Phân tích thiết kế hệ thống nhân sự lương công ty cổ phần đào tạo truyền thông sông xanh

Phân tích thiết kế hệ thống nhân sự lương cho công ty cổ phần đào tạo truyền thông Sông Xanh, tối ưu hóa quy trình quản lý và hiệu suất làm việc.

• Tác giả: Phạm Vân Hà
• Người hướng dẫn: ThS. Đỗ Văn Sang
• Trường học: Học viện Ngân hàng
• Chuyên ngành: Hệ thống thông tin quản lý
• Đề tài: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự và Lương cho Công Ty Cổ Phần Đào Tạo và Truyền Thông Sông Xanh
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2013
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG I: MÔ TẢ BÀI TOÁN
• 1.1. Hiện trạng của công ty
• 1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
• 1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần
• 1.4. Mô tả nghiệp vụ
• 1.5. Thực trạng quản lý nhân sự, lương tại công ty
• 1.6. Đầu vào, ra của quy trình quản lý nhân sự, lương tại công ty
• 1.7. Các mẫu hồ sơ sử dụng
• 1.8. Khó khăn và giải pháp quản lý nhân sự tại công ty
• 1.9. Mô hình nghiệp vụ
• 1.10. Sơ đồ phân rã chức năng
• 1.11. Mô tả chi tiết chức năng lá
• 1.12. Liệt kê các hồ sơ sử dụng
• 1.13. Ma trận thực thể chức năng
• 1.14. Biểu đồ hoạt động
• 2. CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ - LƯƠNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
• 2.1. Mô hình xử lý nghiệp vụ
• 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
• 2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1
• 2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu logic mức 1
• 2.5. Mô hình khái niệm dữ liệu
• 2.6. Liệt kê, chính xác, chọn lọc thông tin
• 2.7. Xác định thực thể và thuộc tính
• 2.8. Xác định mối quan hệ và thuộc tính
• 2.9. Xét các mối quan hệ phụ thuộc sở hữu
• 2.10. Vẽ biểu đồ và rút gọn
• 3. CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ - LƯƠNG CỦA CÔNG TY
• 3.1. Chuyển mô hình ER sang mô hình quan hệ
• 3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý
• 3.3. Xác định các giao diện
• 3.4. Xác định các giao diện cập nhật
• 3.5. Xác định giao diện xử lý
• 3.6. Tích hợp các giao diện
• 3.7. Kiến trúc hệ thống
• 4. CHƯƠNG IV: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH, CHẠY THỬ NGHIỆM VÀ HƯỚNG DẪN
• 4.1. Lựa chọn công nghệ
• 4.2. Giao diện chương trình
• 4.3. Chạy thử nghiệm
• 4.4. Hướng dẫn sử dụng

Tóm tắt

I. Tổng quan về hệ thống quản lý nhân sự và lương cho công ty Sông Xanh

Hệ thống quản lý nhân sự và lương là một phần quan trọng trong hoạt động của bất kỳ công ty nào, đặc biệt là Công ty Cổ phần Đào Tạo và Truyền Thông Sông Xanh. Hệ thống này không chỉ giúp quản lý thông tin nhân viên mà còn đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán lương và các chế độ đãi ngộ khác. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự sẽ giúp công ty tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

1.1. Định nghĩa hệ thống quản lý nhân sự và lương

Hệ thống quản lý nhân sự và lương là phần mềm hỗ trợ quản lý thông tin nhân viên, tính toán lương, và theo dõi các chế độ đãi ngộ. Hệ thống này giúp các phòng ban trong công ty dễ dàng truy cập và quản lý thông tin nhân viên một cách hiệu quả.

1.2. Lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý nhân sự

Việc áp dụng hệ thống quản lý nhân sự giúp công ty Sông Xanh tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót trong tính toán lương, và nâng cao hiệu quả quản lý. Hệ thống cũng giúp cải thiện sự hài lòng của nhân viên thông qua việc đảm bảo tính minh bạch trong các chế độ đãi ngộ.

II. Thách thức trong quản lý nhân sự và lương tại công ty Sông Xanh

Công ty Sông Xanh đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý nhân sự và lương. Việc sử dụng các phương pháp truyền thống như Excel để quản lý thông tin nhân viên và tính lương có thể dẫn đến nhiều sai sót và khó khăn trong việc theo dõi. Đặc biệt, khi công ty mở rộng quy mô, các vấn đề này sẽ càng trở nên nghiêm trọng hơn.

2.1. Khó khăn trong việc quản lý thông tin nhân viên

Việc quản lý thông tin nhân viên bằng phương pháp thủ công dễ dẫn đến việc mất mát dữ liệu và khó khăn trong việc truy xuất thông tin. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của các phòng ban trong công ty.

2.2. Sai sót trong tính toán lương

Sử dụng Excel để tính toán lương có thể dẫn đến sai sót trong việc tính toán các khoản phụ cấp, bảo hiểm và thuế. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên mà còn gây khó khăn cho phòng tài chính kế toán trong việc lập báo cáo.

III. Phương pháp thiết kế hệ thống quản lý nhân sự và lương hiệu quả

Để giải quyết các thách thức hiện tại, công ty Sông Xanh cần áp dụng một phương pháp thiết kế hệ thống quản lý nhân sự và lương hiệu quả. Việc này bao gồm việc phân tích yêu cầu, thiết kế cơ sở dữ liệu và xây dựng giao diện người dùng thân thiện.

3.1. Phân tích yêu cầu hệ thống

Phân tích yêu cầu là bước đầu tiên trong quá trình thiết kế hệ thống. Công ty cần xác định rõ các chức năng cần thiết của hệ thống, bao gồm quản lý thông tin nhân viên, tính toán lương và báo cáo.

3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu cần được thiết kế sao cho có thể lưu trữ tất cả thông tin cần thiết về nhân viên, lương và các chế độ đãi ngộ. Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và dễ dàng trong việc truy xuất thông tin.

3.3. Xây dựng giao diện người dùng thân thiện

Giao diện người dùng cần được thiết kế đơn giản và dễ sử dụng để các nhân viên có thể dễ dàng truy cập và quản lý thông tin. Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng hệ thống.

IV. Ứng dụng thực tiễn của hệ thống quản lý nhân sự và lương

Hệ thống quản lý nhân sự và lương không chỉ giúp công ty Sông Xanh giải quyết các vấn đề hiện tại mà còn mang lại nhiều lợi ích trong tương lai. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện sự hài lòng của nhân viên.

4.1. Cải thiện quy trình quản lý nhân sự

Hệ thống giúp tự động hóa quy trình quản lý nhân sự, từ việc lưu trữ thông tin đến tính toán lương. Điều này giúp giảm thiểu thời gian và công sức cho các cán bộ quản lý.

4.2. Tăng cường tính chính xác trong tính toán lương

Hệ thống giúp đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán lương và các khoản phụ cấp, bảo hiểm. Điều này không chỉ bảo vệ quyền lợi của nhân viên mà còn giúp công ty tránh được các rủi ro pháp lý.

V. Kết luận và triển vọng tương lai của hệ thống quản lý nhân sự và lương

Hệ thống quản lý nhân sự và lương cho công ty Sông Xanh là một bước tiến quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý. Với việc áp dụng công nghệ thông tin, công ty có thể giải quyết các vấn đề hiện tại và chuẩn bị cho sự phát triển trong tương lai.

5.1. Tầm quan trọng của việc áp dụng công nghệ thông tin

Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự và lương sẽ giúp công ty Sông Xanh nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện sự hài lòng của nhân viên.

5.2. Triển vọng phát triển hệ thống trong tương lai

Hệ thống có thể được mở rộng và phát triển thêm các chức năng mới trong tương lai, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công ty và thị trường.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Vân Hà được thực hiện tại Khoa Hệ thống thông tin quản lý – Học viện Ngân hàng, dưới sự hướng dẫn của ThS. Đỗ Văn Sang. Đề tài tập trung vào bài toán thực tiễn tại Công ty Cổ phần Đào tạo và Truyền thông Sông Xanh (Hà Nội) – một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực truyền thông, sản xuất chương trình truyền hình và đào tạo kỹ năng sống cho thiếu nhi.

Tại thời điểm khảo sát, công ty có quy mô 113 nhân viên. Các ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị chủ yếu phục vụ công tác kỹ thuật dựng phim và sản xuất các dự án quảng cáo, trong khi công tác quản lý nhân sự và tính lương vẫn được vận hành theo phương thức thủ công trên sổ sách giấy tờ kết hợp bảng tính Microsoft Excel. Việc tính lương tay do phòng Tài chính – Kế toán đảm nhiệm, còn phòng Hành chính – Nhân sự phụ trách theo dõi hồ sơ và chấm công. Phương thức quản lý phân tán này bộc lộ nhiều điểm nghẽn: tính toán thủ công dễ dẫn đến sai sót, việc tìm kiếm hồ sơ và trích xuất số liệu tổng hợp báo cáo khi ban giám đốc yêu cầu tốn nhiều thời gian. Trong bối cảnh công ty có định hướng mở rộng quy mô hoạt động và nhân sự, việc chuyển đổi sang một hệ thống quản lý có cấu trúc, tự động hóa khâu tính lương và lưu trữ tập trung trở thành yêu cầu cấp thiết.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định theo văn bản gồm:

1. Tìm hiểu, khảo sát và mô tả chi tiết quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự, chấm công và tính lương thực tế tại Công ty Cổ phần Đào tạo và Truyền thông Sông Xanh.
2. Phân tích bài toán quản lý, xây dựng các mô hình nghiệp vụ, biểu đồ luồng dữ liệu và mô hình khái niệm dữ liệu cho hệ thống.
3. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ vật lý, thiết kế kiến trúc hệ thống và các giao diện chức năng (giao diện cập nhật, xử lý, tìm kiếm và báo cáo).
4. Cài đặt chương trình, chạy thử nghiệm hệ thống phần mềm nhằm hỗ trợ cán bộ quản lý tự động hóa công tác tính lương, tra cứu thông tin và kết xuất báo cáo sang tệp tin Excel.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tính lương trong doanh nghiệp cổ phần.
• Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Đào tạo và Truyền thông Sông Xanh, trụ sở tại Hà Nội.
• Phạm vi thời gian: Quá trình khảo sát, thu thập biểu mẫu và thực tập diễn ra từ ngày 20/03/2013 đến ngày 20/05/2013; dữ liệu phân tích phản ánh thực trạng tổ chức và quy chế làm việc của doanh nghiệp tại thời điểm năm 2013.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận áp dụng phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc (Structured Systems Analysis and Design). Các mô hình và công cụ kỹ thuật được tác giả sử dụng có hệ thống xuyên suốt công trình bao gồm:

• Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) và Sơ đồ phân rã chức năng (Functional Decomposition Diagram - BFD) nhằm phân rã các phân hệ từ cấp tổng quát đến các chức năng lá.
• Ma trận thực thể chức năng (Function-Entity Matrix) xác định tương quan giữa dữ liệu và thao tác nghiệp vụ.
• Biểu đồ hoạt động (Activity Diagram) mô tả trình tự luân chuyển công việc theo các tác nhân thực tế.
• Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) bao gồm DFD mức 0, DFD vật lý mức 1 và DFD logic mức 1 cho từng tiến trình nghiệp vụ trọng tâm.
• Mô hình thực thể liên kết (Entity Relationship Diagram - ERD) và kỹ thuật chuẩn hóa, chuyển đổi từ mô hình khái niệm ER sang mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ.

Khung pháp lý và quy định nghiệp vụ được áp dụng:

• Quy chế lao động nội bộ của công ty: tuần làm việc từ sáng thứ Hai đến sáng thứ Bảy (nghỉ chiều thứ Bảy và Chủ nhật); khung giờ làm việc mỗi ngày từ 08:00 đến 17:00; chế độ nghỉ phép 1 ngày/tháng được hưởng lương; quy định trừ 1/4 lương ngày đối với nhân viên đi làm muộn.
• Luật Thuế thu nhập cá nhân do Nhà nước quy định đối với nhân viên đủ điều kiện chịu thuế.
• Chính sách bảo hiểm theo tỷ lệ áp dụng tại văn bản: Bảo hiểm xã hội (BHXH) đóng 2,4% (công ty đóng 1,7%, nhân viên đóng 0,7%); Bảo hiểm y tế (BHYT) đóng 4,5% (công ty đóng 3%, nhân viên đóng 1,5%).

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

• Phương pháp khảo sát, thu thập dữ liệu: tiếp cận trực tiếp các phòng ban chức năng, phỏng vấn cán bộ quản lý và thu thập các biểu mẫu hồ sơ thực tế đang sử dụng tại công ty (Sơ yếu lý lịch, Bản sao giấy khai sinh, Bằng tốt nghiệp đại học, Giấy chứng minh nhân dân, Quyết định bổ nhiệm, Bảng chấm công).
• Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý: mô hình hóa luồng dữ liệu và thiết kế cấu trúc quan hệ.
• Phương pháp thực nghiệm: xây dựng chương trình phần mềm, thiết lập cơ sở dữ liệu và vận hành chạy thử các chức năng cập nhật, tính lương, tìm kiếm và kết xuất báo cáo.

Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thực tế phát sinh từ cơ cấu tổ chức 8 phòng ban và hồ sơ của 113 nhân viên tại Công ty Cổ phần Đào tạo và Truyền thông Sông Xanh trong đợt thực tập năm 2013.

Thiết kế và triển khai hệ thống

Hệ thống được thiết kế theo mô hình kiến trúc Client - Server hoạt động trong môi trường mạng nội bộ (mạng cục bộ - LAN). Cơ sở dữ liệu được quản lý tập trung tại máy chủ (Server) đặt ở trụ sở công ty. Các máy trạm (Client) đặt tại phòng Hành chính – Nhân sự và phòng Tài chính – Kế toán truy cập dữ liệu máy chủ thông qua đường truyền mạng nội bộ. Mô hình này giúp đảm bảo tính an toàn dữ liệu, hạn chế nguy cơ thất thoát dữ liệu ra môi trường mạng ngoài và rút ngắn thời gian xây dựng do không phải phát triển các tầng bảo mật phức tạp qua Internet.

Cơ sở dữ liệu vật lý của hệ thống gồm 13 bảng quan hệ được thiết kế chuẩn hóa:

Tên bảng	Khóa chính	Khóa ngoại	Mục đích lưu trữ
Hosonhanvien	Manv	Macv, Madantoc, Manoisinh, Maphongban, Matrinhdo, Matruongdaotao, Machinhtri	Thông tin cá nhân, liên lạc, số CMND, ảnh, số hợp đồng lao động của nhân viên.
Chucvu	Macv	Không	Danh mục chức vụ và hệ số phụ cấp chức vụ (Phucapchucvu).
Dantoc	Madantoc	Không	Danh mục các dân tộc.
Truongdaotao	Matruongdaotao	Không	Thông tin trường đào tạo, địa chỉ, điện thoại.
Noisinh	Manoisinh	Không	Danh mục địa danh nơi sinh của nhân viên.
Phongban	Maphongban	Không	Danh mục các phòng ban, email, địa chỉ, điện thoại liên hệ.
Trinhdo	Matrinhdo	Không	Danh mục trình độ học vấn và phụ cấp trình độ (Phucaptrinhdo).
Chuyenmon	Machuyenmon	Không	Danh mục các chuyên môn đào tạo.
Luongcobanngay	Maluongcoban	Machucvu	Mức lương cơ bản tính theo ngày tương ứng với từng chức vụ.
Bangchamcong	Machamcong	Manv	Số ngày làm việc, số ngày làm thêm, tổng ngày công trong tháng/năm.
Thue	Mathue	Manv	Mã số thuế, tiền thuế thu nhập cá nhân khấu trừ theo tháng/năm.
Baohiem	MaBH	Manv	Số sổ BHYT, số sổ BHXH, tỷ lệ BHYT, tỷ lệ BHXH, tổng tiền bảo hiểm.
KT-KL	MaKTKL	Manv	Thông tin khen thưởng, kỷ luật, lý do và số tiền thưởng/phạt theo tháng/năm.

Hệ thống giao diện phần mềm được tổ chức thành các phân hệ chính:

• Phân hệ quản lý danh mục: Cập nhật các bảng tham chiếu phụ gồm chức vụ, dân tộc, chuyên môn, nơi sinh, phòng ban, trình độ, trường đào tạo, trình độ chính trị.
• Phân hệ quản lý hồ sơ nhân viên: Tiếp nhận thông tin tuyển dụng, cấp mã nhân viên duy nhất (Manv), lưu trữ hồ sơ, quản lý biến động nhân sự và khen thưởng kỷ luật.
• Phân hệ quản lý chấm công: Ghi nhận chấm công nhật (theo dõi đi làm đầy đủ, nghỉ phép, đi muộn) và chấm công làm thêm ngoài giờ.
• Phân hệ quản lý lương và thu nhập: Tự động tổng hợp thu nhập, trích đóng các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, tính thuế thu nhập cá nhân và cộng/trừ khen thưởng kỷ luật.
• Phân hệ tra cứu và báo cáo: Tìm kiếm hồ sơ nhân viên theo 3 tiêu chí độc lập (theo mã nhân viên, theo họ tên, theo mức lương); trích xuất bảng báo cáo bảo hiểm, báo cáo lương và báo cáo nộp thuế trực tiếp sang định dạng bảng tính Excel.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Mô tả bài toán

Chương này trình bày lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và phân tích hiện trạng hoạt động của Công ty Cổ phần Đào tạo và Truyền thông Sông Xanh. Công ty thành lập ngày 12/09/2002 với tên Công ty TNHH Quảng cáo Sông Xanh, có trụ sở ban đầu tại 223A5 Tập thể Giảng Võ, Ba Đình, Hà Nội dưới sự điều hành của Giám đốc Nguyễn Thanh Giang. Đến tháng 02/2009, công ty mở rộng thêm phòng tổng đài Chị Ong Vàng. Tháng 10/2010, doanh nghiệp thực hiện cổ phần hóa, đổi tên như hiện nay và mở thêm trung tâm đào tạo kỹ năng sống thiếu nhi TVPro. Cơ cấu bộ máy doanh nghiệp gồm Ban giám đốc và 8 phòng ban: Biên tập, Quay phim, Kỹ thuật, Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng, Đào tạo, Tài chính kế toán, Hành chính nhân sự.

Tác giả chỉ rõ quy trình nghiệp vụ hiện hành: nhân viên mới tuyển nộp hồ sơ gồm Sơ yếu lý lịch, CMND photo, Giấy khai sinh, Đơn xin việc, Bằng tốt nghiệp đại học; sau đó được cấp mã nhân viên (Manv) và quyết định bổ nhiệm nếu giữ vai trò quản lý. Quy trình tính lương hàng tháng được phòng Tài chính – Kế toán tổng hợp từ bảng chấm công do phòng Hành chính – Nhân sự chuyển sang. Công thức tính lương được quy định như sau: $$\text{Tổng lương} = (\text{Số ngày làm việc} \times \text{Lương cơ bản ngày}) + \text{Phụ cấp chức vụ} + \text{Phụ cấp làm thêm} - \text{BHYT} - \text{BHXH} - \text{Thuế thu nhập (nếu có)}$$

Chương I cũng cung cấp sơ đồ phân rã chức năng (BFD) với các chức năng lá chi tiết, bảng liệt kê hồ sơ tài liệu sử dụng, ma trận thực thể chức năng và 5 biểu đồ hoạt động thể hiện quy trình: quản lý hồ sơ nhân viên, quy trình khen thưởng kỷ luật, quy trình tính lương nhân viên, quy trình báo cáo và quy trình tính thuế thu nhập.

Chương II: Phân tích hệ thống quản lý nhân sự - lương của công ty cổ phần

Chương II tập trung vào việc mô hình hóa xử lý nghiệp vụ và mô hình hóa dữ liệu. Tác giả xây dựng Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) mức 0 bao quát toàn bộ tương tác giữa các tác nhân bên ngoài với hệ thống, sau đó phân rã chi tiết thành DFD vật lý mức 1 và DFD logic mức 1 cho 3 tiến trình nòng cốt:

1. Tiến trình Quản lý nhân sự: Xử lý tiếp nhận hồ sơ, ban hành quyết định bổ nhiệm, quản lý chế độ lương và khen thưởng kỷ luật.
2. Tiến trình Quản lý chấm công: Xử lý bảng chấm công nhật và bảng theo dõi làm thêm giờ.
3. Tiến trình Quản lý lương: Xử lý tổng thu nhập, khấu trừ bảo hiểm (BHYT, BHXH), khấu trừ thuế thu nhập cá nhân và lập báo cáo.

Về mô hình khái niệm dữ liệu, tác giả tiến hành lọc bỏ thông tin dư thừa qua 3 bước chuẩn hóa, xác định danh sách các thực thể nghiệp vụ (Nhân viên, Hợp đồng lao động, Quyết định, Chính sách, Chuyên môn, Phòng ban, Trường đào tạo, Chính trị, Trình độ, Chức vụ). Tiếp theo, tác giả phân tích các mối quan hệ qua các nhóm động từ chính ("Lập", "Ban hành", "Tính"), xét mối quan hệ phụ thuộc sở hữu giữa nhân viên với các thực thể liên quan và hoàn thiện Biểu đồ thực thể liên kết (ERD) rút gọn.

Chương III: Thiết kế hệ thống quản lý nhân sự - lương của công ty

Nội dung chương III chuyển đổi mô hình ER khái niệm thành mô hình quan hệ logic và thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý chi tiết. Mỗi bảng dữ liệu được quy định rõ tên trường, kiểu dữ liệu (Nvarchar, Date, Float, Int), kích thước, ràng buộc khóa chính (Primary Key), khóa ngoại (Foreign Key) và quy định cho phép để trống (Allow Null).

Chương này cũng xác định toàn diện hệ thống màn hình tương tác, gồm danh mục các giao diện cập nhật (nhập dữ liệu phòng ban, chức vụ, nhân viên), giao diện xử lý tính toán (tính lương, trích bảo hiểm, tính thuế) và sơ đồ tích hợp luồng giao diện người dùng. Kiến trúc hệ thống mạng cục bộ Client - Server cũng được chuẩn hóa nhằm bảo đảm tính liên kết thông tin thông suốt giữa hai phòng ban nghiệp vụ chính là Hành chính – Nhân sự và Tài chính – Kế toán.

Chương IV: Cài đặt chương trình, chạy thử nghiệm và hướng dẫn

Chương IV trình bày kết quả hiện thực hóa thiết kế thành phần mềm chạy thử nghiệm. Tác giả minh họa trực quan hệ thống với 33 hình ảnh giao diện thực tế của chương trình: giao diện chính, giao diện danh mục phụ (chức vụ, phòng ban, dân tộc, trình độ...), giao diện cập nhật hồ sơ nhân viên, giao diện quản lý chấm công, giao diện tính tổng thu nhập, giao diện quản lý thuế, giao diện quản lý bảo hiểm và giao diện khen thưởng kỷ luật.

Phần thử nghiệm chứng minh phần mềm vận hành chính xác các tác vụ tìm kiếm theo mã nhân viên, họ tên và mức lương. Chức năng kết xuất dữ liệu báo cáo sang định dạng Excel cho các mẫu biểu: Báo cáo bảo hiểm, Báo cáo bảng lương và Báo cáo nộp thuế thu nhập hoạt động ổn định, cung cấp số liệu rõ ràng phục vụ công tác điều hành của ban giám đốc. Chương này khép lại bằng phần tài liệu hướng dẫn thao tác chi tiết dành cho người dùng tại các máy trạm client.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính của khóa luận:

• Mô tả và chuẩn hóa đầy đủ quy trình nghiệp vụ nhân sự, chấm công và tính lương của 113 nhân sự tại Công ty Cổ phần Đào tạo và Truyền thông Sông Xanh.
• Thiết kế hoàn chỉnh mô hình luồng dữ liệu (DFD mức 0, DFD vật lý mức 1, DFD logic mức 1) và cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 13 bảng vật lý chuẩn hóa.
• Xây dựng thành công phần mềm chạy thử nghiệm trên mạng nội bộ (mô hình Client - Server), tự động hóa công thức tính lương tổng hợp dựa trên số ngày công thực tế, phụ cấp và các khoản trích nộp theo quy định (thuế, bảo hiểm).
• Tích hợp thành công chức năng tìm kiếm thông tin theo 3 tiêu chí và trích xuất báo cáo lương, bảo hiểm, thuế sang định dạng Excel.

Giải pháp tác giả đề xuất:

• Chuyển đổi phương thức quản lý từ sổ sách và file Excel độc lập sang hệ thống phần mềm quản lý tập trung trên mạng nội bộ LAN.
• Phân định rõ trách nhiệm cập nhật dữ liệu đầu vào: phòng Hành chính – Nhân sự quản lý hồ sơ, chấm công, khen thưởng kỷ luật; phòng Tài chính – Kế toán tiếp nhận dữ liệu công để tính toán lương, trích bảo hiểm và thuế tự động.

Đóng góp của đề tài:

• Về mặt lý luận và phương pháp: Hoàn thành quy trình khép kín từ khảo sát bài toán thực tế, mô hình hóa luồng dữ liệu nghiệp vụ đến thiết kế cơ sở dữ liệu và xây dựng chương trình chạy thử nghiệm.
• Về mặt thực tiễn: Giải quyết trực tiếp các khó khăn trong tính toán thủ công tại Công ty Sông Xanh; mô hình phần mềm được giáo viên hướng dẫn đánh giá có khả năng tiếp tục hoàn thiện, phát triển thành sản phẩm ứng dụng cho các công ty cổ phần khác có quy mô tương đương.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế của đề tài (dựa trên phạm vi nghiên cứu và nội dung văn bản):

• Hệ thống chỉ được thiết kế vận hành trong mạng cục bộ nội bộ (LAN), người sử dụng bắt buộc phải có mặt tại cơ quan để kết nối máy chủ, chưa hỗ trợ khả năng truy cập từ xa qua mạng diện rộng hoặc nền tảng Web.
• Hệ thống chưa chú trọng xây dựng các cơ chế bảo mật nâng cao và phân quyền người dùng phức tạp do giả định môi trường mạng nội bộ doanh nghiệp có mức độ an toàn cao và hạn chế nguy cơ thất thoát dữ liệu.
• Quá trình thử nghiệm phần mềm chỉ dừng lại ở quy mô thử nghiệm nội bộ trong đợt thực tập tại một doanh nghiệp truyền thông, chưa được triển khai đồng bộ ở quy mô thương mại thực tế.

Hướng nghiên cứu tiếp:

• Nâng cấp và hoàn thiện phần mềm để phát triển thành một sản phẩm quản lý nhân sự - lương thương mại hoàn chỉnh.
• Mở rộng phạm vi triển khai và kiểm thử thực tế trên nhiều mô hình công ty cổ phần khác nhau nhằm đánh giá khả năng thích ứng của hệ thống.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo phù hợp cho:

• Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin định hướng quản trị doanh nghiệp đang thực hiện đồ án hoặc khóa luận tốt nghiệp về đề tài phân tích thiết kế hệ thống.
• Cán bộ nghiệp vụ nhân sự và kế toán tiền lương tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn tìm hiểu phương pháp chuẩn hóa quy trình chấm công, tính lương và quản lý hồ sơ.

Nội dung có giá trị tham khảo cao nhất trong tài liệu:

• Phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống có cấu trúc: cách thức xây dựng đồng bộ từ sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ BFD, ma trận thực thể chức năng đến các biểu đồ DFD logic và DFD vật lý mức 1.
• Quy trình thiết kế cơ sở dữ liệu: các bước chuyển đổi từ biểu mẫu hành chính thực tế sang mô hình khái niệm ER, rút gọn mô hình và thiết kế chi tiết 13 bảng cơ sở dữ liệu vật lý với đầy đủ thuộc tính và ràng buộc khóa.
• Cơ chế tự động hóa công thức tính lương và trích xuất báo cáo quản lý ra định dạng Excel.

Câu hỏi thường gặp

1. Quy mô nhân sự và cơ cấu tổ chức của Công ty Sông Xanh tại thời điểm nghiên cứu như thế nào? Tại thời điểm khóa luận được thực hiện (năm 2013), công ty có 113 nhân viên. Cơ cấu bộ máy bao gồm Ban giám đốc (1 Giám đốc điều hành, 3 Giám đốc phụ trách) và 8 phòng ban trực thuộc: Biên tập, Quay phim, Kỹ thuật, Kinh doanh, Chăm sóc khách hàng, Đào tạo, Tài chính kế toán và Hành chính nhân sự.

2. Công thức tính tổng lương của nhân viên trong hệ thống được thiết lập ra sao? Hệ thống áp dụng công thức tính tổng lương tháng của nhân viên như sau: $$\text{Tổng lương} = (\text{Số ngày làm việc} \times \text{Lương cơ bản ngày}) + \text{Phụ cấp chức vụ} + \text{Phụ cấp làm thêm} - \text{BHYT} - \text{BHXH} - \text{Thuế thu nhập (nếu có)}$$ Khoản tiền khen thưởng hoặc phạt do kỷ luật cũng được ghi nhận theo tháng và cộng hoặc trừ vào thu nhập thực lĩnh của nhân viên.

3. Quy định về trừ lương khi đi làm muộn và tỷ lệ đóng các loại bảo hiểm tại công ty được văn bản nêu như thế nào? Theo quy chế công ty được tác giả mô tả: nếu nhân viên đi làm muộn sẽ bị trừ 1/4 số tiền lương của ngày làm việc hôm đó. Về bảo hiểm: tỷ lệ trích đóng BHXH là 2,4% (công ty đóng 1,7%, nhân viên đóng 0,7%); tỷ lệ trích đóng BHYT là 4,5% (công ty đóng 3%, nhân viên đóng 1,5%).

4. Cơ sở dữ liệu vật lý của hệ thống bao gồm những bảng nào? Hệ thống thiết kế 13 bảng cơ sở dữ liệu vật lý chuẩn hóa gồm: Hosonhanvien, Chucvu, Dantoc, Truongdaotao, Noisinh, Phongban, Trinhdo, Chuyenmon, Luongcobanngay, Bangchamcong, Thue, Baohiem và KT-KL.

5. Vì sao tác giả lựa chọn kiến trúc mạng cục bộ (LAN) thay vì triển khai trên Internet? Tác giả lựa chọn mô hình Client - Server trên mạng LAN nhằm rút ngắn thời gian xây dựng hệ thống nhờ không phải xử lý các vấn đề bảo mật phức tạp trên môi trường mạng ngoài. Đồng thời, mô hình này giúp nâng cao độ an toàn thông tin nội bộ của công ty, hạn chế nguy cơ rò rỉ dữ liệu nhân sự và lương qua mạng diện rộng.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Phạm Vân Hà đã giải quyết trọn vẹn bài toán chuyển đổi mô hình quản lý nhân sự - lương từ phương thức thủ công sang hệ thống phần mềm có cấu trúc tại Công ty Cổ phần Đào tạo và Truyền thông Sông Xanh. Công trình thể hiện năng lực chuyên môn vững chắc về phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thông qua hệ thống biểu đồ DFD, ERD và thiết kế chi tiết 13 bảng cơ sở dữ liệu quan hệ vật lý. Kết quả chạy thử nghiệm phần mềm đã chứng minh khả năng tự động hóa công tác tính lương, tra cứu dữ liệu và kết xuất báo cáo Excel, tạo nền tảng ứng dụng thiết thực cho các doanh nghiệp cổ phần quy mô vừa và nhỏ.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG I: MÔ TẢ BÀI TOÁN 1. Hiện trạng của công ty 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Được thành lập vào ngày 12 tháng 9 năm 2002, Công ty Cổ phần đào tạo và truyền thông Sông Xanh chính thức đi vào hoạt động với tên Công ty Trách nhiệm hữu hạn Quảng cáo Sông Xanh. Trụ sở đầu tiên của công ty được đặt tại 223A5, Khu tập thể Giảng Võ, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội.

Công ty hoạt động dưới sự điều hành của giám đốc là bà Nguyễn Thanh Giang. Vào thời gian này, doanh thu của công ty dựa trên lĩnh vực truyền thông, truyền hình, quảng cáo, quảng bá các sản phẩm, sản xuất các chương trình truyền hình được phát sóng trên đài truyền hình Trung Ương và địa phương. Bộ máy của công ty gồm 1 giám đốc điều hành, 3 giám đốc phụ trách và các phòng ban biên tập, phòng quay phim, phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh, phòng hành chính kế toán. Đến tháng 2 năm 2009, công ty mở thêm phòng tổng đài Chị Ong Vàng để chăm sóc cho các khách hàng lứa tuổi thiếu niên nhi đồng.

Vào tháng 10 năm 2010, công ty thực hiện cổ phần hóa và đổi tên thành Công ty Cổ phần Đào Tạo và Truyền Thông Sông Xanh như hiện nay. Lúc này, công ty tiếp tục được hoạt động dưới sự điều hành của chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc là bà Nguyễn Thanh Giang. Ngoài các lĩnh vực truyền thông truyền hình vẫn được duy trì từ các năm trước, công ty còn tham gia hoạt động trong lĩnh vực đào tạo MC, dạy kĩ năng sống cho trẻ em. Để phục vụ riêng cho lĩnh vực đào tạo này, công ty đã thành lập nên trung tâm đào tạo TVPro nhằm tạo sự hiệu quả tối đa.

Tính đến hiện tại, công ty vẫn đang duy trì và hoàn thành tốt công tác kinh doanh của mình trong lĩnh vực truyền thông, truyền hình, quảng cáo và đào tạo. Phạm Vân Hà – TTAK12 PTTK Hệ thống quản lý nhân sự – lương công ty cổ phần 4 1. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu bộ máy của công ty Trong bộ máy cơ cấu của công ty bao gồm nhiều phòng ban với các chức năng khác nhau  Phòng biên tập: Sau khi phòng kinh doanh kí được hợp đồng với khách hàng, phòng biên tập sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng để tìm hiểu cụ thể mục đích, định hướng, hình ảnh mà sản phẩm muốn có trong quảng cáo. Các nhân viên phòng biên tập sẽ viết, xây dựng kịch bản và có nhiệm vụ theo dõi, giám sát phòng quay phim thực hiện đúng kịch bản mà họ đã viết.

 Phòng quay phim: gồm các nhân viên có công việc chính là dựa trên kịch bản mà phòng biên tập viết ra quay, dựng thành phim. Phạm Vân Hà – TTAK12 PTTK Hệ thống quản lý nhân sự – lương công ty cổ phần 5  Phòng kỹ thuật: là nơi gồm các nhân viên làm công việc, cắt ghép phim sao cho ra một sản phẩm hoàn chỉnh nhất.  Phòng kinh doanh: gồm những người trẻ tuổi, năng động. Công việc của họ là tìm kiếm khách hàng cho công ty.

Ngoài ra, họ cũng là những người đại diện cho công ty ký hợp đồng với khách hàng  Phòng chăm sóc khách hàng: ra đời sau chương trình “Mười vạn câu hỏi vì sao”. Phòng chăm sóc khách hàng là nơi đưa ra lời giải đáp thắc mắc, tư vân cho các em ở lứa tuổi thiếu nhi.  Phòng đào tạo: Là nơi tập trung các nhân viên có chuyên môn đào tạo MC, kỹ năng sống cho lứa tuổi thiếu nhi.  Phòng tài chính kế toán: Là phòng tính toán chi phí, lợi nhuận, lương cho các nhân viên trong công ty.