CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1. Khái niệm cơ bản về hệ thông thông tin, hệ thống thông tin quản lý và hệ thống thông tin quản lý nhân sự a. Khái niệm hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin: Là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp.TS Đàm Gia Mạnh(2017), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương Mại) Các thành phần của hệ thống thông tin: - Tài nguyên về phần cứng: Là các công cụ kỹ thuật dùng để thu thập, xử lý truyền đạt thông tin.
- Tài nguyên về phần mềm: Là các chương trình của hệ thống bao gồm các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. - Tài nguyên về con người: Là những người điều hành và sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày và những người xây dựng và bảo trì HTTT. - Tài nguyên về dữ liệu: Gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua các quyết định quản lý. - Tài nguyên về mạng: Là tâp hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lí và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó.
Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau: Sơ đồ 1. Các thành phần của hệ thống thông tin 5 Luan van (Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin, Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương mại) Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng hơn là của một tổ chức). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ảnh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp (Nguyễn Văn Ba(2003), Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin , Trường Đại học quốc gia) b) Khái niệm về HTTT quản lý nhân sự Khái niệm quản lý nhân sự Quản lý nhân sự là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả.
Khái niệm HTTT quản lý nhân sự Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động tổ chức quản lý nhân sự. Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự là cung cấp thông tin cho nhà quản lý ra các quyết định hay lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguồn nhân lực, thông tin về tiềm năng nguồn nhân lực để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ.TS Đàm Gia Mạnh(2017), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Trường Đại học Thương Mại) 1. Các vấn đề lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý nhân sự a) Các đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý nhân sự Hệ thống thông tin quản trị nhân sự gồm có những đặc điểm sau: - Quản lý thông tin đa cấp , đa ngành, phù hợp cho tổ chức, doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều chi nhánh. - Có đầy đủ các báo cáo về quản trị nhân sự, theo dõi chính sách đối với người lao động và các báo cáo sử dụng lao động theo quy luật của nhà nước.
- Hỗ trợ các chức năng tìm kiếm, truy vấn động theo tất cả các chỉ tiêu có trong cơ sở dữ liệu , hỗ trợ lập các báo cáo thống kê nhanh theo các yêu cầu của lãnh đạo. - Hỗ trợ mềm dẻo trong việc xác lập các công thức tính lương cho người lao động với nhiều cách tính lương khác nhau: Lương gián tiếp, lương khoán sản phẩm, lương khoán theo doanh thu, lương công nhật, lương công nhân trực tiếp sản xuất. - Hỗ trợ các tiện ích truy số liệu báo cáo thống kê. Cho phép kết xuất số liệu ra các định dạng báo cáo khác nhau như: word, excel, pdf.
6 Luan van - Dưới góc độ quản lý, hệ thống quản trị nhân sự được phân thành ba mức: tác nghiệp, chiến thuật và chiến lược. Hệ thống thông tin quản trị nhân sự mức tác nghiệp: Hệ thống quản trị mức tác nghiệp là các hệ thống quản lý: lương, vị trí làm việc của người lao động, hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện của từng công việc và nhân sự, hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc. - Quản lý lương: công việc chấm công hàng ngày được nhân viên thống kê của phòng nhân sự trực tiếp thực hiện và ghi vào sổ chấm công, sau đó tổng hợp lại vào cuối tháng để làm cơ sở tính lương cuối tháng và chuyển giao cho phòng kế toán. Bảng chấm công bao gồm họ tên nhân viên, số ngày làm việc, số giờ làm thêm, số ngày nghỉ có phép, số ngày nghỉ không phép.
Sau khi nhận được bảng chấm công, nhân viên phòng kế toán sẽ thực hiện kiểm tra, đối chiếu xem số lượng báo cáo có đúng không, nếu không đúng thì gửi trả phòng hành chính tiến hành điều chỉnh lại , nếu đúng thì sử dụng chương trình cập nhật thông tin chấm công để tính lương. Mục tiêu của hệ thống này là xác định vị trí của từng lao động trong doanh nghiệp, phạm trù nghề nghiệp và nhân sự đang đảm nhiệm vị trí đó; tiến hành phân tích công việc theo yêu cầu của các phòng ban, sau đó lấy thông tin nhân viên phù hợp yêu cầu để tiến hành lập danh mục các vị trí lao động theo ngành nghề, vị trí việc làm còn thiếu nhân sự. - Quản lý người lao động: Nhân viên kh vào làm việc tại tổ chức, doanh nghiệp đều phải nộp hồ sơ xin việc ban đầu, bao gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, bằng cấp chuyên môn. Khi được tuyển dụng thì phải thử việc, sau đó ký hợp đồng dài hạn hoặc ngắn hạn tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp, tháng thử việc đầu tiên được hưởng 70% lương, nếu hồ sơ nào được chấp nhận thì ký hợp đồng và xếp bậc lương, nếu không thì trả lại hồ sơ.
Trưởng phòng nhan sự và ban giám đốc là những người chịu trách nhiệm điều chỉnh bậc lương, kéo dài thời hạn hợp đồng hay chấm dứt hợp đồng của nhân viên, thông tin nhân viên cần cập nhật vào hệ thống gồm: mã nhân viên, mã phòng ban, họ tên nhân viên, giới tính, ngày snh, nơi sinh, địa chỉ thường trú, địa chỉ, số CMND, quê quán, dân tộc, tôn giáo, trình độ học vấn, ngày vào làm, mức lương cơ bản, bậc lương. - Đánh giá tình hình thực hiện công việc và nhân sự: Hàng tháng các phòng ban tiến hành đánh giá tình hình thực hiện công việc của các nhân viên thuộc phòng mình, sau đó gửi các đánh giá này đến phòng nhân sự. Phòng nhân sự sẽ kiểm tra đối chiếu , xin chỉ đạo của giám đốc để quyết định khen thưởng, kỷ luật , thông tin đánh giá còn được sử dụng làm căn cứ cho hàng loạt các quyết định như: đề bạt, thuyên chuyển, buộc thôi việc người lao động. 7 Luan van Hệ thống thông tin quản trị nhân sự mức chiến thuật: Hệ thống thông tin quản trị mức chiến thuật là các hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc, tuyển chọn nhân viên quản lý lương thưởng và bảo hiểm trợ cấp, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
- Tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc: Bộ phận quản lý sẽ gửi yêu cầu lên phòng nhân sự để tuyển chọn nhân viên mới. Quy trình tuyển chọn được tiến hành theo trình tự ứng viên nộp đơn vào, bộ phận tuyển chọn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, sau đó ứng viên phải làm bài kiểm tra trắc nghiệm và phỏng vấn. Bộ phận tuyển dụng gửi thông tin về những ứng viên đạt yêu cầu lên ban giám đốc để xét duyệt (để xét duyệt) đồng thời cũng thông báo quyết định tuyển cho ứng viên biết, cuối cùng thông tin ứng vien sẽ được đưa vào hồ sơ nhân viên. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự hỗ trợ nhà quản lý ra các quyết định tuyển người lao động, phân tích và thiết kế việc làm, quyết định phát triển và đào tạo, kế hoạch hóa trợ cấp cho người lao động.
- Quản lý tuyển dụng: Quản lý toàn bộ quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp, từ việc tạo lập yêu cầu, kế hoạch đợt tuyển dụng cho các vị trí cần tuyển dụng, cập nhật danh sách ứng viên, tìm kiếm ứng viên từ kho cơ sở dư liệu, lên lịch thi tuyển, cho đến bước cuối cùng là chuyển hồ sơ ứng viên trúng tuyển thành hồ sơ nhân sự, các chức năng chính của hệ thống là tìm kiếm ứng viên , in lịch thi tuyển, in kết quả thi tuyển rất hữu ích cho bộ phận tuyển dụng của doanh nghiệp. - Quản lý hồ sơ nhân sự: Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những chức năng cốt lõi của hệ thống. Quản lý hồ sơ nhân sự gồm nhiều chức năng linh hoạt giúp đơn giản hóa nhiều thao tác như quản lý sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, vị trí làm việc. Đồng thời trong quá trình nhân viên làm việc tại tổ chức, doanh nghiệp mọi sự thay đổi đối với nhân viên đều được ghi nhận đầy đủ: Các thay đổi về hợp đồng lao động, phòng ban, chức vụ, thang bảng lương, hệ số, khen thưởng, kỷ luật.
- Quản lý đào tạo: Chức năng này giúp tổ chức, doanh nghiệp tổ chức và quản lý các khóa đào tạo, lựa chọn nhân viên tham gia đồng thời quản lý kết quả đào tạo của từng học viên, từ đó cung cấp các báo cáo chi tiết về những kết quả đào tạo đó. - Quản lý bảo hiểm xã hội: Quản lý quá trình tham gia đóng BHXH của nhân viên, đồng thời hỗ trợ công tác tính toán mức tiền trích nộp hàng tháng cho cơ quan bảo hiểm xã hội. - Quản lý chấm công: Phân hệ này quản lý ca làm việc, ghi nhận dữ liệu chấm công hàng ngày của nhân viên.