Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập và phát triển kinh tế toàn cầu, công tác quản lý dự án xây dựng tại Việt Nam ngày càng trở nên phức tạp và đòi hỏi tính chuyên nghiệp cao hơn. Theo khảo sát với 105 người có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý dự án tại TP. Hồ Chí Minh, có đến 93,3% người tham gia đã sử dụng phần mềm quản lý dự án (PMIS) trong công việc. Tuy nhiên, mức độ sử dụng phần mềm này còn khá hạn chế, với 73% người dùng sử dụng dưới 2 giờ mỗi ngày. Nghiên cứu nhằm mục tiêu xác định các nhân tố ảnh hưởng đến việc chọn và chấp nhận sử dụng phần mềm quản lý dự án trong ngành xây dựng Việt Nam, đồng thời đánh giá tác động của việc sử dụng phần mềm này lên hiệu quả công tác quản lý dự án.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các công ty xây dựng tại TP. Hồ Chí Minh trong năm 2016-2017. Việc xác định các nhân tố ảnh hưởng và tác động của phần mềm quản lý dự án có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp các tổ chức lựa chọn phần mềm phù hợp, nâng cao hiệu quả quản lý dự án, từ đó góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của ngành xây dựng. Các chỉ số đánh giá bao gồm mức độ ảnh hưởng của các nhân tố theo thang đo Likert 5 điểm và tác động của phần mềm lên năng suất, chất lượng công việc, cũng như chức năng lãnh đạo và kiểm soát dự án.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý dự án hiện đại, kết hợp với các khái niệm về hệ thống thông tin quản lý dự án (PMIS) và nhận thức hiệu suất người dùng. Hai lý thuyết chính được áp dụng gồm:

  • Lý thuyết chấp nhận công nghệ (Technology Acceptance Model - TAM): Giải thích các yếu tố ảnh hưởng đến việc chấp nhận và sử dụng phần mềm, trong đó dễ sử dụng và tính năng phần mềm là các khái niệm trọng tâm.
  • Mô hình hiệu suất công việc (Performance Impact Model): Đánh giá tác động của phần mềm quản lý dự án lên năng suất, chất lượng công việc và khả năng lãnh đạo, kiểm soát của nhà quản lý dự án.

Các khái niệm chính bao gồm: đặc điểm gói phần mềm (chất lượng, dễ sử dụng, chức năng), đặc điểm dự án (quy mô, lĩnh vực, độ phức tạp), nhân tố bên ngoài (phổ biến phần mềm, yêu cầu đối tác), và các tác động của phần mềm lên công việc quản lý dự án.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng. Dữ liệu chính được thu thập qua bảng câu hỏi khảo sát 105 người có kinh nghiệm quản lý dự án tại các công ty xây dựng TP. Hồ Chí Minh, với tỷ lệ phản hồi hợp lệ đạt 100%. Phương pháp lấy mẫu kết hợp snowball và phán đoán nhằm đảm bảo đối tượng khảo sát là người có kinh nghiệm thực tế.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phần mềm SPSS với các kỹ thuật: kiểm định độ tin cậy thang đo (Cronbach’s Alpha), phân tích trung bình, phân tích tương quan, phân tích nhân tố khám phá (EFA) để xác định các nhóm nhân tố ảnh hưởng và tác động chính. Thời gian nghiên cứu kéo dài từ tháng 7 đến tháng 12 năm 2016, đảm bảo thu thập và xử lý dữ liệu đầy đủ, chính xác.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Bốn nhóm nhân tố ảnh hưởng đến việc chọn phần mềm quản lý dự án:

    • Đặc điểm gói phần mềm (chất lượng, dễ sử dụng, chức năng) có điểm trung bình cao nhất, thể hiện vai trò quan trọng trong quyết định lựa chọn.
    • Giá của phần mềm cũng là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng đến khả năng tiếp cận và lựa chọn phần mềm phù hợp.
    • Đặc điểm dự án (quy mô, lĩnh vực, độ phức tạp) ảnh hưởng đến việc chọn phần mềm, với các dự án quy mô lớn và phức tạp đòi hỏi phần mềm có tính năng cao hơn.
    • Nhóm nhân tố bên ngoài như tính phổ biến của phần mềm và yêu cầu từ đối tác cũng tác động đáng kể.

  2. Ba nhóm tác động chính của việc sử dụng phần mềm lên công việc quản lý dự án:

    • Tác động lên năng suất và chất lượng công việc: phần mềm giúp thực hiện công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn, nâng cao chất lượng và năng suất.
    • Tác động lên chức năng lãnh đạo: hỗ trợ nhà quản lý trong việc ra quyết định, kiểm soát và điều phối dự án.
    • Tác động lên chức năng kiểm soát và phối hợp: cải thiện khả năng giám sát tiến độ, chi phí và phối hợp giữa các bên liên quan.

  3. Mức độ sử dụng phần mềm còn hạn chế: 73% người khảo sát sử dụng phần mềm dưới 2 giờ/ngày, cho thấy tiềm năng phát triển và cần có giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng.

  4. Phần mềm phổ biến nhất: Microsoft Project chiếm 55%, tiếp theo là Excel với 36%, các phần mềm khác như Primavera và Artemis chiếm tỷ lệ thấp.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu phù hợp với các nghiên cứu quốc tế về vai trò của đặc điểm phần mềm và đặc điểm dự án trong việc lựa chọn phần mềm quản lý dự án. Việc phần mềm có chất lượng cao, dễ sử dụng và chức năng phù hợp giúp tăng khả năng chấp nhận và sử dụng hiệu quả. Giá cả và yêu cầu từ đối tác cũng là những yếu tố thực tiễn quan trọng tại Việt Nam.

Mức độ sử dụng phần mềm còn thấp phản ánh nhu cầu đào tạo, nâng cao nhận thức và cải tiến phần mềm để phù hợp hơn với đặc thù dự án và người dùng Việt Nam. Các biểu đồ phân tích tương quan và phân tích nhân tố có thể minh họa rõ mối liên hệ giữa các nhóm nhân tố và tác động, giúp các nhà phát triển phần mềm điều chỉnh sản phẩm phù hợp.

Việc phần mềm hỗ trợ nâng cao năng suất, chất lượng và chức năng lãnh đạo, kiểm soát dự án khẳng định vai trò thiết yếu của công nghệ thông tin trong quản lý dự án xây dựng hiện đại. So sánh với các nghiên cứu trước, kết quả này củng cố giả thuyết về tác động tích cực của phần mềm quản lý dự án lên hiệu quả công việc.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo và hướng dẫn sử dụng phần mềm: Các công ty xây dựng cần tổ chức các khóa đào tạo bài bản, tập trung vào nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý dự án, nhằm tăng thời gian và hiệu quả sử dụng phần mềm trong công việc hàng ngày. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban lãnh đạo công ty, phòng nhân sự.

  2. Lựa chọn phần mềm phù hợp với đặc điểm dự án: Các tổ chức cần đánh giá kỹ các yếu tố như quy mô, lĩnh vực và độ phức tạp dự án để chọn phần mềm có chức năng tương ứng, tránh lãng phí chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Thời gian thực hiện: trước khi triển khai dự án; Chủ thể: Nhà quản lý dự án, bộ phận CNTT.

  3. Phát triển và điều chỉnh phần mềm theo nhu cầu thực tế: Các nhà phát triển phần mềm cần nghiên cứu sâu hơn về đặc thù ngành xây dựng Việt Nam, tích hợp các tính năng phù hợp, cải thiện giao diện thân thiện và tăng cường tính bảo mật. Thời gian thực hiện: liên tục; Chủ thể: Nhà cung cấp phần mềm.

  4. Khuyến khích sử dụng phần mềm phổ biến và có hỗ trợ kỹ thuật tại Việt Nam: Ưu tiên lựa chọn các phần mềm có đại diện hoặc hỗ trợ kỹ thuật trong nước để giảm thiểu thời gian sửa lỗi, nâng cấp và đào tạo, từ đó nâng cao sự hài lòng và hiệu quả sử dụng. Thời gian thực hiện: ngay lập tức; Chủ thể: Ban lãnh đạo công ty, nhà quản lý dự án.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Nhà quản lý dự án xây dựng: Giúp hiểu rõ các yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn phần mềm quản lý dự án, từ đó đưa ra quyết định phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý.

  2. Các công ty phát triển và cung cấp phần mềm quản lý dự án: Cung cấp thông tin tham khảo để điều chỉnh sản phẩm phù hợp với nhu cầu thực tế của thị trường xây dựng Việt Nam.

  3. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành công nghệ và quản lý xây dựng: Là tài liệu tham khảo khoa học về phương pháp nghiên cứu, phân tích nhân tố và tác động của công nghệ thông tin trong quản lý dự án.

  4. Phòng ban CNTT và đào tạo trong các công ty xây dựng: Hỗ trợ xây dựng chương trình đào tạo, nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm cho nhân viên, góp phần tăng năng suất và chất lượng công việc.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao việc chọn phần mềm quản lý dự án lại quan trọng trong xây dựng?
    Việc chọn phần mềm phù hợp giúp tối ưu hóa công tác lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát dự án, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý, đặc biệt với các dự án có quy mô và độ phức tạp cao.

  2. Những nhân tố nào ảnh hưởng nhiều nhất đến việc lựa chọn phần mềm?
    Đặc điểm gói phần mềm (chất lượng, dễ sử dụng, chức năng), giá cả, đặc điểm dự án (quy mô, lĩnh vực, độ phức tạp) và nhân tố bên ngoài như yêu cầu đối tác là các yếu tố chính.

  3. Phần mềm quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam là gì?
    Microsoft Project chiếm 55% thị phần trong khảo sát, tiếp theo là Excel với 36%, các phần mềm khác như Primavera và Artemis chiếm tỷ lệ nhỏ hơn.

  4. Việc sử dụng phần mềm quản lý dự án có tác động như thế nào đến công việc?
    Phần mềm giúp tăng năng suất, cải thiện chất lượng công việc, hỗ trợ lãnh đạo và kiểm soát dự án hiệu quả hơn, đồng thời nâng cao khả năng phối hợp và báo cáo tiến độ.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý dự án?
    Tăng cường đào tạo, lựa chọn phần mềm phù hợp với đặc điểm dự án, phát triển phần mềm theo nhu cầu thực tế và ưu tiên phần mềm có hỗ trợ kỹ thuật tại Việt Nam là các giải pháp thiết thực.

Kết luận

  • Nghiên cứu xác định bốn nhóm nhân tố chính ảnh hưởng đến việc chọn và chấp nhận sử dụng phần mềm quản lý dự án trong xây dựng tại Việt Nam: đặc điểm phần mềm, giá cả, đặc điểm dự án và nhân tố bên ngoài.
  • Ba nhóm tác động chính của phần mềm lên công việc quản lý dự án gồm năng suất và chất lượng công việc, chức năng lãnh đạo, kiểm soát và phối hợp.
  • Mức độ sử dụng phần mềm còn hạn chế, cần có giải pháp nâng cao kỹ năng và nhận thức người dùng.
  • Microsoft Project là phần mềm phổ biến nhất, nhưng cần đa dạng hóa lựa chọn phù hợp với đặc thù dự án.
  • Các đề xuất tập trung vào đào tạo, lựa chọn phần mềm phù hợp, phát triển sản phẩm và hỗ trợ kỹ thuật nhằm nâng cao hiệu quả quản lý dự án.

Next steps: Các công ty xây dựng nên triển khai đào tạo sử dụng phần mềm trong 6 tháng tới, đồng thời đánh giá lại nhu cầu phần mềm phù hợp với từng dự án. Các nhà phát triển phần mềm cần tiếp tục nghiên cứu và cải tiến sản phẩm dựa trên phản hồi thực tế.

Call to action: Các nhà quản lý dự án và doanh nghiệp xây dựng hãy chủ động áp dụng kết quả nghiên cứu để lựa chọn và sử dụng phần mềm quản lý dự án hiệu quả, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và thành công dự án.