CHƯƠNG I: MÔ TẢ BÀI TOÁN 1. Hiện trạng của công ty 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Được thành lập vào ngày 12 tháng 9 năm 2002, Công ty Cổ phần đào tạo và truyền thông Sông Xanh chính thức đi vào hoạt động với tên Công ty Trách nhiệm hữu hạn Quảng cáo Sông Xanh. Trụ sở đầu tiên của công ty được đặt tại 223A5, Khu tập thể Giảng Võ, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội.
Công ty hoạt động dưới sự điều hành của giám đốc là bà Nguyễn Thanh Giang. Vào thời gian này, doanh thu của công ty dựa trên lĩnh vực truyền thông, truyền hình, quảng cáo, quảng bá các sản phẩm, sản xuất các chương trình truyền hình được phát sóng trên đài truyền hình Trung Ương và địa phương. Bộ máy của công ty gồm 1 giám đốc điều hành, 3 giám đốc phụ trách và các phòng ban biên tập, phòng quay phim, phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh, phòng hành chính kế toán. Đến tháng 2 năm 2009, công ty mở thêm phòng tổng đài Chị Ong Vàng để chăm sóc cho các khách hàng lứa tuổi thiếu niên nhi đồng.
Vào tháng 10 năm 2010, công ty thực hiện cổ phần hóa và đổi tên thành Công ty Cổ phần Đào Tạo và Truyền Thông Sông Xanh như hiện nay. Lúc này, công ty tiếp tục được hoạt động dưới sự điều hành của chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc là bà Nguyễn Thanh Giang. Ngoài các lĩnh vực truyền thông truyền hình vẫn được duy trì từ các năm trước, công ty còn tham gia hoạt động trong lĩnh vực đào tạo MC, dạy kĩ năng sống cho trẻ em. Để phục vụ riêng cho lĩnh vực đào tạo này, công ty đã thành lập nên trung tâm đào tạo TVPro nhằm tạo sự hiệu quả tối đa.
Tính đến hiện tại, công ty vẫn đang duy trì và hoàn thành tốt công tác kinh doanh của mình trong lĩnh vực truyền thông, truyền hình, quảng cáo và đào tạo. Phạm Vân Hà – TTAK12 PTTK Hệ thống quản lý nhân sự – lương công ty cổ phần 4 1. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy của công ty Trong bộ máy cơ cấu của công ty bao gồm nhiều phòng ban với các chức năng khác nhau Phòng biên tập: Sau khi phòng kinh doanh kí được hợp đồng với khách hàng, phòng biên tập sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng để tìm hiểu cụ thể mục đích, định hướng, hình ảnh mà sản phẩm muốn có trong quảng cáo. Các nhân viên phòng biên tập sẽ viết, xây dựng kịch bản và có nhiệm vụ theo dõi, giám sát phòng quay phim thực hiện đúng kịch bản mà họ đã viết.
Phòng quay phim: gồm các nhân viên có công việc chính là dựa trên kịch bản mà phòng biên tập viết ra quay, dựng thành phim. Phạm Vân Hà – TTAK12 PTTK Hệ thống quản lý nhân sự – lương công ty cổ phần 5 Phòng kỹ thuật: là nơi gồm các nhân viên làm công việc, cắt ghép phim sao cho ra một sản phẩm hoàn chỉnh nhất. Phòng kinh doanh: gồm những người trẻ tuổi, năng động. Công việc của họ là tìm kiếm khách hàng cho công ty.
Ngoài ra, họ cũng là những người đại diện cho công ty ký hợp đồng với khách hàng Phòng chăm sóc khách hàng: ra đời sau chương trình “Mười vạn câu hỏi vì sao”. Phòng chăm sóc khách hàng là nơi đưa ra lời giải đáp thắc mắc, tư vân cho các em ở lứa tuổi thiếu nhi. Phòng đào tạo: Là nơi tập trung các nhân viên có chuyên môn đào tạo MC, kỹ năng sống cho lứa tuổi thiếu nhi. Phòng tài chính kế toán: Là phòng tính toán chi phí, lợi nhuận, lương cho các nhân viên trong công ty.
Phòng hành chính nhân sự: gồm những cán bộ quản lý hồ sơ nhân viên, các vấn đề liên quan đến hành chính, sự nghiệp của công ty. Đồng thời quản lý việc chấm công, tình trạng khen thưởng, kỷ luật của nhân viên trong công ty. Mô tả nghiệp vụ 1. Thực trạng quản lý nhân sự, lương tại công ty Công ty Cổ phần Đào tạo và Truyền Thông Sông Xanh là một công ty nhỏ, với 113 nhân viên.
Việc quản lý nhân sự được giao cho phòng hành chính – nhân sự, trong khi việc tính lương cho nhân viên được giao cho phòng tài chính – kế toán đảm nhiệm. Bài toán quản lý nhân sự, lương tại công ty mô tả một cách chi tiết như sau: Sau mỗi đợt tuyển dụng của công ty, công ty tiếp nhận thêm những nhân viên mới. Khi được vào làm việc tại công ty, các nhân viên phải nộp đầy đủ hồ sơ bao gồm: sơ yếu lý lịch nhân viên, chứng minh thư photo, bản sao giấy khai sinh, đơn xin việc, bằng tốt nghiệp đại học. Sau khi được nhận vào làm, mỗi nhân viên sẽ được cấp một mã số mới gọi là mã số nhân viên để thuận tiện hơn trong việc quản lý các thông tin và tính lương cho nhân viên.
Khi được nhận vào làm, nhân viên sẽ được phân công công tác. Nếu nhân viên đảm nhiệm chức vụ quản lý, nhân viên sẽ được cấp quyết định bổ nhiệm từ ban lãnh đạo. Phạm Vân Hà – TTAK12 PTTK Hệ thống quản lý nhân sự – lương công ty cổ phần 6 Trong quá trình công tác, nhân viên có thể được thuyên chuyển vị trí công tác, thăng chức, cắt chức…Điều này sẽ được cập nhật trong thông tin của nhân viên. Khi giữ các chức vụ quản lý, nhân viên sẽ được nhận thêm phụ cấp chức vụ.
Tùy các vị trí của nhân viên, mỗi người sẽ có một mức lương cơ bản tính theo ngày khác nhau. Công ty bắt đầu một tuần làm việc vào sáng thứ 2 và kết thúc vào sáng thứ 7. Mỗi nhân viên được nghỉ phép 1 ngày trong tháng. Hằng ngày, các cán bộ phòng hành chính nhân sự sẽ có nhiệm vụ chấm công nhân viên.
Trong trường hợp nhân viên nghỉ phép do đi công tác hoặc ốm nặng (có giấy xác nhận của bệnh viện), nhân viên vẫn được chấm công bình thường. Trong trường hợp nhân viên đi làm muộn, mỗi nhân viên sẽ bị trừ đi ¼ số tiền lương mà họ nhận được trong ngày hôm đó. Khi công việc nhiều hoặc có các dự án phải làm việc thêm ngoài giờ, nhân viên sẽ được tính thêm thời gian làm thêm để từ đó có thể nhận thêm lương ngoài giờ. Cuối mỗi tháng, nhân viên phòng tài chính kế toán sẽ dựa vào thông tin chấm công của nhân viên do phòng hành chính nhân sự cung cấp để tiến hành chấm công cho nhân viên.
Lương của mỗi nhân viên thường được tính theo công thức: Tổng lương= số ngày làm việc * lương cơ bản ngày + phụ cấp chức vụ+ phụ cấp làm thêm – BHYT – BHXH- Thuế thu nhập ( nếu có). Trong quá trình công tác, nhân viên có thể gây ra các lỗi lầm hoặc có các thành tích nổi trội. Phòng quản lý sẽ dựa vào các thông tin đó để lập các thông tin về khen thưởng, kỉ luật của nhân viên. Tùy thuộc vào các thành tích hoặc lỗi lầm của mình, nhân viên có thể được nhận thêm nếu được khen thưởng hoặc bị trừ lương nếu bị kỉ luật.
Cuối mỗi quý hoặc mỗi tháng, khi ban giám đốc có yêu cầu báo cáo, các nhân viên phòng hành chính nhân sự và tài chính kế toán sẽ lập các bảng báo cáo cung cấp thông tin, số liệu về nhân viên, lương thưởng cho ban lãnh đạo. Đầu vào, ra của quy trình quản lý nhân sự, lương tại công ty Trong quy trình quản lý nhân sự và lương tại công ty Cổ phần đạo tạo và truyền thông Sông Xanh sẽ bao gồm hai tác nhân: phòng tài chính kế toán và phòng quản lý nhân sự. Các thông tin đầu vào sẽ được đưa vào hệ thống quản lý để có được các thông tin đầu ra theo yêu cầu. Phạm Vân Hà – TTAK12 PTTK Hệ thống quản lý nhân sự – lương công ty cổ phần 7 Các thông tin đầu vào của quy trình bao gồm Thông tin về hồ sơ nhân viên Thông tin về hồ sơ của nhân viên bao gồm tin như: Thông tin cơ bản: họ tên, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại… Thông tin về các mối quan hệ gia đình: tình trạng hôn nhân, họ tên vợ (chồng), họ tên con… Thông tin về trình độ học vấn và công tác: học vấn, trường đào tạo, năm tốt nghiệp, các chứng chỉ có liên quan, quá trình công tác….
Các thông tin khác: dân tộc, tôn giáo, tình trạng chính trị bản thân… Thông tin bổ nhiệm chức vụ Khi được tuyển dụng, nhân viên sẽ được cấp quyết định bổ nhiệm chức vụ bao gồm: số quyết định, họ tên nhân viên được bổ nhiệm, vị trí được bổ nhiệm…. Quyết định về chế độ lương của nhân viên Quyết định về chế độ lương của nhân viên bao gồm: Lương cơ bản: là mức lương mà từng nhân viên được trả theo ngày, tùy thuộc vào từng vị trí, phòng ban và chức vụ khác nhau. Phụ cấp: theo chức vụ, theo thời gian làm thêm, theo công việc của nhân viên. Các chính sách thuế, bảo hiểm Các chính sách về thuế và bảo hiểm bao gồm: Bảo hiểm: gồm tỉ lệ phần trăm BHYT, BHXH mà công ty nộp cho nhân viên, cán bộ nộp Thuế: Thuế thu nhập cá nhân theo quy định của nhà nước của những nhân viên đủ tiêu chuẩn nộp thuế.
Quyết định khen thưởng, kỷ luật Các quyết định khen thưởng và kỷ luật của nhân viên sẽ được sử dụng trong việc quản lý hồ sơ nhân viên, đồng thời dựa vào các quyết định này, nhân viên có thể có thêm phụ cấp khen thưởng-kỷ luật. Phạm Vân Hà – TTAK12 PTTK Hệ thống quản lý nhân sự – lương công ty cổ phần 8 Các thông tin đầu ra của quy trình bao gồm: Báo cáo Đầu ra của quy trình sẽ cho ra các bảng báo cáo phù hợp với yêu cầu của công việc Báo cáo quá trình công tác: thời gian nhận công tác, chức vụ, ngày nhận công tác… Báo cáo thu nhập: báo cáo tạm ứng lương, báo cáo trả lương, báo cáo bảng lương, báo cáo thực lĩnh của nhân viên Các bảng kê, bảng biểu Ngoài các báo cáo, đầu ra của quy trình còn gồm có các bảng kê, bảng biểu hỗ trợ khác Bảng chấm công chi tiết Bảng kê các phụ cấp Bảng kê thông tin làm thêm Hình 1.2: Sơ đồ luồng vào ra của hệ thống Phạm Vân Hà – TTAK12 PTTK Hệ thống quản lý nhân sự – lương công ty cổ phần 9 1.