CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1 Những khái niệm cơ bản 1.1 Quản lý nhân sự Quản lý nhân sự được hiểu là một trong các chức năng cơ bản của quá trình quản lý, giải quyết tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của họ trong bất cứ doanh nghiệp nào. Quản lý nhân sự là một hoạt động vừa mang tính chất khoa học vừa mang tính nghệ thuật vì quản lý nhân sự là một lĩnh vực gắn bó đến văn hóa tổ chức và chứa đựng nhiều giá trị nhân văn hơn bất cứ một lĩnh vực nào. Khái niệm quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự hay quản lý nhân lực là sự khai thác và sử dụng nguồn nhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả. Quản lý nhân sự có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực, không riêng gì trong sản xuất kinh doanh.
Mục tiêu quản lý nhân sự: Mục tiêu của quản lý nhân sự là có thể quản lý nhân viên một cách tốt nhất, hiệu quả nhất. Đó không chỉ là quản lý về lương, thưởng mà còn là quản lý hồ sơ, quản lý tuyển dụng,… Tác dụng của quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Mỗi công ty hoạt động được đều phải có các phòng ban, có cấp trên, cấp dưới, chính vì vậy công tác quản lý nhân sự tạo ra một bầu không khí cho doanh nghiệp hay công ty, giúp công ty hoạt động và phát triển. Đây có thể coi là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của công ty.2 Hệ thống thông tin Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung.
Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài (Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội). Thông tin: Là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với các doanh nghiệp 4 Luan van (Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình Cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội).
Hệ thống thông tin (Information system): Là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp: Là một hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp các thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định, phối hợp và kiểm soát trong doanh nghiệp. Mọi quyết định và hành động của doanh nghiệp đều dựa trên cơ sở tiếp nhận các thông tin. Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System): Là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp và các thông tin thu thập từ môi trường bên ngoài doanh nghiệp để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn cho các nhà quản lý các cấp.
Vai trò và nhiệm vụ của HTTT: HTTT góp phần quan trọng vào hiệu quả hoạt động, tinh thần và năng suất lao động nhân viên, phục vụ và đáp ứng thỏa mãn nhu cầu khách hàng. Là một nguồn thông tin và hỗ trợ chính vô cùng cần thiết để nâng cao hiệu quả việc ra quyết định của các cấp quản trị và các doanh nhân. Ngày nay, một số doanh nghiệp coi HTTT là yếu tố sống còn trong phát triển sản phẩm dịch vụ cạnh tranh, tăng cường lợi thế chiến lược của một tổ chức trên thị trường toàn cầu.1: Mô hình hệ thống thông tin 5 Luan van 1.2 Một số lý thuyết về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự 1.1 Lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý nhân sự Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Là hệ thống bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nâng cao hiệu quả hoạt động, và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp,…) có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.2: Mô hình HTTT quản lý nhân sự tổng quát - Quản lý nhân viên bao gồm: Quản lý hồ sơ nhân viên, xử lý hợp đồng hết hạn, quản lý thử việc. - Quản lý chấm công: Quản lý nghỉ phép, quản lý vào ra công ty, quản lý nhật ký làm việc, quản lý đăng ký lịch làm việc, tích hợp máy chấm công.
- Quản lý lương: Quản lý tính lương thời vụ, lương thời gian, tính lương theo sản phẩm. - Quản lý chức vụ: Quản lý cấp bậc, chức vụ trong tổ chức của doanh nghiệp. - Quản lý các chế độ: các chế độ khen thưởng, phụ cấp ốm đau bệnh tật, thai sản. - Quản lý đào tạo: Tổ chức lớp học, đào tạo nhân viên kỹ năng tin học, kỹ năng làm việc nhóm,.
Nếu ta ứng dụng tin học vào công tác nhân sự thì dữ liệu của hệ thống thông tin quản lí nhân sự tại cơ quan sẽ được lưu trữ và bảo quản trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử, các chương trình quản lý nhân sự cho phép ta lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thông tin về nhân sự một cách nhanh chóng, thuận lợi.2 Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin Hệ thống thông tin nào cũng phải trải qua một số giai đoạn nhất định, các giai đoạn đó là: Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng, cài đặt, khai thác và bảo dưỡng. Trong đó giai đoạn phân tích, thiết kế là giai đoạn vô cùng quan trọng. Giai đoạn phân tích là nhằm đi sâu vào bản chất và chi tiết của hệ thống, cho thấy hệ thống phải thực hiện những việc gì và dữ liệu mà nó đề cập là những dữ liệu nào, có cấu trúc ra sao. Giai đoạn thiết kế là nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt hệ thống, để sao cho hệ thống thỏa mãn được các yêu cầu mà giai đoạn phân tích đã đưa ra, đồng thời lại thích ứng với các ràng buộc trong thực tế.3: Chu trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin Các giai đoạn phân tích, thiết kế hệ thống: - Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại ta phải có được các thông tin về hệ thống qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang tính khả thi cao nhất.
- Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống. Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì. Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử 7 Luan van dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó. Tất cả mọi hệ thống đều phải sử dụng một cơ sở dữ liệu của mình, đó có thể là một cơ sở dữ liệu đã có hoặc một cơ sở dữ liệu được xây dựng mới.
- Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống Sau giai đoạn phân tích, khi các yêu cầu cụ thể đối với hệ thống đã được xác định, giai đoạn tiếp theo là thiết kế cho các yêu cầu mới. Công tác thiết kế xoay quanh câu hỏi chính: Hệ thống làm cách nào để thỏa mãn các yêu cầu đã được nêu trong đặc tả yêu cầu?. Một số các công việc thường được thực hiện trong giai đoạn thiết kế: Nhận biết form nhập liệu tùy theo các thành phần dữ liệu cần nhập, nhận biết các báo cáo và những output mà hệ thống mới phải sản sinh, thiết kế forms (vẽ trên giấy hay máy tính, sử dụng công cụ thiết kế), nhận biết các thành phần dữ liệu và bảng để tạo database, ước tính các thủ tục giải thích quá trình xử lý từ input đến output. Có 2 cách tiếp cận chính trong phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là: - Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng chức năng - Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng Tuy nhiên, đối với bài nghiên cứu thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty cổ phần Việt Tiến Mạnh là một công ty có quy mô nhân sự khá lớn và phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng có nhiều ưu điểm nổi trội hơn so với phương pháp phân tích, thiết kế HTTT theo hướng chức năng nên em sẽ sử dụng phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng để nghiên cứu.
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng đối tượng Phương pháp phân tích hướng đối tượng hình thành giữa thập niên 80 dựa trên ý tưởng lập trình hướng đối tượng. Phương pháp này đã phát triển, hoàn thiện và hiện nay rất phổ dụng. Nó dựa trên một số khái niệm cơ bản sau: - Đối tượng (Object): Gồm dữ liệu và thủ tục tác động lên dữ liệu này. - Đóng gói (Encapsulation): Không cho phép tác động trực tiếp lên dữ liệu của đối tượng mà phải thông qua các phương pháp trung gian.
- Lớp (Class): Tập hợp các đối tượng có chung một cấu trúc dữ liệu và cùng một phương pháp. 8 Luan van - Kế thừa (Heritage): Tính chất kế thừa là đặc tính cho phép định nghĩa một lớp mới từ các lớp đã có bằng cách thêm vào đó những dữ liệu mới, các phương pháp mới có thể kế thừa những đặc tính của lớp cũ. Phương pháp hướng đối tượng tập trung vào cả hai khía cạnh của hệ thống là dữ liệu và hành động. Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thành phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực.
Một hệ thống được chia thành các thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu và hành động liên quan đến đối tượng đó.