Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1. Những vấn đề chung về công tác văn thư. Khái niệm công tác văn thư. Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức.
Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, các tổ chức công tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới. Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung.
Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước. Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức. Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ 7 Luan van chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”.
Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan dù lớn hay nhỏ, các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, do đó kết quả của công tác văn thư không chỉ ảnh hưởng đến bản thân cơ quan mà còn có thể ảnh hưởng đến cơ quan khác. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan.
Mọi chủ trương, đường lối tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ chức kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của cơ quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của cơ quan. 8 Luan van Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ cơ quan.
Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức sẽ đều được văn bản hoá, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo. Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.
Nội dung của công tác văn thư. Soạn thảo và ban hành văn bản. - Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty và những mục đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một công việc 9 Luan van cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó. Có nhiều phương pháp soạn thảo văn bản như: Đánh máy trực tiếp, đọc cho người khác đánh máy, soạn thảo trên máy vi tính, viết tay bản thảo… - Trình duyệt bản thảo: Tất cả các bản thảo đều phải được duyệt trước khi đưa đánh máy và trình ký, người duyệt văn bản ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt.
Những văn bản gửi đi do Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng Công ty ký đều phải được Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính xem xét về thủ tục, thể thức văn bản trước khi trình ký và ban hành. Trong quá trình xem xét, nếu thấy có thiếu sót về nội dung hoặc chưa đúng thể thức thì Chánh Văn phòng sẽ yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa lần cuối rồi đánh máy, in sao văn bản. - Ký và ban hành văn bản: Văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm các thủ tục ban hành. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
* Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi. Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài đều phải đăng ký và làm thủ tục gửi đi ở văn thư cơ quan. * Nội dung quản lý văn bản đi. Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản.
Văn bản sau khi được đánh máy (hoặc in) trước khi trình lãnh đạo ký và đóng dấu, làm thủ tục gửi đi, đều phải được kiểm tra về thể thức. Việc này thường được giao cho phụ trách bộ phận văn thư làm. Hiện nay, việc quy định về các yếu tố thể thức cho văn bản và cách trình bày các yếu tố thể thức đã được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT- 10 Luan van BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Bước 2: Trình ký văn bản, lấy số và ngày tháng ban hành văn bản.
- Sau khi văn bản được cán bộ văn thư kiểm tra về thể thức sẽ được chuyển đến Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để kiểm tra về nội dung và thể thức lần cuối. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính sẽ ký nháy vào cuối phần nội dung của văn bản, sau đó văn bản mới được trình lên người có thẩm quyền ký. - Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư sẽ tiến hành lấy số và ngày tháng năm ban hành văn bản. - Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan ban hành trong một năm được đánh chung cho một số văn bản hành chính.
- Ghi số lên văn bản (đánh số văn bản) Số của văn bản là số đăng ký thứ tự của văn bản trong năm kể từ ngày đầu năm. Những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì lấy số văn bản theo nhiệm kỳ. Tất cả các văn bản đi của cơ quan ban hành đều đăng ký tập trung ở bộ phận văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số của cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị tổ chức thảo ra văn bản. - Ghi ngày tháng lên văn bản: Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vào các phương tiện đăng ký.
Ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trong các phương tiện đăng ký phải giống nhau và phải được ghi rõ ràng, chính xác (đối với ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số 0 ở đằng trước). Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đi. - Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như: Số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản… vào những 11 Luan van phương tiện đăng ký như: Sổ đăng ký, máy vi tính…nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng. Bước 4: Đóng dấu, nhân bản văn bản.
Đây là khâu quan trọng không thể thiếu đối với văn bản trước khi gửi đi. Thiếu con dấu có nghĩa là văn bản đó không có giá trị hiệu lực về mặt pháp lý. Cán bộ văn thư không được đóng dấu “mật”, “khẩn” vào văn bản khi văn bản đó chưa có ý kiến của người ký văn bản. - Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật.