phần mở đầu, kết luận, danh mục về chữ viết tắt, hình, bảng biểu, tài liệu tham khảo và phụ lục. Luận văn đƣợc kết cấu thành 03 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tiêu thụ trong doanh nghiệp sản xuất. Chƣơng 2: Thực tế về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tiêu thụ của các doanh nghiệp khai thác và chế biến đá tỉnh Bình Định - mô phỏng tại Công ty TNHH Đại Hùng Chƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình tiêu thụ của các doanh nghiệp khai thác và chế biến đá tỉnh Bình Định. 10 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIÊU THỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ Theo Giáo trình Kiểm soát nội bộ [17], dựa trên định nghĩa COSO cho rằng: KSNB là quá trình do ngƣời quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu dƣới đây: - Đảm bảo sự tin cậy của BCTC; - Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp; - Đảm bảo các hoạt động đƣợc thực hiện hiệu quả. KSNB bao gồm 5 thành phần: môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Từ năm 1992 đến 2013, quan điểm của COSO đã có những điểm thay đổi cơ bản: - Ngăn ngừa, phát hiện và giảm thiểu các gian lận; - Ứng dụng sự phát triển của khoa học công nghệ; - Đáp ứng các nhu cầu, quy định, chuẩn mực; - Sự thay đổi trong mô hình kinh doanh phù hợp với sự biến động của thế giới; - Hƣớng đến sự toàn cầu hóa thị trƣờng và hoạt động kinh doanh mở rộng; - Tăng cƣờng các chiến lƣợc cạnh tranh và trách nhiệm giải trình trƣớc xã hội; - Tiếp cận theo hƣớng mong đợi vào việc quản trị kinh doanh ở tầm vĩ mô.
Dựa vào 7 khía cạnh chính đã đƣợc điều chỉnh, COSO 2013 đã đƣa ra 17 nguyên tắc mở rộng theo mô hình kết cấu bởi 5 thành phần cấu thành KSNB dựa theo COSO 1992, cụ thể: 11 Bảng 1.1: Các thành tố và nguyên tắc kiểm soát của COSO 2013 (1)Thực hiện cam kết nhằm đảm bảo chính trị và giá trị đạo đức (2)Thực hiện trách nhiệm tổng thể Môi trƣờng kiểm soát (3)Thiết lập cấu trúc, quyền lực và trách nhiệm (4)Thực thi cam kết về năng lực (5)Đảm bảo trách nhiệm giải trình (6)Các mục tiêu phù hợp và cụ thể (7)Xác định và phân tích rủi ro Đánh giá rủi ro (8) Đánh giá rủi ro gian lận (9) Xác định và phân tích các thay đổi quan trọng (10) Lựa chọn và phát triển các hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát (11) Lựa chọn và các phát triển các kiểm soát chung (12)Ứng dụng chính xác và thủ tục (13) S dụng thông tin phù hợp Thông tin và truyền thông (14) Truyền thông nội bộ (15)Truyền thông bên ngoài đơn vị (16)Thực hiện đánh giá liên tục và tách biệt Hoạt động giám sát (17)Đánh giá và tính truyền thông giữa các nội dung Những nguyên tắc trên là kim chỉ nam để hƣớng dẫn các DN thiết kế một hệ thống KSNB hiệu quả nhằm mang lại tối đa lợi ích cho DN. Tại Việt Nam, định nghĩa về KSNB đã đƣợc luật hóa và ban hành trong Chuẩn mực kiểm toán và Luật kế toán. Cụ thể: Theo Thông tƣ số 44/2011/TT-BTC ngày 29 /12/2011 của BTC Việt Nam quy định về KSNB và kiểm toán nội bộ của doanh nghiệp, tổ chức: KSNB là tập hợp các 12 cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của đơn vị được xây dựng và được tổ chức thực hiện nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra. Điều 39 Luật Kế toán số 88/2017/QH13 cho rằng “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” [14].
Hay theo Đƣờng Nguyễn Hƣng (2018): Kiểm soát nội bộ là một công việc thƣờng xuyên của các doanh nghiệp, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị. Kiểm soát nội bộ đƣợc thiết lập nhằm giúp cho nhà quản lý kiểm soát và hạn chế đƣợc rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.Hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc thiết lập nhằm thực hiện 4 mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, duy trì tốt việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả năng lực quản lý [10]. Sau khi tìm hiểu về lý thuyết KSNB theo khung lý thuyết và theo văn bản pháp lý của Việt Nam thì ta thấy có điểm chung: KSNB có chung mục đích, đều do con ngƣời xây dựng, thiết lập nhƣng chúng có những điểm khác nhau. KSNB 13 thƣờng đi vào kiểm soát với những chính sách, thủ tục, nguyên tắc, quy định có tính hệ thống đƣợc thừa nhận rộng rãi, phổ biến và bao trùm.
KSNB thƣờng quan tâm đến mục tiêu kiểm soát hơn là các hành vi cụ thể và thủ tục kiểm soát với những quan điểm khác nhau trong từng điều kiện và giai đoạn cụ thể. Loại kiểm soát hành vi với những thủ tục cụ thể ngƣời ta gọi là các thủ tục kiểm soát. Với loại kiểm soát này, có những quan điểm hiện nay cho rằng đó là loại kiểm soát quản lý, hay kiểm soát độc lập trong kiểm soát trực tiếp các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính. Tóm lại: - Một là, KSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách đƣợc thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà đƣợc vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong một đơn vị cụ thể.
- Hai là, Ban lãnh đạo và các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm cho việc thiết lập một văn hóa phù hợp nhằm hỗ trợ cho KSNB hiệu quả, giám sát tính hiệu quả của hệ thống này một cách liên tục. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB Theo báo cáo COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 bộ phận hợp thành và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau đó là: - Môi trƣờng kiểm soát - Đánh giá rủi ro - Hoạt động kiểm soát - Thông tin và truyền thông - Giám sát Kế thừa 5 nguyên tắc trên, hệ thống COSO 2013 đã mở rộng và cho ra 17 nguyên tắc diễn giải cho những khái niệm cơ bản liên quan đến mỗi yếu tố cấu thành đó. Tất cả 17 nguyên tắc áp dụng cho mỗi phạm trù mục tiêu chung và cho cả những mục tiêu riêng rẽ bên trong mỗi 1 phạm trù. Bởi vì 17 nguyên tắc này đƣợc lấy trực tiếp ra từ những yếu tố cấu thành.
Hệ thống KSNB đƣợc cấu thành từ 5 thành phần cơ bản sau và chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau: 14 Thứ nhất, Môi trường kiểm soát Là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Môi trƣờng kiểm soát là nền tảng cho bốn bộ phận còn lại của hệ thống KSNB nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Môi trƣờng kiểm soát đƣợc thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành. Môi trƣờng kiểm soát ảnh hƣởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến các mục tiêu đƣợc thiết lập, đến các bộ phận còn lại của hệ thống KSNB.
Điều này không chỉ đúng trong giai đoạn thiết kế mà cả trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Các nhân tố trong môi trƣờng kiểm soát nêu trên đều quan trọng, nhƣng mức độ quan trọng của mỗi nhân tố tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Theo COSO 2013, Môi trƣờng kiểm soát gồm các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng minh các cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức. Điều này thể hiện rằng ngƣời quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan tâm đến tính trung thực và giá trị đạo đức.
- Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với ngƣời quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB. - Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dƣới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt đƣợc mục tiêu của đơn vị. - Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc s dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. - Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Thứ hai, Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc mục tiêu, từ đó có thể quản trị đƣợc rủi ro. Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Điều kiện tiên quyết để đánh 15 giá rủi ro là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải đƣợc thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán.
Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự thay đổi này. Tất cả các đơn vị, bất kể quy mô, cấu trúc.đều phát sinh rủi ro ở tất cả các mức độ. Rủi ro ảnh hƣởng đến sự tồn tại của mỗi đơn vị, đến sự thành công, tình hình tài chính, hình ảnh của đơn vị. Không có cách nào để triệt tiêu rủi ro vì vậy nhà quản lý phải quyết định một cách thận trọng mức rủi ro nhƣ thế nào là có thể chấp nhận đƣợc và cố gắng duy trì rủi ro ở mức cho phép.