Tổng quan nghiên cứu

Việt Nam hiện có hơn 50.000 đơn vị sự nghiệp công lập, đóng vai trò nòng cốt trong việc cung cấp dịch vụ công và bảo đảm an sinh xã hội. Trong bối cảnh đổi mới cơ chế quản lý kinh tế, việc chuyển đổi mô hình tự chủ tài chính theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP và cập nhật chế độ kế toán theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc nâng cao chất lượng công tác kế toán. Viện Sức khỏe nghề nghiệp và Môi trường là đơn vị sự nghiệp y tế công lập đầu ngành trực thuộc Bộ Y tế với hơn 38 năm hình thành và phát triển kể từ ngày 24/4/1982. Đơn vị vừa tiếp nhận nguồn kinh phí từ ngân sách nhà nước, vừa thực hiện các dịch vụ khoa học kỹ thuật, quan trắc môi trường và triển khai các dự án hợp tác quốc tế có vốn hỗ trợ phát triển chính thức ODA.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn tập trung vào việc nhận diện những khó khăn, bất cập trong khâu luân chuyển chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản, ghi chép sổ sách và kiểm tra kế toán nội bộ khi áp dụng chuẩn mực mới. Mục tiêu cụ thể của đề tài là phân tích thực trạng tổ chức kế toán tại Viện, đánh giá sự tương thích giữa quy trình thực tế với các quy định pháp luật hiện hành, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp hoàn thiện toàn diện.

Phạm vi nghiên cứu được xác định tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và Môi trường với không gian bao quát toàn bộ 16 đơn vị trực thuộc gồm 5 phòng chức năng, 7 khoa chuyên môn và 4 trung tâm chuyên ngành. Khung thời gian khảo sát tập trung vào số liệu tài chính năm 2019 và giai đoạn chuyển giao chế độ kế toán. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc khi giúp đơn vị tối ưu hóa 100% quy trình hạch toán, nâng cao tính minh bạch tài chính và giảm thiểu sai sót trong công tác lập báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng của hai khung lý thuyết quản trị hiện đại: Lý thuyết Quản trị công mới (New Public Management) và Lý thuyết Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System - AIS). Lý thuyết Quản trị công mới nhấn mạnh việc trao quyền tự chủ, nâng cao hiệu quả phân bổ nguồn lực và kiểm soát chi phí trong các cơ quan nhà nước. Trong khi đó, lý thuyết hệ thống thông tin kế toán định hình mối quan hệ hữu cơ giữa việc thu thập chứng từ gốc, xử lý dữ liệu qua hệ thống tài khoản và cung cấp thông tin tài chính đáng tin cậy phục vụ điều hành.

Mô hình nghiên cứu chuẩn hóa hệ thống tổ chức kế toán đơn vị sự nghiệp công lập được xác lập qua 6 cấu phần cốt lõi: tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống báo cáo tài chính - báo cáo quyết toán và công tác kiểm tra kế toán. Các khái niệm trung tâm bao gồm: đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, cơ chế tự chủ tài chính theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP phân chia thành 3 nhóm năng lực tài chính, và nguyên tắc kế toán kép kết hợp tài khoản ngoài bảng nhóm 0 quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 10/10/2017 cùng Luật Kế toán số 88/2015/QH13.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn kết hợp chặt chẽ giữa nguồn dữ liệu thứ cấp và sơ cấp để đảm bảo tính chuẩn xác khoa học. Dữ liệu thứ cấp được tổng hợp từ các văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Bộ Tài chính, Bộ Y tế, các báo cáo tài chính năm 2019 và các công trình khoa học đã công bố. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát thực tế tại Phòng Tài chính - Kế toán và các đơn vị thụ hưởng kinh phí.

Cỡ mẫu nghiên cứu bao trùm toàn bộ 100% cán bộ kế toán chuyên trách gồm 8 nhân sự tại Phòng Tài chính - Kế toán cùng đại diện lãnh đạo của 16 khoa, phòng, trung tâm trực thuộc. Phương pháp chọn mẫu toàn bộ được áp dụng nhằm phản ánh đầy đủ mọi phần hành kế toán từ kế toán vốn bằng tiền, tài sản cố định, vật tư hóa chất đến kế toán thanh toán dự án.

Phương pháp phân tích chủ đạo là thống kê mô tả, phân tích định tính và so sánh đối chiếu. Lý do lựa chọn phương pháp này xuất phát từ tính chất đặc thù của hoạt động kế toán công, đòi hỏi việc so sánh chuẩn hóa giữa quy định của Nhà nước với thực tế xử lý nghiệp vụ để chỉ ra các sai lệch. Toàn bộ quy trình khảo sát, thu thập và xử lý dữ liệu được tiến hành liên tục trong lộ trình nghiên cứu từ năm 2019 đến năm 2021.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, về mô hình tổ chức bộ máy, Viện áp dụng mô hình kế toán tập trung với 1 phòng chuyên môn duy nhất gồm 8 nhân sự, phụ trách toàn bộ hoạt động tài chính của 16 bộ phận trực thuộc. Tỷ lệ nhân sự có trình độ đại học và trên đại học đạt 100%, bảo đảm khả năng vận hành chuyên nghiệp sau hơn 38 năm phát triển.

Thứ hai, về hệ thống chứng từ kế toán, Viện tuân thủ khoảng 85% danh mục chứng từ bắt buộc theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC. Tuy nhiên, quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán kinh phí qua 4 bước phê duyệt vẫn còn thủ công, làm phát sinh độ trễ trung bình từ 3 đến 5 ngày đối với các khoản chi thanh toán mua sắm vật tư xét nghiệm tại 7 khoa chuyên môn.

Thứ ba, về hệ thống tài khoản và sổ kế toán, đơn vị đã sử dụng linh hoạt các tài khoản trong bảng từ loại 1 đến loại 9 kết hợp hệ thống tài khoản ngoài bảng nhóm 0 để theo dõi dự toán ngân sách cấp. Mặc dù vậy, việc hạch toán chi phí phân bổ gián tiếp giữa nhiệm vụ chuyên môn theo ngân sách và hoạt động dịch vụ sự nghiệp còn xảy ra chênh lệch khoảng 15% đến 20% do thiếu tiêu thức phân bổ chi tiết cho từng hợp đồng quan trắc môi trường.

Thứ tư, về công nghệ thông tin và kiểm tra nội bộ, phần mềm kế toán đã tin học hóa khoảng 90% các bút toán thu chi tiền gửi và tiền mặt. Dẫu vậy, việc liên thông dữ liệu giữa phần mềm kế toán với phân hệ quản lý kho trang thiết bị tại 4 trung tâm chuyên ngành vẫn chưa đồng bộ, đồng thời công tác tự kiểm tra kế toán nội bộ mới chỉ dừng lại ở mức 1 đến 2 lần mỗi năm mà chưa duy trì thành nề nếp định kỳ hàng quý.

Thảo luận kết quả

Thực trạng trên bắt nguồn từ cơ chế quản lý tài chính của đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động theo nhóm 2 của Nghị định số 43/2006/NĐ-CP. Đơn vị chịu sự ràng buộc bởi các quy định khắt khe về chi tiêu công, trong khi nhu cầu mở rộng dịch vụ y tế dự phòng ngày càng lớn. Việc phân chia kết quả tài chính cuối năm với tỷ lệ trích Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp 25% và quỹ phúc lợi khen thưởng tối đa 3 tháng lương tăng thêm bình quân tạo ra áp lực lớn trong việc cân đối dòng tiền.

So sánh với các nghiên cứu của tác giả Vũ Thị Thu Phượng năm 2016 tại các bệnh viện công lập và tác giả Mai Thị Thu Hà năm 2018 tại các viện y học cổ truyền, những hạn chế về luân chuyển chứng từ và phân bổ chi phí là điểm nghẽn phổ biến ở các cơ sở y tế công lập. Tuy nhiên, điểm khác biệt lớn tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và Môi trường là tính phức tạp trong việc quản lý các dự án quốc tế như chương trình vốn ODA từ Đức và Quỹ Toàn cầu phòng chống bệnh tật.

Để nâng cao hiệu quả quản trị, các dữ liệu thực trạng có thể được hệ thống hóa qua Bảng tổng hợp đối chiếu danh mục 15 loại sổ kế toán chi tiết và Biểu đồ luồng luân chuyển chứng từ 4 bước. Việc biểu diễn trực quan này giúp nhận diện chính xác các nút thắt thời gian trong phê duyệt, từ đó chứng minh tính cần thiết của việc số hóa quy trình tài chính.

Đề xuất và khuyến nghị

Thứ nhất, tái cấu trúc và số hóa quy trình luân chuyển chứng từ kế toán. Ban Lãnh đạo Viện cùng Phòng Tài chính - Kế toán cần ban hành quy chế luân chuyển chứng từ điện tử, phân định rõ trách nhiệm của 16 đơn vị trực thuộc. Mục tiêu là rút ngắn 40% thời gian xử lý hồ sơ thanh toán từ 5 ngày xuống dưới 2 ngày, hoàn thành triển khai trong 6 tháng đầu năm 2022.

Thứ hai, chuẩn hóa hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2 và cấp 3 theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC. Kế toán trưởng chủ trì việc mở thêm các tiểu khoản chi tiết thuộc tài khoản loại 154 và loại 642 nhằm theo dõi riêng biệt chi phí cho từng hợp đồng dịch vụ kỹ thuật và từng dự án ODA. Giải pháp này giúp kiểm soát chính xác 100% các khoản mục chi phí trực tiếp và gián tiếp, thực hiện từ Quý I/2022.

Thứ ba, nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán và liên thông cơ sở dữ liệu tài sản. Phòng Công nghệ thông tin phối hợp với Phòng Vật tư trang thiết bị và Phòng Kế toán tích hợp module quản lý tài sản cố định vào phần mềm tài chính. Mục tiêu đặt ra là đạt 100% tự động hóa kết xuất báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách trong lộ trình 12 tháng.

Thứ tư, thiết lập cơ chế kiểm tra và kiểm toán nội bộ định kỳ. Thủ trưởng đơn vị ra quyết định thành lập Tổ kiểm tra kế toán độc lập, xây dựng kế hoạch kiểm tra tối thiểu 4 lần mỗi năm tại tất cả các khoa, phòng, trung tâm. Giải pháp này bảo đảm khắc phục kịp thời các sai sót nghiệp vụ, hoàn thiện quy chế chi tiêu nội bộ trong giai đoạn 2022 - 2025.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nhóm thứ nhất, Ban Giám đốc và cán bộ quản lý tại các viện nghiên cứu, bệnh viện công lập trực thuộc Bộ Y tế. Tài liệu mang lại khung tham chiếu thực tiễn để tái cơ cấu bộ máy quản lý tài chính, thiết lập quy chế chi tiêu nội bộ và điều hành nguồn vốn tự chủ hiệu quả.

Nhóm thứ hai, Kế toán trưởng và nhân viên kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu. Công trình cung cấp cẩm nang chi tiết về cách thức chuyển đổi, vận dụng hệ thống tài khoản và xử lý các nghiệp vụ ghi đồng thời tài khoản ngoài bảng nhóm 0 theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC.

Nhóm thứ ba, các chuyên viên hoạch định chính sách tại Bộ Tài chính và Bộ Y tế. Dữ liệu thực chứng từ một đơn vị đầu ngành y tế dự phòng với 16 bộ phận trực thuộc là cơ sở thực tiễn giá trị để sửa đổi các quy định về định mức phân bổ ngân sách và cơ chế tự chủ tài chính sự nghiệp công lập.

Nhóm thứ tư, giảng viên, học viên cao học và sinh viên chuyên ngành Kế toán công và Tài chính công. Luận văn là tài liệu tham khảo học thuật chuẩn mực về phương pháp nghiên cứu tình huống, kỹ thuật phân tích số liệu tài chính và quy trình hạch toán trong lĩnh vực dịch vụ y tế môi trường.

Câu hỏi thường gặp

Viện Sức khỏe nghề nghiệp và Môi trường áp dụng chế độ kế toán nào trong giai đoạn hiện nay?
Đơn vị áp dụng đầy đủ chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính thay thế Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, kết hợp các chuẩn mực quy định tại Luật Kế toán năm 2015 cho 100% nghiệp vụ tài chính phát sinh.

Tỷ lệ trích lập các quỹ từ chênh lệch thu chi tại đơn vị được quy định ra sao?
Căn cứ Nghị định số 43/2006/NĐ-CP, sau khi trừ chi phí hoạt động thường xuyên, Viện trích tối thiểu 25% chênh lệch thu chi vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, đồng thời trích lập Quỹ khen thưởng và Quỹ phúc lợi với mức tối đa không quá 3 tháng lương tăng thêm bình quân thực hiện trong năm.

Điểm đổi mới quan trọng nhất trong việc vận dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC là gì?
Điểm cốt lõi là việc phân tách rõ ràng giữa tài khoản trong bảng phản ánh tài sản, công nợ từ loại 1 đến loại 9 với hệ thống tài khoản ngoài bảng nhóm 0 theo dõi dự toán ngân sách nhà nước, bảo đảm nguyên tắc hạch toán kép đồng thời phục vụ lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán.

Làm thế nào để đơn vị giải quyết độ trễ trong quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán?
Đơn vị cần áp dụng quy trình kiểm soát chứng từ 4 bước kết hợp ứng dụng chứng từ điện tử và chữ ký số. Việc chuyển đổi này giúp giảm thiểu thời gian chờ phê duyệt giữa các khoa chuyên môn và bộ phận kế toán từ 5 ngày xuống còn dưới 2 ngày.

Vai trò của kế toán đối với các dự án hợp tác quốc tế ODA tại Viện được thể hiện như thế nào?
Bộ phận kế toán thực hiện theo dõi độc lập từng nguồn tài trợ từ các đối tác quốc tế như Đức hay Quỹ Toàn cầu, kiểm soát 100% định mức giải ngân theo hiệp định và lập báo cáo quyết toán tài chính song song đáp ứng chuẩn mực kế toán Việt Nam lẫn yêu cầu của nhà tài trợ.

Kết luận

  • Công trình đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp y tế có thu theo tinh thần Thông tư số 107/2017/TT-BTC và cơ chế tự chủ tài chính.
  • Khảo sát thực chứng tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và Môi trường với 16 bộ phận trực thuộc đã làm rõ những thành công trong việc kiện toàn bộ máy nhân sự trình độ cao và tỷ lệ tin học hóa nghiệp vụ đạt 90%.
  • Nghiên cứu nhận diện thẳng thắn các nút thắt trong quy trình luân chuyển chứng từ và độ lệch 15% đến 20% trong phân bổ chi phí dịch vụ khoa học kỹ thuật.
  • Hệ thống 4 nhóm giải pháp mang tính khả thi cao giúp đơn vị chuẩn hóa hệ thống tài khoản, số hóa quy trình luân chuyển chứng từ và thiết lập cơ chế kiểm tra nội bộ 4 lần mỗi năm.
  • Lộ trình thực hiện các giải pháp được định hình rõ nét trong giai đoạn 2022 - 2025, tạo tiền đề vững chắc để Viện nâng cao hiệu quả quản trị tài chính công.

Các nhà quản lý, kế toán trưởng và học viên chuyên ngành hãy tham khảo toàn văn công trình nghiên cứu này để áp dụng hiệu quả vào mô hình quản trị tài chính tại đơn vị mình.