Chương 1: “Giới thiệu tổng quan” trình bày lý do hình thành đề tài, mục tiêu, ý nghĩa, phạm vi nghiên cứu, phương pháp, quy trình thực hiện và ý đóng góp của khóa luận. 7 Chương 2: “Cơ sở lý thuyết” trình bày những khái niệm cơ bản về dự án, quản lý dự án, các yếu tố liên quan ảnh hưởng đến thành công hay thất bại của dự án, nội dung các tiêu chí để đánh giá quản lý dự án. Chương 3: “Phân tích tình hình quản lý Dự án Cảng SGHP” trình bày về dự án sau đó phân tích hiện trạng, đánh giá các yếu tố ảnh hưởng của chúng đến dự án. Chương 4: “Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý dự án” trình bày và đưa ra một số giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý dự án trong thời gian tới.
Chương 5: “Kết luận” trình các kết quả quan trọng của đề tài và nêu một số kiến nghị. 8 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT Khi đánh giá một dự án đầu tư của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng như tổ chức quản lý thực hiện dự án, trước hết chúng ta cần hiểu rõ những khái niệm cơ bản về quản lý dự án cũng như phương pháp quản lý dự án. Trên cơ sở những khái niệm đầu tiên này, mỗi dự án lại có những tính chất, đặc điểm riêng mà để phân tích hiệu quả của mỗi dự án đó chúng ta phải dùng những khái niệm cơ bản làm thước đo để đánh giá bản chất của vấn đề. Trong chương này tác giả trình bày rõ các yếu tố ảnh hưởng đến thành công cũng như thất bại của dự án, tiêu chí đánh giá dự án.
Đây cũng chính là cơ sở để tác giả đi sâu vào phân tích thực trạng quản lý Dự án Cảng SGHP. DỰ ÁN Các định nghĩa về dự án: Dự án là một quá trình gồm các công việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau được thực hiện nhầm đạt được mục tiêu đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách (TS. Cao Hào Thi, TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan, 2010) Theo bách khoa toàn thư, từ “Project – dự án” được định nghĩa là “Điều người ta có định làm” hay “Đặt kế hoạc cho một ý đồ, quá trình hành động”.
Đặc điểm của dự án là ở chổ kết hợp mong muốn với hiện thực, ý tưởng với hành động. Không có cố gắng nghị lực thì sẽ không đạt được mục đích và dự án sẽ tồn tại ở hình thể tiềm tàng, mơ hồ. Quản lý dự án xuất hiện khi việc quản lý đem lại tầm quan trọng và sự chú trọng và sự chú ý đặt biệt trong việc hướng dẫn những hoạt động mang tính duy nhất nhằm mục đích tập hợp những mục tiêu riêng rẽ (Obrien, 1974) Vấn đề ràng buộc cuối cùng của dự án luôn tồn tại trong một môi trường không chắc chắn. Tất cả các loại dự án quy mô nhỏ hay quy mô lớn đều được triển khai trong một môi trường luôn biến đổi.
Công tác điều hành dự án do vậy phải tính đến hiện tượng này để phân tích và ước lượng các rủi ro, chọn lựa giải pháp cho một tương lai bất định, đảm nhận và dự kiến những bất lợi có thể ảnh hưởng trực tiếp 9 hoặc gián tiếp đến dự án, theo dỏi và phản ứng kịp thời đảm bảo cho việc hoàn thành dự án đúng yêu cầu. QUẢN LÝ DỰ ÁN Quản lý dự án là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định (đó là đạt được kết quả về kỹ thuật, tài chính và thời gian) (Cao Hào Thi & Nguyễn Thuý Quỳnh Loan, 2010). Quản lý dự án là việc áp dụng tri thức, kỹ năng, công cụ và công nghệ vào những hoạt động của dự án đạt được các nhu cầu của dự án (Project Management Institute – PMI, 2008). Quản lý dự án đầu tư là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
Từ Quang Phương, Giáo trình Quản lý dự án đầu tư, 2005) III. CÁC TIÊU CHÍ VỀ THÀNH CÔNG, THẤT BẠI CỦA DỰ ÁN Trong xây dựng hiện nay ngành xây dựng là một trong những ngành sinh lợi nhiều nhất nhưng rủi ro lại cao. Vì vậy cần có tiêu chí đánh giá thành công hay thất bại của dự án. Đây được xem là yếu tố then chốt và sống còn của doanh nghiệp từ đó doanh nghiệp lựa chọn được bộ tiêu chí đánh giá phù hợp với mình.
Tùy từng dự án mà mỗi lĩnh vực, mỗi ngành, mỗi loại dự án có định nghĩa riêng. Theo Globerson & Zwikael (2002), Thomsett (2002) dự án được xem là thành công phải thỏa ba tiêu chí là chi phí, thời gian, và yêu cầu kỹ thuật. Pinto & Slevin (1987) cũng cho rằng dự án thành công phải có thêm tiêu chí thõa mãn yêu cầu khách hàng và đem lại lợi ích cho một nhóm khách hàng riêng biệt. Theo Chan (2001) dự án thành công phải đạt các tiêu chuẩn sau: thời gian, chi phí, đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật, thoả mãn yêu cầu của các bên tham gia, đáp ứng kỳ vọng người dùng, không ảnh hưởng đến môi trường xung quanh, đem lại giá trị kinh doanh và an toàn khi thi công.
10 Trong rất nhiều nghiên cứu trước đây các tác giả đã đưa ra nhiều kết quả nghiên cứu về các yếu tố tác động đến sự thành bại của dự án trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Kết quả nghiên cứu của Hughe (1986) kết luận rằng sự thất bại của dự án tập trung chủ yếu vào sự sai lầm của hệ thống quản lý, do việc thực hiện sai lầm các hoạch định, cũng như việc thông tin bị giới hạn và sai lệch khi truyền đạt mục tiêu. Pinto & Slevin (1988) đã khám phá 10 yếu tố ảnh hưởng đến dự án bao gồm các yếu tố về nhiệm vụ dự án, sự hỗ trợ của quản lý cấp cao, công tác lập kế hoạch/tiến độ dự án, ý kiến khách hàng, công tác tuyển dụng, công tác kỹ thuật, sự chấp nhận của khách hàng, giám sát và phản hồi thông tin, sự giao tiếp truyền đạt thông tin và khả năng ứng phó của nhà quản lý. Do Dự án CSGHP có tổng mức đầu tư lớn nên yếu tố ảnh đến dự án là rất phức tạp nên tác giả đã chọn PMI (2008) gồm 9 nội dung chính trong lĩnh vực quản lý dự án để phân tích đánh giá mức độ thành công hay thất bại của dự án.
NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN 1. Quản lý nguồn nhân lực Trong bất cứ một dự án nào con người là một yếu tố quan trong quyết định đến thành công hay thất bại của dự án. Cụ thể gồm những công việc: hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Quản lý nguồn nhân lực bao gồm: • Lập kế hoạch xây dựng nguồn nhân lực: là quy trình xác định và chứng minh chức năng dự án, trách nhiệm, các kỹ năng cần thiết, mối quan hệ báo cáo và xây dựng kế hoạch quản lý nhân viên.
• Huy động nhân sự: là quy trình xác nhận khả năng nguồn nhân lực và đạt được nhóm cần thiết để hoàn thành sự phân công cho dự án. • Xây dựng nhóm dự án: là quy trình tăng cường năng lực, sự ảnh hưởng lẫn nhau và môi trường của toàn nhóm để thúc đẩy hoạt động dự án. 11 • Quản lý nhóm dự án: là quy trình theo dõi hoạt động của thành viên nhóm, cung cấp sự phản hồi, giải quyết vấn đề và quản lý sự thay đổi để tối ưu hoạt động của dự án. Quản lý thời gian: Quản lý thời gian của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí.
Quản lý thời gian bao gồm: • Định nghĩa hoạt động: là quy trình xác định hoạt động đặc trưng được thực hiện để hoàn thành dự án. • Thiết lập trình tự hoạt động: là quy trình xác định và chứng minh mối liên hệ giữa các hoạt động của dự án. • Dự kiến nguồn lực thực hiện: là quy trình dự kiến loại và lượng vật liệu, con người, công cụ hoặc cung cấp cần thiết để thực hiện mỗi hoạt động. • Dự kiến thời gian hoạt động: là quy trình gắn liền với thời gian công việc cần để hoàn thành những hoạt động riêng lẻ với nguồn lực dự kiến.
• Xây dựng tiến độ: là quy trình phân tích tuần tự, thời gian, nguồn lực đáp ứng cho các hoạt động và sự ràng buộc về tiến độ để xây dựng tiến độ dự án. • Kiểm soát tiến độ: là quy trình giám sát trạng thái của dự án để cập nhật tiến triển dự án và quản lý sự thay đổi. Quản lý chi phí Quản lý chi phí dự án là quá trình quản lý chi phí, giá thành dự án nhằm đảm bảo hoàn thành dự án mà chi phí không vượt quá mức trù bị ban đầu. Nó gồm việc dự tính giá thành và khống chế chi phí.
Quản lý chi phí bao gồm: • Lập dự toán chi phí: là quy trình xây dựng nguồn tiền ước tính cần để hoàn thành các hoạt động của dự án. • Xác định ngân sách: là quy trình tập hợp chi phí ước tính của từng hoạt động riêng lẻ hoặc gói công việc để thiết lập chi phí cuối cùng mang tính đặc quyền. 12 • Kiểm soát chi phí: là quy trình giám sát tình trạng của dự án để cập nhật ngân sách và quản lý sự thay đổi về chi phí. Hội đồng quản trị Tổng giám đốc Phòng tài chính – kế toán Ban quản lý dự án Hình 2.2 Quy trình quản lý chi phí dự án 4.
Quản lý chất lượng Bao gồm các quy trình và hoạt động của tổ chức để xác định chính sách, mục tiêu và trách nhiệm chất lượng với mục tiêu là dự án thoả mãn nhu cầu mà nó được cam kết. Quản lý chất lượng dự án thiết lập hệ thống quản lý chất lượng thông qua chính sách và thủ tục với những hoạt động cải tiến liên tục xuyên suốt quá trình và phù hợp.
