Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1. Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ 1. Tài liệu lưu trữ Theo khoản 3 tại Điều 2 của Luật Lưu trữ được ban hành năm 2011 thì tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.
Theo “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Việt Nam” của PGS. Dương Văn Khảm, nhà Xuất bản Văn hóa Thông tin Hà Nội (2011) thì tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ. Như vậy, tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, hoặc bản sao hợp pháp của những tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội. Công tác lưu trữ Theo “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Việt Nam” của PGS-TS.
Dương Văn Khảm, nhà xuất bản Văn hóa Thông tin Hà Nội (2011) thì công tác lưu trữ là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Như vậy, công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Do đó, công tác lưu trữ ra đời là do yêu cầu khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm các vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Nội dung công tác lưu trữ 1. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Thu thập tài liệu lưu trữ là việc sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ vào các phòng, kho lưu trữ cơ quan, tổ chức và các kho lưu trữ lịch sử. Công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có vị trí rất quan trọng. Nếu thực hiện được công tác này, tài liệu của một cơ quan, tổ chức hay của cả nước mới đầy đủ, mới có đủ điều kiện để thực hiện các khâu công tác khác của công tác lưu trữ; mới có điều kiện đảm bảo giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, góp phần thực hiện nguyên tắc tập trung thống nhất trong công tác lưu trữ.
Trong quá trình sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ người ta đặc biệt chú ý đến những tài liệu được hình thành từ các cơ quan, tổ chức và cá nhân là nguồn nộp vào lưu trữ. Sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ có hai nhiệm vụ là thu thập tài liệu vào lưu trữ theo chế độ nộp lưu của nhà nước và sưu tầm những tài liệu còn thiếu để bổ sung cho các phông lưu trữ. Phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu lưu trữ Phân loại tài liệu là quá trình phân chia tài liệu thành các khối, các nhóm và các đơn vị bảo quản cụ thể để căn cứ vào các đặc trưng chung của chúng mà tổ chức một cách khoa học và dễ dàng khai thác, sử dụng các tài liệu đó. Mục đích của phân loại tài liệu là để tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
Chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ Chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học; trong đó, tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu theo một trật tự khoa học và làm các công cụ tra cứu nhằm giúp cho việc bảo quản và nghiên cứu, sử dụng được dễ dàng, thuận tiện. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 Yêu cầu của việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ là ngoài việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ để phục vụ cho mục đích sử dụng tài liệu, còn phải đảm bảo sự hình thành tự nhiên của tài liệu để phản ánh được hoạt động của cơ quan có tài liệu. Mục đích của chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu; loại ra hết những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy; góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và các trang thiết bị bảo quản. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có liên quan mật thiết với các nội dung nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ, là công tác có tính khoa học, có nội dung nghiệp vụ và có vị trí rất quan trọng, nhất là trong tình hình công tác lưu trữ chưa có nền nếp của nước ta hiện nay.
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Xác định giá trị tài liệu là quá trình xem xét giá trị thông tin của tài liệu trên cơ sở các nguyên tắc và phương pháp khoa học nhằm lựa chọn các tài liệu có giá trị để bảo quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Xác định giá trị tài liệu được thực hiện trong suốt quá trình vận động của tài liệu: giai đoạn văn thư, giai đoạn lưu trữ cơ quan và giai đoạn lưu trữ lịch sử. Ở giai đoạn văn thư, yêu cầu quan trọng nhất của việc xác định giá trị tài liệu là xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ; ở giai đoạn lưu trữ cơ quan là lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào lưu trữ lịch sử; còn ở lưu trữ lịch sử thì nhiệm vụ của việc xác định giá trị tài liệu là tối ưu hóa thành phần tài liệu thuộc loại bảo quản vĩnh viễn. Thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là xác định một cách chính xác và rõ ràng số lượng, chất lượng, thành phần và nội dung tài liệu trong mỗi phông lưu trữ và mỗi phòng, kho lưu trữ để phục vụ cho việc lập công cụ tra cứu tài liệu và các nội dung nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ được tiến hành thuận lợi và đạt kết quả tốt.
Thông qua số liệu thống kê để nắm được số lượng, tình hình tài liệu từ đó tổ chức quản lý chặt chẽ, đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể của kho lưu trữ. Trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ quan lưu trữ báo cáo, cơ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 quan quản lý lưu trữ các cấp có cơ sở để xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công tác lưu trữ trong phạm vi từng địa phương, từng ngành và trong phạm vi cả nước. Việc thống kê tài liệu phải tiến hành chặt chẽ, chính xác và phải được tiến hành thường xuyên, đều đặn theo các chế độ do cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước quy định. Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là dùng phương pháp khoa học để giữ hồ sơ tài liệu được lâu bền và an toàn.
Mục đích chủ yếu của công tác bảo quản là bảo đảm sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ để tổ chức sử dụng chung, phục vụ nhu cầu nghiên cứu khoa học và công tác thực tiễn. Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ tập trung chủ yếu là việc xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản và việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, do nội dung của tài liệu lưu trữ có chứa đựng những thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng và an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng cả những biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ. Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ những hoạt động nhằm đảm bảo cung cấp cho các cơ quan nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa.
và phục vụ cho quyền lợi chính đáng của công dân. Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vào các nhu cầu chung của toàn xã hội. Vì vậy, các khâu nghiệp vụ từ thu thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu đến thống kê, bảo quản an toàn tài liệu đều nhằm mục đích chung là sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả để phục vụ cho lợi ích chính đáng của người dân, lợi ích chung của xã hội. Chỉ có như vậy thì tài liệu lưu trữ mới thật sự phát huy được giá trị của nó.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Phân cấp quản lý công tác lưu trữ Tổ chức lưu trữ ở Trung ương Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ.