CHƯƠNG 1 - TỔNG QUAN VỀ CHUYỂN ĐỔI SỐ QUẢN LÝ SINH VIÊN TẠI ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HÀ NỘI 1.1 Công tác quản lý sinh viên tại Đại học Xây dựng Hà Nội 1.1 Quy định chung về công tác quản lý sinh viên Công tác QLSV được xác định là một trong những công tác trọng tâm, góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực tại các cơ sở giáo dục đại học hiện nay. Thành quả có được trong công tác QLSV của Đại học Xây dựng Hà Nội đã góp phần không nhỏ vào việc thực hiện sứ mạng đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ sự phát triển kinh tế - xã hội đi lên của đất nước. Cơ sở lý luận, khoa học của công tác quản lý sinh viên QLSV là quá trình ảnh hưởng có mục đích, có kế hoạch của hệ thống tổ chức QLSV với một loạt các quy định, quy chế, các chính sách và bằng mọi phương pháp, biện pháp cụ thể, với những nội dung cụ thể nhằm hướng đến các mục đích, yêu cầu của công tác QLSV. Thực hiện công việc QLSV đạt hiệu quả, trước tiên bộ phận quản lý phải được đào tạo các kỹ năng cơ bản về lĩnh vực này một cách có hệ thống, nắm được các quy luật khách quan về sự phát triển tâm sinh lý của SV, biết vận dụng các quy tắc linh hoạt trong việc động viên khuyến khích SV.
Cơ sở pháp lý của công tác quản lý sinh viên QLSV là một mảng công việc quan trọng trong các công tác tổ chức đào tạo tại các cơ sở giáo dục đại học hiện nay. Hiểu rõ tầm quan trọng, ý nghĩa của lĩnh vực QLSV, Bộ Giáo dục và Đào tạo rất lưu ý tới công tác này trong suốt các năm qua Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng như Đại học Xây dựng Hà Nội tính tới thời điểm hiện tại cũng đã ban hành rất nhiều quy chế, quy định và hướng dẫn làm căn cứ tổ chức quản lý và triển khai một cách thống nhất và có hiệu quả công tác QLSV.2 Thực trạng công tác quản lý sinh viên tại Đại học Xây dựng Hà Nội a. Một số thông tin về Đại học Xây dựng Hà Nội(HUCE) Qua hơn 55 năm xây dựng phát triển, với kinh nghiệm hơn 65 năm đào tạo, Đại học Xây dựng Hà Nội là một Trung tâm hàng đầu cả nước cả về lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ và cung cấp nguồn nhân lực có trình độ cao trong lĩnh vực xây dựng xây dựng cơ bản. Đại học Xây dựng Hà Nội có một đội ngũ cán bộ 15 giảng viên, cán bộ chuyên viên trình độ chuyên môn giỏ, có tâm huyết, yêu nghê, đảm bảo được mọi công tác mà lãnh đạo Nhà trương giao phó.
Một số nét về phòng Công tác chính trị Quản lý sinh viên Đại học Xây dựng Hà Nội Chức năng Là đơn vị phụ trách trực tiếp, đóng vai trò tham mưu cho lãnh đạo Nhà trường về CTCT & QLSV; thực hiện công tác QLSV theo quy chế, quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và của Đại học Xây dựng Hà Nội. Nhiệm vụ Thực hiện việc xây dựng, hướng dẫn các quy định cụ thể trong Quy chế học sinh sinh viên và các văn bản liên quan khác đến QLSV; trình lãnh đạo nhà trường phê duyệt và ban hành. Thực hiện các nhiệm vụ QLSV mà lãnh đạo Nhà trường trao nhiệm vụ. Cung cấp và cập nhật thông tin về nhiệm vụ công tác của đơn vị trên trang thông tin Đại học Xây dựng Hà Nội.
Tham gia các hoạt động đoàn thể, các nhiệm vụ khác do nhà trường giao c. Thực trạng công tác quản lý sinh viên hiện nay của Đại học Xây dựng Hà Nội Với sự chỉ đạo quyết liệt của các cấp lãnh đạo nhà trường, công tác QLSV có những biến chuyển rõ nét cụ thể như sau: + Hệ thống các thống kê báo cáo liên quan đến công tác QLSV được kết xuất từ phần mềm quản lý riêng biệt. + Thông tin của sinh viên được quản lý minh bạch, rõ ràng, từng bước xây dựng CSDL toàn hệ thống với mục đích nâng cao hiệu quả công tác QLSV. + Hệ thống tính điểm rèn luyện được xây dựng công phu, rõ ràng theo quy chế do Nhà trường xây dựng từ 2017.
+ Từng bước tin học hóa quy trình quản lý, số hóa văn bản pháp quy, thực hiện minh bạch trên cổng thông tin sinh viên, vận hành hệ thống QLSV theo cơ chế một cửa nhằm giảm các thủ tục hành chính cồng kềnh không hiệu quả.3 Các vấn đề tồn tại trong công tác quản lý sinh viên tại Đại học Xây dựng Hà Nội Trong những năm gần đây Đại học Xây dựng Hà nội tích cực cải thiện mọi hoạt động QLSV theo hướng tích cực và thu được những kết quả rất đáng mừng. Tuy nhiêu vẫn còn rất nhiều điểm lưu ý cần có giải pháp khắc phục triệt để như sau: - Điều kiện hạ tầng tại chỗ còn khó khan, các yêu cầu QLSV phức tạp còn gây ảnh hưởng đến hiệu suất và chất lượng công tác quản lý. - Thiếu sự tương tác chặt chẽ giữa Nhà trường với sinh viên, giữa cán bộ làm công tác chuyên môn với sinh viên, đặc biệt trong điều kiện sinh viên càng ngày càng đông do Nhà trường mở rộng quy mô tuyển sinh và đào tạo. - Công tác phối hợp QLSV giữa Phòng CTCT & QLSV với các bộ phận, chức năng khác của Nhà trường hoạt động chưa hiệu quả.
- Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý thiếu đồng nhất, gây khó khăn trong việc theo dõi tiến độ học tập, rèn luyện, và QLSV. - Các chính sách và quy định cụ thể về QLSV không đồng nhất trong thực thi, dẫn đến hiểu lầm và tranh cãi khi số hóa thành quy trình. - Công tác lên kế hoạch và chiến lược dài hạn còn gặp nhiều trở ngại do nhiều nguyên nhân chủ quan cũng như khách quan. M giải quyết triệt để các vấn đề này, Nhà trường cũng như Phòng CTCT & QLSV cần tập trung vào việc cải thiện hệ thống quản lý thông tin, đảm bảo thông tin minh bạch và hỗ trợ kịp thời với sinh viên, nâng cao cơ sở vật chất và công nghệ, cũng như xây dựng kế hoạch và chiến lược phát triển bền vững trong những năm tới đây.2 Chuyển đổi số quản lý sinh viên tại Đại học Xây dựng Hà Nội 1.1 Chuyển đổi số trong công tác quản lý a.
Khái niệm Chuyển đổi số Chuyển đổi số (CĐS - Digital Transformation) là một khái niệm hiện tại không còn mới, đã được đề cập kể từ khi công nghệ số mới ra đời vào những năm 1980. Nhưng định nghĩa về CĐS chưa được chuẩn hóa, nhiều cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có những định nghĩa riêng của mình. CĐS được chúng ta hiểu là những đổi thay được tạo ra do quá trình áp dụng các công nghệ số với tốc độ và cường độ cao thay thế cho các cách thức cũ nhằm tạo ra giá trị, tương tác xã hội, hiệu quả và văn hóa hoạt động (Riemer và cộng sự, 2015). 17 Microsoft định nghĩa CĐS là việc tái cấu trúc tư duy và việc phối hợp giữa các dữ liệu, quy trình và con người để nhằm tạo ra nhiều giá trị mới.
Theo một cách định nghĩa khác thì CĐS là quá trình đổi thay mọi mặt của các cá nhân và tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất trên môi trường số với công nghệ số hiện đại (Bộ Thông tin và Truyền thông, 2021). Như vậy với CĐS ta có thể hiểu là một chuỗi các hoạt động, một chuỗi các quá trình hoàn chỉnh áp dụng số hóa và ứng dụng số hóa nhưng ở cấp độ cao hơn để tạo ra phương thức, cách thức làm việc mới. Theo cách hiểu này, chuyển đổi số trải qua ba cấp độ: số hóa, ứng dụng số hóa - hoạt động số và CĐS.CĐS hiện đang trở thành một động lực cốt lõi cho hầu như mọi tổ chức trên toàn thế giới (Alhubaishy & Aljuhani, 2021) và đặt ra áp lực rất lớn về những sự thay đổi của các cơ quan, tổ chức trong một thế giới toàn cầu hóa và số hóa. Chuyển đổi số trong quản lý CĐS trong quản lý là quá trình đổi mới cách làm việc và phương thức làm việc với công nghệ số, sử dụng ứng dụng công nghệ số vào tất cả lĩnh vực nhằm đổi mới phương thức lãnh đạo, cách thức tổ chức và hoạt động của đơn vị (Maltese, 2018), đây có thể coi là khái niệm gần gũi và cơ bản nhất để nói về CĐS trong công tác quản lý thời điểm hiện tại và trở về sau.
Trong “Chương trình CĐS quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” mà Thủ tướng Chính phủ ký tại Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 nhấn mạnh: “Nhận thức đóng vai trò quyết định trong CĐS”. Với khẳng định: “CĐS trước tiên là chuyển đổi nhận thức. Một cơ quan, tổ chức có thể tiến hành CĐS ngay thông qua việc sử dụng nguồn lực, hệ thống kỹ thuật sẵn có để số hóa toàn bộ tài sản thông tin của mình, tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ, cơ cấu tổ chức và chuyển đổi các mối quan hệ từ môi trường truyền thống sang môi trường số. Mỗi cơ quan, tổ chức và cả quốc gia cần tận dụng tối đa cơ hội để phát triển Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số, trong đó, việc xác định sớm lộ trình và đẩy nhanh tiến trình CĐS trong từng ngành, từng lĩnh vực, từng địa phương có ý nghĩa sống còn, là cơ hội để phát triển các ngành, lĩnh vực, địa phương và nâng cao thứ hạng quốc gia.
Đi nhanh, đi trước giúp dễ thu hút nguồn lực. Nếu đi chậm, đi sau, khi CĐS đã trở thành xu hướng phổ biến thì nguồn lực trở nên khan hiếm, cơ hội sẽ ít đi, sẽ bỏ lỡ cơ hội phát triển”. Chuyển đổi số trong quản lý sinh viên Khái niệm về chuyển đổi số trong công tác sinh viên và những hoạt động liên quan đến chuyển đổi số công tác sinh viên Tại các trường đại học và cơ sở đào tạo, CĐS tổng hợp gồm phát triển hạ tầng (công nghệ) mới, sử dụng các phương tiện và công nghệ trong hoạt động dạy và học (tài liệu, chương trình và phương pháp), các nghiên cứu, và cả trong các dịch vụ hỗ trợ, quản lý, truyền thông, tuyển sinh (Kaputa và cộng sự, 2022).