CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VẾ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Cơ sở lý luận về bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ trong các doanh nghiệp 1. Khái niệm về bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ Khái niệm về bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại. Đây là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa người mua và doanh nghiệp thu tiền về hoặc được quyền thu tiền.
Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng có những đặc điểm chính sau: - Có sự trao đổi thỏa thuận giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. - Có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hóa: người bán mất quyền sở hữu, người mua có quyền sở hữu về hàng hóa đã mua bán. Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa, các doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng một khối lượng hàng hóa và nhận lại của khách hàng một khoản gọi là doanh thu bán hàng. Số doanh thu này là cơ sở để doanh nghiệp xác định kết quả kinh doanh của mình.
Khái niệm về xác định kết quả tiêu thụ Xác định kết quả tiêu thụ là việc so sánh giữa chi phí kinh doanh đã bỏ ra và thu nhập kinh doanh đã thu về trong kỳ đối với hoạt động kinh doanh thông thường của đơn vị. Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thì kết quả là lãi, thu nhập nhỏ hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lỗ. Việc xác định kết quả tiêu thụ thường được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh là cuối tháng, cuối quý, cuối năm, tùy thuộc vào từng đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Mối quan hệ về bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ 2 Bán hàng là khâu cuối cùng của trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp còn xác định kết quả kinh doanh là căn cứ quan trọng để đơn vị quyết định tiếp tực tiêu thụ hàng hóa nữa hay không.
Do đó, có thể nói giữa bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có mối quan hệ mật thiết. Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp còn bán hàng là phương tiện trực tiếp để đạt được mục đích đó. Các phương thức bán hàng Khái niệm phương thức bán hàng: Phương thức bán hàng là cách thức mà doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng và thu được tiền hoặc được quyền thu tiền về số hàng hóa đã tiêu thụ. Bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại gồm hai khâu là bán buôn và bán lẻ.
Phương thức bán buôn: Là phương thức bán hàng với số lượng lớn cho đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất để thực hiện việc bán ra hoặc gia công, chế biến sau đó bán cho người tiêu dùng. Đối với khâu bán buôn doanh nghiệp thường sử dụng các phương thức bán buôn: Bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Ưu điểm: Tiêu thụ ổn định, khối lượng lớn, thời gian nhanh tạo điều kiện cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu thông, thu hồi vốn nhanh. Nhược điểm: Phương thức này cũng làm cho giá cả sản phẩm nâng cao và thường phải trải qua các khâu trung gian, doanh nghiệp không kiểm soát được giá bán, không có cơ hội để gây danh thế và tạo uy tín với khách hàng, không nắm bắt được yêu cầu của khách hàng và là người tiêu thụ cuối cùng.
Bán buôn qua kho: Là phương thức bán buôn hàng hóa mà trong đó hàng bán phải được xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Phương thức này có hai hình thức: Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho: Là bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại xuất hàng giao cho bên mua thanh toán tiền hay chấp nhận nợ khi đó hàng hóa được xác định là tiêu thụ. Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Là bên bán sẽ cử người giao hàng cho bên mua tại kho hay địa điểm mà bên mua yêu cầu. 3 Bán buôn vận chuyển thẳng: Là phương thức bán buôn hàng hóa mà trong đó doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về nhập kho mà bán ngay cho khách hàng.
Sau khi giao, nhận hàng đại diện bên mua ký nhận đủ hàng. Bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng thì khi đó hàng hóa được chấp nhận là tiêu thụ. Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức sau: Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (giao hàng tay ba): Theo hình thức này, hàng hóa được vận chuyển thẳng từ đơn vị cung cấp đến đơn vị mua hàng. Về mặt thanh toán thì đơn vị trung gian sẽ thanh toán tiền mua hàng cho đơn vị cung cấp và sẽ thu tiền của đơn vị mua hàng.
Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, hàng hóa được vận chuyển thẳng từ đơn vị cung cấp đến đơn vị mua. Về mặt thanh toán thì đơn vị trung gian sẽ không tham gia vào thanh toán tiền mua hàng cho người bán cũng như thu tiền hàng của người mua, mà đơn vị trung gian sẽ được hưởng tỷ lệ phí hoa hồng nhất định từ bên đơn vị mua hoặc bên đơn vị bán. Phương thức bán lẻ: Bán lẻ là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Ưu điểm: Doanh nghiệp có điều kiện tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, do vậy có thể nắm bắt nhanh nhạy đối với sự thay đổi của nhu cầu, sự thay đổi của thị hiếu tiêu dùng, từ đó có những biện pháp, phương án thích hợp.
Nhược điểm: Khối lượng hàng hoá bán ra chậm, thu hồi vốn chậm. Phương thức bán lẻ thường có các hình thức sau: Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp chịu hoàn toàn trách nhiệm vật chất về số hàng đã nhận để bán ở quầy, đồng thời chịu trách nhiệm quản lý số tiền bán hàng trong ngày. Hình thức bán hàng thu tiền tập trung: Theo phương thức này, nghiệp vụ thu tiền và nghiệp vụ giao hàng cho khách tách rời nhau. Mỗi quầy hàng hoặc liên quầy hàng bố trí một số nhân viên thu ngân làm nhiệm vụ thu tiền của khách hàng, viết hóa đơn để 4 khách hàng nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hàng giao.
Cuối ca, cuối ngày nhân viên thu ngân làm giấy nộp tiền bán hàng còn nhân viên bán hàng căn cứ vào hóa đơn giao hàng cho khách hàng để kiểm kê lượng hàng còn lại, xác định lượng hàng đã bán rồi lập báo cáo bán hàng. Hình thức bán hàng tự phục vụ: Khách hàng tự chọn hàng hóa và trả tiền cho nhân viên bán hàng. Hết ngày nhân viên bán hàng nộp tiền vào quỹ. Hình thức bán hàng trả góp: Người mua trả tiền mua hàng thành nhiều lần.
Doanh nghiệp thương mại ngoài số tiền thu theo hoá đơn giá bán hàng hoá còn thu thêm khoản tiền lãi trả chậm của khách. Hình thức bán hàng tự động: Hình thức này không cần nhân viên bán hàng đứng quầy giao hàng và nhận tiền tiền của khách. Khách hàng tự động nhét thẻ tín dụng hoặc tiền của mình vào máy bán hàng và nhận hàng (Hình thức này chưa phổ biến rộng rãi ở nước ta nhưng ngành xăng dầu cũng đã bắt đầu áp dụng bằng việc tạo ra một số cây xăng bán hàng tự động ở các trung tâm thành phố lớn, hoặc máy bán hàng tự động hiện nay đã xuất hiện ở các tòa nhà giảng đường của trường Đại Học Thủy Lợi). Phương thức gửi bán đại lý, ký gửi Bên bán sẽ xuất hàng cho các đơn vị, cá nhân làm đại lý.
Số hàng gửi giao đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và được coi là hàng gửi bán. Chỉ khi nào nhận được thông báo của các đại lý, nhận tiền do đại lý thanh toán hoặc định kỳ giữa hai bên thì sản phẩm xuất kho mới được coi là tiêu thụ, không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Với phương thức này doanh nghiệp phải thanh toán cho đại lý khoản “hoa hồng” bán và được tính vào chi phí bán hàng. Phương thức bán hàng trả chậm, trả góp Bán hàng theo trả chậm, trả góp là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần, người mua thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua.
Số tiền còn lại, người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu tỷ lệ lãi suất nhất định. Xét về bản chất, hàng bán trả chậm trả góp vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị bán, nhưng quyền kiểm soát tài sản và lợi ích kinh tế sẽ thu được của tài sản đã được chuyển giao cho người mua. 5 Vì vậy, doanh nghiệp thu nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính phần lãi trả chậm tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm, phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác nhận. Phương thức hàng đổi hàng Phương thức hàng đổi hàng là phương thức bán hàng doanh nghiệp sẽ xuất kho hàng hóa đi đổi và thu về cũng là hàng hóa chứ không phải giá trị.
Trong trường hợp hàng hóa đổi về có thể là ngang giá, thấp hơn hay cao hơn. Nếu hàng của doanh nghiệp thấp giá hơn thì doanh nghiệp có thể thêm hàng hoặc bù phần chênh lệch cho khách hàng. Ngược lại nếu giá trị hàng của doanh nghiệp được đánh giá cao hơn thì doanh nghiệp được hưởng thêm phần hàng hoặc giá trị chênh lệch do khách hàng chuyển đổi. Các phương thức thanh toán trong khâu bán hàng Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: Khi người mua nhận được hàng từ doanh nghiệp thì sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Thông thường phương thức này được sử dụng trong trường hợp người mua hàng với khối lượng không nhiều và chưa được mở tài khoản tại ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng: Trong phương thức này ngân hàng đóng vai trò trung gian giữa doanh nghiệp và khách hàng, làm nhiệm vụ chuyển tiền từ tài khoản của người mua sang tài khoản của doanh nghiệp và ngược lại. Phương thức này có nhiều hình thức thanh toán như: thanh toán bằng séc, thư tín dụng, thanh toán bù trừ, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu,… Phương thức này thường được sử dụng trong trường hợp người mua hàng với số lượng lớn có giá trị lớn và đã mở tài khoản ngân hàng.