Luận văn ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng chi nhánh vận tải đường sắt đông anh thuộc tổng công ty cổ phần vận tải đường sắt hà nội

Luận văn phân tích ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng chi nhánh vận tải đường sắt Đông Anh, Hà Nội.

• Tác giả: Lê Huyền Trang
• Người hướng dẫn: THS. Nguyễn Tiến Thành
• Trường học: Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Quản Trị Văn Phòng
• Đề tài: Ứng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Công Tác Văn Thư Tại Chi Nhánh Vận Tải Đường Sắt Đông Anh
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2017
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
• LỜI NÓI ĐẦU
• 1.1. Lý do chọn đề tài
• 1.2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
• 1.3. Mục tiêu nghiên cứu
• 1.4. Nhiêm vụ nghiên cứu
• 1.5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 1.6. Giả thuyết nghiên cứu
• 1.7. Phương pháp nghiên cứu
• 1.8. Cấu trúc đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG
• 1.1. Khái niệm văn phòng
• 1.2. Khái niệm về công nghệ thông tin
• 1.3. Khái niệm về công tác văn thư
• 1.4. Sự cần thiết của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
• 1.5. Nội dung ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
• 1.6. Quy trình ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
• 1.7. Các yếu tố ảnh hưởng đến ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CHI NHÁNH VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT ĐÔNG ANH
• 2.1. Khái quát chung về Văn phòng và Chi nhánh VTĐS Đông Anh, thuộc Công ty cổ phần VTĐS Hà Nội
• 2.2. Giới thiệu về Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh
• 2.3. Giới thiệu về Văn phòng Chi nhánh VTĐS Đông Anh
• 2.4. Thực trạng về ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Chi nhánh VTĐS Đông Anh
• 2.5. Hệ thống trang thiết bị phục vụ trong văn phòng
• 2.6. Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
• 2.7. Hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
• 2.8. Nhận xét, đánh giá
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CHI NHÁNH VẬN TẢI ĐƯỜNG SẮT ĐÔNG ANH
• 3.1. Lãnh đạo, CBNV tại Chi nhánh VTĐS ĐA cần nhận thức đúng về ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
• 3.2. Phát triển đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ ứng dụng công tác văn thư
• 3.3. Ban hành các văn bản cụ thể để tổ chức quản lý hoạt động ứng dụng CNTT trong công tác văn thư
• 3.4. Đào tạo, bồi dưỡng CBNV
• 3.5. Tổ chức tuyển dụng nhân sự mới có trình độ
• 3.6. Một số giải pháp khác
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Ứng Dụng CNTT Trong Văn Thư Chi Nhánh Đông Anh

Trong bối cảnh hiện đại, ứng dụng CNTT trong văn thư đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mọi tổ chức, đặc biệt là tại các đơn vị vận tải đường sắt. Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh không nằm ngoài xu thế này, việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn góp phần tiết kiệm chi phí và nâng cao tính bảo mật. Bài viết này sẽ đi sâu vào thực trạng, giải pháp và hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại chi nhánh, từ đó đưa ra những đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực này. Theo TS. Nghiêm Kỳ Hồng (2003), việc ứng dụng CNTT là yêu cầu cấp thiết để đẩy mạnh sự thống suốt trong hoạt động quản lý.

1.1. Khái niệm và vai trò của công tác văn thư điện tử

Công tác văn thư điện tử là quá trình số hóa và quản lý các tài liệu, văn bản bằng phương tiện điện tử, thay thế cho phương pháp truyền thống sử dụng giấy tờ. Vai trò của nó là tăng cường khả năng truy cập, tìm kiếm và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả. Việc áp dụng văn phòng điện tử giúp giảm thiểu thời gian xử lý văn bản, tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ, đồng thời nâng cao tính bảo mật thông tin. Theo Vương Đình Quyền (2011), công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản nhằm phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan.

1.2. Lợi ích của ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại Đông Anh

Việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh. Cụ thể, nó giúp cải thiện hiệu quả công tác văn thư, giảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý văn bản, tăng cường khả năng phối hợp giữa các bộ phận và nâng cao năng lực quản lý của lãnh đạo. Bên cạnh đó, việc số hóa tài liệu còn giúp bảo quản thông tin lâu dài và dễ dàng truy cập khi cần thiết. Theo Nguyễn Hữu Tri (2005), công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý.

II. Thực Trạng Ứng Dụng CNTT Tại Chi Nhánh Vận Tải Đông Anh

Hiện nay, Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh đang từng bước triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Mặc dù đã có sự đầu tư vào hệ thống trang thiết bị và phần mềm quản lý văn bản, nhưng việc sử dụng chưa thực sự hiệu quả do thiếu đào tạo chuyên sâu cho cán bộ, nhân viên. Bên cạnh đó, quy trình quản lý văn bản điện tử chưa được chuẩn hóa, gây khó khăn trong việc phối hợp và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận. Cần có những giải pháp đồng bộ để khắc phục tình trạng này, đảm bảo việc chuyển đổi số trong văn thư diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

2.1. Đánh giá hệ thống trang thiết bị và phần mềm quản lý văn bản

Hệ thống trang thiết bị tại Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh đã được đầu tư tương đối đầy đủ, bao gồm máy tính, máy in, máy scan và các thiết bị mạng. Tuy nhiên, phần mềm quản lý văn bản hiện tại chưa đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về quản lý hồ sơ điện tử, lưu trữ hồ sơ điện tử và bảo mật thông tin. Cần có sự nâng cấp và cải tiến để phần mềm trở nên thân thiện và hiệu quả hơn. Theo báo cáo khoa học “Ứng dụng tin học trong công tác văn thư tại văn phòng Quốc hội” của Nguyễn Thị Thảo, Văn phòng Quốc hội đã chú trọng ứng dụng tin học trong công tác văn thư từ năm 1991 nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.

2.2. Phân tích quy trình văn thư hiện tại và các điểm nghẽn

Quy trình văn thư hiện tại tại Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh vẫn còn nhiều công đoạn thủ công, gây tốn thời gian và công sức. Các điểm nghẽn chính bao gồm việc nhập liệu thủ công, phê duyệt văn bản chậm trễ và khó khăn trong việc tìm kiếm và truy xuất thông tin. Việc ứng dụng chữ ký số và giao dịch điện tử còn hạn chế, làm giảm tính hiệu quả của quy trình. Theo tạp chí Lưu Trữ Việt Nam, việc ứng dụng quy trình xử lý văn bản hành chính bằng kỹ thuật tin học sẽ tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

2.3. Thách thức về bảo mật và an toàn thông tin văn bản điện tử

Một trong những thách thức lớn nhất trong việc ứng dụng CNTT trong văn thư là đảm bảo bảo mật thông tin văn bản. Nguy cơ mất mát, rò rỉ hoặc bị tấn công bởi virus và hacker luôn tiềm ẩn. Cần có các giải pháp bảo mật mạnh mẽ, bao gồm mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập và sao lưu dữ liệu thường xuyên. Đồng thời, cần nâng cao nhận thức về an toàn thông tin cho cán bộ, nhân viên. Theo khóa luận tốt nghiệp “Vai trò của việc ứng dụng CNTT vào công tác Lưu Trữ” của Nguyễn Thị Mai, cần nghiên cứ các yêu cầu và sự cần thiết của việc xây dựng, hoàn thiện mô hình hiện đại hóa công tác lưu trữ.

III. Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Ứng Dụng CNTT Tại Đông Anh

Để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh, cần có một lộ trình rõ ràng và các giải pháp đồng bộ. Trước hết, cần đầu tư vào việc nâng cấp hệ thống trang thiết bị và phần mềm quản lý văn bản, đảm bảo tính tương thích và dễ sử dụng. Tiếp theo, cần xây dựng quy trình văn thư điện tử chuẩn hóa, áp dụng chữ ký số và giao dịch điện tử rộng rãi. Cuối cùng, cần tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức cho cán bộ, nhân viên về ứng dụng CNTT và an toàn thông tin.

3.1. Đầu tư nâng cấp hệ thống trang thiết bị và phần mềm

Việc đầu tư vào hệ thống trang thiết bị và phần mềm là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong văn thư. Cần lựa chọn các phần mềm quản lý văn bản có tính năng ưu việt, dễ sử dụng và đáp ứng được các yêu cầu về quản lý hồ sơ điện tử, lưu trữ hồ sơ điện tử và bảo mật thông tin. Đồng thời, cần đảm bảo hệ thống trang thiết bị hoạt động ổn định và được bảo trì thường xuyên. Theo khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thông” của Nguyễn Thị Lan, cần đưa ra các thực trạng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc ứng dụng CNTT.

3.2. Xây dựng quy trình văn thư điện tử chuẩn hóa

Quy trình văn thư điện tử cần được xây dựng một cách khoa học và chuẩn hóa, bao gồm các bước như tiếp nhận văn bản, phân loại, xử lý, phê duyệt, ban hành và lưu trữ. Quy trình cần được thiết kế sao cho đơn giản, dễ thực hiện và giảm thiểu các công đoạn thủ công. Việc áp dụng chữ ký số và giao dịch điện tử sẽ giúp tăng tính xác thực và hiệu quả của quy trình. Theo tạp chí Lưu Trữ Việt Nam, việc ứng dụng quy trình xử lý văn bản hành chính bằng kỹ thuật tin học sẽ tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

3.3. Đào tạo và nâng cao nhận thức cho cán bộ nhân viên

Để đảm bảo việc ứng dụng CNTT trong văn thư diễn ra thành công, cần tăng cường đào tạo và nâng cao nhận thức cho cán bộ, nhân viên về các kỹ năng sử dụng phần mềm, quy trình văn thư điện tử và an toàn thông tin. Các khóa đào tạo cần được thiết kế phù hợp với trình độ và nhu cầu của từng đối tượng. Đồng thời, cần tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích việc sử dụng công nghệ thông tin. Theo Vương Đình Quyền (2011), công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản nhằm phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan.

IV. Ứng Dụng Thực Tế Và Hiệu Quả Tại Chi Nhánh Đông Anh

Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh đã mang lại những kết quả tích cực. Thời gian xử lý văn bản đã giảm đáng kể, chi phí in ấn và lưu trữ được tiết kiệm, và khả năng phối hợp giữa các bộ phận được cải thiện. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều tiềm năng chưa được khai thác triệt để. Cần tiếp tục đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số trong văn thư, áp dụng các giải pháp tiên tiến và đánh giá hiệu quả thường xuyên để đảm bảo sự phát triển bền vững.

4.1. Các dự án ứng dụng CNTT thành công tại chi nhánh

Một số dự án ứng dụng CNTT thành công tại Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh bao gồm việc triển khai phần mềm quản lý văn bản, xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử và áp dụng chữ ký số trong một số quy trình. Các dự án này đã giúp cải thiện đáng kể hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót. Theo báo cáo khoa học “Ứng dụng tin học trong công tác văn thư tại văn phòng Quốc hội” của Nguyễn Thị Thảo, Văn phòng Quốc hội đã chú trọng ứng dụng tin học trong công tác văn thư từ năm 1991 nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc.

4.2. Đánh giá hiệu quả về mặt thời gian chi phí và nguồn lực

Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư đã giúp Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và nguồn lực. Thời gian xử lý văn bản đã giảm từ vài ngày xuống còn vài giờ, chi phí in ấn và lưu trữ giảm từ 20-30%, và nguồn lực nhân sự được sử dụng hiệu quả hơn. Tuy nhiên, cần có các phương pháp đánh giá hiệu quả chính xác hơn để có thể đưa ra các quyết định đầu tư và cải tiến phù hợp. Theo khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thông” của Nguyễn Thị Lan, cần đưa ra các thực trạng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc ứng dụng CNTT.

V. Kết Luận Và Tương Lai Của Ứng Dụng CNTT Văn Thư

Tóm lại, ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là một xu thế tất yếu và mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa, cần có sự đầu tư đồng bộ, quy trình chuẩn hóa và đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ chuyên môn cao. Trong tương lai, việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và các công nghệ mới nổi khác sẽ mở ra những cơ hội mới để nâng cao hiệu quả và tính bảo mật của công tác văn thư.

5.1. Tóm tắt các kết quả nghiên cứu và bài học kinh nghiệm

Nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư mang lại nhiều lợi ích về mặt thời gian, chi phí và nguồn lực. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối đa, cần có sự đầu tư đồng bộ, quy trình chuẩn hóa và đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ chuyên môn cao. Bài học kinh nghiệm là cần có một lộ trình rõ ràng, các giải pháp đồng bộ và sự cam kết của lãnh đạo. Theo khóa luận tốt nghiệp “Vai trò của việc ứng dụng CNTT vào công tác Lưu Trữ” của Nguyễn Thị Mai, cần nghiên cứ các yêu cầu và sự cần thiết của việc xây dựng, hoàn thiện mô hình hiện đại hóa công tác lưu trữ.

5.2. Đề xuất các hướng nghiên cứu và phát triển trong tương lai

Trong tương lai, cần tập trung vào việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và các công nghệ mới nổi khác để nâng cao hiệu quả và tính bảo mật của công tác văn thư. Các hướng nghiên cứu và phát triển có thể bao gồm việc tự động hóa quy trình xử lý văn bản, xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ điện tử thông minh và phát triển các giải pháp bảo mật tiên tiến. Theo Nguyễn Hữu Tri (2005), công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước cũng như doanh nghiệp, văn phòng giữ vai trò đầu mối bảo đảm thông tin, tham mưu và hậu cần phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo. Công tác văn thư là bộ phận cấu thành trọng yếu của hoạt động văn phòng, trực tiếp xử lý hệ thống công văn, giấy tờ và tài liệu hình thành trong quá trình quản lý. Thực tiễn giai đoạn nghiên cứu cho thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ tại nhiều đơn vị vẫn còn bộc lộ bất cập do sự đầu tư chưa đồng bộ và trình độ tin học của đội ngũ cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu hiện đại hóa hành chính. Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh (thuộc Công ty Cổ phần Vận tải Đường sắt Hà Nội) đóng trên địa bàn thị trấn Đông Anh, bước vào giai đoạn chuyển đổi mô hình sau cổ phần hóa, đòi hỏi công tác quản trị và xử lý văn bản phải được nâng cấp để nâng cao năng suất lao động và tính thông suốt trong điều hành.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định gồm 2 nội dung:

1. Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn chế yếu kém và nguyên nhân trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư của văn phòng Chi nhánh.
2. Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, phục vụ sự chỉ đạo, quản lý của lãnh đạo Chi nhánh.

Để đạt được các mục tiêu trên, khóa luận triển khai 5 nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể:

1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh.
2. Nghiên cứu lý luận về văn phòng và tìm hiểu việc ứng dụng tin học trong công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng.
3. Tìm hiểu và phản ánh thực trạng việc ứng dụng tin học trong công tác văn phòng tại đơn vị khảo sát.
4. Đánh giá, nhận xét hiệu quả của việc ứng dụng tin học, chỉ ra những hạn chế thiếu sót trong công tác văn phòng.
5. Đề xuất giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế và phát huy những ưu điểm để nâng cao hiệu quả việc ứng dụng tin học trong công tác văn phòng tại Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh; những vấn đề lý luận và thực tiễn về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng.
• Phạm vi nội dung: Nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin qua các khâu nghiệp vụ văn thư (soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đi, đến; lập hồ sơ công việc), từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả.
• Phạm vi không gian: Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh, địa chỉ tại Số nhà 89, Tổ 13, Thị trấn Đông Anh, Huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội.
• Phạm vi thời gian: Quá trình khảo sát, thu thập thông tin và thực tập làm khóa luận tiến hành trong năm học 2016 – 2017; phạm vi dữ liệu theo dõi thực tế về hoạt động và ban hành văn bản của đơn vị giới hạn trong giai đoạn từ năm 2013 đến năm 2017 (thời kỳ đơn vị bắt đầu và phát triển quá trình ứng dụng công nghệ thông tin, gắn liền mốc cổ phần hóa).

Giả thuyết nghiên cứu: Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh sẽ đem lại hiệu quả làm việc tốt hơn cho văn phòng và toàn Chi nhánh; giúp phát huy ưu điểm, khắc phục những tồn tại, khó khăn, đồng thời tạo tiền đề đổi mới và nhân rộng việc ứng dụng công nghệ thông tin đến các trạm trực thuộc Chi nhánh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các tài liệu giáo trình và công trình nghiên cứu chuyên ngành quản trị văn phòng, văn thư và lưu trữ tại Việt Nam:

• Giáo trình "Quản trị văn phòng" của PGS. Nguyễn Hữu Tri (2005): Tiếp cận văn phòng ở hai trạng thái tĩnh (nhà cửa, trang thiết bị, nhân sự) và động (toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị), phân tích 3 chức năng chính: giúp việc điều hành, tham mưu tổng hợp và hậu cần.
• Tài liệu "Lý luận và phương pháp công tác văn thư" của Vương Đình Quyền (2011): Xác định công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ quản lý, điều hành, bao gồm trách nhiệm của toàn thể cán bộ, nhân viên liên quan đến công văn giấy tờ.
• Các công trình tham khảo khác: "Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ trong thời kỳ đổi mới" của TS. Nghiêm Kỳ Hồng (2003); "Quản trị hành chính văn phòng" của Vương Thị Kim Thanh (2009); "Quản trị hành chánh Văn phòng" của Nguyễn Hữu Thân (2007); các báo cáo khoa học và khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Thảo (Văn phòng Quốc hội), Nguyễn Công Bình (Tổng cục Hải quan), Nguyễn Thị Lan (Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn), Nguyễn Thị Mai, Nguyễn Thị Út Trang.

Khái niệm và văn bản quản lý nhà nước áp dụng:

• Khái niệm công nghệ thông tin: Dẫn chiếu theo định nghĩa tại Nghị quyết số 49/CP ngày 04/08/1993 của Chính phủ về phát triển công nghệ thông tin đến năm 2000.
• Khái niệm nghiệp vụ văn thư: Bao gồm soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi/đến, quản lý con dấu, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ.
• Các yêu cầu nghiệp vụ văn thư: Nhanh chóng, chính xác, bí mật (tuân thủ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước), hiện đại.
• Thể thức văn bản: Áp dụng Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Quyết định số 361/QĐ-CVTĐA ngày 16/09/2015 của Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh về các hình thức văn bản hành chính.

Phương pháp nghiên cứu:

• Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Thu thập qua sách báo, mạng internet, tài liệu nội bộ và các văn bản quy định của đơn vị liên quan đến nghiệp vụ soạn thảo, ban hành và xử lý công văn.
• Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi: Thiết kế bảng câu hỏi phỏng vấn viết để khảo sát trực tiếp $n = 20$ cán bộ, nhân viên đang làm việc tại các phòng ban thuộc Chi nhánh, trọng tâm là phòng Nhân chính.
• Phương pháp phân tích - tổng hợp: Xử lý các số liệu điều tra, tài liệu thống kê văn bản từ thực tế, kết hợp kiểm chứng lý thuyết để tổng hợp thành các nhận định khoa học theo cấu trúc đề tài.

Nguồn dữ liệu: Hồ sơ ban hành văn bản hành chính của Chi nhánh từ tháng 03/2013 đến tháng 03/2017; danh mục kiểm kê trang thiết bị kỹ thuật văn phòng năm 2017; kết quả khảo sát từ 20 phiếu hỏi về trình độ tin học, kỹ năng sử dụng máy tính và mức độ thực hiện các khâu nghiệp vụ văn thư của nhân sự tại chỗ.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng

Chương 1 hệ thống hóa các khái niệm nền tảng về văn phòng, chức năng giúp việc điều hành, tham mưu tổng hợp, hậu cần và các nhiệm vụ cụ thể của bộ phận văn phòng. Tác giả làm rõ nội hàm của công nghệ thông tin, thông tin, dữ liệu, phần mềm ứng dụng (cơ bản và chuyên dụng), phần cứng (thiết bị vào/ra, bộ nhớ thứ cấp, thiết bị kết nối), mạng máy tính (mạng LAN, WLAN, Internet) và hệ cơ sở dữ liệu (CSDL).

Về nghiệp vụ văn thư, chương này phân tích 4 yêu cầu bắt buộc: nhanh chóng, chính xác (chính xác về pháp lý, thực tế, thể thức theo Thông tư 01/2011/TT-BNV và kỹ thuật nghiệp vụ), bí mật và hiện đại. Việc ứng dụng công nghệ thông tin được khẳng định là nhu cầu tất yếu nhằm chuyển từ thao tác thủ công sang tự động hóa từng phần hoặc toàn bộ các khâu xử lý công văn. Tác giả đề xuất quy trình kỹ thuật gồm 5 bước để xây dựng CSDL quản lý văn bản tại văn phòng:

• Bước 1: Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nhằm xác định các loại tài liệu hình thành và khối lượng văn bản cần đưa vào CSDL.
• Bước 2: Thống kê nhu cầu khai thác, tra tìm tài liệu (theo thời gian, cơ quan giao dịch, thể loại, người ký, đơn vị soạn thảo, số ký hiệu, trích yếu nội dung).
• Bước 3: Lựa chọn hệ quản trị CSDL thích hợp (như FoxPro, CDS/ISIS, FoxBase).
• Bước 4: Thiết kế mẫu biểu nhập tin đối với từng văn bản đi và văn bản đến (thiết kế 13 trường dữ liệu cho văn bản đến và 7 trường dữ liệu chính cho văn bản đi kèm tệp đính kèm).
• Bước 5: Nhập tin vào máy vi tính, vận hành chạy thử, kiểm tra danh mục sản phẩm đầu ra và in thành sổ theo dõi.

Chương này cũng xác định 4 yếu tố then chốt tác động đến hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư: trình độ tin học của nhân viên, nhận thức cá nhân, điều kiện cơ sở vật chất trang thiết bị kỹ thuật và sự hỗ trợ, phối hợp của tập thể.

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh

Chương 2 mô tả tổ chức của Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh sau mốc chuyển đổi thành công ty cổ phần từ ngày 01/02/2016. Bộ máy lãnh đạo gồm Ban Giám đốc và 3 phòng chức năng: Kinh doanh, Nhân chính, Tài chính. Trong đó, phòng Nhân chính đảm nhiệm chức năng văn phòng (điều hành, tham mưu tổng hợp, hậu cần).

Cơ cấu nhân sự phòng Nhân chính gồm: 1 Trưởng phòng, 1 Phó phòng, 2 nhân viên quản trị, 2 nhân viên văn thư, 2 nhân viên đội xe, 2 nhân viên bảo vệ và 1 nhân viên y tế.

Khảo sát thực tế đối với $n = 20$ cán bộ, nhân viên trong đơn vị về nền tảng tin học và kỹ năng kỹ thuật ghi nhận các số liệu sau:

Tiêu chí khảo sát	Phân loại đánh giá	Số lượng (người)	Tỷ lệ (%)
Trình độ tin học cơ bản và sử dụng máy tính	Đã có trình độ tin học cơ bản và biết sử dụng máy tính	10	50,0
	Đã có nhưng chưa sử dụng máy tính thành thạo	6	30,0
	Chỉ sử dụng máy tính vào việc cần làm, chưa có trình độ cơ bản	4	20,0
Kỹ năng sử dụng các trang thiết bị kỹ thuật	Rất tốt	13	65,0
	Tương đối tốt	5	25,0
	Không tốt	2	10,0
Mức độ ứng dụng CNTT vào các khâu văn thư	Ứng dụng đầy đủ cả 3 nghiệp vụ	12	60,0
	Chỉ ứng dụng vào 2 nghiệp vụ (soạn thảo và quản lý văn bản đi)	5	25,0
	Chỉ ứng dụng vào 1 nghiệp vụ (chủ yếu là soạn thảo văn bản)	3	15,0

Về hạ tầng trang thiết bị văn phòng, Chi nhánh đã trang bị: 1 máy chủ, 10 máy tính bàn, 3 máy tính xách tay (laptop), 7 máy in laser, 1 máy chiếu, 1 máy quét (scanner), 1 máy phát điện, 1 hệ thống thiết bị mạng LAN, 3 máy photocopy (gồm 1 máy photo màu, 1 máy photo khổ A0 và 1 máy photo Canon IR 2525), 9 thiết bị thu phát không dây (wireless), 1 xe ô tô và 2 tủ thuốc y tế.

Về công tác soạn thảo văn bản, đơn vị sử dụng phần mềm Microsoft Word để định dạng văn bản theo Thông tư 01/2011/TT-BNV qua quy trình 4 bước: soạn thảo, đánh máy - nhân bản, kiểm tra trước khi ký và ký văn bản. Khóa luận cung cấp số liệu thống kê cơ cấu 276 văn bản hành chính được ban hành từ ngày 01/01/2017 đến tháng 03/2017:

STT	Tên loại văn bản hành chính	Số lượng (văn bản)	Tỷ trọng (%)
1	Quyết định	128	53,0
2	Báo cáo	42	15,5
3	Tờ trình	42	12,5
4	Công văn	20	6,0
5	Kế hoạch	16	4,8
6	Thông báo	10	3,0
7	Phương án	2	0,6
8	Giấy ủy nhiệm	2	0,6
9	Các loại văn bản khác	14	4,0
Tổng	Tổng số văn bản đã ban hành	276	100,0

Bên cạnh đó, tác giả phân tích sự biến động số lượng văn bản ban hành cùng kỳ tháng 3 từ năm 2013 đến năm 2017:

Thời điểm thống kê	Tháng 3/2013	Tháng 3/2014	Tháng 3/2015	Tháng 3/2016	Tháng 3/2017
Tổng số lượng văn bản ban hành	151	158	159	183	276

Số lượng văn bản năm 2017 tăng mạnh (276 văn bản) do đơn vị tiến hành tái cơ cấu và thực hiện các quy trình sau cổ phần hóa, trong đó các quyết định hành chính do phòng Nhân chính chủ trì soạn thảo chiếm tỷ lệ áp đảo. Khóa luận cũng so sánh ưu - nhược điểm của 6 ứng dụng soạn thảo trực tuyến (Google Docs, Zoho, ThinkFree, Live Documents, Microsoft Office Web Apps, Acrobat.com) để tham khảo khi máy tính đơn lẻ gặp sự cố phần mềm văn phòng.

Về quản lý văn bản đi và đến, đơn vị thực hiện đăng ký qua hệ thống sổ theo dõi kết hợp nhập dữ liệu vào phần mềm Hành chính Điện tử. Sổ lưu văn bản đi và đến được chia làm 3 luồng riêng biệt: sổ văn bản với cơ quan chủ quản cấp trên, sổ văn bản với cơ quan ngang hàng và sổ văn bản với các đơn vị liên quan.

Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh

Từ các hạn chế về tỷ lệ 20% nhân sự chưa nắm vững tin học cơ bản và 40% nhân viên chưa làm chủ được đầy đủ các khâu nghiệp vụ văn thư trên máy tính, tác giả đề xuất 6 nhóm giải pháp:

• Nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, nhân viên: Giúp người lao động hiểu rõ tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối với việc giảm thiểu lao động thủ công và nâng cao chất lượng quản lý.
• Đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất và phương tiện kỹ thuật: Bảo trì định kỳ hệ thống máy chủ, máy tính để bàn, máy quét và mở rộng kết nối mạng nội bộ nhằm phục vụ việc luân chuyển văn bản điện tử.
• Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nội bộ: Ban hành các quy chế, quy trình cụ thể về quản lý, xử lý văn bản điện tử và phân quyền sử dụng hệ thống phần mềm Hành chính Điện tử tại đơn vị.
• Đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng tin học: Tổ chức các lớp tập huấn kỹ năng xử lý văn bản, lập hồ sơ điện tử cho đội ngũ nhân viên phòng Nhân chính.
• Tuyển dụng nhân sự có chuyên môn: Ưu tiên tuyển dụng cán bộ được đào tạo bài bản về quản trị văn phòng, văn thư - lưu trữ và có chứng chỉ tin học đạt chuẩn.
• Các giải pháp phối hợp khác: Tăng cường tính liên thông dữ liệu và sự tương trợ chuyên môn giữa các bộ phận trong Chi nhánh.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể thông qua hệ thống dữ liệu khảo sát thực tế:

• Cung cấp số liệu định lượng chi tiết về hiện trạng trang bị kỹ thuật của phòng Nhân chính và Chi nhánh (1 máy chủ, 10 máy bàn, 3 laptop, 7 máy in laser, 3 máy photo chuyên dụng, 9 thiết bị wireless...).
• Đo lường thực trạng kỹ năng tin học của 20 cán bộ, nhân viên: 50% đạt trình độ cơ bản và sử dụng thành thạo máy tính; 30% chưa thành thạo; 20% chỉ thao tác máy tính khi có việc phát sinh; 60% có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào cả 3 khâu nghiệp vụ văn thư.
• Thống kê, phân loại chi tiết 276 văn bản hành chính được ban hành trong quý 1/2017, chỉ ra sự tăng trưởng đột biến so với giai đoạn 2013 – 2016 (tăng từ 151 văn bản năm 2013 lên 276 văn bản năm 2017) xuất phát từ yêu cầu kiện toàn tổ chức sau cổ phần hóa.
• Phân tích quy trình quản lý văn bản đi/đến bằng cách kết hợp giữa hệ thống sổ phân loại 3 cấp với cơ sở dữ liệu phần mềm Hành chính Điện tử.
• Đề xuất hệ thống 6 nhóm giải pháp bám sát thực trạng, tập trung vào nâng cao nhận thức, chuẩn hóa văn bản quản lý nội bộ, bồi dưỡng kỹ năng phần mềm và tuyển dụng nhân lực chuyên ngành.

Về mặt học thuật và thực tiễn, tác giả tự xác định đề tài là công trình nghiên cứu toàn diện đầu tiên đánh giá thực chứng về hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại riêng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh, lấp khoảng trống nghiên cứu của các đề tài trước đó vốn chỉ khảo sát tại các cơ quan quản lý nhà nước cấp Bộ hoặc cơ quan Quốc hội.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có một số giới hạn dựa trên phạm vi và nội dung văn bản:

• Mẫu khảo sát điều tra thực nghiệm còn hẹp ($n = 20$), đối tượng khảo sát tập trung chủ yếu ở khối văn phòng và phòng Nhân chính tại trụ sở Chi nhánh, chưa tiến hành điều tra diện rộng đối với toàn bộ lực lượng lao động tại các trạm vận tải trực thuộc.
• Dữ liệu nghiên cứu chủ yếu tập trung vào giai đoạn 2013 – 2017, thời điểm đơn vị vừa bước đầu chuyển đổi sang mô hình công ty cổ phần nên hệ thống phần mềm hành chính chưa đạt mức độ liên thông tự động hóa hoàn toàn.
• Hướng mở rộng nghiên cứu được tác giả đề cập là tiếp tục theo dõi, đánh giá và đề xuất phương án ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin trong nghiệp vụ văn thư - lưu trữ xuống toàn bộ các Trạm vận tải đường sắt trực thuộc Chi nhánh trong các giai đoạn tiếp theo.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận là nguồn tư liệu tham khảo phù hợp cho:

• Sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, Văn thư - Lưu trữ và Quản trị hành chính công tại các cơ sở đào tạo đại học, cao đẳng: Cung cấp mẫu phân tích thực tế về cấu trúc một đề tài nghiên cứu văn phòng học kết hợp giữa khảo sát định lượng và phân tích quy trình nghiệp vụ.
• Cán bộ làm công tác văn thư, hành chính tại các doanh nghiệp vận tải hoặc các đơn vị sự nghiệp đang thực hiện cổ phần hóa: Cung cấp các biểu mẫu thống kê phân loại văn bản, danh mục thiết bị văn phòng tiêu chuẩn và kinh nghiệm tổ chức hệ thống sổ theo dõi văn bản đi/đến phân luồng.
• Phần đáng tham khảo nhất của công trình là quy trình 5 bước xây dựng cơ sở dữ liệu văn thư và bảng dữ liệu thống kê biến động văn bản hành chính qua các năm (2013 – 2017) phản ánh tác động trực tiếp của quá trình chuyển đổi mô hình doanh nghiệp đến khối lượng công văn giấy tờ.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nhân sự và kết quả khảo sát trình độ tin học tại đơn vị nghiên cứu như thế nào?

Theo số liệu điều tra thực tế phòng Nhân chính, cơ cấu nhân sự gồm 11 người (1 Trưởng phòng, 1 Phó phòng, 2 nhân viên quản trị, 2 nhân viên văn thư, 2 lái xe, 2 bảo vệ, 1 y tế). Kết quả khảo sát $n = 20$ cán bộ, nhân viên toàn Chi nhánh cho thấy: 50% (10 người) có trình độ tin học cơ bản và dùng máy tính thành thạo; 30% (6 người) có trình độ nhưng chưa thành thạo; 20% (4 người) chưa có trình độ cơ bản, chỉ dùng máy tính khi cần làm việc cụ thể.

2. Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh đã trang bị những cơ sở vật chất, thiết bị kỹ thuật văn phòng nào?

Hệ thống thiết bị văn phòng của đơn vị bao gồm: 1 máy chủ, 10 máy tính để bàn, 3 laptop, 7 máy in laser, 1 máy chiếu, 1 máy quét, 1 máy phát điện, 1 thiết bị mạng LAN, 9 thiết bị wireless, 1 xe ô tô, 2 tủ thuốc và 3 máy photocopy chuyên dụng (trong đó có 1 máy photo màu, 1 máy photo khổ A0 và 1 máy photo nhãn hiệu Canon IR 2525).

3. Cơ cấu văn bản hành chính được Chi nhánh ban hành đầu năm 2017 có đặc điểm gì nổi bật?

Từ ngày 01/01/2017 đến tháng 03/2017, Chi nhánh ban hành tổng cộng 276 văn bản. Trong đó, Quyết định chiếm tỷ trọng lớn nhất với 128 văn bản (53%), tiếp theo là Báo cáo (42 văn bản, 15,5%), Tờ trình (42 văn bản, 12,5%), Công văn (20 văn bản, 6%), Kế hoạch (16 văn bản, 4,8%), Thông báo (10 văn bản, 3%), Phương án và Giấy ủy nhiệm (mỗi loại 2 văn bản, 0,6%), các văn bản khác (14 văn bản, 4%). Số lượng văn bản tăng đột biến so với các năm trước do đơn vị triển khai các thủ tục sau cổ phần hóa.

4. Tác giả đề xuất quy trình kỹ thuật gồm những bước nào để xây dựng cơ sở dữ liệu văn thư?

Quy trình xây dựng CSDL văn thư gồm 5 bước:

• Bước 1: Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cơ quan để xác định văn bản đưa vào CSDL;
• Bước 2: Thống kê nhu cầu tra tìm dữ liệu;
• Bước 3: Lựa chọn hệ quản trị CSDL (như FoxPro, CDS/ISIS);
• Bước 4: Thiết kế mẫu nhập tin (13 trường cho văn bản đến, 7 trường cho văn bản đi kèm tệp đính kèm);
• Bước 5: Nhập tin, chạy thử, in danh mục đóng sổ theo dõi.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lê Huyền Trang đã phản ánh toàn diện thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong các khâu nghiệp vụ văn thư tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh trong bối cảnh đơn vị chuyển sang mô hình công ty cổ phần. Bằng các phương pháp thu thập tài liệu, khảo sát bảng hỏi ($n = 20$) và phân tích thống kê số liệu giai đoạn 2013 – 2017, tác giả đã làm rõ thực trạng trang thiết bị, năng lực tin học của nhân sự và cơ cấu ban hành 276 văn bản hành chính. Công trình đã đề xuất hệ thống 6 nhóm giải pháp thiết thực nhằm khắc phục các điểm nghẽn về trình độ nhân sự và hạ tầng, góp phần chuẩn hóa công tác văn phòng phục vụ công tác quản trị, điều hành của doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1. Lý luận chung về công tác văn phòng và ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Văn phòng. Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh. Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Văn phòng Chi nhánh Vận tải Đường sắt Đông Anh.

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG. Khái niệm văn phòng. Văn phòng là lĩnh vực mà rất nhiều các tác giả quan tâm, nghiên cứu. Chính vì thế mà khái niệm văn phòng cũng vô cùng phong phú, được khái quát từ các góc cạnh khác nhau:  Văn phòng là một bộ phận cấu thành của một cơ quan tổ chức mà ở đó diễn ra hoạt động văn thư lưu trữ, đảm bảo thông tin và phục vụ hậu cần cho cơ quan tổ chức đó.

 Văn phòng là bộ phận giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan tổ chức đó một cách hiệu lực và hiệu quả.  Văn phòng phải là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Đối với cơ quan có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng có đầy đủ phòng ban, với số lượng nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động của của cơ quan. Còn đối với cơ quan có quy mô nhỏ thì văn phòng có thể gọn nhẹ ở mức tối thiểu.

Theo tác giả cuốn sách Nghiệp vụ văn phòng - PGS. Nguyễn Hữu Tri (2005) thì văn phòng được tiếp cận một cách toàn diện ở hai trạng thái động và tĩnh. Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái động thì nó bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra trong đơn vị. Nếu quan sát văn phòng ở trạng thái tĩnh thì nó bao gồm những yếu tố vật chất hiện hữu nh nhà cửa, xe cộ, các thiết bị, con người …v.v có trong văn phòng cơ quan, đơn vị đủ để thực hiện mục tiêu của tổ chức.

[1] Với khái niệm trên Văn phòng bao gồm những chức năng như sau: Chức năng giúp việc điều hành. 12 Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.

Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Chức năng hậu cần. Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả.

Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Các chức năng trên vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại cơ quan văn phòng ở mỗi đơn vị, tổ chức. Trong đó chức năng tham mưu tổng hợp là cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự thành bại của công tác văn phòng Nhiệm vụ.  Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị.

 Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin.  Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định.  Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản.  Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan.

13  Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị.  Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin.  Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định.  Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản.

 Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan. Như vậy, Văn phòng là nơi thực hiện công tác tham mưu, thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan 1. Khái niệm về công nghệ thông tin. Công nghệ Thông tin, viết tắt CNTT,(tiếng Anh: Information Technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin.

Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP ký ngày 04/08/1993: "Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội" Các khái niệm cơ bản khác: Thông tin và dữ liệu Thông tin (Information) là một khái niệm trừu tượng, tuy nhiên, đây lại chính là cái để chúng ta có thể hiểu biết và nhận thức thế giới. [3] Thông tin tồn tại khách quan, có thể ghi lại và truyền đi. Những điều mà ta gặp hàng ngày như thông tin dự báo thời tiết, tin điện sắp sửa tăng giá, lịch tập huấn của đội tuyển Việt Nam.chính là thông tin. Việc chúng ta ghi lại những điều này ra giấy, đó là chúng ta ghi lại thông tin.

Còn việc chúng ta nói với mọi người những điều này hoặc đưa cho mọi người xem những điều này, đó là truyền tin. 14 Dữ liệu (Data) là cái mang thông tin. Dữ liệu có thể là các dấu hiệu (kí hiệu, văn bản chữ số chữ viết.), các tín hiệu (điện, từ, quang, nhiệt độ, áp suất.) hoặc các cử chỉ, hành vi (nóng giận, sốt ruột, tươi cười. Khi nhìn thấy một người đang tươi cười, hành vi đó có thể cho chúng ta thông tin rằng người đó rất vui.

Đọc được nội dung của một cuốn sách khoa học, ta biết thêm được nhiều kiến thức mới, đó là thông tin ta có được do cuốn sách mang lại. Phần mềm (Soft ware) Phần mềm là tập hợp các chỉ thị cho máy tính làm việc. Nói cách khác, toàn bộ các chương trình chạy trên máy tính gọi là phần mềm máy tính. Sự ra đời của phần mềm khiến cho hiệu quả sử dụng phần cứng được nâng cao, rất nhiều công việc của con người được tư động hóa, vận hành nhanh chóng.

Ví dụ: về các phần mềm máy tính như phần mềm soạn thảo văn bản, phần mềm bảng tính, phần mềm trình diễn. Phần mềm ứng dụng  Là các chương trình giúp người dùng đầu cuối (end–user) thực hiện một hoặc nhiều nhiệm vụ cụ thể  Có hai loại: Phần mềm ứng dụng cơ bản : xử lý văn bản, bảng tính, cơ sở dữ liệu, … Ví dụ: MS Word, Excel, Access Phần mềm ứng dụng chuyên dụng: xử lý đồ họa, xử lý âm thanh, thiết kế web, … Ví dụ: Photoshop, Winamp, Dreamweaver. Phần cứng (Hard ware) Phần cứng là sản phẩm thiết bị số hoàn chỉnh; cụm linh kiện; linh kiện; bộ phận của thiết bị số, cụm linh kiện, linh kiện.Được chia thành 4 loại:  Cụm hệ thống  Thiết bị vào/ra  Bộ nhớ thứ cấp  Thiết bị kết nối. Thiết bị vào/ra Thiết bị vào: Chuột, Bàn phím, Máy scan … Thiết bị ra: Máy in, Loa.

Bộ nhớ thứ cấp. Là thiết bị lưu trữ dữ liệu không kết nối trực tiếp với bộ vi xử lý mà phải thông qua các kênh đọc/ghi dữ liệu Lưu dữ liệu ngay cả khi bị ngắt điện Thiết bị kết nối Là những thiết bị cho phép máy tính kết nối với các máy tính khác  Ví dụ: modem, USB 3G, … Mạng máy tính (Computer Network) là hai hay nhiều máy tính được kết nối với nhau thông qua dây dẫn, tín hiệu Radio (hay còn gọi tín hiệu vô tuyến) tín hiệu quang hoặc bất cứ sự kết hợp nào giữa chúng với một số phương pháp khác, cho phép bạn gửi, nhận các lệnh và file từ máy tính này tới máy tính khác. + Các thành phần khác của mạng bao gồm: Các thiết bị đầu cuối (end system) kết nối với nhau tạo thành mạng, có thể là các mạng máy tính hoặc các thiết bị khác. Nói chung hiện nay ngày càng nhiều các thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA, tivi, Môi trường truyền mà các thao tác truyền thông được thực hiện qua đó.

Môi trường truyền có thể là các loại dây dẫn (dây cap), song (đối với các mạng không dây). Giao thức (protocol) là các quy tắc quy định cách trao đổi dữ liệu các thực thể. Mạng máy tính, mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng. Một trong các tiện ích phổ thông là internet là hệ thống thư điện tử (email), trò chuyện trực tuyến (chat), máy truy tìm dữ liệu (search engine), các tiện ích dịch 16 vụ thương mại và chuyển ngân và các dịch vụ về y tế, giáo dục như là chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo.

Internet là mạng máy tính rọng khắp toàn cầu,các máy tính được kết nối với nhau bằng các mạng viễn thông. Bất kỳ máy tính nào có phần mềm, phần cứng và có kết nối với mạng viễn thông đều có thể truy cập internet.Mạng internet thường được sử dụng như một công cụ giao tiếp toàn cầu, nó cũng là nguồn tư liệu tham khảo rất tốt, cho phép người dung tiếp cận với một khối lượng thông tin khổng lồ thuộc bất kỳ lĩnh vực nào. Mạng LAN (local area network) hay còn gọi là “ mạng cục bộ “ là mạng tư nhân trong một tòa nhà, một khu vực ( trường học hay cơ quan chẳng hạn) có cỡ chừng vài km.