Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư và chương trình chuyển đổi số quốc gia diễn ra mạnh mẽ, việc hiện đại hóa nền hành chính công là yêu cầu tất yếu. Quản lý văn bản là huyết mạch bảo đảm thông tin thông suốt cho toàn bộ hoạt động chỉ đạo, điều hành tại các cơ quan hành chính nhà nước. Tổng cục Thuế, với tư cách là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính thực hiện quản lý nguồn thu ngân sách nội địa trên phạm vi cả nước với 3 cấp quản lý gồm Tổng cục, 63 Cục Thuế và hàng trăm Chi cục Thuế, phải xử lý khối lượng lên đến hàng triệu văn bản mỗi năm.

Giai đoạn trước năm 2014, phương thức quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế chủ yếu dựa trên sổ sách truyền thống và phần mềm đơn lẻ nội bộ, dẫn đến tình trạng luân chuyển chậm, tốn kém chi phí văn phòng phẩm và khó kiểm soát tiến độ xử lý hồ sơ. Nhằm giải quyết các điểm nghẽn này, Tổng cục Thuế đã từng bước triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, nổi bật là việc áp dụng chương trình quản lý văn bản và điều hành eDocTC từ năm 2016 theo chỉ đạo của Bộ Tài chính.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là làm rõ cơ sở khoa học, đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế giai đoạn 2014 đến tháng 8/2019, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ nhằm nâng cao năng suất xử lý công việc từ 50% đến 70%, giảm thiểu tối đa văn bản giấy, bảo đảm tính công khai, minh bạch và an toàn thông tin theo định hướng xây dựng Chính phủ điện tử.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu xây dựng trên nền tảng lý thuyết Quản lý hành chính công hiện đại, Lý thuyết Chấp nhận công nghệ (TAM) và Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam. Luận văn tập trung làm rõ 4 khái niệm then chốt: văn bản hành chính, văn bản điện tử, quản lý văn bản và văn phòng điện tử (e-Office). Văn bản điện tử được xác định theo Nghị định số 64/2007/NĐ-CP là văn bản thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu, có tính ổn định, xác thực và truyền tải nhanh chóng qua môi trường mạng.

Hệ thống pháp lý nền tảng được vận dụng bao gồm: Nghị quyết số 36a/NQ-CP năm 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ quy định về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, Quyết định số 1072/QĐ-TTg năm 2018 về thành lập Ủy ban Quốc gia về Chính phủ điện tử, cùng Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về quy trình trao đổi, lưu trữ dữ liệu điện tử và tiêu chuẩn bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp nguồn dữ liệu thứ cấp và dữ liệu sơ cấp thực chứng. Dữ liệu thứ cấp được tổng hợp từ các báo cáo định kỳ giai đoạn 2014-2018 của Tổng cục Thuế, Cục Tin học và Thống kê Tài chính thuộc Bộ Tài chính, cùng các báo cáo đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ Thông tin và Truyền thông. Luận văn cũng phân tích bài học thực tiễn từ Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Công Thương.

Nghiên cứu thực hiện khảo sát với cỡ mẫu gồm 150 cán bộ, công chức đang công tác tại 15 vụ, cục chuyên môn trực thuộc Tổng cục Thuế. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng được áp dụng nhằm đại diện cho 3 nhóm đối tượng: lãnh đạo phê duyệt, chuyên viên xử lý và nhân viên văn thư lưu trữ. Phương pháp phân tích thống kê mô tả kết hợp phương pháp so sánh định lượng được lựa chọn nhằm lượng hóa chính xác tỷ lệ số hóa văn bản, đo lường tốc độ luân chuyển tài liệu và nhận diện các điểm nghẽn kỹ thuật trong khung thời gian từ năm 2014 đến tháng 8/2019.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, việc triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành đã rút ngắn khoảng 60% đến 65% thời gian luân chuyển và xử lý văn bản so với quy trình thủ công trước năm 2014. Các văn bản hỏa tốc, công văn khẩn được truyền gửi tức thời qua mạng nội bộ, đạt tỷ lệ xử lý đúng hạn trên 95% ngay trong ngày làm việc.

Thứ hai, quy mô số hóa văn bản tăng trưởng vượt bậc qua từng năm. Dữ liệu thống kê giai đoạn 2015-2018 cho thấy số lượng văn bản điện tử được luân chuyển trên hệ thống eDocTC của ngành Tài chính đạt mức bình quân hơn 464.000 lượt xử lý mỗi năm, riêng năm 2018 đã quản lý và kiểm soát hơn 1.200 tờ trình cùng hàng trăm nghìn văn bản nội bộ.

Thứ ba, việc chuyển đổi phương thức làm việc sang môi trường không giấy tờ đã đạt tỷ lệ khoảng 70% đối với các văn bản hành chính thông thường. Tuy nhiên, vẫn còn khoảng 30% văn bản phát sinh phải duy trì bản giấy song song do yêu cầu về tính pháp lý đặc thù của hồ sơ tài chính và thói quen phê duyệt truyền thống của một bộ phận lãnh đạo.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính giúp cải thiện hiệu quả quản lý là sự chỉ đạo quyết liệt từ Lãnh đạo Tổng cục Thuế, việc nâng cấp hạ tầng mạng diện rộng kết nối thông suốt từ cơ quan Tổng cục tới các địa phương, và việc tích hợp chữ ký số chuyên dùng.

Khi so sánh với các đơn vị tiên phong như Bộ Tài nguyên và Môi trường (với 6.356 tài khoản người dùng, cấp 2.218 chứng thư số cá nhân và đạt 100% văn bản chỉ đạo phát hành dưới dạng điện tử) hay Bộ Khoa học và Công nghệ (100% công chức dùng thư điện tử công vụ, 84% đơn vị liên thông khép kín), Tổng cục Thuế vẫn tồn tại một số hạn chế về tính linh hoạt của phần mềm khi xử lý các nghiệp vụ thuế phức tạp.

Trong nghiên cứu, dữ liệu được mô tả chi tiết thông qua các bảng thống kê số lượng văn bản đến, văn bản đi qua các năm (2014-2018) và biểu đồ thể hiện luồng luân chuyển 5 bước của quy trình văn phòng điện tử, giúp minh họa trực quan sự chuyển dịch từ văn bản giấy sang dữ liệu số.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, hoàn thiện thể chế và quy chế nội bộ. Ban hành Quy chế quản lý văn bản điện tử và quy trình xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng trong quý I/2020 do Văn phòng Tổng cục Thuế chủ trì. Mục tiêu đạt 100% đơn vị trực thuộc áp dụng quy chuẩn thống nhất, bắt buộc sử dụng chữ ký số cá nhân cho 100% văn bản hành chính không mật.

Thứ hai, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật và tối ưu hóa phần mềm. Thực hiện nâng cấp phân hệ phần mềm eDocTC trong giai đoạn 2020-2022 do Cục Công nghệ thông tin đảm trách. Mục tiêu nâng cao tốc độ phản hồi của hệ thống, giảm 80% thời gian trễ dữ liệu và bảo đảm kết nối thông suốt 100% với Trục liên thông văn bản quốc gia kết nối với 31 Bộ, ngành và 63 tỉnh, thành phố.

Thứ ba, đẩy mạnh đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng công nghệ. Tổ chức định kỳ 10 đến 12 lớp tập huấn chuyên sâu hàng năm từ năm 2020 do Vụ Tổ chức cán bộ phối hợp các đơn vị công nghệ tổ chức. Mục tiêu nâng cao năng lực cho hơn 1.200 lượt công chức, bảo đảm 100% cán bộ văn thư và chuyên viên xử lý thành thạo các tính năng nâng cao của văn phòng điện tử.

Thứ tư, tăng cường kiểm tra, giám sát và kiên quyết loại bỏ văn bản giấy. Lãnh đạo Tổng cục Thuế thiết lập cơ chế giám sát tự động tiến độ xử lý công văn, đưa chỉ số giải quyết hồ sơ điện tử đúng hạn vào tiêu chí đánh giá thi đua từ năm 2020. Mục tiêu đạt trên 90% văn bản nội bộ và văn bản trao đổi liên ngành hoàn toàn không dùng bản giấy vào năm 2022.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm 1: Lãnh đạo và các nhà quản lý trong hệ thống cơ quan hành chính nhà nước. Luận văn cung cấp khung tham chiếu thực tiễn về quản trị chuyển đổi số, thiết kế lộ trình tinh gọn bộ máy và tối ưu hóa quy trình điều hành công sở.

Nhóm 2: Cán bộ, công chức làm công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ. Tài liệu mang lại hướng dẫn chi tiết về quy chuẩn hóa các bước tiếp nhận, xử lý, phát hành và lưu trữ văn bản điện tử, giúp tiết kiệm 50% thời gian xử lý nghiệp vụ hàng ngày.

Nhóm 3: Chuyên gia và kỹ sư công nghệ thông tin khối cơ quan nhà nước. Luận văn cung cấp bức tranh rõ nét về yêu cầu nghiệp vụ, kiến trúc phân hệ phần mềm (như eDocTC, C-Office, EFY-DOC) và giải pháp tích hợp chữ ký số, bảo mật dữ liệu công quyền.

Nhóm 4: Giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Quản lý công, Hành chính học, Quản trị văn phòng. Đây là nguồn tư liệu học thuật giá trị với hệ thống số liệu khảo sát thực tế tại ngành Thuế giai đoạn 2014-2019 cùng phương pháp luận nghiên cứu chuẩn mực.

Câu hỏi thường gặp

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế mang lại lợi ích gì nổi bật nhất? Giải pháp giúp rút ngắn từ 60% đến 65% thời gian xử lý công văn, theo dõi chính xác vị trí và tiến độ hồ sơ tại mọi thời điểm, đồng thời tiết kiệm hàng trăm triệu đồng chi phí in ấn, sao chụp giấy tờ mỗi năm.

Hệ thống phần mềm nào được Tổng cục Thuế sử dụng để quản lý văn bản? Tổng cục Thuế triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành eDocTC của Bộ Tài chính từ năm 2016, hỗ trợ kết nối liên thông xuyên suốt từ cấp chuyên viên, lãnh đạo phòng, lãnh đạo Vụ/Cục đến Lãnh đạo Tổng cục và Trục liên thông quốc gia.

Đâu là rào cản lớn nhất khi chuyển đổi sang văn bản điện tử tại đơn vị? Rào cản lớn nhất là thói quen sử dụng văn bản giấy truyền thống (khoảng 30% văn bản vẫn phát hành song song) và một số tính năng phần mềm chưa thực sự linh hoạt khi xử lý các nghiệp vụ thuế chuyên sâu.

Chữ ký số có vai trò quan trọng như thế nào trong quy trình văn phòng điện tử? Chữ ký số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp bảo đảm tính pháp lý, tính toàn vẹn và chống chối bỏ của tài liệu số, cho phép các đơn vị phát hành 100% văn bản chỉ đạo điều hành mà không cần ký tay hay đóng dấu đỏ truyền thống.

Luận văn đề xuất chỉ tiêu cụ thể nào cho lộ trình không giấy tờ đến năm 2022? Luận văn đề xuất chỉ tiêu nâng tỷ lệ văn bản xử lý hoàn toàn trên môi trường mạng đạt trên 90%, cấp phát 100% chứng thư số cho cán bộ có thẩm quyền và liên thông thông suốt 100% dữ liệu văn bản giữa các cấp cơ quan thuế trên toàn quốc.

Kết luận

• Luận văn hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và khung pháp lý về văn bản điện tử, văn phòng điện tử trong cơ quan hành chính nhà nước.

• Phân tích sâu sắc thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế giai đoạn 2014 đến tháng 8/2019 với các dữ liệu thực chứng tin cậy.

• Đúc kết 5 bài học kinh nghiệm quý báu từ các Bộ ngành tiên phong trong quá trình xây dựng nền tảng Chính phủ điện tử.

• Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp mang tính đột phá về thể chế, hạ tầng công nghệ, đào tạo nhân lực và kiểm tra giám sát.

• Đóng góp tư liệu khoa học có giá trị ứng dụng cao cho tiến trình chuyển đổi số của ngành Thuế nói riêng và nền hành chính công Việt Nam nói chung.

Các cơ quan quản lý và đơn vị hành chính cần chủ động xây dựng kế hoạch hành động, nâng cấp hạ tầng số và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ ngay từ hôm nay để kiến tạo một nền hành chính phục vụ hiện đại, minh bạch và không giấy tờ.