng tổ chức sẽ lưu tất cả những thông tin như: mã giáo viên, họ tên, ngày sinh, địa chỉ, chức danh, vị trí công tác, chuyên ngành vào hệ thống. Các thông tin này sẽ được phòng đào tạo dùng để phân công giảng dạy các môn học. Nghiệp vụ quản lý điểm số Phòng đào tạo sẽ quản lý điểm số các học kỳ của từng sinh viên và theo dõi tiến độ học tập của sinh viên dựa vào số tín chỉ đã tích luỹ, các môn học đã học qua. Trang 3 Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý học vụ trường đại học ICHI Nghiệp vụ quản lý học phí sinh viên Sau khi sinh viên đăng ký học phần thành công, phòng tài vụ sẽ xuất hoá đơn học phí và thông báo đến sinh viên số tiền học phí phải đóng cho các môn học đã đăng ký.
Nghiệp vụ thanh toán học phí của sinh viên Sau khi nhận thông báo học phí từ phòng tài vụ, sinh viên tiến hành thanh toán học phí bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Nghiệp vụ đăng ký học phần của sinh viên Trong một học kỳ, các sinh viên đăng ký học các môn học thuộc chương trình đào tạo của học kỳ đó. Sinh viên cũng có thể đăng ký học lại các môn học đã học nhưng chưa đạt yêu cầu (điểm <5) hoặc đăng ký học vượt các môn học thuộc chương trình đào tạo của những học kỳ sau. Nhiều sinh viên có thể đăng ký cùng một môn học.
Khi các sinh viên đăng ký môn học, nhân viên phòng đào tạo sẽ kiểm tra tính hợp lý của những thông tin đăng ký môn học của sinh viên (dựa vào chương trình đào tạo và kết quả điểm của sinh viên ở học kỳ trước). Nếu thông tin đăng ký không phù hợp buộc sinh viên phải đăng ký lại trước khi phòng đào tạo tiến hành xếp thời khóa biểu (dựa vào thông tin giảng viên, phòng học, môn học) rồi in ra thời khóa biểu cho sinh viên và cán bộ giảng dạy. Nghiệp vụ quản lý kết thúc môn học của sinh viên Cuối học kỳ, các sinh viên phải dự thi kiểm tra cho môn mình đăng ký học và sẽ có điểm thi lần đó. Mỗi sinh viên chỉ có thể dự thị kiểm tra tối đa 2 lần cho mỗi môn học nếu sinh viên kiểm tra chưa đạt.
Mỗi lần kiểm tra cần lưu các thông tin bao gồm: lần thi, giờ ngày thi, điểm số. Nghiệp vụ nhập điểm sinh viên Sau khi các giảng viên chấm điểm xong và gửi về phòng đào tạo, các nhân viên phòng đào tạo sẽ nhập điểm của sinh viên vào hệ thống, hệ thống sẽ tính điểm trung bình học kỳ và in ra danh sách điểm của từng sinh viên. Trang 4 Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý học vụ trường đại học ICHI 1. Mục tiêu của đề tài Hệ thống quản lý học vụ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý giáo dục và nâng cao chất lượng dịch vụ cho sinh viên và giảng viên.
Hệ thống này nhằm tự động hóa các quy trình như đăng ký học, quản lý thời khóa biểu, đánh giá kết quả học tập. Các quy trình tự động hoá này giúp giảm bớt khối lượng công việc nhân viên phòng đào tạo và hạn chế sai sót ở mức thấp nhất có thể. Bên cạnh đó, hệ thống quản lý học vụ còn cung cấp các dịch vụ nhanh chóng và chính xác, cho phép sinh viên dễ dàng tra cứu thông tin cá nhân, kết quả học tập và các thông tin về các học kỳ, trong khi đó thì giảng viên có thể quản lý lớp học và theo dõi tiến độ học tập của sinh viên một cách hiệu quả.