CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1. Sự cần thiết của tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp 1. Quá trình bán hàng, các chỉ tiêu kinh tế của quá trình bán hàng và các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp 1. Quá trình bán hàng Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo ra các sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu thị trường thông qua quá trình bán hàng với mục tiêu lợi nhuận.
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn rủi ro hoặc lợi ích cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán và chấp nhận thanh toán. Xét trên góc độ kinh tế thì bán hàng là quá trình các doanh nghiệp thực hiện việc chuyển hóa vốn kinh doanh của mình từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ và hình thành kết quả tiêu thụ. Đây là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị. Các chỉ tiêu kinh tế của quá trình bán hàng - Doanh thu bán hàng: là toàn bộ số tiền thu được hoặc số thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) - Trị giá vốn hàng xuất bán: là toàn bộ các chi phí liên quan đến quá trình bán hàng, gồm có trị giá vốn của hàng xuất kho để bán, chi phí bán hàng 1 và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ.
Việc xác định chính xác trị giá vốn của hàng bán là cơ sở để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Chi phí bán hàng: là toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ. - Chi phí quản lý doanh nghiệp: là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một số khoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp. - Kết quả kinh doanh: là biểu hiện số tiền lãi hay lỗ từ các hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định.
Đây là kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh thông thường và các hoạt động khác của doanh nghiệp. Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp thương mại Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình nhập xuất kho thành phẩm, hàng hóa, đồng thời nó quyết định đến việc xác định thời điểm bán hàng, thời điểm xác nhận doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí để tăng lợi nhuận thuần. Hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng các phương thức bán hàng sau: - Bán hàng theo phương thức bán hàng trực tiếp: là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho hay trực tiếp tại các phân xưởng không qua kho của doanh nghiệp. Số hàng này khi giao cho người mua thì được trả tiền ngay hoặc được chấp nhận thanh toán.
- Bán hàng theo phương thức gửi hàng đi cho khách hàng: là phương thức mà bên bán gửi hàng đi cho khách hàng theo các điều kiện ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng đã chuyển giao thì số hàng này được coi là đã bán và bên bán đã mất quyền sở hữu về số hàng đó. 2 - Bán hàng theo phương thức gửi đại lý, ký gửi bán đúng giá hưởng hoa hồng: là phương thức mà bên chủ hàng (bên giao đại lý) xuất hàng giao cho bên nhận đại lý (bên đại lý) để bán. Bên nhận đại lý, ký gửi phải bán hàng theo đúng giá bán đã quy định và được hưởng thù lao đại lý dưới hình thức hoa hồng.
- Bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp: là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần, người mua thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định - Bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng: là phương thức bán hàng mà DN đem sản phẩm vật tư, hàng hoá để đổi lấy vật tư, hàng hoá khác không tương tự. Giá trao đổi là giá hiện hành của vật tư, hàng hoá tương ứng trên thị trường. Các phương thức thanh toán Việc quản lý tốt quá trình thanh toán có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Nó giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng thu hồi vốn đồng thời giữ được uy tín với khách hàng. Có 2 phương thức thanh toán chủ yếu, đó là: - Phương thức thanh toán trực tiếp: + Thanh toán bằng tiền mặt: Bên mua trực tiếp thanh toán tiền hàng cho bên bán bằng tiền mặt. + Thanh toán qua ngân hàng: Theo phương thức này, ngân hàng đóng vai trò trung gian thực hiện chuyển tiền từ tài khoản của người mua sang tài khoản của người bán hoặc bù trừ lẫn nhau khi nhận được yêu cầu thanh toán của các bên. Bao gồm: thanh toán bằng séc, thanh toán bằng ủy nhiệm chi, thanh toán bằng thư tín dụng….
3 - Phương thức thanh toán chậm trả: Phương thức này cho phép người mua không phải thanh toán toàn bộ tiền hàng ngay khi nhận hàng, đổi lại việc thanh toán sẽ được thực hiện vào một thời điểm khác theo sự thỏa thuận giữa hai bên. Ý nghĩa và yêu cầu quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp 1. Ý nghĩa của quá trình bán hàng Đứng trên góc độ người tiêu dùng, công tác bán hàng đáp ứng yêu cầu, thị hiếu ngày càng đa dạng và phong phú. Bên cạnh đó còn góp phần hướng dẫn nhu cầu tiêu dùng của khách hàng.
Thúc đẩy tiêu dùng là cơ sở để thúc đẩy sản xuất và tiêu thụ ở các đơn vị kinh tế khác. Nếu hoạt động bán hàng của doanh nghiệp không thông suốt sẽ làm ngưng trệ các hoạt động khác như hoạt động mua hàng, dự trữ và ngược lại. Đứng trên góc độ nền kinh tế quốc dân, sự tồn tại và phát triển của từng doanh nghiệp trong mỗi ngành nói riêng và từng ngành nói chung có mối quan hệ mật thiết. Thật vậy, trong điều kiện nền kinh tế chuyên môn hoá ngày càng cao như hiện nay, đầu ra của doanh nghiệp của nghành naỳ có thể là đầu vào của ngành, doanh nghiệp khác.
Vì vậy, khi doanh nghiệp thực hiện tốt kế hoạch sản xuất và tiêu thụ của mình sẽ là động lực cho doanh nghiệp khác phát triển và hoạt động bình thường. Yêu cầu quản lý của quá trình bán hàng Để có thể đứng vững và phát triển sản xuất kinh doanh, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình chính sách sản phẩm, chính sách tiêu thụ đúng đắn nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Do đó, công tác quản lý quá trình bán hàng là rất quan trọng và cần thiết bám sát các yêu cầu sau: 4 - Quản lý sự vận động và số hiện có của từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị cuả chúng. - Quản lý chất lượng, cải tiến mẫu mã và xây dựng thương hiệu sản phẩm là mục tiêu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Tìm hiểu, khai thác và mở rộng thị trường, áp dụng các phương thức bán hàng phù hợp và có các chính sách bán hàng “ hậu mãi” nhằm không ngừng tăng doanh thu, giảm chi phí của các hoạt động. - Quản lý chặt chẽ các chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí hoạt động khác nhằm tối đa hoá lợi nhuận. Vai trò, nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp 1. Vai trò của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Đối với các doanh nghiệp, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có vai trò thực sự quan trọng, nó cung cấp thông tin về tình hình bán hàng và kết quả đạt được từ việc bán hàng.
Từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm trong công tác bán hàng và từng bước hạn chế sự thất thoát về hàng hóa, phát hiện được những hàng hóa chậm luân chuyển để có biện pháp xử lý thích hợp nhằm thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn. Các số liệu mà kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cấp giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được kết quả bán hàng, từ đó tìm ra những thiếu sót để có biện pháp khắc phục kịp thời. Ngoài ra thông qua số liệu mà kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cung cấp, các bạn hàng của doanh nghiệp biết được kết quả kinh doanh của doanh nghiệp để từ đó có quyết định đầu tư, cho vay vốn, mở rộng hợp tác với doanh nghiệp. Nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Để quản lý một cách tốt nhất đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau, trong đó kế toán được coi như một công cụ hữu hiệu phục vụ đắc lực.
Khi kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh được tổ chức một cách khoa học hợp lý sẽ cung cấp được những thông tin có ích cho nhà quản lý trong việc ra quyết định sản xuất và tiêu thụ cho phù hợp, có hiệu quả. Muốn vậy, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải thực hiện được các nhiệm vụ sau: - Phản ánh ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại, và giá trị. - Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nứơc và tình hình phân phối kết quả hoạt động. - Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định và phân phối kết quả.