Chương 1: Tổng quan về kiểm soát chi phí sản xuất Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH G.C Chương 3: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất tải Công ty TNHH G.C LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4 Chƣơng 1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT Trong chương này, người viết nêu tổng quan một số vấn đề về kiểm soát c h i p h í q u a k i ể m s o á t họat động, trong đó làm rõ một số đặc điểm khác nhau giữa kiểm soát chi phí và giảm chi phí, nhấn mạnh một số công cụ kiểm soát làm nền tảng cho đề tài nghiên cứu trong luận văn này. Bên cạnh đó người viết đề cập đến ý nghĩa của chi phí sản xuất định mức, với các nội dung chủ yếu như sau: • Kiểm soát chi phí • Kiểm soát hoạt động • Các công cụ kiểm soát hoạt động • Ý nghĩa của chi phí sản xuất định mức và giá thành định mức 1.1 Kiểm soát chi phí 1. Kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí là khái niệm trong phạm vi của một công ty liên quan tới việc sản xuất hàng hóa và dịch vụ, và nó liên quan tới trách nhiệm đảm bảo rằng những hoạt động kinh doanh là đạt hiệu quả trong những điều kiện sử dụng nguồn lực đúng như yêu cầu và kết quả là hàng hóa và dịch vụ sản xuất ra đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng 1. Kiểm soát chi phí là hoạt động thiết yếu cho bất kì doanh nghiệp nào.
Hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểm soát được chi phí, từ đó tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu hiệu quả hơn và sau cùng là tăng lợi nhuận hoạt động của doanh nghiệp. Các hoạt động kiểm soát là các biện pháp, qui trình, thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong việc giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức. Ví dụ: kiểm soát phòng 1 Alan Pilkington, Jack Meredith (2009), “ The Evolution of the Intellectual Structure of Operations Management – 1980-2006” : A Citation/Co-Citation Analysis, 182 -202 in LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Journal of Operations Management 5 ngừa và phát hiện sự mất mát, thiệt hại của tài sản, kiểm soát xem tổ chức hoạt động theo đúng chuẩn mực mà tổ chức đã quy định theo đúng các yêu cầu của pháp luật pháp hiện hành…. Một hệ thống kiểm soát có hiệu quả là hệ thống mà ở đó Ban giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soát phù hợp với mục tiêu của tổ chức.
Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng môi trường văn hóa, chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp với những qui đĩnh rõ rang về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi Các quy trình hoạt động và kiểm soát được văn bản hóa rõ rang và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao. Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản. Bất kỳ thành viên nào trong tổ chức phải tuân theo hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp mình.
Quy định rõ trách nhiệm kiểm tra và giám sát. Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập. Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả các biện pháp kiểm soát 1. Phân biệt kiểm soát chi phí và giảm chi phí Kiểm soát chi phí và giảm chi phí là hai khái niệm khác nhau.
Kiểm soát chi phí là hoạt động nhắm hướng đạt mục tiêu như đã đề ra ban đầu, trong khi giảm chi phí được xem là hoạt động trực tiếp tìm ra những khả năng có thể cải thiện những mục tiêu đó. Vì vậy, khi những mục tiêu đã đạt được thì hoạt động kiểm soát chi phí xem như kết thúc, trong khi việc giảm chi phí thì không kết thúc mà sẽ tiếp tục vì đó là một quá trình liên tục mà doanh nghiệp hướng đến. Sự khác biệt giữa kiểm soát chi phí và giảm chi phí có thể được tóm tắt như sau: Kiểm soát chi phí là hướng tới việc duy trì những chi phí theo những định mức đã được dự toán. Trong khi Giảm chi phí là cả một quá trình lâu dài liên quan đến việc cắt giảm chi phí.
Tóm lại, giảm chi phí sẽ làm thay đổi tất cả các định mức và doanh nghiệp phải luôn nỗ lực để cải thiện chi phí một cách đáng kể. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 Kiểm soát chi phí là nỗ lực đạt được chi phí thấp nhất có thể trong những điều kiện nhất định và giảm chi phí thì không như vậy, vì nó có thể diễn ra ở bất kì điều kiện nào. Trong trường hợp kiểm soát chi phí doanh nghiệp phải tập trung xem xét đến quá khứ và hiện tại. Còn khi giảm chí phí thì doanh nghiệp phải tập trung xem xét đến hiện tại và tương lai.
Kiểm soát chi phí là một công cụ có chức năng ngăn ngừa trong khi giảm chi phí là công cụ có chức năng cắt giảm, và thường hai công cụ này vẫn diễn ra song song khi có một hệ thống kiểm soát chi phí hiệu quả tồn tại.2 Kiểm soát chi phí sản xuất qua kiểm soát hoạt động 1. Kiểm soát hoạt động 1. Khái niệm kiểm soát hoạt động Việc đánh giá thành quả là quá trình nhà quản trị của tất cả các cấp nhận được thông tin về thành quả công việc trong doanh nghiệp và đánh giá thành quả dựa vào các tiêu chí đã được xây dựng trước như dự toán, kế hoạch, mục tiêu. Thành quả được đánh giá và kiểm soát ở nhiều góc độ khác nhau trong doanh nghiệp: nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung và cấp hoạt động của từng nhà máy sản xuất, nhân viên bán hàng.
Trong mỗi cấp hoạt động thì thành quả của người quản đốc phân xưởng ở cấp hoạt động sẽ được đánh giá và kiểm soát bởi giám đốc nhà máy, giám đốc nhà máy sẽ được đánh giá và kiểm soát bởi nhà quản trị cấp cao hơn. Thông thường nhân viên kinh doanh được đánh giá và kiểm soát bởi giám đốc kinh doanh, và giám đốc kinh doanh được đánh giá và kiểm soát bởi cấp cao hơn. Vì vậy, người ta định nghĩa kiểm soát hoạt động như sau: Kiểm soát hoạt động là sự đánh giá của nhà quản trị cấp trung đối với những thành quả hoạt động của nhân viên, người lao động 2 Như vậy, kiểm soát hoạt động thực chất là việc đánh giá, kiểm soát những thành quả hoạt động của các nhân viên dưới quyền về việc đáp ứng yêu cầu đã đặt ra của nhà quản trị cấp trung gian. 2 Edward Blocher, Kung Chen, Gary Cokins, Thomas Lin; Cost Management:A Strategic Emphasis, 3rEdition; McGraw-Hill, 2005, Trang 723,724 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.
Đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là những gì mà doanh nghiệp đạt được sau một quá trình sản xuất kinh doanh nhất định, kết quả cần đạt cũng chính là mục tiêu cần thiết của doanh nghiệp. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp có thể là những đại lượng có thể cân đong đo đếm được như số sản phẩm tiêu thụ mỗi loại, doanh thu, lợi nhuận, thị phần,. và cũng có thể là các đại lượng chỉ phản ánh về mặt chất lượng hoàn toàn có tính chất định tính như uy tín của doanh nghiệp, chất lượng sản phẩm, chất lượng phục vụ. Như thế, kết quả bao giờ cũng là mục tiêu của doanh nghiệp.
Nói tóm lại, một hoạt động kinh doanh có kết quả là khi hoạt động đó đạt được hoặc vượt qua các mục tiêu trước đó đã đặt ra. Ví dụ: một doanh nghiệp đưa ra mục tiêu dự toán trong năm là đạt lợi nhuận 50 triệu USD nhưng trên thực tế cuối năm doanh nghiệp này đã đạt mức lợi nhuận là 51 triệu USD, như vậy chúng ta bước đầu đánh giá doanh nghiệp này hoạt động có kết quả, nếu ngược lại vào cuối năm mức lợi nhuận thực tế chỉ đạt được là 49 triệu USD thì chúng ta nói doanh nghiệp này hoạt động không có kết quả. Đánh giá kết quả hoạt động: là việc người quản lý doanh nghiệp muốn biết hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế của của mình có đạt được lợi nhuận hoạt động mong muốn như ban đầu doanh nghiệp đã dự toán hay không. Sự khác biệt giữa lợi nhuận hoạt động thực tế và lợi nhuận hoạt động dự toán ban đầu được gọi là chênh lệch lợi nhuận hoạt động và thường được đo bằng kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Khái niệm hiệu quả kinh tế: Hiệu quả kinh tế của một hiện tượng (hoặc quá trình) kinh tế là một phạm trù kinh tế phản ánh trình độ sử dụng các nguồn lực (nhân lực, tài lực, vật lực, tiền vốn) để đạt được mục tiêu xác định”. Từ khái niệm khái quát này, có thể hình thành công thức biễu diễn khái quát phạm trù hiệu quả kinh tế như sau: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 H = K/C (1) Với H là hiệu quả kinh tế của một hiện tượng (quá trình kinh tế) nào đó; K là kết quả thu được từ hiện tượng (quá trình) kinh tế đó và C là chi phí toàn bộ để đạt được kết quả đó. Và như thế cũng có thể khái niệm ngắn gọn: hiệu quả kinh tế phản ánh chất lượng hoạt động kinh tế và được xác định bởi tỷ số giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó. Khái niệm hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh: từ định nghĩa về hiệu quả kinh tế như đã trình bày ở trên, chúng ta có thể hiểu hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh là một phạm trù kinh tế phản ánh trình độ sử dụng các nguồn lực (lao động, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu và tiền vốn) nhằm đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đã xác định.