Tiểu Luận Về Kế Toán Phải Thu Của Khách Hàng Tại Công Ty TNHH Y Phục Vi Na

Tiểu luận phân tích kế toán phải thu của khách hàng và phải trả cho người bán tại công ty TNHH Y Phục Vi Na, cung cấp cái nhìn sâu sắc về quản lý tài chính.

• Tác giả: Nguyễn Đoàn Mai Thi
• Người hướng dẫn: Thầy Lê Đoàn Minh Đức
• Trường học: Trường Đại Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Kế Toán
• Đề tài: Kế Toán Phải Thu Từ Khách Hàng Tại Công Ty TNHH Y Phục Vi Na
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Giới thiệu chung về Công ty TNHH Y Phục Vi Na

Công ty TNHH Y Phục Vi Na là một doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư nước ngoài, hoạt động trong lĩnh vực thương mại, chuyên cung cấp nguyên liệu và phụ liệu may mặc. Được thành lập vào năm 2012, công ty đã xây dựng được một hệ thống khách hàng và nhà cung cấp rộng lớn. Việc quản lý kế toán tại công ty đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi phải thu khách hàng và phải trả cho người bán. Điều này không chỉ giúp công ty duy trì dòng tiền mà còn đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Theo báo cáo tài chính, doanh thu và lợi nhuận của công ty có dấu hiệu giảm sút trong những năm gần đây, điều này đòi hỏi công ty cần có những biện pháp cải thiện trong quản lý tài chính.

1.1. Tổ chức quản lý của công ty

Công ty TNHH Y Phục Vi Na có một cơ cấu tổ chức quản lý rõ ràng với Giám đốc đứng đầu, phụ trách mọi hoạt động kinh doanh. Phòng kế toán có nhiệm vụ theo dõi tình hình tài chính, lập báo cáo và tham mưu cho Giám đốc. Các phòng ban khác như phòng kinh doanh, phòng xuất nhập khẩu và phòng thu mua cũng đóng góp vào việc quản lý dòng tiền và chu kỳ thu tiền. Sự phối hợp giữa các phòng ban là rất cần thiết để đảm bảo rằng các khoản phải thu và phải trả được quản lý hiệu quả, giảm thiểu rủi ro tài chính cho công ty.

II. Cơ sở lý luận về kế toán phải thu của khách hàng phải trả cho người bán

Kế toán phải thu và phải trả là hai khía cạnh quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Phải thu khách hàng bao gồm các khoản tiền mà công ty dự kiến sẽ nhận từ khách hàng trong tương lai. Việc theo dõi và quản lý các khoản này là rất cần thiết để đảm bảo rằng công ty có đủ dòng tiền để hoạt động. Ngược lại, phải trả cho người bán là các khoản tiền mà công ty cần thanh toán cho nhà cung cấp. Việc quản lý các khoản này giúp công ty duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và đảm bảo rằng hàng hóa được cung cấp kịp thời. Các chứng từ và tài khoản sử dụng trong kế toán phải thu và phải trả cần được ghi chép chính xác để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.

2.1. Khái niệm và đặc điểm nợ phải thu nợ phải trả

Nợ phải thu là khoản tiền mà công ty có quyền yêu cầu khách hàng thanh toán. Đặc điểm của nợ phải thu là tính không chắc chắn về thời gian thu hồi và khả năng thu hồi. Nợ phải trả là khoản tiền mà công ty có nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp. Đặc điểm của nợ phải trả là tính chắc chắn về thời gian thanh toán, thường được quy định trong hợp đồng. Việc phân tích và đánh giá các khoản nợ này giúp công ty có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và khả năng thanh toán của mình.

III. Thực trạng kế toán phải thu khách hàng phải trả cho người bán tại Công ty TNHH Y Phục Vi Na

Tại Công ty TNHH Y Phục Vi Na, kế toán phải thu và phải trả được thực hiện thông qua hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ rõ ràng. Các khoản phải thu từ khách hàng được ghi nhận và theo dõi chặt chẽ để đảm bảo rằng công ty có thể thu hồi nợ đúng hạn. Đồng thời, các khoản phải trả cho người bán cũng được quản lý để đảm bảo rằng công ty không bị chậm trễ trong việc thanh toán, từ đó duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp. Việc sử dụng phần mềm kế toán MISA giúp công ty tự động hóa quy trình ghi chép và báo cáo, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả trong quản lý tài chính.

3.1. Đặc điểm khoản nợ phải thu khách hàng tại công ty

Khoản nợ phải thu khách hàng tại công ty chủ yếu đến từ các hợp đồng bán hàng. Đặc điểm của khoản nợ này là tính không chắc chắn về thời gian thu hồi, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế khó khăn. Công ty cần có các biện pháp kiểm soát nội bộ chặt chẽ để theo dõi và thu hồi nợ đúng hạn. Việc đánh giá lại khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ cũng cần được thực hiện định kỳ để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.

IV. Nhận xét và kiến nghị

Dựa trên phân tích thực trạng kế toán phải thu và phải trả tại Công ty TNHH Y Phục Vi Na, có thể thấy rằng công ty cần cải thiện quy trình quản lý công nợ. Việc áp dụng các công nghệ mới trong quản lý tài chính có thể giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động. Ngoài ra, công ty cũng cần xây dựng các chính sách rõ ràng về quản lý công nợ để giảm thiểu rủi ro tài chính. Các kiến nghị này không chỉ giúp công ty cải thiện tình hình tài chính mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

4.1. Ý kiến và nhận xét về tình hình đặc điểm chung của công ty

Công ty TNHH Y Phục Vi Na đã có những bước tiến đáng kể trong việc xây dựng thương hiệu và mở rộng thị trường. Tuy nhiên, tình hình tài chính hiện tại cho thấy cần có sự điều chỉnh trong chiến lược kinh doanh. Việc cải thiện quản lý dòng tiền và tối ưu hóa quy trình kế toán sẽ là những yếu tố quyết định cho sự phát triển bền vững của công ty trong tương lai.

Trích đoạn nội dung tài liệu

chương 1, khóa luận đã trình bày về tổ chức quản lý, tổ chức công tác kế toán, cách thức hoạt động kinh doanh của công ty. Qua đó, góp phần giúp em đưa ra được những nhận xét về ưu nhược điểm công ty, đồng thời kiến nghị các biện pháp nhằm khắc phục nhược điểm. Nội dung này sẽ được trình bày ở chương 4 của khóa luận này. 8 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN.

Chương 2 sẽ trình bày về khái niệm, các chứng từ, tài khoản sử dụng, cách thức hạch toán, hoạt động kiểm soát nội bộ về khoản phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán nhằm xây dựng cơ sở lý luận về kế toán công nợ phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán. Từ đó có thể đưa ra các nhận xét và kiến nghị cho công ty sẽ được nêu ở chương 4.1 Khái niệm, đặc điểm nợ phải thu, nợ phải trả 2.1 Nợ phải thu Nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp, được quản lý chặt chẽ thông qua các chính sách và các thủ tục bán chịu. Nợ phải thu được phân loại theo thời hạn thanh toán gồm:  Nợ phải thu ngắn hạn là các khoản nợ phải thu được thanh toán trong một chu kỳ kinh doanh hoặc trong vòng 12 tháng kể từ ngày báo cáo.  Nợ phải thu dài hạn là các khoản nợ phải thu không thỏa mãn điều kiện là nợ phải thu ngắn hạn.

Nợ phải thu phân loại theo mục đích quản lý gồm: phải thu của khách hàng, thuế GTGT được khấu trừ, phải thu nội bộ, phải thu khác, … Nguyên tắc kế toán nợ phải thu 9 Các khoản phải thu phải được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn, đối tượng, loại nguyên tệ và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Kế toán căn cứ vào kỳ hạn còn lại của các khoản nợ phải thu để phân loại là nợ phải thu dài hạn hay nợ phải thu ngắn hạn. Việc xác định các khoản cần lập dự phòng phải thu khó đòi được căn cứ vào các khoản mục được phân loại là phải thu ngắn hạn hay phải thu dài hạn của Bảng cân đối kế toán. Kế toán cần xác định các khoản phải thu có gốc ngoại tệ để đánh giá lại cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính.2 Nợ phải trả Theo Chuẩn mực chung 01 “Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch và sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình”.

Nợ phải trả được ghi nhận trong Bảng cân đối kế toán khi có đủ điều kiện chắc chắn là doanh nghiệp sẽ phải dùng một lượng tiền chi ra để trang trải cho những nghĩa vụ hiện tại mà doanh nghiệp phải thanh toán và khoản nợ phải trả đó phải được xác định một cách đáng tin cậy. Nợ phải trả được phân loại theo thời hạn thanh toán gồm:  Nợ phải trả ngắn hạn là các khoản nợ phải thanh toán trong một chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp hoặc trong vòng 12 tháng, kể từ ngày báo cáo.  Nợ phải trả dài hạn là các khoản nợ phải trả không thỏa mãn điều kiện là nợ phải trả ngắn hạn. Nợ phải trả phân loại theo mục đích gồm: phải trả cho người bán, phải trả nội bộ, phải trả khác, … Nguyên tắc kế toán nợ phải trả Các khoản nợ phải trả cần được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn thanh toán, đối tượng phải thanh toán, loại nguyên tệ và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.

Kế toán căn cứ thời hạn còn lại của các khoản phải trả để phân loại là nợ phải trả dài hạn hay nợ phải trả ngắn hạn khi lập Báo cáo tài chính. Kế toán cần xác định các khoản phải trả có gốc ngoại tệ để đánh giá lại cuối kỳ khi lập Báo cáo tài chính.2 Kế toán phải thu khách hàng 2.1 Khái niệm Nợ phải thu khách hàng được hiểu là tài sản của doanh nghiệp do người khác nắm giữ. (Thông tư 200/2014/TT-BTC) Với tần số phát sinh thường xuyên và chiếm tỉ trọng cao trong các khoản phải thu của doanh nghiệp nên nợ phải thu khách hàng là một trong những tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp. Vì thế cần phải quản lý chặt chẽ về các chính sách và các thủ tục để thu hồi nợ nhanh chóng, tránh việc bị chiếm dụng tài sản.

Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết thời hạn thu hồi và ghi chép cụ thể từng lần thanh toán. 10 Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, … 2.2 Chứng từ và tài khoản sử dụng Chứng từ để kế toán làm căn cứ ghi vào sổ là các hóa đơn GTGT hợp lệ. Ngoài ra còn có các chứng từ khác như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có, biên bản cấn trừ công nợ, … Sau khi xuất hóa đơn và giao hàng, kế toán vẫn tiếp tục theo dõi các khoản nợ phải thu. Kế toán sử dụng tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng để theo dõi khoản nợ phải thu của khách hàng.

Kế toán không phản ánh các nghiệp vụ thu tiền ngay vào tài khoản này. Kết cấu tài khoản 131 như sau: Bên nợ:  Số tiền cần phải thu của khách hàng khi doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tài sản cố định. phát sinh trong kỳ.  Số tiền thừa doanh nghiệp cần trả lại cho khách hàng  Đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ (tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam) Bên có:  Số tiền khách hàng đã thanh toán  Số tiền doanh nghiệp đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng  Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại  Doanh thu của số hàng đã bán bị khách hàng trả lại  Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho khách hàng  Đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ (tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam) Số dư bên nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng Tài khoản 131 có thể có số dư bên có.

Số dư bên có phản ánh số tiền doanh nghiệp đã nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng. Kế toán không được bù trừ số dư trên tài khoản 131 mà phải lấy số liệu chi tiết để lập Báo cáo tài chính.3 Cách thức hạch toán Sơ đồ 2.1: Kế toán phải thu khách hàng 11 (Nguồn: Thông tư 200/2014/TT-BTC) 2.4 Kiểm soát nội bộ khoản phải thu của khách hàng Nợ phải thu của khách hàng gắn liền với chu trình bán hàng – thu tiền vì vậy cần xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, góp phần thu hồi nhanh các khoản nợ và giảm rủi ro có thể phát sinh. Tùy theo loại hình doanh nghiệp và quy mô kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho chu trình bán hàng – thu tiền khác nhau. Nhưng vẫn cần đảm bảo các nguyên tắc chung như sau: - Doanh nghiệp cần xây dựng một chính sách bán hàng rõ ràng, cụ thể: Các doanh nghiệp đều muốn tăng doanh số bán hàng bằng cách thực hiện chính sách bán chịu nhưng lại muốn giảm thiểu những hậu quả do việc bán chịu có thể xảy ra, đó là bán chịu cho các khách hàng không có khả năng thanh toán.

Do đó, người quản lý cần phải xét duyệt hạn mức tín dụng phù hợp với tình hình tài chính của từng khách hàng. Ngoài ra cần phải cập nhật thường xuyên các thông tin về tình hình tài chính của khách hàng, cho khách hàng hưởng chiết khấu khi họ thanh toán nhanh hoặc khi họ mua hàng với số lượng lớn. 12 - Không phân công kiêm nhiệm cho một người phụ trách nhiều công việc trong chu trình bán hàng – thu tiền. Ví dụ nhân viên kế toán theo dõi nợ phải thu của khách hàng không thể phụ trách luôn việc thu tiền vì rất có thể nhân viên này có khả năng chiếm dụng luôn khoản tiền thu được mà không ghi vào sổ kế toán.

Mỗi nhân viên cần được phân công phụ trách những công việc khác nhau. Việc kiểm tra đối chiếu giữa các bộ phận là rất cần thiết vì khi các bộ phận cùng đối chiếu sẽ dễ dàng phát hiện ra các sai phạm và giảm bớt các hành vi gian lận. Nguyên tắc này ở những doanh nghiệp nhỏ thường bị vi phạm vì số lượng nhân viên ít nên thường hay phải kiêm nhiệm nhiều công việc. Tuy nhiên cần tách biệt các chức năng đó là xét duyệt, ghi chép và bảo quản tài sản.

Trong trường hợp này, việc sử dụng người tin cậy là rất quan trọng. - Theo dõi chặt chẽ quá trình thu hồi các khoản nợ: để thu hồi nợ nhanh chóng và chặt chẽ, kế toán công nợ cần theo dõi các khoản nợ phải thu theo tuổi nợ và phân công trách nhiệm đòi nợ cụ thể cho từng nhân viên. Định kỳ, đối chiếu với khách hàng về các khoản nợ phải thu, thông báo cho khách hàng biết các khoản nợ đã đến hạn phải trả để họ chuẩn bị trước và từ đó doanh nghiệp có thể thu hồi nợ nhanh chóng đồng thời giảm thiểu các hành vi gian lận. - Doanh nghiệp nên hạn chế tối đa số lượng nhân viên được giữ tiền bằng cách phân công trách nhiệm cho một nhân viên cụ thể.

Cần bảo vệ tiền chặt chẽ thông qua việc sử dụng két sắt hoặc nộp ngay số tiền thu được vào ngân hàng. Mọi khoản tiền thu từ khách hàng cần được ghi nhận chính xác, kịp thời. Điều này sẽ góp phần ngăn chặn nhân viên có hành vi biển thủ tiền thu được từ khách hàng. - Khuyến khích khách hàng thanh toán qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, vì thực tế cho thấy nếu thu bằng tiền mặt thì khả năng xảy ra gian lận sẽ rất cao.

Đồng thời có biện pháp khuyến khích khách hàng cung cấp cho doanh nghiệp chứng từ chuyển khoản từ đó làm căn cứ cho việc ghi nhận các khoản phải thu từ khách hàng. - Ban giám đốc cần xây dựng một môi trường làm việc trung thực, hiểu quả thông qua các quy định, nguyên tắc ứng xử cụ thể nhằm giảm thiểu các hành vi gian lận và đi đầu làm gương cho nhân viên.