CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KỸ THUẬT KIM NGỌC 1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY. Tên công ty viết bằng Tiếng việt: Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Kỹ thuật Kim Ngọc Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: Kim Ngọc Trading-Technical Services Corporation Địa chỉ trụ sở chính: 19 Hoàng Văn thụ, Phường 7, Tp.Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu Công ty có các chi nhánh và địa điểm kinh doanh sau: - Cửa hàng số 1 - Cửa hàng số 2 - Xưởng sản xuất gia công cơ khí - Cửa hàng kinh doanh dịch vụ ăn uống đầy đủ Tình hình vốn: - Vốn điều lệ là: 6.000 đồng (Sáu tỷ đồng) - Vốn từ các thành viên góp - Vốn vay ngân hàng 1.2 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY. Công ty có chức năng hoạt động hiệu quả nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa, tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động, đóng góp cho ngân sách Nhà nước, phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh hơn. Công ty có nhiệm vụ hoạt động kinh doanh trong đúng lĩnh vực, ngành nghề được giao trong giấy phép kinh doanh.
Bảo toàn và phát triển phần vốn các nhà đầu tư. 8 Hoạt động sản xuất kinh doanh có lãi, mang lại lợi ích bền vững cho người lao động, các cổ đông – cũng là chủ doanh nghiệp. Thực hiện đúng, đủ nghĩa vụ đối với nhà nước. Tiếp tục nâng cao điều kiện sản xuất, nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng ngày càng nhiều nhu cầu đa dạng về dịch vụ.
Không ngừng nâng cao trình độ người lao động, tạo ra nhiều hơn nữa công ăn việc làm cho nền kinh tế, góp phần ổn định thu nhập người lao động. Thực hiện chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân. Phát triển mở rộng quy mô hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời không được lơ là nhiệm vụ bảo vệ môi trường, bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội và giữ vững quốc phòng. Thực hiện hạch toán kinh tế và báo cáo thường xuyên trung thực theo đúng quy định của Nhà nước về tài chính, quản lý xuất nhập khẩu.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY.1 Mô hình tổ chức quản lý.
GIÁM ĐỐC Phòng thương mại Phòng kế hoạchPhòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Cửa hàng số 1 Cửa hàngXưởng số 2 sản xuấtCửa giahàng côngkinh cơ khí doanh dịch vụ ăn uống giải khá Sơ đồ 1.1 Hệ thống tổ chức quản lý.2 Chức năng từng bộ phận. Phòng thương mại:Có chức năng tham mưu, giúp việc cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc quản lý, điều hành trong lĩnh vực thương mại, pháp lý về thương mại và đầu tư. Phòng kế hoạch: Là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của công ty, có chức năng tham mưu cho Ban Lãnh đạo công ty xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn, tìm hiểu khai thác thị trường, đầu tư phát triển sản xuất, liên doanh liên kết trong và ngoài Công ty. Giao dịch với khách hàng và điều tiết hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn công ty.
Phòng tổ chức hành chính: Tham mưu cho giám đốc về các lĩnh vực tổ chức cán bộ, đào tạo, tuyển dụng, công tác lao động, tiền lương, chế độ chính sách và quản lý hành chính. Nghiên cứu đề xuất các phương án tổ chức bộ máy quản lý các đơn vị cho phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh, quản lý toàn bộ công nhân viên trong Công ty. Phòng tài chính kế toán: Ghi chép tính toán, phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những vi phạm pháp luật, chính sách chế độ tài chính nhà nước.
Lập các báo cáo thống kê theo quy định và kiểm tra sự chính xác của các báo cáo do các phòng ban khác lập phục vụ công tác thống kê và thông tin kinh tế. Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh. Thực hiện việc tập hợp, tổ chức công tác thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế và quyết toán với cấp trên. 10 Giúp giám đốc hướng dẫn, chỉ đạo các phòng ban, các bộ phận trực thuộc thực hiện ghi chép ban đầu đúng chế độ, phương pháp.
Giúp giám đốc, các phòng ban, bộ phận phổ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi công ty. Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận liên quan trong công ty, và cho các cơ quan quản lý cấp trên theo quy định. Tổ chức đào tạo, nghiên cứu, học tập đảm bảo và nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ thực hiện công tác tài chính kế toán của công ty.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY. Trưởng phòng Kế toán tiền mặt kiêm kế toán công nợ Kếkiêm Kế toán tổng hợp toánkế doanh toán thu thuếkiêmKế kếtoán toántiền vật gửi tư ngân hàng Thủ quỹ Sơ đồ 1.2 Hệ thống tổ chức bộ máy kế toán.2 Chức năng, nhiệm vụ từng phần hành kế toán.
Trưởng phòng kế toán 11 Theo dõi việc thực hiện các quy định của pháp luật và điểu lệ Công ty. Điều hành, kiểm tra giám sát công tác kế toán. Lập báo cáo tài chính, ký duyệt các chứng từ tài chính kế toán, các báo cáo tài chính, quyết toán định kì. Tư vấn, tham mưu Ban giám đốc, cung cấp thông tin kinh tế tham gia xây dựng kế hoạch, chiến lược sản xuất kinh doanh của công ty.
Có quyền ý kiến bằng văn bản với người đại diện theo pháp luật về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật các kế toán viên, thủ kho, thủ quỹ. Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định. Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật của công ty khi phát hiện các vi phạm pháp luật, trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người đã ra quyết định hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và không chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó. Kế toán tổng hợp kiêm kế toán thuế Theo dõi, thưc hiện, kiểm tra việc ghi nhận, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các tài khoản liên quan.
Ghi chép, tổng hợp số liệu xác định kết quả kinh doanh. Lập Bảng cân đối tài khoản, Bảng kết quả hoạt động kinh doanh sản xuất và các báo cáo tài chính kế toán khác theo quy định. Giúp trưởng phòng lập báo cáo tài chính kế toán. Theo dõi, kiểm tra, hạch toán thuế và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan.
Kê khai, nộp, thanh toán, lập các báo cáo liên quan về thuế và các khoản thực hiện nghĩa vụ ngân sách Nhà nước. Báo cáo kịp thời khi phát hiện các vi phạm pháp luật về thuế, tài chính, kế tóan trong Công ty. Kế toán doanh thu 12 Lập gửi hóa đơn GTGT, các chứng từ liên quan đến cung cấp dịch vụ, hàng hóa…theo các hợp đồng, thỏa thuận đã kí kết với khách hàng. Hạch toán, theo dõi chi tiết đầy đủ chính xác doanh thu từng loại hình dịch vụ của khối lượng hàng hóa, dịch vụ trong kì kế toán.
Sử dụng và quản lý hóa đơn GTGT, lập báo cáo về sử dụng hóa đơn GTGT. Kiểm tra thường xuyên việc thực hiện các hợp đồng cung cấp dịch vụ. Tổ chức ghi chép, tổng hợp số liệu về tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế và các hàng tồn kho khác. Quyết toán vật tư, nhiên liệu tiêu hao (cho các phương tiện, thiết bị, máy móc) theo đúng định mức.
Kiểm kê, đối chiếu định kì và đột xuất công tác nhập – xuất – tồn kho, đánh giá hàng tồn kho, lập các báo cáo về hàng tồn kho, tiến hành phân tích tình hình bảo quản, dự trữ và sử dụng tất cả các hàng tồn kho của công ty. Kế toán tiền gửi ngân hàng Tập hợp, kiểm tra, xác định chính xác, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ thanh toán. Thực hiện nghiêm túc, đầy đủ các khoản thanh toán, giao dịch với ngân hàng. Lập các chứng từ thanh toán liên quan tới NH: UNT, UNC, LCT, séc… Theo dõi, hạch toán các tài khoản ngân hàng khi có đầy đủ các chứng từ NH và bộ chứng từ gốc liên quan.
Theo dõi chi tiết thanh toán các khoản chi phí, công nợ, thuế và các khoản khác có liên quan đến thu, chi bằng TGNH. Kiểm tra, đối chiếu khi nhận được thông báo, chứng từ của ngân hàng để xác minh nếu có chênh lệch thì báo cáo, xử lý, điều chỉnh kịp thời. Kế toán tiền mặt kiêm kế toán công nợ. 13 Mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi nhận hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt và hạch toán tính ra số tồn quỹ tại thời điểm cuối ngày.
Theo dõi, hạch toán các khoản tiền mặt VNĐ, ngoại tệ. Tập hợp, kiểm tra tính chính xác, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ. Lập phiếu thu, phiếu chi kèm theo các chứng từ gốc. Theo dõi chi tiết thanh toán các khoản chi phí, công nợ, thuế và các khỏan khác có liên quan đến thu, chi tiền mặt.
Đối chiếu quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch thừa, thiếu cùng thủ quỹ kiểm tra lại để xác định nguyên nhân, báo cáo và kiến nghị trưởng phòng/phó phòng để có biện pháp xử lý chênh lệch. Theo dõi, ghi nhận, hạch toán, kiểm tra chi tiết theo từng đối tượng phải thu, phải trả, từng khoản nợ và từng lần thanh toán. Kế toán theo dõi các khoản nợ phải thu, thường xuyên kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ tồn đọng.
Định kì kiểm tra, đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp liên quan. Báo cáo kịp thời khi phát hiện các sai phạm xảy ra Thủ quỹ Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt.