phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn đƣợc kết cấu thành 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên tại Kho bạc Nhà nƣớc. Chƣơng 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên tại Kho bạc Nhà nƣớc Hoài Ân, tỉnh Bình Định. Chƣơng 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi thƣờng xuyên tại Kho bạc Nhà nƣớc Hoài Ân, tỉnh Bình Định. 6 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI THƢỜNG XUYÊN TẠI KHO BẠC NHÀ NƢỚC 1.
TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Khái quát chung, lịch sử ra đời và phát triển về kiểm soát nội bộ Có rất nhiều định nghĩa về KSNB, tuỳ thuộc vào các cách tiếp cận khác nhau đến các bên liên quan trong tổ chức với những mức độ khác nhau. Hiện nay, định nghĩa về KSNB đƣợc chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO [18]. Báo cáo của COSO 1992 đƣợc công bố dƣới tiêu đề KSNB - Khuôn khổ hợp nhất, đã định nghĩa về KSNB nhƣ sau: “KSNB là một quá trình bị chi phối bởi ngƣời quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên trong đơn vị, nó đƣợc thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt đƣợc các mục tiêu sau đây: sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động, sự tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ pháp luật và các quy định”.
Tại Việt Nam, định nghĩa về KSNB đã đƣợc luật hóa và ban hành trong Chuẩn mực kiểm toán và Luật kế toán. Cụ thể: - Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (Chuẩn mực kiểm toán số 400):“ Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị đƣợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trƣờng kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. - Theo Luật kế toán Việt Nam năm 2015 (Điều 39): “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý rủi ro và đạt đƣợc yêu cầu đề ra.
Về lịch sử hình thành và phát triển của KSNB có thể đƣợc khái quát nhƣ sau [18], [3]: 7 Khái niệm KSNB xuất hiện đầu tiên trong các tài liệu kiểm toán vào những năm đầu của thế kỷ XX. Thời điểm này, KSNB đƣợc hiểu nhƣ là một công cụ bảo vệ tiền khỏi sự biển thủ của nhân viên làm thuê. Đến năm 1936, trong một công bố của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), KSNB đƣợc mở rộng là các biện pháp và cách thức đƣợc chấp nhận và đƣợc thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và tài sản khác, cũng nhƣ kiểm tra sự chính xác trong ghi chép số sách. Năm 1949, AICPA công bố công trình nghiên cứu: “Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”[3].
Đến năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán trực thuộc AICPA ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán số 29, trong đó lần đầu tiên phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán. Những năm sau đó, AICPA tiếp tục sàng lọc, ban hành và sửa đổi các chuẩn mực về đánh giá của kiểm toán viên độc lập về KSNB” [3]. Năm 1977, khái niệm KSNB xuất hiện trong một văn bản luật. Tiếp theo đó, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ cũng đƣa ra điều luật bắt buộc các công ty phải công bố báo cáo về KSNB tại đơn vị mình và yêu cầu này càng đòi hỏi phải có tiêu chuẩn để đánh giá tính hữu hiệu của KSNB.
Năm 1985, Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính của Hoa Kỳ (còn gọi là Ủy ban Treadway) đƣợc thành lập. Năm 1992, COSO phát hành báo cáo gồm 4 phần: Phần 1 - Tóm tắt dành cho nhà quản lý; Phần 2 - Khuôn khổ chung của KSNB; Phần 3 - Báo cáo cho bên ngoài và Phần 4 - Các công cụ đánh giá KSNB. Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đƣa ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống. Báo cáo này đƣa ra 5 yếu tố của KSNB bao gồm: Môi trƣờng kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Các hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông và Giám sát.
Có thể nói, Báo cáo COSO 1992 mặc dù thực sự chƣa hoàn chỉnh nhƣng báo cáo này đã tạo lập đƣợc một cơ sở lý thuyết rất cơ bản và đƣợc xem là nền tảng về KSNB. Trên cơ sở Báo cáo COSO 1992, hàng loạt các nghiên cứu về KSNB ở nhiều lĩnh vực ra đời, điển hình trên một số lĩnh vực nhƣ [19]: Phát triển theo 8 hướng quản trị, Phát triển cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, Phát triển theo hướng chuyên sâu vào ngành nghề cụ thể, Phát triển theo hướng quốc gia,.Tiếp đến là hệ thống COSO 2013 kế thừa hệ thống COSO 1992 để mở rộng và cho ra đời 17 nguyên tắc diễn giải cho những khái niệm cơ bản liên quan đến mỗi yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB. Các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ Theo báo cáo COSO, hệ thống KSNB có 05 bộ phận hợp thành và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau đó là: Môi trƣờng kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông và Giám sát. Từ 05 bộ phận hợp thành này, hệ thống COSO 2013 đã mở rộng và cho ra 17 nguyên tắc diễn giải cho những khái niệm cơ bản liên quan đến mỗi yếu tố cấu thành đó.
Cụ thể: Thứ nhất, về môi trường kiểm soát: Là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Môi trƣờng kiểm soát là nền tảng cho bốn bộ phận còn lại của hệ thống KSNB nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Môi trƣờng kiểm soát đƣợc thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành. Môi trƣờng kiểm soát ảnh hƣởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến các mục tiêu đƣợc thiết lập, đến các bộ phận còn lại của hệ thống KSNB.
Điều này không chỉ đúng trong giai đoạn thiết kế mà cả trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Các nhân tố trong môi trƣờng kiểm soát nêu trên đều quan trọng, nhƣng mức độ quan trọng của mỗi nhân tố tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Theo COSO 2013, môi trƣờng kiểm soát gồm 05 nguyên tắc. Thứ hai, về đánh giá rủi ro: Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc mục tiêu, từ đó có thể quản trị đƣợc rủi ro.
Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài. Điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro là thiết lập mục tiêu. Mục tiêu phải đƣợc thiết lập ở các mức độ khác nhau và phải nhất quán. Do điều kiện kinh tế, đặc điểm và hoạt động kinh doanh, những quy định luôn thay đổi, nên cơ chế nhận dạng và đối phó rủi ro phải liên kết với sự 9 thay đổi này.
Theo COSO 2013, đánh giá rủi ro gồm 04 nguyên tắc. Thứ ba, về hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị. Theo COSO 2013, hoạt động kiểm soát gồm 03 nguyên tắc.
Thứ tư, về thông tin truyền thông: Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp. Theo COSO 2013, thông tin và truyền thông gồm 03 nguyên tắc. Thứ năm, về giám sát: Giám sát là quá trình đánh giá chất lƣợng của hệ thống KSNB theo thời gian. Giám sát bao gồm giám sát thƣờng xuyên và giám sát định kỳ.
Thông thƣờng, cần kết hợp cả giám sát thƣờng xuyên và giám sát định kỳ mới đảm bảo tính hữu hiệu của hệ thống KSNB. Theo COSO 2013, giám sát gồm 02 nguyên tắc. Tóm lại, trên đây là 5 thành phần cơ bản, 17 nguyên tắc và thuộc tính của các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB. Mục tiêu, ý nghĩa của kiểm soát nội bộ trong một tổ chức hành chính công Tổ chức hành chính công là các đơn vị, cơ quan hoạt động bằng nguồn kinh phí của ngân sách Nhà nƣớc hoặc cấp trên cấp phát hoặc bằng nguồn kinh phí khác nhƣ: hội phí, học phí, viện phí, kinh phí đƣợc tài trợ,… để phục vụ các nhiệm vụ của Nhà nƣớc giao, chủ yếu là các hoạt động chính trị xã hội.
Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong một tổ chức hành chính công Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong một tổ chức hành chính công là nhằm đảm bảo việc sử dụng kinh phí từ NSNN đúng mục đích và hiệu quả. Thực hiện tốt 10 công tác kiểm soát chi NSNN có ý nghĩa rất lớn trong việc phân phối và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực tài chính của đất nƣớc; tạo điều kiện giải quyết tốt mối quan hệ giữa tích lũy và tiêu dùng; tăng cƣờng kỷ luật tài chính; nâng cao niềm tin của nhân dân vào vai trò quản lý, điều hành của cơ quan chính quyền các cấp. Ý nghĩa của kiểm soát nội bộ trong một tổ chức hành chính công Thứ nhất, về Môi trường kiểm soát - Nhà quản lý phải xem việc tổ chức và vận hành hệ thống KSNB là một nhiệm vụ rất quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro cho hoạt động.