CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. Những khái niệm cơ bản về HTTT Dữ liệu: là các giá trị phản ánh về sự vật, hiện tượng. Dữ liệu là các giá trị thô, chưa có ý nghĩa với người sử dụng, chưa qua xử lý ; có thể là tập các giá trị mà không biết được sự liên hệ giữa chúng.
Thông tin: là các tin tức mà con người trao đổi với nhau hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. Thông tin vừa là nguồn nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với các doanh nghiệp (Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình Cường, Nhà xuất bản Thống kê Hà Nội) Thông tin là ý nghĩa được rút ra từ dữ liệu thông qua quá trình xử lý để phù hợp với mục đích người sử dụng. Hệ thống: là một tập hợp có tổ chức bao gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung.
Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài (Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Thạc Bình Cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội) Hệ thống thông tin (Information System): là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm, và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức (Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đàm Gia Mạnh, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội) Các doanh nghiệp, tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với các mục đích khác nhau. Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian là nơi kết nối các tổ chức, doanh nghiệp với môi trường và xã hội. Hệ thống thông tin trong nội bộ doanh nghiệp như một cây cầu, kết nối các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau, cung cấp thông tin cho nhau tạo ra sự thống nhất trong nội bộ, cùng hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp, duy trì sức mạnh của doanh nghiệp. Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp thu thập dữ liệu thông tin bên ngoài, thông tin về kinh tế xã hội, môi trường, thị trường, đối thủ cạnh tranh… ; và đưa thông tin bên trong doanh nghiệp ra bên ngoài ; giúp doanh nghiệp nắm bắt, tìm hiểu được xã hội cũng như thực tế về thị trường nền kinh tế, tìm kiếm các cơ hội cạnh tranh phát triển.
Mọi 7 Luan van quyết định và hoạt động của doanh nghiệp đều dựa trên nguồn thông tin. 8 Luan van Hệ thống thông tin quản lý (MIS: Management Information System): là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của doanh nghiệp. Hệ tổng hợp các thông tin trong nội bộ danh nghiệp và các thông tin bên ngoài doanh nghiệp, thông qua các quá trình thu thập, phân tích, xử lý, đánh giá, để cung cấp thông tin tới từng đối tượng phù hợp. Ngày nay do công nghệ máy tính đã tham gia vào tất cả các công tác quản lý lên nói đến MIS là nói đến hệ thống thông tin quản lý được trợ gúp của máy tính.
Hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính: - Thu thập, phân tích và lưu trữ thông tin một cách hệ thống - Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các chỉ tiêu khác, tạo ra thông tin có giá trị mới - Phân phối, và cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định Chất lượng của hệ thống thông tin được đánh giá thông qua tính nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu của thông tin, tính toàn vẹn dầy đủ của hệ thống và tính mềm dẻo của hệ thống(hệ thống mở, có khả năng phát triển). HTTT góp phần quan trọng vào hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, hỗ trợ nâng cao hiệu quả của việc ra quyết định của các cấp quản trị và doanh nghiệp, thúc đẩy sự hợp tác, hòa nhập, cạnh tranh, phát triển của doanh nghiệp. nó cũng có vai trò trong việc tạo lòng tin, gắn kết nội bộ doanh nghiệp, đẩy mạnh tinh thần làm việc của mọi người. một doanh nghiệp phát triển khi có một HTTT phát triển.
Ngày nay, HTTT của doanh nghiệp còn được coi là một yếu tố sống còn trong việc phát triển doanh nghiệp, phát triển dịch vụ sản phẩm, tăng lợi thế khi tham gia cạnh tranh trên thị trường toàn cầu. Một số lý thuyết về quản lý nhân sự 1. Tầm quan trọng của quản lý nhân sự Nhân sự: là tất cả con người tham gia làm việc trong một doanh nghiệp. Quản lý nhân sự: là cách mà nhà quản lý sử dụng và khai thác nguồn nhân lực trong tổ chức một cách hợp lý sao cho đạt hiệu quả cao nhất trong công việc.
Nhân sự là yếu tố không thể thiếu trong doanh nghiệp. một doanh nghiệp có thể thiếu máy móc, hay tài sản nhưng không thể thiếu con người, không có con người sẽ không có doanh nghiệp. Mọi thứ như: máy móc, thiết bị, của cải vật chất, công nghệ, kỹ thuật,. đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể.
Con người là một chủ thể, là một nhân tố đặc biệt trong số các nhân tố của các quan hệ xã hội, đặc biệt là trong doanh nghiệp. Con người vừa là nhân tố động lực đảm bảo cho sự thành công của doanh nghiệp, cũng là mục tiêu 9 Luan van để các doanh nghiệp hướng tới phục vụ, nguồn lực nhân sự được coi là nguồn tài sản, nguồn vốn quý giá nhất, năng động nhất của doanh nghiệp và của xã hội. Quản trị nhân sự hay được gọi là quản lý con người. Một doanh nghiệp gồm rất nhiều cá nhân, bao gồm nhiều tính cách, thói quen, năng lực đa dạng khác nhau.
Khi tập trung tất cả các con người lại với nhau chắc chắn sẽ có những mâu thuẫn khó khăn, chính vì vậy quản trị nhân sự là cả một quá trình xây dựng và thực hiện các hành động- những cái tác động đến nhân viên để khơi gợi và sử dụng hiệu quả trình độ khả năng của mọi cá nhân trong doanh nghiệp giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra, tuy nhiên cũng phải đảm bảo được lợi ích của từng các nhân hòa hợp với lợi ích của cả doanh nghiệp. Quản trị nhân sự có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý vận hành cả doanh nghiệp: - Giúp nhà quản lý nhận thức được tầm quan trọng của yếu tố con người trong doanh nghiệp - Giúp nhà quản lý đánh giá được sự thực hiện công việc của từng nhân viên - Xây dựng và quản lý hệ thống lương lao động - Thiết lập, áp dụng các chính sách, phúc lợi, phụ cấp, bảo hiểm xã hội cho nhân viên - Tuyển dụng, đào tạo đội ngũ nhân viên phù hợp với doanh nghiệp - … 1. Quy trình quản lý nhân sự Mỗi doanh nghiệp có một mô hình, cách thức quản lý, các quy trình khác nhau nên quy trình quản lý nhân sự cần dựa trên quy mô, cơ cấu tổ chức, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp để phù hợp với doanh nghiệp mang lại hiệu quả nhất. thường thì, các doanh nghiệp sẽ có quy trình quản lý như sau: Tuyển dụng nhân sự: là khâu quan trọng để tìm ra những ứng viên phù hợp với vị trí công việc trong doanh nghiệp.
Để quá trình tuyển dụng mang lại hiệu quả cao, các nhà tuyển dụng phải xây dựng một quy trình tuyển dụng chặt chẽ, rõ ràng. Thông thường, một quy trình tuyển dụng bao gồm 6 bước: lập kế hoạch tuyển dụng, xác định phương pháp và nguồn tuyển dụng, xác định địa điểm, thời gian, tìm kiếm, lựa chọn ứng viên, đánh giá quá trình tuyển dụng và cuối cùng là hướng dẫn nhân viên hòa nhập vào môi trường doanh nghiệp. Đào tạo, phát triển, hoạch định nguồn nhân sự: ngày nay việc kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được coi là một khoản đầu tư vào nguồn vốn của công ty bởi khả năng sinh lợi lâu dài và bền vững cho doanh nghiệp. Thực tế thấy 10 Luan van rằng, ngày nay sự canh tranh giữa các doanh nghiệp chính là sự cạnh tranh về nguồn nhân lực.
Mà nguồn nhân lực lại liên kết chặt chẽ với sự giáo dục, đào tạo, phát triển, công tác này nhằm sử dụng tối đa hóa nguồn lực hiện có và nâng cao tính hiệu quả của doanh nghiệp, thông qua việc giúp họ hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn về nghề nghiệp của mình và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình một cách tự gíac hơn, động cơ làm việc tốt hơn, cũng như nâng cao khả năng thích ứng của họ trong môi trường doanh nghiệp. Có thể đào tạo phát triển nhân lực bằng cách đào tạo tại chỗ, đào tạo trực tiếp trong quá trình làm việc, kèm cặp tại chỗ, hoặc luân chuyển công việc, đào tạo xa nơi làm việc, để tăng cao khả năng thích ứng, đào tạo băng các lớp đào tạo kiến thức chuyên sâu và nâng cao,… Hoạch định nguồn nhân sự giúp doanh nghiệp xác định rõ khoảng cách giữa hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp, chủ động thấy được các khó khăn và nguy cơ về nhân sự trong tương lai để tìm hướng giải quyết. Các chế độ chính sách: việc thiết lập được các tiêu chuẩn, chế độ chính sách, đãi ngộ cho nhân viên là chìa khóa cho việc xây dựng mối quan hệ giữa nhân viên và ban lãnh đạo. Đây là một hành động giúp đảm bảo quyền lợi của nhân viên dựa trên những gì họ đóng góp và làm việc.
Đây cũng là một yếu tố thu hút nguồn nhân sự mới, cũng như giữ chân được nguồn nhân sự cũ. Hệ thống văn bản áp dụng trong doanh nghiệp: bao gồm các quy chế, quy định, quy trình, và các văn bản mang tính chất bắt buộc chung trong doanh nghiệp. Hệ thống giúp điều phối hoặc giúp những con người trong doanh nghiệp tự điều phối, điều chỉnh bản thân, từ suy nghĩ, hành vi, quá trình thực hiện công việc. Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp: cốt lõi của văn hóa doanh nghiệp là tinh thần của doanh nghiệp và quan điểm giá trị của doanh nghiệp.
Văn hóa doanh nghiệp chi phối hành vi của mọi người trong doanh nghiệp, và người lãnh đạo sẽ nhận lại được những hành vi của người khác theo cách họ tạo ra.